Clasificación documental
Summary
TLDREl video ofrece una visión detallada del proceso de organización de archivos en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Se discuten tres etapas clave: clasificación, ordenación y descripción documental. Luis Eduardo, el presentador, enfatiza la importancia de aplicar los dos principios archivísticos fundamentales: el principio de procedencia y el principio de orden natural. A través de ejemplos hipotéticos, se ilustra cómo se identifican y agrupan los documentos en función de su origen y su relación con las actividades administrativas. Además, se destaca la necesidad de utilizar elementos de bioseguridad al manejar los archivos. El video es una guía práctica para aquellos encargados de la gestión documental, promoviendo una organización eficiente y sistemática de los archivos.
Takeaways
- 📂 La organización de archivos se compone de tres procesos principales: clasificación, ordenación y descripción documental.
- 🧐 Se debe aplicar los principios archivísticos de procedencia y orden original durante todo el proceso de organización de archivos.
- 👷 El principio de procedencia implica que los documentos se organizan según la unidad administrativa o dependencia que los generó.
- 🔍 El análisis documental es esencial para identificar a qué serie o subserie pertenece cada documento y su relación con otros documentos.
- 📝 El principio de orden original se refiere a respetar el orden natural en que suceden las actuaciones administrativas al organizar los documentos.
- 📑 Es importante distinguir y separar documentos duplicados y aquellos que no deberían estar en el archivo, como los correos impresos o folios en blanco.
- 🛡️ Se debe utilizar equipo de bioseguridad, como guantes de nitrilo, para evitar el contacto directo con los documentos y proteger la salud del personal.
- 📏 La clasificación es el primer paso en la organización de archivos, donde se identifica a qué serie documental pertenece cada documento.
- 📁 Una vez clasificados los documentos, se procede a la ordenación interna de cada serie y subserie, y finalmente a la descripción de los archivos.
- 🔗 Conocer el proceso de ejecución de las acciones administrativas es crucial para entender cómo se generan los documentos y su importancia en la organización.
- 🤔 Es fundamental la comunicación con los productores documentales y la planificación para entender y aplicar adecuadamente los principios de organización de archivos.
Q & A
¿Quién es Luis Eduardo y qué proyecto está llevando a cabo?
-Luis Eduardo es un experto en organización y gestión de documentos y está a cargo del proyecto de organización y estructuración de documentos del grupo contractual de la Dirección, Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.
¿Cuál es el objetivo de la serie de videos que Luis Eduardo menciona?
-El objetivo de la serie de videos es explicar los procesos de organización de archivos, que incluyen la clasificación, ordenación y descripción documental, para lograr que un archivo esté totalmente organizado.
¿Cuáles son los elementos de bioseguridad que se deben utilizar al manejar archivos?
-Los elementos de bioseguridad incluyen el uso de gafas, tapabocas o mascarillas, batas de archivo y guantes de nitrilo para evitar el contacto directo con los documentos, ya que estos pueden contener suciedad y otros elementos que afecten la salud.
¿Qué es el nivel de clasificación que se llama 'fondo' y qué representa?
-El nivel de clasificación llamado 'fondo' hace referencia a la totalidad de documentos que agrupa o produce una entidad. En el caso presentado, se trata del fondo de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.
¿Qué es un 'subfondo' y cómo se relaciona con la estructura orgánica de una entidad?
-Un 'subfondo' es un nivel de clasificación que representa un grupo de documentos dentro de una entidad, organizado de acuerdo con la estructura orgánica de la dirección. Por ejemplo, cada dirección tiene su propio subfondo relacionado con su área específica de trabajo.
¿Cuáles son los dos principios archivísticos que deben aplicarse durante el proceso de organización de archivos?
-Los dos principios archivísticos son el principio de procedencia y el principio de orden natural o original. El principio de procedencia asegura que los documentos organizados pertenecen a la misma unidad administrativa y el principio de orden natural garantiza que se respete el orden en que ocurren las actuaciones administrativas.
¿Qué es la 'clasificación documental' y cómo se realiza?
-La clasificación documental es la identificación y agrupación de los documentos a través de los diferentes niveles de clasificación de la gestión documental, como fondo, serie, subserie y tipos documentales. Se realiza analizando a qué unidad administrativa pertenecen los documentos y agrupándolos según su naturaleza y procedencia.
¿Cómo se identifican las 'series documentales' al organizar los archivos?
-Las series documentales se identifican al analizar el contenido de cada uno de los documentos y determinar a qué tipo de documentos pertenecen. Por ejemplo, si un grupo de documentos está relacionados con contratos, forman una serie documental de contratos.
¿Qué se entiende por 'unidad documental' y cómo se determina si un documento es una unidad documental simple o compleja?
-Una unidad documental es un conjunto de documentos que están relacionados y que no deben desintegrarse para mantener su significado y contexto. Un documento simple es uno que consta de un solo formato sin anexos, mientras que un documento complejo puede incluir varios tipos documentales y anexos.
¿Por qué es importante conocer el procedimiento de ejecución de las acciones administrativas al organizar archivos?
-Es importante conocer el procedimiento de ejecución de las acciones administrativas para respetar el principio de orden natural y original. Conocer cómo se producen y se gestionan los documentos ayuda a mantener el orden en el que ocurren las actuaciones y a no desintegrar expedientes que forman parte de una misma unidad documental.
¿Qué se hace con los documentos que son identificados como duplicidades o no deben estar en la organización actual?
-Los documentos identificados como duplicidades, como fotocopias idénticas, se seleccionan para su posterior eliminación o gestión adecuada. Aquellos documentos que no deben estar en la organización actual, como correos impresos o folios en blanco, también se separan para avanzar en el proceso de selección documental.
Outlines
😀 Introducción y Objetivos del Proyecto de Organización Documental
El primer párrafo presenta al narrador, Luis Eduardo, quien se dedica a la organización y gestión de documentos en la Policía Nacional. Describe que la serie de videos que se presenta constará de tres partes, comenzando con la clasificación de documentos, seguido por la ordenación y descripción documental. El objetivo es conectar lo teórico con lo práctico a través de ejemplos hipotéticos, teniendo en cuenta las particularidades de cada entidad y archivo. Además, se menciona la importancia del uso de elementos de bioseguridad para la manipulación de documentos.
📚 Procedimiento de Clasificación Documental y Principios Archivísticos
Este párrafo se enfoca en el proceso de clasificación documental, que es el primer paso para organizar un archivo. Se describe que la clasificación implica la identificación de documentos a través de los niveles de clasificación de la gestión documental, como el fondo, subfondo, serie y subserie. Se destaca la importancia de aplicar los dos principios archivísticos principales: el principio de procedencia, que asegura que los documentos se agrupen según la unidad administrativa que los produjo, y el principio del orden natural o original, que indica la necesidad de respetar el orden en que ocurren los documentos. Además, se aconseja la identificación de la pertenencia de los documentos y su análisis documental para comprender mejor su organización.
📂 Análisis y Clasificación de Documentos por Series
El tercer párrafo profundiza en el análisis de documentos y su clasificación por series. Se habla de la identificación de documentos como actas de entrega y cómo se relacionan con sus contratos correspondientes. Se destaca la importancia de no desintegrar expedientes que forman parte de una misma unidad documental y de considerar la naturaleza de los documentos simples o compuestos. Se menciona la necesidad de aplicar los principios archivísticos en la ordenación y descripción de los documentos una vez finalizado el análisis. Finalmente, se resume la fase de clasificación como la identificación de agrupaciones por series, la separación de duplicidades y documentos no pertinentes, y el avance en el proceso de selección documental.
Mindmap
Keywords
💡Clasificación
💡Principio de procedencia
💡Principio de orden natural
💡Organización de archivos
💡Documentos desorganizados
💡Series documentales
💡Subfondo
💡Ordenación interna
💡Descripción documental
💡Duplicidades
💡Documentos no deseados
Highlights
Un cordial saludo para todos, el proyecto de organización y gestión de documentos del grupo contractual de la dirección, administrativa y financiera de la policía nacional.
Se realizarán una serie de 3 vídeos para explicar los procesos de organización de archivos: clasificación, ordenación y descripción documental.
El objetivo es aclarar la parte teórica y llevarla a la práctica con ejemplos hipotéticos de cómo se aplica la organización de documentos.
Se destaca la importancia de utilizar elementos de bioseguridad para el manejo de archivos, como gafas, tapabocas, mascarillas y guantes de nitrilo.
Se menciona la necesidad de clasificar documentos desorganizados en su totalidad, sin ningún tipo de clasificación previa.
Se introduce el concepto de 'fondo' en la gestión documental, que hace referencia a la totalidad de documentos que agrupa una entidad.
Se describen los niveles de clasificación: fondo, subfondo, serie y subserie, y cómo se aplican en la organización de documentos.
Se ofrece un tip para la clasificación: identificar a quién pertenecen los documentos y a qué unidad administrativa corresponden.
Se destaca el primer principio de la organización de archivos: el principio de procedencia, que implica organizar solo los documentos de la unidad administrativa correspondiente.
Se aborda el análisis documental de cada grupo de documentos para identificar las series y subseries documentales.
Se menciona la importancia de conocer el procedimiento de ejecución de las acciones administrativas para una mejor organización de archivos.
Se introduce el segundo principio de la organización de archivos: el principio de orden natural o original, que se relaciona con el orden en que suceden las actuaciones administrativas.
Se da un ejemplo práctico de cómo se identifica y clasifica un acta de entrega en relación con un contrato específico.
Se describe el proceso de clasificación documental, incluyendo la separación de documentos en series y subseries.
Se menciona la importancia de la selección documental, identificando duplicidades y documentos no pertinentes para el archivo.
Se resume la etapa de clasificación como la aplicación de los principios de procedencia y orden original, y la identificación de agrupaciones por series documentales.
Se invita a los espectadores a dejar dudas o inquietudes en los comentarios del vídeo para una mayor aclaración.
Transcripts
[Música]
y mucho
[Música]
un cordial saludo para todos mi nombre
es luis eduardo única y mejor
el proyecto de organización y atrás
experiencia de documentos
del grupo contractual de la dirección
administrativa y financiera de la
policía nacional
esta serie de vídeos vamos a hacer voy a
hacer un total de 3 vídeos y incluido
este este es el número 1 en el cual en
estos 3 vídeos pretendo explicar los
procesos de la organización de archivos
los cuales son tres que son
clasificación ordenación y descripción
documental una vez ejecutemos estos tres
procedimientos pues podemos hablar de
que un archivo está totalmente
organizado la idea de pues de este vídeo
es aclarar un poco y llevar de la parte
teórica a lo práctico de cómo se aplica
pues con algunos ejemplos cabe resaltar
que en estos momentos vamos a hacer
ejemplos hipotéticos vamos a tomar
documentación real sin embargo se va a
ir explicando cómo se debería hacer
teniendo en cuenta que cada archivo
aunque la gestión documental es una sola
y los conceptos se aplican un informe
cada particularidad de una entidad la
particularidad de un archivo puede
variar por ende pues no podemos dar
ejemplos específicos muy específicos
pues para que puedan retomar lo que cada
uno de ustedes
sus labores de gestión documental
empezamos con la clasificación
bueno para ello voy a tomar como
referencia 11 bueno antes de comenzar
quiero aclarar qué
es de utilidad y por seguridad tanto por
salud del funcionario y demás hay que
utilizar los elementos de bioseguridad
para los archivos los cuales son pues en
caso de que tenga mucho polvo además a
utilizar la copia o borro bueno gafas
tenemos el tema de el tapabocas o
mascarillas batas de archivo tenemos los
guantes de nitrilo generalmente se
utilizan pues para evitar el contacto
directo con los documentos ya que éstos
pueden contener pues suciedad y demás
temas pues que pueden afectar a la salud
del funcionario
vamos a poner un ejemplo pues en el peor
de los casos por decirlo así que
tengamos un fondo documental o un grupo
de documentos desorganizados en su
totalidad es decir que no tenga ningún
tipo de clasificación que no cuenten con
unidades de almacenamiento como carpetas
cajas
entonces llevado desde ahí vamos a
empezar con el primer proceso que es la
clasificación entonces pongamos
este grupo de documentos que hay acá
para este vídeo es un grupo de
documentos que son duplicidades
reposar en un expediente que ya han sido
evaluados anteriormente pero los vamos a
utilizar como ejemplo como si tuviéramos
un fondo documental o un grupo de
documentos sin ningún criterio de
organismo
entonces hagamos de cuenta
y acá tenemos nuestro grupo de
documentos
entonces la persona o el responsable de
archivo en la archivista lo primero que
tiene que tener en cuenta para organizar
un archivo
entonces tenemos nuestro grupo de
documentos
el primer concepto bueno antes de entrar
en el tema de la clasificación quiero
aclarar que durante las tres etapas del
proceso de organización de archivos se
tienen que aplicar los dos principios
archivísticos siempre durante las tres
etapas desde que comenzamos desde la
clasificación hasta la descripción
debemos aplicar los dos principios
archivísticos ya les voy a comentar
cuáles son en este caso teniendo en
cuenta este grupo de documentos sin
ningún tipo de organización vamos a
empezar con la clasificación qué quiere
decir la clasificación la clasificación
es la identificación de los documentos a
través de los diferentes niveles de
clasificación de la gestión documental
tenemos el nivel de clasificación que se
llama fondo el concepto hace referencia
a la totalidad de documentos que agrupa
o produce una entidad en este caso son
del fondo de la dirección administra
y financiera de la policía nacional es
decir es el todo que son los dueños de
la documentación sin embargo ahí vienen
otros niveles de clasificación y
entenderíamos a hablar del subfondo de
las series y de las subseries en este
caso el subfondo sería el grupo que
mediante la estructura orgánica de la
dirección o sea cada dirección tiene un
organigrama o una estructura orgánica en
este caso como vamos a organizar el
proyecto de organización de el grupo
contractual pues vale valga la pena es
la redundancia es el grupo contractual
el dueño de esta documentación y la
serie que produce en la serie de
contratos ya la subserie va a variar
dependiendo de la modalidad de
contratación entonces pueden haber
contratos con sus series digamos de
arrendamiento de obras
de compra-venta etcétera eso es la fase
de la clasificación entonces fondos
fondo serie sub serie
posteriormente van a aparecer los tipos
documentales y pues ya ahí se va
desagregando
la parte de la clasificación entonces un
uno de los tips que se puede dar para
este tema es primero
primero que todo antes de entrar a
organizar los documentos
1 debemos identificar a quien pertenecen
a qué unidad administrativa pertenece
porque se hace por él porque ellos no
producen por el desarrollo de sus
funciones y aquí vemos aplicado el
primer principio de la organización de
archivos llamado principio de
procedencia que quiere decir que dentro
de este grupo de documentos solamente
voy a organizar o voy a tener en cuenta
para esta organización los que son del
grupo contractual es decir no deberían
ir agrupados documentos de otras
dependencias solos o de otros grupos
dentro de la misma estructura orgánica
por ejemplo el grupo de telemática o el
grupo de planeación si esos documentos
estuviesen acá el deber ser es
entregarlos a la dependencia productora
para que ellos hagan la organización de
esos documentos y los conserven pues
dentro de su unidad ese es el principio
de procedencia
la procedencia de los documentos debido
al pues porque se producen naturalmente
por el ejercicio de las funciones de la
dependencia en este caso si encontramos
documentos de otras dependencias debemos
entregarlos y para que hagan la
organización en este tema acá sólo deben
reposar contratos o documentos
producidos por el área de contratación
en este caso ese es el primer principio
principio de procedencia una vez
identificado eso pues obviamente tenemos
que pasar a un análisis documental de
cada grupo de documentos esto es un
ejemplo hipotético igualmente no pues
puede que hayan entidades o
organizaciones que aún cuenten con este
tipo de fondos documentales en un nivel
avanzado de su organización sin embargo
pues bueno dado el caso de que así sea
tendríamos que entrar a analizar el
contenido de cada grupo de documentos en
su mayoría de casos
[Música]
no
[Música]
i
ah
[Música]
[Música]
y más
[Música]
[Música]
[Música]
se nos va a decir que series otros
series se producen es decir qué
documentos lo que agrupaciones van a ir
en este expediente aquí pueden aparecer
documentos de varias series y eso es lo
que nosotros debemos identificar o si
todo hace parte del mismo contrato
entonces solo será una serie de
documental
y otro tipo a mencionar es que pues
además de uno como archivista de conocer
a modo general de cómo se aplica la
organización de archivos es muy
importante también conocer el
procedimiento o sea no no seguirlos
netamente a la norma de gestión
documental porque si bien es cierto eso
es una parte de la organización del
archivo también hay que conocer digamos
si estamos organizando contratos conocer
un poco de cómo se van ejecutando esas
acciones administrativas es decir cómo
comienza un contrato qué documentos se
van produciendo en la medida del mismo
cómo finaliza
en caso de que no tengamos conocimiento
pues de esa parte desde la producción
hasta su disposición final pues sería
bueno con contactar o tomar contacto con
la persona de planeación con los mismos
productores documentales con el fin de
darse un poco una idea de cómo van
surgiendo esos trámites y ahí ya vamos a
aplicar el segundo principio de la
organización de los archivos que es el
principio de orden natural u orden
original
este principio archivístico pues nos va
al al igual que el de orden de
procedencia que nos indica que deben ser
de la misma dependencia el de orden
original nos indica que debemos respetar
ese orden natural en el que suceden las
actuaciones administrativas es decir
nosotros no podemos
desintegrar o dividir el expediente
digamos en un sistema de ordenación
netamente cronológico sin saber si
pronto esas agrupaciones que estamos
separando hacen parte de un mismo de una
misma unidad documental bueno eso ya los
voy a explicar en la parte de ordenación
documental los sistemas de ordenación
sin embargo es para que lo tengan en
cuenta se tienen que aplicar siempre de
los principios archivísticos
esa es la parte de neta de la
clasificación entonces el grupo de
documentos simplemente vamos a analizar
digamos acá hay un ejemplo hay un acta
de entrega un tipo documental es simple
cuando simplemente es un solo formato si
no tiene anexos y de pronto no es no es
un poco más complejo un expediente o una
unidad documental con más tipos
documentales pero que no podemos
desintegrar pues consideramos que es un
documento simple tendríamos que entrar
en el análisis del mismo acá dice acta
de entrega deberíamos mirar a qué
contrato pertenece en la redacción del
mismo casi siempre lo va a mencionar y
pues hayamos identificando que es un
acta de entrega de parte de un contrato
entonces aquí ya podemos determinar qué
es una tipología documental de la serie
de contrato igualmente cuando terminemos
el análisis de cada uno de los
documentos nos vamos a dar cuenta que
van a pues de pronto van a existir
documentos de una serie sobre otras
y esa es la parte de la clasificación
documental entonces podemos separar un
ejemplo digamos que ya lo hayamos hecho
vamos a separar
tenemos que aquí identificamos que esta
es la serie órdenes serie órdenes o sea
netamente ahí solo la serie de órdenes
del área de contratación igualmente va a
salir digamos otro grupo documental
que solo van a ser aptas
tenemos sería órdenes serie actas
[Música]
son solo informes
vamos a tener la serie de informes
exactas órdenes y esta es la
clasificación de los dos
ya como la primera fase ya
posteriormente vendrá la ordenación
interna de cada serie sub serie
documental y la descripción de los
archivos
es eso básicamente en cuanto a la fase
de clasificación quizás se me hayan
pasado uno que otro aspecto sin embargo
pues cualquier duda o inquietud la
pueden aclarar en los comentarios del
vídeo la idea de esto es poder aclarar
las las fases de la producción de la
organización de los archivos en este
caso hasta ahí finalizaría la parte de
la clasificación resumiendo todo el tema
es aplicar los principios de procedencia
y orden original e identificar las
agrupaciones por series y sus series
documentales del grupo de documentos sin
organizar separando a aquellos que no
sean de los de nuestra dependencia de
pronto si ya vamos identificando
documentos como duplicidades es decir
los documentos idénticos
que pueden ser fotocopias entonces
simplemente uno y el otro ya se
considera duplicidad
igualmente si vamos identificando
documentos que no deben estar ahí como
correos impresos o depronto folios en
blanco separadas ya podemos ir haciendo
también adelantando el proceso de
selección documental entonces
básicamente en eso consiste la primera
etapa de la organización de los archivos
la clasificación muchas gracias
[Música]
[Música]
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