Build a personal tasks page in Notion

Summary

このビデオでは、Notionを使用して個人のタスクを効果的に管理する方法について解説しています。初めに、シンプルなタスク管理のための基本的なセットアップを構築する方法を学び、次により高度なシステムの構築に進みます。ビデオでは、タスクを整理するための列の作成、チェックリストの追加、リマインダーの設定、完了したタスクのアーカイブ方法などが示されています。また、Notionのテンプレートギャラリーを利用する方法や、タスクごとに独自のページを割り当て、追加情報を保存する高度なデータベースの使用方法についても説明しています。このビデオは、仕事や生活全般にわたるタスク管理をカスタマイズし、効率化するための実用的なガイドです。

Takeaways

• 📝 Notionでは、個々のタスク管理セットアップを自由に構築し、調整することが可能です。
• ✅ タスクは、急いでメモする単純なチェックリストから、詳細なシステムまで、あらゆる形式で管理できます。
• 🔨 ビデオでは、個人のタスクに対して簡単なセットアップとより高度なセットアップの構築方法を教えます。
• 🏁 最初のバージョンでは、タスクをカラムに整理して、完了時にチェックオフしてアーカイブする方法を紹介します。
• 🗂 第二のバージョンでは、Notionのテンプレートギャラリーからデータベースを使用し、各タスクに追加情報を保存できるようにします。
• 🖊 タスクを整理するために、ヘッダーを作成し、カラムを使用して視覚的に管理する方法を解説します。
• ✔️ チェックボックスを使用してタスクを追加し、リマインダーで忘れずに済むように設定する方法を学びます。
• 📦 完了したタスクは、削除する代わりにアーカイブページに保存して、成果を振り返ることができます。
• 🌐 データベースを使用することで、タスクをさまざまなビューで表示し、フィルターやソートでカスタマイズする高度な管理が可能になります。
• 📆 タスクに関する追加情報を保存し、状態、期日、タグ、優先度などのプロパティを使って、タスクをより詳細に管理できるようになります。

Q & A

Notionでタスク管理システムを構築する際の最初のステップは何ですか？

ワークスペースに新しい空のページを追加し、ページに名前とアイコンを設定することです。

簡単なタスク管理セットアップを作成する際に、Notionでどのようにタスクを整理しますか？

タスクは、完了したらチェックオフしてアーカイブできるカラムにきれいに整理されます。

Notionのテンプレートギャラリーから盗むことによって構築する高度なセットアップは、どのような特徴を持っていますか？

これはデータベースであり、各タスクには独自のページが割り当てられ、タスクに関連する追加情報や、一目でタスクを理解するのに役立つプロパティを保存できます。

タスクのカテゴリーを整理するためにNotionでどのようにヘッダーを作成しますか？

「/」キーをタイプし、見出しサイズを選択してカテゴリー名を書き込むか、Markdownを使用してヘッダーを作成します。

Notionでタスクをカラムにどのように配置しますか？

ヘッダーの6ドットアイコンをドラッグアンドドロップして、隣のヘッダーの横に配置します。これを繰り返して複数のカラムを作成します。

タスクが完了した後、Notionでそれらをどのように処理しますか？

完了したタスクを削除する代わりに、それらをアーカイブページにドラッグして保存し、後で達成したことを振り返ることができます。

Notionのデータベースが他のタスク管理ツールと異なる点は何ですか？

Notionのデータベースは情報を異なる方法で表示することができ、フィルター、ソート、カスタマイズ可能なプロパティなどの強力な機能を備えています。

Notionでタスクの詳細ページにどのような情報を追加できますか？

チェックリスト、Craigslistへの草稿、写真など、タスクに関するすべての情報を追加できます。

Notionでデータベースのプロパティをどのようにカスタマイズしますか？

プロパティを追加して、そのタイプを選択し、名前を付けます。例えば、期限日、タグ、優先度レベルなどです。

Notionでタスクを異なるビューでどのように整理しますか？

ステータス、タグ、優先度レベルに基づいてタスクをグループ化し、カレンダービューやリストビューなど、複数のビューを追加してタスクを異なる方法で表示できます。

Outlines

00:00

🛠️ Notionでのタスク管理の設定方法

このパラグラフでは、個人のタスクを管理するための2つの異なるセットアップをNotion上で構築する方法について説明しています。最初のセットアップは、簡単なチェックリストから始まり、完了したタスクをアーカイブする機能まで、シンプルなタスク管理システムを構築する方法を示しています。このバージョンは、詳細な情報が少ない簡単なタスクに適しています。第二のセットアップは、Notionのテンプレートギャラリーから取り入れたもので、各タスクに独自のページを割り当て、追加情報やプロパティを保存できるデータベースベースのシステムです。このシステムは、より複雑なタスクやプロジェクトに理想的です。動画では、これらのセットアップを構築するための具体的な手順も提供しています。

05:05

📊 Notionデータベースでの高度なタスク管理

第二のパラグラフでは、Notionのデータベースを使用したタスク管理の高度なセットアップに焦点を当てています。データベースは、情報を異なる方法で表示できる柔軟性、強力なフィルター、ソート、カスタマイズ可能なプロパティを提供します。各タスクは独自のページとして機能し、詳細な情報やリスト、写真などを追加できます。さらに、タスクのステータス、期日、タグ、優先度などのプロパティを管理でき、これらのプロパティに基づいてタスクを整理する複数のビューを作成することができます。これにより、個人のニーズに合わせた柔軟で詳細なタスク管理システムを構築することが可能になります。

Keywords

💡Notion

Notionは、タスク管理、ノートの取り方、データベースの作成など、多岐にわたる機能を備えた統合型の作業管理ツールです。このビデオでは、個人のタスクを整理するためにNotionをカスタマイズして使用する方法を説明しています。例えば、シンプルなチェックリストから詳細な情報を含むデータベースまで、ユーザーのニーズに合わせて様々なセットアップが可能です。

💡タスク管理

タスク管理は、個人やチームが効率的に作業を計画、追跡、実行するためのプロセスです。このビデオでは、Notionを使用して、簡単なタスクから複雑なプロジェクトまで、あらゆる種類の作業を管理する二つの異なるセットアップを構築する方法を示しています。

💡テンプレート

テンプレートは、特定のタスクやプロジェクトの管理にあらかじめ設計された枠組みやレイアウトです。このビデオでは、Notionのテンプレートギャラリーから「タスクリスト」テンプレートを使用する方法と、それを個人のニーズに合わせてカスタマイズする方法を説明しています。

💡データベース

データベースは、情報を構造化し、効率的にアクセス、管理、更新できるようにするためのシステムです。ビデオでは、Notion内でタスクやプロジェクトを管理するためのデータベースの作成とカスタマイズについて説明しており、各タスクにページを割り当て、追加情報を格納する方法を示しています。

💡プロパティ

プロパティは、データベース内の各項目に関する特定の情報や特徴を表すフィールドです。このビデオでは、ステータス、期日、タグ、優先度などのプロパティをタスクデータベースに追加し、これらのプロパティを使ってタスクをより詳細に管理する方法について説明しています。

💡ビュー

ビューは、データベース内の情報を異なる形式や角度から表示する方法です。ビデオでは、ボードビュー、カレンダービュー、リストビューなど、Notionで利用可能な様々なデータベースビューを使用して、タスクを異なる方法で整理し、表示する方法を紹介しています。

💡リマインダー

リマインダーは、特定のタスクやイベントに対して事前に設定された通知です。このビデオでは、Notionでタスクにリマインダーを追加し、指定した日時に通知を受け取る方法について説明しています。これにより、重要なタスクを見逃さずに済みます。

💡アーカイブ

アーカイブは、完了したタスクや過去の情報を保管しておくための場所です。ビデオでは、Notionでアーカイブページを作成し、完了したタスクをそこに移動することで、達成した作業を記録し、整理する方法を示しています。

💡フィルター

フィルターは、特定の基準や条件に基づいてデータベース内の情報を絞り込む機能です。このビデオでは、Notionのデータベースビューでフィルターを使用して、例えば「学校のタスク」のみを表示するように設定する方法について説明しています。

💡カスタマイズ

カスタマイズは、ツールやシステムを個人の好みやニーズに合わせて調整することです。このビデオでは、Notionで個人のタスク管理システムを構築し、カスタマイズするプロセスを通じて、ユーザーが最も効果的だと感じる方法を見つけることができるようになることを強調しています。

Highlights

Notion allows for personalized task management setups, adaptable over time to find the most effective workflow.

Introduction to building two task management setups: a simpler version and a more advanced version using Notion's features.

The simple setup involves organizing tasks into columns with the ability to archive completed tasks.

The advanced setup utilizes a database from Notion's template gallery, enabling detailed task management with customizable properties.

Creating headers in Notion for task organization using either slash commands or markdown.

How to create columns for tasks by dragging headers, allowing for visual task management.

Utilizing full width and small text options in Notion for better page layout customization.

Adding checkboxes for tasks and utilizing reminders for task completion.

Creating an archive page to store completed tasks, keeping the main task page clean.

Introduction to the advanced setup using a pre-built template for a more detailed task management system.

Explanation of Notion databases and their benefits for task management, including filters, sorts, and customizable properties.

Each task in the database setup can have its own page for detailed information, including checklists and multimedia attachments.

Customizing task properties in the database for better task categorization and management.

Creating different views within the database to display tasks in various formats, such as by status, tags, or priority.

The flexibility of Notion's task management tools allows users to tailor their task management system to their personal or work life needs.

Transcripts

planning all the things you need to do

in life is no easy feat and everyone

likes to tackle their tasks a little

differently notion is the only tool that

lets you build your own task management

setup and take her with it as you go to

find what's most effective for you your

to dues can be as simple as a checklist

you jot down in a hurry or a

full-fledged system with all the bells

and whistles

regardless notion can help you get more

done and make sure nothing slips through

the cracks in this video I'll teach you

how to build two different setups for

your personal tasks one on the simpler

side and one that's more advanced so you

can manage everything across work and

life this is the first version which we

will build from scratch here your tasks

are neatly organized into columns when

they're done you can check them off and

archive them this is ideal for simple

tasks that don't require too much detail

here is the second version which will

steal from the notion template gallery

this is a database where every task is

assigned its own page there you can

store all kinds of additional

information related to the task as well

as properties that will help you

understand your tasks at a glance this

system is ideal for more robust tasks

and projects if you want to skip to the

second version just click on the

timestamp below this video already let's

get started here is a workspace let's

add a new empty page to it click on the

new page button and give your page a

name and an icon

you can find it here at the bottom of

the sidebar first let's create headers

to organize your tasks type the Fort

slash key then heading select the size

you want in this case h2 and write the

name of the category you have in mind

you can also use markdown by typing the

number key twice followed by the

spacebar for an h2 header let's add two

more headers which we'll call soon and

later a good way to visualize tasks is

to create columns

to do this use your header six dot I con

is a handle and drag and drop it next to

the first header the blue lines are here

to get you great you already have two

columns created repeat the same action

with the last header to create a third

column of course you can name these

headers whatever you want to match how

you want to manage your tasks for

example name your columns not started in

progress completed low medium or high

priority or create a different column

for every day of the week in this video

though we're going to stick to today's

soon and later if you go to the three

dot menu at the top right of your page

you can turn the full width option on

which gives you more space for your text

you can also turn on small text if you

prefer that style and add dividers under

each column by typing three hyphens in a

row the next step is to add checkboxes

beneath each column hit the forward

slash key type to do then enter to add

checkboxes faster you can also type

brackets facing each other type your

tasks under each column whatever comes

to mind to make sure you don't forget

certain tasks you can always add

reminders to them type the @ symbol then

remind followed by the date and time

when you want to be reminded you'll be

notified like this if you use the

desktop or mobile apps you'll receive a

push notification if notion isn't open

on your computer at the time of the

reminder once your task is completed

just check it off

which leaves us with the question what

do we do with completed tasks of course

you can delete them if you want but if

you want to look back at all you've

accomplished you can create an archive

page to store them place your cursor at

the top of the page hit forward slash

then type page and enter name your new

page archive and add an icon if you wish

your archive page is now created and

sits at the top of your tasks page now

you can use the six dot handle to drag

your completed tasks and drop them into

your archive page finally just note that

you can drag and drop your tasks at any

time from column to column to move them

through your process that's all for this

first version now you should have the

tools to build a simple tasks page to

your liking now let's tackle version two

to start we'll use a pre-built template

to speed things up and then I'll show

you how to build it from scratch click

on templates in the sidebar and select

the task list template in the personal

section you can change the icon to

something you like and edit the page

title then hit use this template here is

your task board which is also a database

notion databases are special for a few

reasons

first they let you view your information

in different ways they also boast

powerful features like filters sorts and

customizable properties to help you

better manage your tasks however you

want

also unique every task on this board is

actually a page of its own click on any

task card to open it as a page and add

all the information you want about the

task inside for example you can add a

check list of things to do in order to

sell your couch online add a draft for

Craigslist and upload a photo

see how the photo of the couch appears

on the board under properties we've

chosen page content from the card

preview menu that lets you display

whatever photo comes first on your page

at the top of any database page you'll

see the list of properties properties

are pieces of information about each

task notion lets you work with many

different types of properties like dates

people single select menus multi select

menus numbers text and more for now the

only existing property in this database

is status indicating where in your

process each task is to do doing or done

let's add another one by clicking add a

property you'll be prompted to choose

the type of property you want and give

it a name for example you can add due

dates to your tasks click on the empty

section next to it select the due date

in the calendar and you can even set a

timely reminder for the task let's also

add tags choose a select property call

it tags and write down all the

categories of tasks you would like to

use for this database in this case let's

leave it to three tags school work and

personal your tags are now created and

now you can select the tag that

corresponds to this particular task

finally you may want to add a priority

level repeat the same process add a

select property and write down your

priorities in this case low medium and

high and select the priority for the

current task awesome now your database

has four properties status due date tags

and priority level as you can see your

board currently groups tasks by their

status but you can also have your board

group your tasks by their tags or their

priority levels it's really up to you

what's more you can add another database

view by clicking out of you at the top

left if you select calendar you'll be

able to immediately see your dates plot

it on a calendar add as many database

views as you want you can also add

interviews for example let's add a list

view of this database great all your

tasks are now displayed in a list if all

you want to view is school tasks you can

click on the filter option at the top

right then add a filter and say tag is

school

rename your view as school tasks and

tada now this view only display school

tasks you could create the same views

for personal tasks and work tasks now

you have five different views of the

same database you can switch seamlessly

between your views at any time using the

View menu your database is now ready to

keep you organized every day that's how

to build your own system with a template

but let's step back to show you the

early steps that would get you here from

scratch create a new page like we did

before and choose board from the menu

you can delete these three blank cards

and rename the columns or create new

ones to match the workflow you want

you can even change their colors like

this if you want you can hide this no

status column or any other column like

for instance if you wanted to create one

for archive tasks to add new cards in

each column just click the plus sign at

the top or new at the bottom now you can

just take what we showed you above to

add the properties you want content

inside each card and different views

your task management system is personal

to you and can include whatever features

you want this video taught you how to

build two versions of a personal tasks

page to help you easily organize your

life with these tools in mind you should

be able to navigate anything you need to

do just remember that there are lots of

other ways to display your tasks the

trick is to find the one that suits you

best and notion helps you do exactly

that

you