Instrumentos archivísticos y generalidades de las Tablas de Valoración Documental (TVD)

Summary

Este video explica de manera detallada los instrumentos archivísticos utilizados en la gestión documental, tales como las tablas de retención y valoración documental, y su importancia para organizar y conservar los documentos en las entidades. Se destacan los pasos metodológicos para crear estas tablas, desde el análisis de la producción documental hasta la asignación de tiempos de retención. Además, se subraya la necesidad de un enfoque interdisciplinario en el proceso de valoración y se expone la normativa legal que regula la gestión de archivos, como el Decreto 2609 de 2012 y la Ley 594 de 2000.

Takeaways

• 😀 Las tablas de valoración documental son instrumentos archivísticos esenciales para la gestión de documentos en una entidad, y ayudan a determinar los tiempos de retención y los procedimientos de disposición final.
• 😀 Existen diferentes tipos de instrumentos archivísticos, como el cuadro de clasificación documental, las tablas de retención documental, y las tablas de valoración documental, que facilitan la organización y manejo adecuado de los archivos.
• 😀 Las tablas de retención documental indican el tiempo que deben conservarse los documentos en diferentes etapas del ciclo de vida, desde la gestión hasta el archivo central, y también especifican su disposición final.
• 😀 Las tablas de valoración documental se enfocan en la valoración de fondos documentales acumulados antes de la implementación de las tablas de retención, y se centran más en el análisis de la relevancia histórica o cultural de los documentos.
• 😀 El programa de gestión documental es un plan a corto, mediano y largo plazo que ayuda a la entidad a definir sus objetivos y presupuesto para la conservación del patrimonio documental y la gestión de la información pública.
• 😀 El inventario documental es un instrumento que permite controlar y describir los documentos archivados, señalando detalles como fechas, asunto y cantidad de folios.
• 😀 Las tablas de control de acceso permiten clasificar la información según su nivel de consulta (pública, privada, reservada), lo que garantiza la seguridad y el cumplimiento de la ley 17 2 sobre acceso a la información.
• 😀 En la creación de las tablas de valoración documental, es fundamental contar con un equipo interdisciplinario que incluya archivistas, abogados, administradores públicos, y otros expertos, para garantizar la correcta evaluación de los documentos.
• 😀 El análisis documental es el primer paso en la elaboración de tablas de valoración, donde se estudian los documentos y se identifican las dependencias productoras de la información, funciones y manuales de procedimientos.
• 😀 Una vez que se han determinado los valores primarios y secundarios de los documentos, se debe asignar un tiempo de retención adecuado y decidir si los documentos deben ser digitalizados, microfilmados o conservados en su formato original.
• 😀 El proceso de validación de las tablas de valoración documental incluye su presentación ante el comité interno de archivo, y su convalidación por el Archivo General de la Nación, que garantiza su aplicación efectiva y conforme a la ley.

Q & A

¿Qué son las tablas de valoración documental?

Las tablas de valoración documental son instrumentos archivísticos que ayudan a determinar el valor de los documentos acumulados en una entidad, asignando tiempos de retención y procedimientos para su disposición final, como conservación, digitalización o eliminación.

¿En qué se diferencia una tabla de retención documental de una tabla de valoración documental?

Las tablas de retención documental especifican el tiempo de retención de los documentos en las distintas etapas de su ciclo vital y su disposición final, mientras que las tablas de valoración documental se utilizan para valorar documentos previos a las tablas de retención, determinando su importancia histórica o administrativa antes de asignar tiempos de retención.

¿Cuál es la importancia de la clasificación documental en la gestión archivística?

La clasificación documental, a través de cuadros de clasificación, permite organizar los documentos en series y sub-series de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad, facilitando su gestión y conservación según su tipología y función dentro de la institución.

¿Qué debe incluir el inventario documental?

El inventario documental debe incluir la descripción detallada de los expedientes, como el asunto, las fechas inicial y final, el número total de folios y observaciones generales sobre los documentos.

¿Qué es el programa de gestión documental y cuál es su objetivo?

El programa de gestión documental es un plan a corto, mediano y largo plazo que define el presupuesto y las tareas necesarias para cumplir con la misión archivística, enfocándose en conservar el patrimonio documental y poner a disposición la información pública de la entidad.

¿Por qué es importante un equipo interdisciplinario en la valoración documental?

Un equipo interdisciplinario es esencial porque diferentes áreas de conocimiento, como archivística, derecho y administración pública, aportan perspectivas cruciales para valorar adecuadamente los documentos y asignar tiempos de retención y disposición final según el contexto y la función de cada documento.

¿Cómo se realiza la valoración de los documentos en las tablas de valoración documental?

La valoración se realiza mediante un análisis documental detallado, en el que se identifican las dependencias productoras de la información, se contrastan con los manuales de funciones y procedimientos, y se aplican encuestas a los productores de documentos para asignar un tiempo de retención adecuado.

¿Qué normatividad regula las tablas de valoración documental en Colombia?

La normatividad que regula las tablas de valoración documental en Colombia incluye el Decreto 2609 de 2012, que reglamenta el título 5 de la Ley 594 de 2000, y el Acuerdo 004 del Archivo General de la Nación, que establece lineamientos para la creación y aplicación de estas tablas.

¿Qué procedimiento sigue una entidad para aprobar y aplicar las tablas de valoración documental?

El proceso incluye la elaboración de un anteproyecto de las tablas, su aprobación por un comité interno, y su posterior convalidación por el Archivo General de la Nación, que evalúa y aprueba las tablas tras un periodo de valoración. Una vez aprobadas, las tablas se inscriben en el registro único de series documentales.

¿Qué diferencias existen entre el programa de gestión documental y el plan institucional de archivos?

El programa de gestión documental se enfoca en acciones a mediano y largo plazo para gestionar la conservación del patrimonio documental, mientras que el plan institucional de archivos articula otros planes de la entidad, como los de compras y adquisiciones, con los requerimientos de la gestión documental.