Parte 1: Introducción a la Gestión Documental (Curso de gestión documental)

Summary

Bienvenidos al curso de **gestión documental** de **concursos.com**, presentado por **Zaira Jimena Suárez**. Este curso está diseñado para quienes participan en los procesos de selección de la **Comisión Nacional del Servicio Civil**, con el fin de prepararlos para las pruebas escritas y ofrecer una certificación útil en la valoración de antecedentes. El curso cubre cuatro unidades fundamentales: introducción a la gestión documental, clasificación de documentos, tablas de retención documental y transferencias de documentos. Con este curso, los participantes adquirirán herramientas clave para mejorar su desempeño en los concursos públicos y la administración eficiente de documentos.

Takeaways

• 😀 El curso de gestión documental tiene como objetivo principal preparar a los participantes para las pruebas escritas y proporcionar una certificación útil para la valoración de antecedentes en los concursos de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
• 😀 La gestión documental abarca un conjunto de actividades administrativas y técnicas relacionadas con la planificación, manejo y organización de la documentación, desde su origen hasta su destino final.
• 😀 Existen ocho procesos clave en la gestión documental: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición final, preservación a largo plazo y valoración.
• 😀 El archivo es un conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos por una entidad en el ejercicio de sus funciones, y puede clasificarse en diferentes tipos como archivo de gestión, archivo central o archivo histórico.
• 😀 El archivo de gestión contiene documentos que se utilizan o consultan de manera continua en las actividades administrativas diarias de una entidad.
• 😀 El ciclo vital del documento abarca las etapas sucesivas desde la producción o recepción del documento hasta su disposición final, que puede ser eliminación o conservación permanente.
• 😀 La clasificación documental es el proceso de organizar los documentos según la estructura de la entidad, utilizando conceptos como fondo, sección, subsección, serie y subserie.
• 😀 Las tablas de retención documental establecen el tiempo de permanencia de los documentos en cada etapa del ciclo vital, determinando cuándo deben ser transferidos, eliminados o conservados permanentemente.
• 😀 La disposición final de los documentos depende de su valor administrativo o histórico, y se realiza según las tablas de retención documental. Los documentos pueden ser eliminados o conservados permanentemente.
• 😀 Las transferencias documentales se dividen en primarias (de archivo de gestión a archivo central) y secundarias (de archivo central a archivo histórico), dependiendo del valor del documento.
• 😀 La certificación obtenida en este curso tiene dos beneficios clave: la preparación para las pruebas escritas y la posibilidad de sumar puntos en la valoración de antecedentes durante los concursos de méritos.

Q & A

¿Qué es la gestión documental según el video?

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas orientadas a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su utilización y conservación.

¿Cuáles son los dos objetivos principales del curso de gestión documental?

Los dos objetivos principales son preparar a las personas para las pruebas escritas relacionadas con la gestión documental, y proporcionar una certificación que sirva para la valoración de antecedentes en los concursos de mérito.

¿Qué se entiende por archivo de gestión?

El archivo de gestión se refiere a aquellos documentos que se utilizan de manera continua o frecuente en las actividades administrativas diarias de la entidad. Son documentos que están en constante consulta y trámite.

¿Qué es el ciclo vital del documento?

El ciclo vital del documento hace referencia a las etapas sucesivas que atraviesa un documento, desde su producción o recepción hasta su disposición final, pasando por su conservación temporal y posible eliminación o transferencia a archivo histórico.

¿Qué diferencia existe entre transferencias primarias y secundarias?

Las transferencias primarias se refieren al paso de documentos del archivo de gestión al archivo central, mientras que las transferencias secundarias implican el paso de documentos del archivo central al archivo histórico, generalmente para aquellos documentos con valor secundario como los culturales o históricos.

¿Qué importancia tienen las tablas de retención documental?

Las tablas de retención documental son fundamentales para definir el tiempo de permanencia de los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Determinan cuándo un documento debe ser transferido o eliminado, asegurando una gestión adecuada y conforme a la normatividad establecida.

¿Cuál es el principio de procedencia en la gestión documental?

El principio de procedencia establece que se debe respetar la jerarquía externa de los fondos, lo que significa que no se deben mezclar documentos producidos por diferentes entidades o instituciones, aunque sean de naturaleza similar.

¿Cómo se realiza la clasificación documental?

La clasificación documental se realiza organizando los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y funcional de la entidad. Se identifican y agrupan en series, fondos, secciones o subsecciones según corresponda.

¿Qué son los fondos documentales?

Los fondos documentales son el conjunto de documentos de una entidad producidos en el desarrollo de sus funciones. Existen varios tipos de fondos, como el fondo acumulado, abierto o cerrado, dependiendo de las características y el uso de la entidad.

¿Por qué es importante la preservación a largo plazo de ciertos documentos?

La preservación a largo plazo es importante porque algunos documentos tienen valor histórico, cultural o científico que justifica su conservación permanente. Estos documentos no pueden ser eliminados y deben ser preservados para futuros usos o investigaciones.