👉ＡＣＵＥＲＤＯ 060 🅳🅴 2001 ✅ Artículos 1 - 2 y 3 - ✔ PARTE 1 📂#gestióndocumental

Summary

En este video, se analiza el Acuerdo 060 de 2001, que establece pautas para la gestión de comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Se detallan los lineamientos y procedimientos necesarios para la administración documental, incluyendo definiciones clave como archivo electrónico, comunicaciones oficiales y unidad de correspondencia. Además, se enfatiza la importancia de establecer unidades centralizadas que gestionen eficientemente la recepción y distribución de documentos, garantizando así la integridad y autenticidad de la información. Al final, se invita a los espectadores a apoyar el canal y suscribirse para más contenido sobre gestión documental.

Takeaways

• 📜 El acuerdo 060 de 2001 establece pautas para la administración de comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que realizan funciones públicas.
• 🔍 Se definen conceptos clave como archivo electrónico, comunicaciones oficiales y correspondencia, para una mejor comprensión del acuerdo.
• 📂 El artículo 1º establece lineamientos y procedimientos para la gestión documental en la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos.
• ✉️ Las comunicaciones oficiales son todas aquellas producidas en el desarrollo de funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
• 📅 La radicación de comunicaciones oficiales permite asignar un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, oficializando su trámite.
• 🗂️ El registro de comunicaciones oficiales incluye datos relevantes como el nombre del remitente, número de radicación y tiempos de respuesta.
• 📊 Se introducen las series documentales y tablas de retención documental, que ayudan a gestionar el tiempo de permanencia de documentos en cada fase del archivo.
• 🏢 Las entidades deben establecer una unidad de correspondencia que gestione centralizadamente los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones.
• 👥 Las unidades de correspondencia deben contar con personal capacitado y medios necesarios para garantizar un trámite eficiente de las comunicaciones oficiales.
• 👍 El contenido del video invita a los espectadores a apoyar el canal y seguir aprendiendo sobre gestión documental en futuras entregas.

Q & A

¿Qué es el acuerdo 060 de 2001?

Es un acuerdo que establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

¿Cuál es el objetivo principal del acuerdo 060?

El objetivo principal es establecer lineamientos y procedimientos para la gestión documental de las comunicaciones, incluyendo su producción, recepción, distribución, conservación y consulta.

¿Qué se entiende por 'archivo electrónico' según el acuerdo?

Se define como el conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados archivísticamente, acumulados en un proceso natural por una persona o institución durante su gestión.

¿Qué son las 'comunicaciones oficiales'?

Son todas las comunicaciones recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

¿Cómo se define el 'documento electrónico de archivo'?

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en esos medios durante su ciclo vital.

¿Qué procedimientos deben seguir las entidades para la radicación de comunicaciones oficiales?

Deben asignar un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, registrando la fecha y hora para oficializar su trámite.

¿Qué es la 'tabla de retención documental'?

Es un listado de series documentales y sus tipos correspondientes, donde se asigna un tiempo de permanencia en cada fase del archivo.

¿Qué se requiere de las unidades de correspondencia en las entidades?

Deben gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, y contar con personal capacitado y medios necesarios.

¿Qué papel juegan las 'series documentales' en la gestión documental?

Son conjuntos de unidades documentales con estructura y contenido homogéneos que emanan de un mismo órgano o sujeto productor, y son resultado del ejercicio de funciones específicas.

¿Qué importancia tiene la normalización en la gestión de correspondencia?

Es crucial para asegurar el control y la unificación de procedimientos en cada entidad, facilitando la atención de solicitudes y el cumplimiento de los principios de administración pública.