6 Instrumentos organizar archivos acumulados

Didáctica Empresarial

12 Feb 202109:51

Summary

TLDRLa lección aborda la importancia de los instrumentos para la organización documental, que son herramientas clave para gestionar archivos de manera eficiente. Se destaca la necesidad de realizar inventarios documentales para conocer y controlar el fondo documental acumulado. Estos inventarios son fundamentales para asignar responsabilidades, controlar la producción documental, y llevar a cabo eliminaciones y transferencias de documentos de manera segura y legal. Además, se menciona la utilización de la norma colombiana NFC 50 29 para medir y calcular el volumen de documentos en metros lineales, lo que facilita la gestión y el proceso de selección y eliminación de archivos. El inventario documental en su estado natural es esencial para identificar dependencias productoras y grupos de documentos, así como para detectar cualquier deterioro físico, químico o biológico en los archivos.

Takeaways

📚 El inventario documental es una herramienta clave para organizar y gestionar los archivos de una empresa de manera eficiente.
🔍 Se realiza un inventario documental en su estado natural para conocer y describir detalladamente el contenido del fondo documental acumulado.
📋 Se utilizan diferentes tipos de inventarios documentales, como inventarios por áreas de trabajo, inventarios individuales de miembros de la organización y para el archivo central y histórico.
🏢 Es fundamental conocer bien la empresa y todas sus etapas para llevar a cabo un inventario documental preciso.
📈 Los inventarios documentales permiten asignar y asegurar responsabilidades de los documentos a las personas que trabajan en la organización.
🗂️ Facilitan el control, consulta y descripción, permitiendo el acceso sencillo y la localización exacta de la información en la empresa.
✅ Son un requisito previo para realizar eliminaciones y transferencias documentales, así como también para identificar asuntos, series y subseries.
📅 Determinan las fechas reales de producción y la frecuencia de consulta de cada serie, subserie o asunto documental.
📏 Registran el volumen documental de cada serie, subserie o asunto, y el tipo de unidades de conservación y almacenamiento.
📆 Los inventarios documentales deben actualizarse entre el primero de enero y el 30 de marzo del año siguiente al año de gestión para los archivos de gestión.
📏 La norma colombiana NFC 50 29 proporciona cálculos aproximados para medir el volumen documental en metros lineales, lo que ayuda en la eliminación de documentos.

Q & A

¿Cuáles son los instrumentos para la organización documental que se mencionan en la lección?
-Los instrumentos para la organización documental mencionados son: inventarios documentales, cuadro de evolución de la historia organizacional, fichas de valoración documental, tablas de valoración documental, actas de eliminación documental y el inventario definitivo en versión final.
¿Para qué sirven los inventarios documentales en su estado natural?
-Los inventarios documentales en su estado natural sirven para conocer detalladamente la documentación que integra el fondo documental acumulado, identificar las dependencias productoras y los grupos homogéneos de documentos, y establecer si la documentación tiene algún tipo de deterioro físico, químico o biológico.
¿Qué es el cuadro de evolución de la historia organizacional y por qué es importante?
-El cuadro de evolución de la historia organizacional es un instrumento que nos permite conocer muy bien la empresa y todas las etapas por las que ha atravesado. Es importante porque permite entender la evolución de la organización y cómo ha impactado en la generación y almacenamiento de documentos.
¿Cómo se asigna un valor a los documentos en el proceso de organización documental?
-Se asigna un valor a los documentos mediante las fichas de valoración documental, donde se evalúa la importancia y el contenido de cada documento para la organización, lo que permite su posterior clasificación y organización.
¿Qué son las tablas de valoración documental y qué función cumplen?
-Las tablas de valoración documental son instrumentos clave que nos dan el permiso de poder eliminar nuestros documentos de forma segura y legal. Son esenciales para garantizar que la eliminación de documentos se realice de acuerdo con las normas y regulaciones vigentes, evitando posibles delitos de destrucción de documentos.
¿Cuándo se debe actualizar el inventario para archivos de gestión o los archivos de la oficina?
-El inventario para archivos de gestión o los archivos de la oficina siempre se debe actualizar entre el primero de enero y el 30 de marzo del año siguiente al año de gestión.
¿Cómo se realiza el cálculo de folios en los inventarios documentales de fondos documentales acumulados?
-Para los inventarios documentales de fondos documentales acumulados, el cálculo de folio se realiza por serie, subserie o asunto. Se puede utilizar una norma como la NFC 50 29, que proporciona cálculos aproximados para estimar el número de folios a eliminar.
¿Qué son los depósitos y los estantes en el contexto de los archivos centrales e históricos?
-Los depósitos y los estantes en el contexto de los archivos centrales e históricos son lugares donde se almacenan y organizan los documentos. Deben estar debidamente señalizados para facilitar la rápida localización de los documentos durante los inventarios.
¿Qué información se debe incluir en el inventario documental en su estado natural?
-El inventario documental en su estado natural debe incluir una descripción detallada de la documentación que integra el fondo documental acumulado, incluyendo la identificación de las dependencias productoras, los grupos homogéneos de documentos, y el estado físico de la documentación en términos de deterioro.
¿Qué beneficios ofrece el inventario documental para una organización?
-El inventario documental ofrece múltiples beneficios, incluyendo la asignación y aseguración de responsabilidades de los documentos, el control y consulta de la información, la facilidad de acceso y localización de la información, la identificación de asuntos, series y subseries, el control de la producción documental por dependencias, la determinación de fechas y frecuencias de consulta, y la identificación del volumen documental y las unidades de conservación y almacenamiento.
¿Cómo se puede realizar el inventario documental si ya se cuenta con un software de gestión documental?
-Si ya se cuenta con un software de gestión documental, se puede utilizar este para ingresar toda la información requerida para el inventario. Si el software es de código abierto, es posible adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa para facilitar el proceso de inventario.
¿Qué es la NFC 50 29 y cómo ayuda en el cálculo de folios en los inventarios documentales?
-La NFC 50 29 es una norma colombiana para la medición de archivos que proporciona cálculos aproximados para estimar el número de folios en un volumen dado, ya sea en centímetros o metros. Esto ayuda a realizar una estimación rápida y precisa del número de folios a eliminar en los inventarios documentales.

Outlines

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📚 Organización Documental y Técnicas Archivísticas

El primer párrafo aborda la importancia de la organización documental en el capítulo actual. Se mencionan varios instrumentos clave para la organización de archivos, incluyendo la realización de inventarios documentales, la creación de un cuadro de evolución de la historia organizacional, la asignación de valor a los documentos a través de fichas de valoración documental, y el uso de tablas de valoración documental para eliminar documentos de manera segura y legal. Además, se destaca la importancia del inventario documental como herramienta de recuperación de información que describe con precisión las series, subseries o asuntos de un fondo documental. Se discuten los diferentes objetivos de los inventarios documentales y cómo estos pueden ser utilizados para controlar la producción documental, establecer fechas de documentos y realizar transferencias documentales.

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📋 Beneficios y Procedimientos de los Inventarios Documentales

El segundo párrafo se enfoca en los beneficios de los inventarios documentales y en las condiciones y procedimientos para llevar a cabo estos inventarios. Se destaca que estos inventarios son fundamentales para asignar responsabilidades, controlar y describir la documentación, facilitar el acceso a la información, y realizar eliminaciones y transferencias documentales. Además, se menciona la importancia de la identificación de asuntos, series, subseries, y el registro de la frecuencia de consultas y soportes de información. Se describe cómo se determinan el volumen documental y las unidades de conservación y almacenamiento. También se discuten las condiciones especiales para la realización de inventarios, como la actualización de inventarios para archivos de gestión y oficina, y la señalización de depósitos y estantes en archivos centrales e históricos. Finalmente, se menciona la norma colombiana NFC 50 29, que proporciona cálculos aproximados para medir el volumen de documentos en metros lineales y cómo se realiza el cálculo de folios en inventarios documentales.

Mindmap

Keywords

💡Inventario documental

El inventario documental es un instrumento de recuperación de información que describe con precisión las series, subseries o asuntos de un fondo documental. Es fundamental para asignar y asegurar responsabilidades de documentos en una organización, facilitar el acceso y la localización de la información, y es un requisito previo para realizar eliminaciones y transferencias documentales. En el script, se destaca su importancia para conocer el fondo documental acumulado y controlar la documentación por áreas de trabajo o cargos específicos.

💡Cuadro de evolución

El cuadro de evolución de la historia organizacional es un instrumento clave para conocer en detalle todas las etapas por las que ha pasado una empresa. Ayuda a entender la trayectoria y el desarrollo de la organización a lo largo del tiempo, lo cual es esencial para la organización documental y para tomar decisiones informadas sobre la valoración y conservación de documentos.

💡Fichas de valoración documental

Las fichas de valoración documental son documentos que se utilizan para asignar un valor a cada uno de los archivos. Estas fichas son importantes porque permiten a las empresas evaluar la relevancia y el impacto de los documentos en su operación diaria y en su historia organizacional, lo que justifica su conservación o eliminación.

💡Tablas de valoración documental

Las tablas de valoración documental son herramientas que proporcionan la 'autorización' para eliminar documentos de forma segura y legal. Son esenciales porque en algunos países la eliminación de documentos puede ser considerada una destrucción y podría constituir un delito. Estas tablas deben ser aprobadas por un comité interno de archivo para garantizar el cumplimiento de las regulaciones.

💡Actas de eliminación documental

Las actas de eliminación documental son registros formales que documentan el proceso de eliminación de documentos. Son importantes porque demuestran que los documentos han sido eliminados de acuerdo con los procedimientos aprobados y son una parte esencial del control y la responsabilidad en la gestión documental.

💡Inventario definitivo

El inventario definitivo es el último paso en el proceso de organización documental, donde se aplican a los documentos que serán de conservación permanente o que no han cumplido su tiempo de retención. Este inventario finaliza el ciclo de vida del documento y asegura que los documentos relevantes se mantengan disponibles para su consulta futura.

💡Norma NFc 50 029

La norma NFc 50 029 es una norma colombiana para la medición de archivos que proporciona cálculos aproximados para la eliminación de documentos. En el script, se menciona como una 'norma maravillosa' que ayuda a determinar cuántos folios se van a eliminar, utilizando conversiones de volumen en centímetros o metros a folios, lo que facilita el proceso de inventario documental.

💡Software de gestión documental

El software de gestión documental es una herramienta que puede utilizarse para llevar a cabo inventarios documentales de manera más eficiente. En el script, se sugiere que, si disponible, se prefiere un software de código abierto que se pueda adaptar a las necesidades específicas de la empresa. Este software permite la entrada de toda la información requerida y facilita la realización de inventarios.

💡Documentos de gestión

Los documentos de gestión son aquellos que se generan y se utilizan en el proceso de administración y toma de decisiones dentro de una organización. En el contexto del script, se hace referencia a la importancia de actualizar el inventario de estos documentos al principio de cada año, lo que indica su relevancia en la gestión documental.

💡Depósitos y estantes

En el ámbito de la organización documental, los depósitos y estantes son lugares donde se almacenan y se organizan físicamente los documentos. El script indica la importancia de señalizar adecuadamente estos elementos para facilitar la localización rápida de documentos durante los procesos de inventario.

💡Documentos acumulados

Los documentos acumulados son aquellos que han sido recopilados y almacenados a lo largo del tiempo en una organización. El script menciona el proceso de inventario de estos documentos como parte del módulo de organización de documentos, lo que implica la necesidad de gestionar y valorar la información almacenada de manera efectiva.

Highlights

La lección aborda temas arquivísticos importantes para la organización documental.

Se mencionan instrumentos para organizar archivos de manera eficiente.

Importancia de realizar inventarios documentales en su estado natural.

El cuadro de evolución de la historia organizacional es crucial para conocer la empresa.

Las fichas de valoración documental permiten asignar un valor a cada documento.

Las tablas de valoración documental son fundamentales para la eliminación segura y legal de documentos.

La elaboración de inventarios y actas de eliminación documental requiere aprobación del comité interno de archivo.

El inventario definitivo se aplica a documentos de conservación permanente o vencido el tiempo de retención.

El inventario documental es esencial para la recuperación de información y descripción precisa del fondo documental.

Los inventarios documentales son útiles en todas las fases del ciclo vital del documento.

Diferentes objetivos de inventarios documentales, como el control de documentos en cargos o áreas de trabajo.

Los inventarios documentales facilitan la asignación de responsabilidades y el control de documentos.

Se describe cómo los inventarios mejoran el acceso y la localización de la información en la empresa.

Los inventarios son un requisito para realizar eliminaciones y transferencias documentales.

Identificación de asuntos, series y subseries que la organización maneja en sus dependencias.

Control de la producción documental por dependencias y determinación de fechas reales.

Registro de la frecuencia de consulta y volumen documental de cada serie, subserie o asunto.

Identificación del número y tipo de unidades de conservación y almacenamiento para cada serie o subsidio.

Las condiciones especiales y generales para realizar inventarios documentales.

Actualización del inventario para archivos de gestión entre enero y marzo del año siguiente.

La norma colombiana NFC 50 29 proporciona cálculos aproximados para la medición de archivos.

El cálculo de folios en inventarios se realiza por serie, subserie o asunto para procesos de selección y eliminación.

Se recomienda el uso de software de gestión documental, preferentemente de código abierto, para facilitar los inventarios.

El inventario documental en su estado natural busca conocer detalladamente la documentación del fondo acumulado.

Identificación de dependencias productoras y grupos homogéneos de documentos en el inventario.

Establecimiento del estado de deterioro físico, químico o biológico de la documentación en inventarios.