Notionでタスク・プロジェクト・日報を一元化【リレーション解説】
Summary
TLDRこの動画では、情報整理ツールであるNotionの高度な使い方について解説しています。データベースの使い方から、リレーション機能を活用することで、情報の整理と管理を効率化する方法が紹介されています。リレーション機能を使うことで、異なる属性を持つデータベースをリンクし、情報を関連付けることができます。また、ロールアッププロパティを用いて、タスクの進捗率や売上の合計などの簡単な計算を行う方法も学ぶことができます。さらに、ボタン機能を使ってタスクを自動的にデータベースに追加するなど、Notionをさらに活用するためのヒントが詰まっています。
Takeaways
- 📚 ノーションのリレーション機能を使えば、情報資産を効果的に整理・活用できます。
- 🔍 リレーション機能は初心者でも簡単に使用できるため、ハードモードを避けることができます。
- 🚀 データベースを効果的に利用することで、タスクやプロジェクトを整理し、管理しやすくなります。
- 🔗 リレーション機能を使って、異なる属性を持つページをリンクし、情報を関連付けることができます。
- 📈 ロールアッププロパティを使用することで、関連する情報を集計・計算することが簡単にできます。
- 🛠️ ボタン機能を活用して、タスクの進捗状況を簡単に更新・連携させることができます。
- 📅 日報用データベースとタスクデータベースを連携させることで、作業の進捗を効率的に管理できます。
- 🎯 リレーション機能は階層構造とは異なり、総方向に情報を連携させることができる強みを持っています。
- 📝 データベース内の情報をセクションとして表示することで、よりわかりやすい情報構造を作成できます。
- 🧩 複雑な情報を整理し、ノーション内で情報を最大限に活用するための具体的な活用方法が紹介されています。
- 🔄 公式LINEから提供されているテンプレートを活用することで、さらに効率的に情報を管理・活用できます。
Q & A
ノーションのリレーション機能とは何ですか?
-リレーション機能は、異なるデータベース間で情報を関連付けるためのツールです。これにより、データの整理とアクセスが容易になり、効率的に情報を管理できます。
リレーション機能を使用する主な利点は何ですか?
-主な利点は、情報の一元管理と整理が容易になることです。これにより、情報が散乱しにくくなり、必要なデータへのアクセスが迅速になります。
リレーション機能の設定方法はどのように行いますか?
-プラスボタンを押し、リレーションを選択し、紐付けたいデータベースを選ぶことで設定します。リレーションを追加する際には、関連するデータベースの表示もオンにすることが可能です。
データベースの中に異なる属性のデータを一緒に入れてはいけない理由は何ですか?
-異なる属性のデータを一緒に入れると、管理が複雑になり、情報が散乱しやすくなるためです。属性ごとにデータベースを分けることで、情報の検索と管理が効率的に行えます。
リレーションを使うことで具体的にどのような作業が効率化されますか?
-リレーションを使用することで、クライアント、案件、タスクなどの関連情報を簡単に結び付けることができ、それぞれの進捗状況や詳細を瞬時に把握することが可能になります。
ロールアップ機能とは何ですか、そしてどのように使用しますか?
-ロールアップ機能は、関連付けられたデータから情報を集約するためのツールです。特定のデータを集計または計算して表示することができ、進捗率や合計売上などのデータ分析が簡単に行えます。
リレーション機能の総方向連携とは何を意味しますか?
-総方向連携とは、リレーションが一方通行ではなく、両方向からデータが参照できる状態を指します。これにより、どのデータベースからも関連データを容易に確認できます。
タスクの進捗状況をリアルタイムで確認するためにはどのような設定を行うべきですか?
-タスクデータベースと案件データベースをリレーションさせ、ロールアップを使用して進捗率を計算する設定を行うべきです。
Outlines
😀 ノーションのリレーション機能を使いこなす
山田アンバサダーがノーションのリレーション機能を紹介し、データの整理と活用方法について解説。リレーション機能は初心者でも簡単に使用できると説明し、データベースの作り方から情報整理の考え方まで学べる。
📚 データベースの整理とリレーション機能の活用
データベースの作り方と属性に応じた情報整理の重要性を説明。クライアント、案件、タスクそれぞれの属性に応じた情報整理と、それらをリレーション機能で紐付ける方法を紹介。リレーション機能を使って情報の連携を図り、管理しやすくする。
🔗 リレーション機能でデータの連携を強化
リレーション機能を使ってデータベース同士を連携させる方法を解説。クライアント、案件、タスクのデータベースをリレーションで紐付け、情報の連携を総方向にわたって行う方法を学ぶ。また、ロールアップ機能を使ってリレーションされたデータを計算する方法も紹介。
📈 リレーション機能を使ったデータの効果的な活用
リレーション機能を使ってデータをさらに効果的に活用する方法を解説。タスクデータベースと日報用データベースを連携させる方法や、ボタン機能を使ってタスクを効率的に管理するテクニックを紹介。リレーション機能の活用で、ノーション上での作業をさらにスムーズにすることができる。
📝 ノーションのデータ管理とリレーション機能の活用ポイント
データベースの整理方法とリレーション機能の活用ポイントについて復習。データベースは属性ごとに分ける必要があり、リレーション機能で情報を総方向に連携させることができる。ロールアップ機能を使ってリレーションされたプロパティを計算し、情報管理を効果的に行える。
Mindmap
Keywords
💡ノーション
💡リレーション機能
💡データベース
💡ロールアップ
💡ボタン機能
💡プロパティ
💡アイコン
💡テンプレート
💡タスク管理
💡情報資産
💡チャンネル登録
Highlights
リレーション機能を使えば、ノーションの力を最大限に発揮できます。
リレーション機能は初心者でも簡単に使えます。
データベースは属性に応じて分けることが必要です。
リレーション機能で異なる属性の情報をリンクできます。
クライアント、案件、タスクのデータベースを分けることで整理ができます。
リレーションを追加するには、プロパティを追加すると同じような操作で済みます。
総方向に連携させるためには、表示トグルをオンにします。
クライアントと案件、タスクを紐付けて情報の連携を確立できます。
案件データベースとタスクデータベースもリレーションで連携させることができます。
ロールアップ機能を使って、タスクの完了状況を計算できます。
売上の合計を算出するためにもリレーション機能が使えます。
リレーション機能は後から情報の追加も可能です。
日報用データベースとタスクデータベースをリレーションで連携させる方法が紹介されています。
ボタン機能を使ってタスクを自動的に紐付けることができます。
テンプレートを使ってリレーションを効率的に活用する方法が説明されています。
リレーションの表示方法を変えることで、情報の整理や可視化が向上します。
公式LINEで複合的なテンプレートが無料で配布されています。
フリーランス法人向けのサポートが開始されました。
リレーション機能を使いこなすことで、ノーション内の情報を最大限に活用できます。
Transcripts
リレーションが分かればノーション
マスターになりますどうもノーション公式
アンバサダーの山田です皆さんノーション
散らかってませんかプロパティーが大量に
ついてませんか心当たりある方は要注意
ですせっかくノーションを使っていても
その力を10%も発揮できていないかも
しれませんノーションの力を最大限発揮
するためには今回紹介するリレーション
機能が必要不可欠なんです聞いたことある
けどなんか難しそう中級車向けらしいから
使ってないんですそんな方が多いんですが
実は皆さん勘違いしてるんですよ
リレーション機能ってで実は簡単でむしろ
この機能を知らないままノーション使う方
がハードモードです情報が整理できなくて
高確率で挫折しちゃいますでもご安心
ください今回の動画では実際にこれらの
データベースを作りながら解説するので
動画を見終わった頃にはもうリレーション
機能を使えるようになっていますさらに
情報整理の考え方本質まで理解できるので
もう情報が散らかることはなくなりますよ
是非最後までご覧くださいこのチャンネル
ではあなたが持つ情報を資産に変える方法
をお届けしています終わらないタスクや
散らばった大量のメモこんな雑多な情報も
まとめてノーションで一元管理タスクは
目標への道しべメモはアイデアの種や知恵
の厳選に変わりますノーションで自分だけ
の情報資産を手に入れたい方は是非
チャンネル登録をお願いしますそれでは
問題に入り
ましょうこちらはノーションのページです
まずはリレーション機能について詳しく
説明していく前にデータベースについて
簡単に説明していきます例えば
クライアント案件タスクという3種類のの
ページがそれぞれこんな形であったとし
ますこのページを一まとめにまとめること
ができる箱がデータベースですまずは
スシュDBでデータベースを作成して名前
はデータベースとします不要なページは
削除してしまってこのタグプロパティも
削除しておきますはいこの状態でこの
ページ全てを1回選択してデータベースの
中にドラッグ&ドープで入れますはいこの
ような形ですねこれで今データベースと
いう箱にこのページがそれぞれ入っている
状態になっていますでもこのデータベース
には今いるように異なる属性のデータは
本来まとめて入れるべきではないんですね
例えばクライアントであれば必要な情報は
事業内容といったものやあとは担当者
そして電話番号といった情報が必要ですし
案件の場合は日付プロパティを使って期間
の情報それから進捗率そして売上の情報も
必要ですねさらにタスクの場合はタスクの
実行日日付プロパティを実行日にします
あとはステータスといった情報が必要に
なると思いますこのように属性によって
必要な情報はそれぞれ異なってきて実際に
それぞれ必要なデータをサンプルで入力し
てみるとはいこんな形になりました見れば
分かる通りだいぶ歯抜けになってしまって
いますよねこれはクライアント案件タスク
といった種類によって必要なプロパティが
異なっているからですこの状態で管理
しようとするとプロパティはどんどん長く
なっていくし必要な情報を探すのも時間が
かかるし管理がものすごく大変ですなので
1つのデータベースには同じ属性のもの
だけを入れて違う属性の情報については
それぞれ別のデータベースを用意して
あげる必要があるんですということでまず
はこのデータベースを複製してしまい
ましょうこちらの6点ブロックからここで
データなしで複製するを選択すると
データベースの箱だけ複製することができ
ますはいこのような形ですねそうしたら
これは案件データベースとしておいてもう
1つタスク用のデータベースのためにこれ
も複製しますそしたらこちらはタスク
データベースとしておきましょうそうし
たらタスクを選択してこちらのタスク
データベースに移します同じように案件に
ついても案件データベースに移しますこの
ような形ですねはい元々のデータベースは
クライアントが残っているのでこちら
クライアントデータベースという名前にし
ておきましょうこれでデータベースを3つ
に分けることができたのでそれぞれの
データベースに不要なプロパティは削除し
ていきましょうはいこれでデータベースは
3つに分かれてそれぞれ必要なプロパティ
だけ設定されている状態にすることができ
ましたちなみにここまではリレーション
まだ全く関係ないですデータベースの説明
をしながら3のデータベースを用意させて
いただきましたでもこの情報ってそれぞれ
関連するものは紐付けておきたいですよね
今回はサンプルなので名前で分かりやすく
しているんですけども例えばクライアント
Aの案件はこの案件A1A3ですそして
さらにこの案件A1に紐づくタスクはこの
タスクA1の1A1の2A1の3こちら
ですこんな形でそれぞれの情報の属性は
違うけれどもそれぞれの情報は連携さいる
こういった情報って本当に多いと思います
この情報を紐付けることができるのが
リレーション機能ですデータベースは分れ
ているけれども関連す情報はリンクして
おくといったことが可能ですしかも情報を
総方向にリンクさせることができるんです
ねということで実際に見ていきましょう
リレーションの追加はものすごく簡単です
通常のプロパティを追加するのと同じよう
にこちらのプラスボタンを押してここから
リレーションを選択しますこちらですね
そしてこのクライアントデータベースに紐
付けるデータベースを選択します今回は
こちらの案件データベースですねそうする
と設定画面が表示されますがここでやる
ことは1つだけですこちらの案件
データベースの表示というトグルをオンに
しましょうこのトグルをオンにすることで
一方通行ではなくて総方向に連携させる
ことができますこの状態でリレーションを
追加しましょうそうするとクライアント
データベースに案件データベースという
プロパティが追加されて案件データベース
にもクライアントデータベースという
プロパティーが追加されています実際に
データも連携してみますねまずこちらの
クライアントAに案件A1A2A3を
紐付けますそうするとこのように案件が3
つ紐づいている状態になって反対側の案件
データベースでもクライアントAが紐づい
ている状態になっていますこれが総方向に
連携されているということです当然案件
データベース側からも設定することができ
て案件B1にクライアントB案件B2にも
クライアントBそして案件B3にも
クライアントBを設定しますそうするとと
クライアントBにも案件P1から3まで
設定されていますクライアント
データベース案件データベースどちら側
からでも設定することができるんですね
これがリレーション機能の素晴らしい
ところです皆さんもよく使うと思いますが
ホルダ管理だとこんな感じですよねまず
クライアントでホルダーが分かれていて
さらにその中で案件のホルダーが作られる
その中にさらにタスクのホルダがあって
ようやくタスクが表示されるこんな形で
階層構造だと基本的には一方こですよね
クライアント案件タスクという順番でない
と確認することが難しいんですが
ノーションのリレーションの場合は総方向
で連携することができますなので
クライアント側から見ることもできるし
案件側から見ることもできるようになって
いるんですねしかもとっても簡単ですよね
こういった売上のプロパティを追加するの
と同じようにリレーションのプロパティー
を追加して連携させたいページを選択する
だけですこれだけで総方向に情報を連携さ
せることができるんですではこのまま同じ
事例を使って双方の情報をさらに有効に
活用する方法を解説していきます今度は
案件データベースとタスクデータベースを
リレーションさせていきましょう先ほどと
同じようにこちらのプラスボタンから
リレーションを選択して案件データベース
と連携をさせますこちらの特例をオンにし
てリレーションを追加しますはいこれで
タスクデータベースと案件データベースが
リレーションされましたデータもそれぞれ
紐付けましょう案件AにはA1の11の2
1の3そして案件aの2にはAaの2の1
2の22の3案件aの3にはaの3の13
の23の3はいこのような形ですね
クライアントデータベースに案件
データベースが紐づいていてさらにこの
案件データベースにタスクデータベースが
紐づいている3つのデータベースが
それぞれ紐づいているという状態を作る
ことができましたこのようにページ同士を
連携させるだけでもいいんですがさらに
連携している相手のプロパティーの情報を
使うこともできるんです後頭で説明する
だけだと少し分かりづらいかもしれません
が操作自体は非常常に簡単ですなのでこれ
も実際に操作しながら進めていきます
例えば案件データベースのこの進捗率この
進捗率は紐づいているタスクが何個完了し
ているかという状態を見ることができれば
非常に便利ですよねそれを簡単に設定
できるんです実際にやってみましょう
プラスボタンから先ほどのリレーションの
1つしたロールアップというプロパティを
使いますロールアップで設定するものは3
つだけですまずは対象のリレーションここ
ではタスクデータベースを選択します
そして次に表示したいプロパティ今回やり
たいことはタスクが何個完了しているかを
把握したいのでここのプロパティーには
ステータスを選択しますはいそうすると今
こちらにタスクのステータスがそれぞれ
表示されていますこれでどれぐらい完了し
ているかがパッと分かるようになりました
ねたださらにここからどれぐらいの比率で
完了しているかというのを出すこともでき
ますそれが最後のこちらの計算です中を
表示して1番下のこちらのグループごとの
割合ここでコンプリートを選択しますそう
するとタスクの中で完了になっているもの
の割合を表示することができますさらに
数字を扱っている場合は表示方法を変更
することもできるのでこちらのバーや
リングに変更することもできます今回は
バーに設定しておきますこんな形で
リレーションされているプロパティを使っ
て簡単な計算することができるんです名前
は進捗率2としておきましょうはいでは
もう1つぐらい事例を見てみましょう今度
はクライアントデータベースで紐づいて
いる案件の売上の合計を算出したいと思い
ます同じようにプラスボタンを押してから
ロールアップを選択しますまずは
リレーションの選択今度は案件
データベースですねそしてプロパティは
売上を選択しますそうするとそれぞれの
売上が表示されましたこれを今回は合計し
たいのでこちらに表示されている中から
合計を選択しますそうすると売上げの合計
が表示されました名前も売上合計に変更し
ておきましょうはいこんな形で
リレーションで紐づいているデータであれ
ばこんなに簡単に活用することができるん
ですねしかも簡単な計算を加えることも
できますこれも非常に便利ですただ
あくまでここで計算できるものはこの計算
の項目に用意されている簡単な計算だけ
ですなのでこれ以上に複雑なことをやり
たい場合には数式を使う必要があります
今回の動画では数式の説明はしませんので
興味がある方は是非こちらの動画をご覧
ください数式の基礎から徹底的に分かり
やすく解説をしています概要欄にもURL
を貼っておきますねさらにこの
リレーション機能にはもう1ついいところ
があって後から連携する情報を付け加える
こともできますますということで次は別の
データベースを用意してそれも連携させて
みましょうまずは新しいデータベースを
用意して日報用データベースとしますタグ
プロパティは不要なので削除しておき
ましょうそしてプロパティはまずは日付次
にタスクの進捗状況も用意しておき
ましょうあとは日報なので一言コメントを
入れるプロパティも用意しておきましょう
はいこれでプロパティーはオッケーですね
では日報データベースとタスク
データベースをまずはリレーションさせ
ますリレーションを選択してタスク
データベースを選択トグをオンにして
リレーションを追加しますはいこれで
タスクデータベースと連携させることが
できました日法データベースは毎日作成さ
れる想定なので日付ごとにデータを用意し
ておきますこのような形ですねそしてその
日に行ったタスクを紐付けます分かり
やすいようにタスクの日付を変更しておき
ましょうこちらは4月2日が3つそして4
月3日が3つ下の3つは4月4日とします
はいこんな形ですねそうしたら4月2日の
データにはそれぞれタスクAの1の1と1
の21の3を設定して4月3日のデータに
はaの2の12の22の3を設定します
はいこんな形でデータを紐付けてタスク
進捗については先ほどと同じようにロール
アップで設定しましょうタスクの種類を
数値からロールアップに変更して
デュレーションはタスクデータベース
そしてプロパティについてはステータスを
選択して今度は計算についてはグループ
ごとのカウントにしてみましょう
コンプリートを選択しますカウントの場合
は何個中何個完了しているといったような
表示にすることができますただこの日法
データベースに紐付けるタスクのデータ
ベースって毎回決まっていて日付が同じ
ものを紐付ける形になります毎回決まった
データを先ほどと同じように手作業で紐
付けるのはちょっと面倒ですよねその手間
を省くのにおすめなのがボタン機能です
リレーション機能とは少し外れてしまい
ますがこのボタン機能は簡単ですごく便利
なのでこれも説明しちゃいますまずは
ページを開いてこのページの中にボタン
ブロックを作成しますボタンの名前は
タスクと連携としておきましょうアイコン
もタスクっぽいものを選択しておきます
はいこちらですかねそうしたらアクション
追加をクリックしてページを編集を選択し
ますデータベースはまずはタスク
データベースを選択して次にこの全ての
ページを押すとフィルターの設定ができる
のでここで実行日が今と一致するものを
選択しましょうさらにプロパティーを編集
から日報用データベースを選択してこれで
このページを選択します設定はこれだけ
ですこれでボタンをクリックするとタスク
データベースのうち実行日が今日のものを
このページに紐付けるといったボタンを
作ることができましたでは早速完了をして
こちらのボタンを押してみましょうはい
そうするとボタンを押しただけでタスク
データベースが紐づいてタスク進捗につい
てもちゃんと表示されています連携されて
いるタスクデータベースはそれぞれ実行日
が4月4日今日と一致しているものですね
毎回一定の条件に沿ってリレーションを
連携させる場合にはボタン機能を使うこと
をお勧めしていますこのボタンは1度この
ように作ってしまえばあはコピーして
テンプレートに設定してしまえば何回でも
同じように使うことができます右上の
こちらの矢印から新規テンプレートを作成
して名前は日報としますそしてページの中
に先ほどのボタンを貼り付けてこれで中の
設定はこのままで大丈夫ですさらに日付は
今日に設定しておきましょうこれで
テンプレートの設定はオッケですあとは今
作成したテンプレートを繰り返し設定をし
ておくことで毎日自動的に日報を作成する
こともできますこれでテンプレートの設定
は完了したので試しにこちらのデータは
一度削除してしまってテンプレートから
同じようにボタンを押してみましょうまず
はこの日報テンプレートを作成して今日の
日付が自動で入っているので後はボタンを
押すだけですはいそうすると先ほどと同じ
ようにタスクデータベースからタスク
ページが連携されてタスク進捗も表示され
ていますそして連携しているデータは実行
日が京都一しているものだけですこんな形
でボタンを使うことでさらにを効率的に
使うことができるようになりますはい少し
応用的ですがボタン機能についても説明を
させていただきましたボタン機能を活用
することでより便利にノーションを使える
ので興味がある方は是非こちらの動画も
ご覧ください概要欄にもURLを貼って
おき
ます皆さんお疲れ様でした事例を作り
ながら解説したので同じように作って
もらうだけでもうリレーションを使える
ようになっていますよただもしかすると
個人利用の事例も知りたいって方がいるか
もしれませんよねそんな方のために複数の
データベースがあってそれぞれ
リレーションされている最強の
テンプレートを配布していますこれだけ
複合的なテンプレートを正直どこ探しても
他にないですにも関わらずなんと公式
LINEで無料配布していますご利用
いただいた方からはこんなにありがたい
感想をいただけていますたくさんの方から
これ本当に無料でいいんですかそう何度も
聞かれるので正直有料への切り替えも検討
中です是非今のうちに概要欄の公式
LINEから受け取っていただくことをお
勧めしますもう1つお知らせです
フリーランス法人向けのサポートを開始し
ました案件管理がうまく進められていない
技力や資料をいっつも探しているメンバー
間の情報共有がうまくいっていないそんな
方は是非概要欄のリンクからご連絡
くださいあなたが真に注力すべきことに
時間を使えるように無駄な管理コストを
徹底的に削減いたします最後にここまで見
ていただいた方だけにちょっとした
チップスの紹介ページを開いた時の
リレーションの表示方法ですはいこちらは
先ほど作成した案件データベースですまず
リレーションの見分け方についてですが
左側のアイコンを目印にしましょう
リレーションの場合は矢印がついていて
ロールアップの場合は虫メガネがついてい
ますこのアイコン色々と変えてみたくなる
気持ちもあるんですが最初のうちは特に
変えない方がいいですプロパティーによっ
てこのアイコンが自動的に設定されるよう
になっているのでアイコン変更してしまう
とどれが何のプロパティーか分からなく
なってしまうんですねただどうしてもこの
アイコンを変えたいそういった場合には
データベースを作り置いた後に変えるよう
にしましょうそしてリレーションの表示
方法についてですね表示方法はこちらの
プロパティを選択して表示方法という
ところから変えることができます通常時は
プロパティとして表示されている状態なん
ですがセクションとして表示することも
できますセクション表示にするとこのよう
に下の方に抜き出れて表示することができ
ますさらにここにプロパティーを表示する
こともできてこの右側の3点コードから
表示したいプロパティを選択することが
できます今回は例えば実行日とステータス
を表示してみるとこんなような形ですね
このように表示するだけでこの案件に紐
づいているタスクが何があって実行日が
それぞれいつかどれは完了しているかと
いうのが1目で分かるようになりますこの
表示方法についても知っておくと非常に
便利なので是非覚えておきましょうそれで
は今日の復習ですデータベースはページを
入れる箱です1つの箱に全然違う情報を
入れてしまうと整理できないので属性ごと
にデータベースは分けて管理することが
大事です分けたデータベースの情報は
リレーション機能を使うことで連携します
フルダの階層構造とは違って総方向に連携
できることが強みですさらにロールアップ
機能を使うことで簡単にリレーションの
プロパティを計算することもできます
リレーション機能で必要な情報を相互に
連携させてノーション内の情報を最大げ
有効活用していきましょうこのチャンネル
ではノーションの操作方法や機能の解説
だけではなく皆さんの生活で実際に役に
立つ具体的なノーションの活用方法を紹介
していますもう情報管理で悩みたくない
これからも見逃したくないという方は是非
今のうちにチャンネル登録をしておいて
もらえればと思いますということで今回も
最後まで見ていただきありがとうござい
ましたこの動画が少しでもためになったと
いう方はコメント欄への感想や高評価をお
願いいたしますご質問やご不明点も是非
コメント欄で気軽にお聞きくださいそれで
はまた次の動画でお会いしましょう神理の
山田でした
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