Clasificación documental

Luis Eduardo Unigarro

29 Sept 201914:03

Summary

TLDREl video ofrece una visión detallada del proceso de organización de archivos en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Se discuten tres etapas clave: clasificación, ordenación y descripción documental. Luis Eduardo, el presentador, enfatiza la importancia de aplicar los dos principios archivísticos fundamentales: el principio de procedencia y el principio de orden natural. A través de ejemplos hipotéticos, se ilustra cómo se identifican y agrupan los documentos en función de su origen y su relación con las actividades administrativas. Además, se destaca la necesidad de utilizar elementos de bioseguridad al manejar los archivos. El video es una guía práctica para aquellos encargados de la gestión documental, promoviendo una organización eficiente y sistemática de los archivos.

Takeaways

📂 La organización de archivos se compone de tres procesos principales: clasificación, ordenación y descripción documental.
🧐 Se debe aplicar los principios archivísticos de procedencia y orden original durante todo el proceso de organización de archivos.
👷 El principio de procedencia implica que los documentos se organizan según la unidad administrativa o dependencia que los generó.
🔍 El análisis documental es esencial para identificar a qué serie o subserie pertenece cada documento y su relación con otros documentos.
📝 El principio de orden original se refiere a respetar el orden natural en que suceden las actuaciones administrativas al organizar los documentos.
📑 Es importante distinguir y separar documentos duplicados y aquellos que no deberían estar en el archivo, como los correos impresos o folios en blanco.
🛡️ Se debe utilizar equipo de bioseguridad, como guantes de nitrilo, para evitar el contacto directo con los documentos y proteger la salud del personal.
📏 La clasificación es el primer paso en la organización de archivos, donde se identifica a qué serie documental pertenece cada documento.
📁 Una vez clasificados los documentos, se procede a la ordenación interna de cada serie y subserie, y finalmente a la descripción de los archivos.
🔗 Conocer el proceso de ejecución de las acciones administrativas es crucial para entender cómo se generan los documentos y su importancia en la organización.
🤔 Es fundamental la comunicación con los productores documentales y la planificación para entender y aplicar adecuadamente los principios de organización de archivos.

Q & A

¿Quién es Luis Eduardo y qué proyecto está llevando a cabo?
-Luis Eduardo es un experto en organización y gestión de documentos y está a cargo del proyecto de organización y estructuración de documentos del grupo contractual de la Dirección, Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.
¿Cuál es el objetivo de la serie de videos que Luis Eduardo menciona?
-El objetivo de la serie de videos es explicar los procesos de organización de archivos, que incluyen la clasificación, ordenación y descripción documental, para lograr que un archivo esté totalmente organizado.
¿Cuáles son los elementos de bioseguridad que se deben utilizar al manejar archivos?
-Los elementos de bioseguridad incluyen el uso de gafas, tapabocas o mascarillas, batas de archivo y guantes de nitrilo para evitar el contacto directo con los documentos, ya que estos pueden contener suciedad y otros elementos que afecten la salud.
¿Qué es el nivel de clasificación que se llama 'fondo' y qué representa?
-El nivel de clasificación llamado 'fondo' hace referencia a la totalidad de documentos que agrupa o produce una entidad. En el caso presentado, se trata del fondo de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.
¿Qué es un 'subfondo' y cómo se relaciona con la estructura orgánica de una entidad?
-Un 'subfondo' es un nivel de clasificación que representa un grupo de documentos dentro de una entidad, organizado de acuerdo con la estructura orgánica de la dirección. Por ejemplo, cada dirección tiene su propio subfondo relacionado con su área específica de trabajo.
¿Cuáles son los dos principios archivísticos que deben aplicarse durante el proceso de organización de archivos?
-Los dos principios archivísticos son el principio de procedencia y el principio de orden natural o original. El principio de procedencia asegura que los documentos organizados pertenecen a la misma unidad administrativa y el principio de orden natural garantiza que se respete el orden en que ocurren las actuaciones administrativas.
¿Qué es la 'clasificación documental' y cómo se realiza?
-La clasificación documental es la identificación y agrupación de los documentos a través de los diferentes niveles de clasificación de la gestión documental, como fondo, serie, subserie y tipos documentales. Se realiza analizando a qué unidad administrativa pertenecen los documentos y agrupándolos según su naturaleza y procedencia.
¿Cómo se identifican las 'series documentales' al organizar los archivos?
-Las series documentales se identifican al analizar el contenido de cada uno de los documentos y determinar a qué tipo de documentos pertenecen. Por ejemplo, si un grupo de documentos está relacionados con contratos, forman una serie documental de contratos.
¿Qué se entiende por 'unidad documental' y cómo se determina si un documento es una unidad documental simple o compleja?
-Una unidad documental es un conjunto de documentos que están relacionados y que no deben desintegrarse para mantener su significado y contexto. Un documento simple es uno que consta de un solo formato sin anexos, mientras que un documento complejo puede incluir varios tipos documentales y anexos.
¿Por qué es importante conocer el procedimiento de ejecución de las acciones administrativas al organizar archivos?
-Es importante conocer el procedimiento de ejecución de las acciones administrativas para respetar el principio de orden natural y original. Conocer cómo se producen y se gestionan los documentos ayuda a mantener el orden en el que ocurren las actuaciones y a no desintegrar expedientes que forman parte de una misma unidad documental.
¿Qué se hace con los documentos que son identificados como duplicidades o no deben estar en la organización actual?
-Los documentos identificados como duplicidades, como fotocopias idénticas, se seleccionan para su posterior eliminación o gestión adecuada. Aquellos documentos que no deben estar en la organización actual, como correos impresos o folios en blanco, también se separan para avanzar en el proceso de selección documental.

Outlines

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😀 Introducción y Objetivos del Proyecto de Organización Documental

El primer párrafo presenta al narrador, Luis Eduardo, quien se dedica a la organización y gestión de documentos en la Policía Nacional. Describe que la serie de videos que se presenta constará de tres partes, comenzando con la clasificación de documentos, seguido por la ordenación y descripción documental. El objetivo es conectar lo teórico con lo práctico a través de ejemplos hipotéticos, teniendo en cuenta las particularidades de cada entidad y archivo. Además, se menciona la importancia del uso de elementos de bioseguridad para la manipulación de documentos.

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📚 Procedimiento de Clasificación Documental y Principios Archivísticos

Este párrafo se enfoca en el proceso de clasificación documental, que es el primer paso para organizar un archivo. Se describe que la clasificación implica la identificación de documentos a través de los niveles de clasificación de la gestión documental, como el fondo, subfondo, serie y subserie. Se destaca la importancia de aplicar los dos principios archivísticos principales: el principio de procedencia, que asegura que los documentos se agrupen según la unidad administrativa que los produjo, y el principio del orden natural o original, que indica la necesidad de respetar el orden en que ocurren los documentos. Además, se aconseja la identificación de la pertenencia de los documentos y su análisis documental para comprender mejor su organización.

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📂 Análisis y Clasificación de Documentos por Series

El tercer párrafo profundiza en el análisis de documentos y su clasificación por series. Se habla de la identificación de documentos como actas de entrega y cómo se relacionan con sus contratos correspondientes. Se destaca la importancia de no desintegrar expedientes que forman parte de una misma unidad documental y de considerar la naturaleza de los documentos simples o compuestos. Se menciona la necesidad de aplicar los principios archivísticos en la ordenación y descripción de los documentos una vez finalizado el análisis. Finalmente, se resume la fase de clasificación como la identificación de agrupaciones por series, la separación de duplicidades y documentos no pertinentes, y el avance en el proceso de selección documental.

Mindmap

Keywords

💡Clasificación

La clasificación es el proceso de identificar y agrupar documentos según diferentes niveles de clasificación en la gestión documental. Se refiere a la identificación de los documentos a través de niveles jerárquicos como fondo, subfondo, serie y subserie. En el video, la clasificación es el primer paso para organizar un grupo de documentos desorganizados, y es crucial para la gestión eficiente de la documentación.

💡Principio de procedencia

Este principio archivístico indica que los documentos deben ser organizados y conservados en la unidad administrativa o dependencia que los generó. En el contexto del video, significa que solo se organizarán los documentos que pertenecen al grupo contractual, y se ignorarán o se entregarán aquellos de otras dependencias para su organización adecuada.

💡Principio de orden natural

El principio de orden natural u orden original se refiere a respetar el orden en que ocurren las acciones administrativas al organizar los documentos. Esto significa que no se debe desintegrar un expediente sin entender la relación entre los documentos que lo componen. En el video, se destaca la importancia de este principio para evitar la desorganización de unidades documentales que forman parte de un mismo proceso.

💡Organización de archivos

La organización de archivos es el tema central del video y se refiere a la gestión eficaz de la documentación mediante procesos como la clasificación, ordenación y descripción documental. El objetivo es lograr un archivo totalmente organizado que permita una fácil recuperación y consultación de información.

💡Documentos desorganizados

Los documentos desorganizados son aquellos que no tienen ningún criterio de clasificación y no están agrupados en unidades de almacenamiento como carpetas o cajas. En el video, se utiliza un grupo de documentos desorganizados como ejemplo para ilustrar el proceso de organización, comenzando por la clasificación y culminando con una descripción documental.

💡Series documentales

Las series documentales son agrupaciones de documentos que comparten un tema o función común y son producidas por una unidad administrativa específica. En el video, la identificación de las series documentales es un paso fundamental en la clasificación, ya que ayuda a agrupar los documentos según su origen y propósito.

💡Subfondo

Un subfondo es un nivel de clasificación que se refiere a un grupo de documentos dentro de un fondo más amplio. En el video, el subfondo podría ser el grupo contractual, que es el responsable de la documentación en el contexto de la dirección administrativa y financiera de la policía nacional.

💡Ordenación interna

La ordenación interna se refiere al proceso de organizar los documentos dentro de una serie o subserie determinada. Este proceso sigue a la clasificación y es parte del esfuerzo por tener un archivo completamente organizado. En el video, se menciona como una fase posterior a la clasificación y es esencial para la gestión documental.

💡Descripción documental

La descripción documental es el proceso final en la organización de archivos, donde se proporcionan detalles específicos sobre cada documento o grupo de documentos, incluyendo su contenido, importancia y relación con otros documentos. En el video, se presenta como la etapa que sigue a la clasificación y ordenación interna para completar la organización del archivo.

💡Duplicidades

Las duplicidades son documentos idénticos, como fotocopias, que se identifican durante el proceso de clasificación. En el video, se sugiere que cuando se identifican duplicidades, se puede considerar como una sola instancia del documento para efectos de organización y gestión de la documentación.

💡Documentos no deseados

Documentos no deseados son aquellos que no deberían formar parte del archivo organizado, como correos impresos o folios en blanco. En el video, se indica que estos deben ser identificados y separados durante el proceso de selección documental, que es parte del proceso de clasificación.

Highlights

Un cordial saludo para todos, el proyecto de organización y gestión de documentos del grupo contractual de la dirección, administrativa y financiera de la policía nacional.

Se realizarán una serie de 3 vídeos para explicar los procesos de organización de archivos: clasificación, ordenación y descripción documental.

El objetivo es aclarar la parte teórica y llevarla a la práctica con ejemplos hipotéticos de cómo se aplica la organización de documentos.

Se destaca la importancia de utilizar elementos de bioseguridad para el manejo de archivos, como gafas, tapabocas, mascarillas y guantes de nitrilo.

Se menciona la necesidad de clasificar documentos desorganizados en su totalidad, sin ningún tipo de clasificación previa.

Se introduce el concepto de 'fondo' en la gestión documental, que hace referencia a la totalidad de documentos que agrupa una entidad.

Se describen los niveles de clasificación: fondo, subfondo, serie y subserie, y cómo se aplican en la organización de documentos.

Se ofrece un tip para la clasificación: identificar a quién pertenecen los documentos y a qué unidad administrativa corresponden.

Se destaca el primer principio de la organización de archivos: el principio de procedencia, que implica organizar solo los documentos de la unidad administrativa correspondiente.

Se aborda el análisis documental de cada grupo de documentos para identificar las series y subseries documentales.

Se menciona la importancia de conocer el procedimiento de ejecución de las acciones administrativas para una mejor organización de archivos.

Se introduce el segundo principio de la organización de archivos: el principio de orden natural o original, que se relaciona con el orden en que suceden las actuaciones administrativas.

Se da un ejemplo práctico de cómo se identifica y clasifica un acta de entrega en relación con un contrato específico.

Se describe el proceso de clasificación documental, incluyendo la separación de documentos en series y subseries.

Se menciona la importancia de la selección documental, identificando duplicidades y documentos no pertinentes para el archivo.

Se resume la etapa de clasificación como la aplicación de los principios de procedencia y orden original, y la identificación de agrupaciones por series documentales.

Se invita a los espectadores a dejar dudas o inquietudes en los comentarios del vídeo para una mayor aclaración.