Ordenación documental

Luis Eduardo Unigarro

6 Oct 201914:33

Summary

TLDREste script de video ofrece una visión detallada del proceso de organización y transferencia de archivos en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Se enfoca en la segunda parte del proceso, que es la ordenación documental, una tarea crucial para la eficiencia en la consulta de documentos. El video explica los diferentes sistemas de ordenación, como los alfabéticos, numéricos y mixtos, y cómo cada entidad debe elegir el que mejor se adapte a sus necesidades y tipos de archivos. Se destaca la importancia de la cronología y la aplicación de principios archivísticos como el de procedencia y el de orden original. Además, se abordan conceptos como unidades documentales simples y complejas, y cómo deben ser manejadas en la ordenación para mantener la integridad del expediente. El video es una guía práctica para aquellos encargados de la gestión de archivos, subrayando la importancia de la precisión y la coherencia en la organización de documentos.

Takeaways

📂 La ordenación documental es el proceso de organizar internamente cada expediente para facilitar la consulta de documentos.
📄 Los sistemas de ordenación básicos son alfabéticos, numéricos y mixtos, y cada entidad decide según sus necesidades y tipos de archivos.
🔍 Para documentos como contratos, se puede utilizar una ordenación numérica cronológica, mientras que para historiales laborales, un sistema numérico o alfanumérico puede ser más adecuado.
✋ Es fundamental respetar el principio de procedencia y el orden original de los documentos para mantener la coherencia en la organización de los archivos.
🗓️ La fecha de producción de los documentos es la referencia principal para la ordenación cronológica, pero si falta, se puede usar la fecha de recibido.
📆 En caso de expedientes largos, se pueden agrupar los documentos por meses o períodos de vigencia para facilitar la ordenación.
🔢 Se ordenan los documentos dentro de cada mes de forma ascendente, comenzando por el más antiguo.
📑 Las unidades documentales simples y complejas deben ser consideradas a la hora de ordenar; las complejas no deben desintegrarse y se archivan con la fecha del documento principal.
📝 Es importante conocer y aplicar los principios archivísticos en todas las etapas, incluida la ordenación, para reflejar correctamente las actuaciones administrativas.
🔄 La ordenación documental sigue a la clasificación y precede la descripción documental, formando parte integral del proceso de organización de archivos.
💡 Para cualquier duda o comentario, se puede intercambiar información y resolver dudas en la sección de comentarios del video.

Q & A

¿Quién es el presentador del vídeo sobre la organización y transferencia de archivos?
-El presentador del vídeo es Servando Ni Garros.
¿Cuál es el tema principal del segundo vídeo de la serie?
-El tema principal del segundo vídeo es la ordenación documental como parte del proceso de organización de archivos.
¿Qué es la ordenación documental y qué implica?
-La ordenación documental es el proceso de organizar internamente cada expediente para encontrar un sistema de ordenación más adecuado para la consulta de cada documento.
¿Cuáles son los sistemas de ordenación básicos que se mencionan en el vídeo?
-Los sistemas de ordenación básicos mencionados son alfabéticos, numéricos y mixtos, cada uno con sus subdivisiones.
¿Cómo decide una entidad cuál es el sistema de ordenación que más se adecúa a sus documentos?
-Cada entidad decide según sus tipos de archivos y necesidades de consulta, y la decisión recae en el responsable del archivo o el archivista.
¿Por qué no se recomienda aplicar el mismo sistema de ordenación a todas las series y subseries documentales?
-No se recomienda porque cada tipo de documento, como contratos o historiales laborales, puede requerir un enfoque de ordenación diferente para facilitar la consulta y la comprensión de la información.
¿Cómo se organiza internamente un expediente cuando se aplica un sistema de ordenación numérico cronológico?
-Se organiza de manera que los documentos se agrupan por meses y dentro de cada mes se ordenan cronológicamente, de más antiguo a más reciente.
¿Qué principios archivísticos son importantes durante la ordenación documental?
-Algunos principios importantes son el principio de procedencia, el principio de orden original y el principio de orden natural de los documentos.
¿Cómo se abordan los documentos que no tienen una fecha de producción en la ordenación documental?
-Si un documento no tiene una fecha de producción, se toma como referencia la fecha de recibido del documento para ubicarlo cronológicamente dentro del expediente.
¿Qué es una unidad documental compleja y cómo se ordena?
-Una unidad documental compleja es una que contiene diferentes tipos de documentos pero que forman parte del mismo trámite. Se debe conservar toda la unidad y archivarla con la fecha de producción del documento inicial.
¿Cuál es el siguiente paso después de la ordenación documental en el proceso de organización de archivos?
-El siguiente paso después de la ordenación documental es la fase de descripción documental.

Outlines

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📂 Proceso de Ordenación Documental

Este primer párrafo introduce la segunda parte de la serie de videos sobre la organización y transferencia de archivos en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Se centra en el proceso de ordenación documental, que es interno a cada expediente y busca un sistema de ordenación más adecuado para la consulta de cada documento. Se mencionan diferentes sistemas de ordenación como alfabético, numérico y mixto, y se destaca la importancia de que cada entidad elija el sistema que mejor se adapte a sus documentos y necesidades. Además, se explora la idea de ordenar documentos cronológicamente y se da un ejemplo hipotético de cómo ordenar una serie de contratos.

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🗓 Fechas de Producción y Ordenación Cronológica

El segundo párrafo se enfoca en cómo se identifican las fechas de producción de los documentos para la ordenación cronológica. Se describe que la mayoría de los documentos traen una fecha de producción que se utiliza como referencia para la ordenación. Se menciona que en casos complejos, como contratos que abarcan varios años, se debe mantener la secuencia cronológica de los documentos. Además, se discute la importancia de aplicar principios archivísticos, como el principio de procedencia y el principio de orden original, para reflejar las actuaciones administrativas en el orden en que se dieron. Se destaca la importancia de entender estos principios para evitar errores en la ordenación del expediente.

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📑 Unidades Documentales Simples y Complejas

El tercer párrafo aborda el tema de las unidades documentales simples y complejas en el contexto de la ordenación documental. Se define una unidad documental simple como un informe de supervisión, que tiene un formato único y no incluye anexos. Por otro lado, una unidad documental compleja consta de diferentes tipos de documentos que forman parte del mismo trámite y no deben desintegrarse. Se da un ejemplo de una oferta de contrato con anexos que tienen fechas diferentes a la oferta misma. Se enfatiza la importancia de conocer y aplicar estos conceptos para evitar errores en la ordenación y para mantener la coherencia y la lógica en el desarrollo de las actuaciones administrativas. Al final, se menciona que una vez ordenados todos los expedientes, se procede a la fase de descripción documental.

Mindmap

Keywords

💡Organización de archivos

Es el proceso de clasificación, ordenación y descripción de documentos con el objetivo de facilitar su recuperación y consulta. En el video, se aborda cómo organizar los archivos de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional, siguiendo un sistema que permite una rápida y eficiente búsqueda de documentos.

💡Ordenación documental

Se refiere a la organización interna de cada expediente para facilitar la consulta de documentos. En el video, se destaca la importancia de encontrar un sistema de ordenación adecuado para cada tipo de documento, ya sea alfabético, numérico o mixto.

💡Clasificación

Es la primera fase del proceso de organización de archivos, donde se identifican y separan los documentos según su naturaleza y contenido. En el video, se menciona que la clasificación es esencial antes de proceder a la ordenación documental.

💡Serie documental

Es un conjunto de documentos relacionados por su tema, origen o another característica común. En el video, se habla de la serie de órdenes, actas y contratos como ejemplos de series documentales que deben ser ordenadas y organizadas.

💡Unidades documentales simples y complejas

Las unidades documentales simples son documentos individuales con un único formato, mientras que las complejas son compuestas de varios documentos que forman una sola unidad. En el video, se destaca la importancia de distinguir entre ellos para una correcta ordenación documental.

💡Fecha de producción y recibo

Son fechas clave para la ordenación cronológica de documentos. La fecha de producción es la del documento original, mientras que la de recibo corresponde a la fecha en que el documento llega a la dependencia. En el video, se utiliza la fecha de producción o recibo como referencia para ordenar los documentos dentro de un expediente.

💡Principios archivísticos

Son reglas y directrices que guían la organización y conservación de documentos. En el video, se mencionan principios como el de procedencia, el de orden original y el de orden natural, que son aplicados en la ordenación documental para mantener la coherencia y lógica en la estructura de los archivos.

💡Descripción documental

Es la fase siguiente a la ordenación documental, donde se describen y catalogan los documentos para su futura consulta. En el video, se sugiere que una vez finalizada la ordenación, se procede a describir los documentos para completar el proceso de organización de archivos.

💡Acta de liquidación

Es un documento que marca el final de un contrato o proceso administrativo. En el video, se utiliza como ejemplo para ilustrar cómo la aplicación de principios archivísticos como el de orden natural es crucial para mantener la secuencia lógica de los documentos en un expediente.

💡Expediente

Es una colección de documentos relacionados que son ordenados y archivados juntas. En el video, se aborda cómo ordenar internamente cada expediente para permitir una consulta más eficiente de los documentos que lo componen.

💡Contrato

Es un tipo de documento legal que establece los términos y condiciones entre las partes. En el video, se utiliza el contrato como un ejemplo de una serie documental que debe ser ordenada y organizada de manera numérica y cronológica.

Highlights

Un cordial saludo a todos, comienza el video con una presentación personal.

Continuación de la serie de vídeos del proyecto de organización y transferencia de archivos.

Introducción al video número 2, enfocado en la ordenación documental.

Importancia de la clasificación como primera fase en la organización de archivos.

Explicación de la división de series y subseries documentales.

Ejemplo hipotético de ordenación de la serie de órdenes actas y contratos.

Mencion de los sistemas de ordenación: alfabéticos, numéricos y mixtos.

Decisión de cada entidad sobre el sistema de ordenación más adecuado para sus archivos.

Diferenciación entre consultar un contrato y una historia laboral en términos de ordenación.

Aplicación de principios archivísticos en todas las etapas, incluida la ordenación documental.

Importancia de mantener el principio de procedencia y el orden original en la ordenación.

Ejemplo de cómo no aplicar correctamente el principio de orden natural puede afectar la lógica de los documentos.

Proceso de ordenación documental cronológica y su influencia en la búsqueda de información.

Consideración de fechas de producción o recibo para documentos sin fecha de producción.

Técnica de agrupación por meses para expedientes largos y su ordenación cronológica.

Diferenciación entre unidades documentales simples y complejas en la serie de contratos.

Definición técnica de unidad documental simple y compleja según el acuerdo 0 27 del archivo general de la nación.

Importancia de no desintegrar unidades documentales complejas al ordenar los expedientes.

Conclusión de la ordenación documental y transición a la fase de descripción documental.

Invitación a dejar comentarios y resolver dudas en el enlace proporcionado.