6 Instrumentos organizar archivos acumulados

Summary

La lección aborda la importancia de los instrumentos para la organización documental, que son herramientas clave para gestionar archivos de manera eficiente. Se destaca la necesidad de realizar inventarios documentales para conocer y controlar el fondo documental acumulado. Estos inventarios son fundamentales para asignar responsabilidades, controlar la producción documental, y llevar a cabo eliminaciones y transferencias de documentos de manera segura y legal. Además, se menciona la utilización de la norma colombiana NFC 50 29 para medir y calcular el volumen de documentos en metros lineales, lo que facilita la gestión y el proceso de selección y eliminación de archivos. El inventario documental en su estado natural es esencial para identificar dependencias productoras y grupos de documentos, así como para detectar cualquier deterioro físico, químico o biológico en los archivos.

Takeaways

• 📚 El inventario documental es una herramienta clave para organizar y gestionar los archivos de una empresa de manera eficiente.
• 🔍 Se realiza un inventario documental en su estado natural para conocer y describir detalladamente el contenido del fondo documental acumulado.
• 📋 Se utilizan diferentes tipos de inventarios documentales, como inventarios por áreas de trabajo, inventarios individuales de miembros de la organización y para el archivo central y histórico.
• 🏢 Es fundamental conocer bien la empresa y todas sus etapas para llevar a cabo un inventario documental preciso.
• 📈 Los inventarios documentales permiten asignar y asegurar responsabilidades de los documentos a las personas que trabajan en la organización.
• 🗂️ Facilitan el control, consulta y descripción, permitiendo el acceso sencillo y la localización exacta de la información en la empresa.
• ✅ Son un requisito previo para realizar eliminaciones y transferencias documentales, así como también para identificar asuntos, series y subseries.
• 📅 Determinan las fechas reales de producción y la frecuencia de consulta de cada serie, subserie o asunto documental.
• 📏 Registran el volumen documental de cada serie, subserie o asunto, y el tipo de unidades de conservación y almacenamiento.
• 📆 Los inventarios documentales deben actualizarse entre el primero de enero y el 30 de marzo del año siguiente al año de gestión para los archivos de gestión.
• 📏 La norma colombiana NFC 50 29 proporciona cálculos aproximados para medir el volumen documental en metros lineales, lo que ayuda en la eliminación de documentos.

Q & A

¿Cuáles son los instrumentos para la organización documental que se mencionan en la lección?

Los instrumentos para la organización documental mencionados son: inventarios documentales, cuadro de evolución de la historia organizacional, fichas de valoración documental, tablas de valoración documental, actas de eliminación documental y el inventario definitivo en versión final.

¿Para qué sirven los inventarios documentales en su estado natural?

Los inventarios documentales en su estado natural sirven para conocer detalladamente la documentación que integra el fondo documental acumulado, identificar las dependencias productoras y los grupos homogéneos de documentos, y establecer si la documentación tiene algún tipo de deterioro físico, químico o biológico.

¿Qué es el cuadro de evolución de la historia organizacional y por qué es importante?

El cuadro de evolución de la historia organizacional es un instrumento que nos permite conocer muy bien la empresa y todas las etapas por las que ha atravesado. Es importante porque permite entender la evolución de la organización y cómo ha impactado en la generación y almacenamiento de documentos.

¿Cómo se asigna un valor a los documentos en el proceso de organización documental?

Se asigna un valor a los documentos mediante las fichas de valoración documental, donde se evalúa la importancia y el contenido de cada documento para la organización, lo que permite su posterior clasificación y organización.

¿Qué son las tablas de valoración documental y qué función cumplen?

Las tablas de valoración documental son instrumentos clave que nos dan el permiso de poder eliminar nuestros documentos de forma segura y legal. Son esenciales para garantizar que la eliminación de documentos se realice de acuerdo con las normas y regulaciones vigentes, evitando posibles delitos de destrucción de documentos.

¿Cuándo se debe actualizar el inventario para archivos de gestión o los archivos de la oficina?

El inventario para archivos de gestión o los archivos de la oficina siempre se debe actualizar entre el primero de enero y el 30 de marzo del año siguiente al año de gestión.

¿Cómo se realiza el cálculo de folios en los inventarios documentales de fondos documentales acumulados?

Para los inventarios documentales de fondos documentales acumulados, el cálculo de folio se realiza por serie, subserie o asunto. Se puede utilizar una norma como la NFC 50 29, que proporciona cálculos aproximados para estimar el número de folios a eliminar.

¿Qué son los depósitos y los estantes en el contexto de los archivos centrales e históricos?

Los depósitos y los estantes en el contexto de los archivos centrales e históricos son lugares donde se almacenan y organizan los documentos. Deben estar debidamente señalizados para facilitar la rápida localización de los documentos durante los inventarios.

¿Qué información se debe incluir en el inventario documental en su estado natural?

El inventario documental en su estado natural debe incluir una descripción detallada de la documentación que integra el fondo documental acumulado, incluyendo la identificación de las dependencias productoras, los grupos homogéneos de documentos, y el estado físico de la documentación en términos de deterioro.

¿Qué beneficios ofrece el inventario documental para una organización?

El inventario documental ofrece múltiples beneficios, incluyendo la asignación y aseguración de responsabilidades de los documentos, el control y consulta de la información, la facilidad de acceso y localización de la información, la identificación de asuntos, series y subseries, el control de la producción documental por dependencias, la determinación de fechas y frecuencias de consulta, y la identificación del volumen documental y las unidades de conservación y almacenamiento.

¿Cómo se puede realizar el inventario documental si ya se cuenta con un software de gestión documental?

Si ya se cuenta con un software de gestión documental, se puede utilizar este para ingresar toda la información requerida para el inventario. Si el software es de código abierto, es posible adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa para facilitar el proceso de inventario.

¿Qué es la NFC 50 29 y cómo ayuda en el cálculo de folios en los inventarios documentales?

La NFC 50 29 es una norma colombiana para la medición de archivos que proporciona cálculos aproximados para estimar el número de folios en un volumen dado, ya sea en centímetros o metros. Esto ayuda a realizar una estimación rápida y precisa del número de folios a eliminar en los inventarios documentales.