Schedule activities | Getting Started
Summary
TLDREn este video, Jose Ignacio nos guía a través de la organización de tareas diarias y la planificación de actividades con Odoo. Expone cómo utilizar Odoo para gestionar y seguir el progreso de las tareas asignadas, incluso asignándolas a otros miembros del equipo. Además, muestra cómo crear y personalizar tipos de actividades, y cómo visualizarlas en diferentes formatos, para mantener la productividad y la organización en el trabajo.
Takeaways
- 📅 La organización de la lista de tareas es crucial para realizar un seguimiento del progreso y evitar que las tareas se olviden.
- 🔗 Odoo permite planificar actividades y tareas futuras para cada registro en la base de datos, facilitando la gestión de la lista de tareas pendientes.
- 🗓 Se pueden ver las actividades programadas en la sección de 'chatter' de cada registro, lo que ayuda a seguir qué se ha completado y qué queda por hacer.
- 👥 Las actividades también se pueden asignar a otros miembros del equipo, mejorando la colaboración y la responsabilidad compartida.
- 📝 Al hacer clic en el botón 'activities' en la barra de navegación, se puede acceder a la lista de tareas pendientes y a las actividades asignadas.
- 📈 Las actividades se organizan por tipos de registro, como tickets de soporte, eventos, entradas de diario, leads, oportunidades, etc.
- 🔍 Se pueden aplicar filtros para ver actividades futuras, actividades vencidas o todas las actividades, lo que ayuda a planificar y priorizar.
- 💬 Mediante el botón 'send message', es posible enviar mensajes directamente a los clientes y marcar las actividades como realizadas.
- ⏰ Al finalizar una actividad, se puede programar la siguiente actividad directamente desde la sección de 'chatter', simplificando el proceso de planificación.
- 🛠 Odoo ofrece la posibilidad de crear tipos de actividades personalizados, lo que permite adaptar la herramienta a las necesidades específicas de la empresa.
- 🔗 Las actividades pueden estar encadenadas, lo que permite configurar que una actividad desencadene automáticamente la siguiente, mejorando la fluidez del proceso de trabajo.
Q & A
¿Qué es Odoo y cómo ayuda a organizar las tareas pendientes?
-Odoo es una plataforma de gestión empresarial que incluye un sistema de actividades para organizar y planificar tareas pendientes y futuras, permitiendo una mayor eficiencia y seguimiento del progreso de las tareas.
¿Cómo se pueden ver las actividades programadas en Odoo?
-Las actividades programadas se pueden ver en la sección de 'chatter' de cada registro en Odoo, lo que facilita el seguimiento de qué se ha completado y qué aún necesita hacerse.
¿Cómo se asignan tareas a otros miembros del equipo en Odoo?
-En Odoo, se pueden asignar tareas a otros miembros del equipo a través de las actividades, lo cual ayuda a distribuir la carga de trabajo y colaborar en el avance de proyectos.
¿Qué se puede hacer cuando se accede a la página de 'Mis Actividades' en Odoo?
-En la página de 'Mis Actividades', se pueden ver todas las actividades asignadas a uno mismo, filtradas por fecha de vencimiento, y se pueden gestionar las tareas que están venideras o vencidas.
¿Cómo se pueden priorizar las actividades vencidas en Odoo?
-Las actividades vencidas en Odoo se muestran con una indicación de su demora y se pueden priorizar haciendo clic en ellas y realizando la tarea pendiente lo antes posible.
¿Qué opciones tiene un usuario para enviar un mensaje directamente a un cliente desde Odoo?
-Desde Odoo, un usuario puede utilizar el botón 'send message' para enviar un mensaje directamente a un cliente, asegurándose de incluir la casilla correspondiente a Azure Interior en el mensaje.
¿Cómo se puede marcar una actividad como completa en Odoo?
-Para marcar una actividad como completa en Odoo, se hace clic en el botón 'Mark done', lo cual permite también dejar comentarios o feedback sobre la actividad.
¿Cómo se pueden planificar las actividades siguientes después de completar una en Odoo?
-Después de marcar una actividad como completa, Odoo ofrece la opción de planificar la siguiente actividad inmediatamente, lo que puede incluir especificar el tipo de actividad, la fecha límite y una breve descripción.
¿Qué son los tipos de actividad personalizados y cómo se crean en Odoo?
-Los tipos de actividad personalizados son configuraciones específicas para tareas particulares y se crean a través del menú de configuración en Odoo, permitiendo adaptar el sistema a las necesidades específicas de una empresa.
¿Cómo se pueden encadenar diferentes actividades en Odoo para crear un flujo de trabajo automatizado?
-En Odoo, se pueden encadenar actividades seleccionando un tipo de encadenamiento que pueda desencadenar automáticamente la siguiente actividad después de la completada, o sugerir la siguiente actividad a realizar.
¿Cómo se pueden visualizar las actividades asignadas y su estado en la vista Kanban de Odoo?
-En la vista Kanban de Odoo, se pueden ver iconos de color que indican el estado de las actividades asignadas, como verde para actividades planificadas, naranja y rojo para actividades vencidas, y gris para registros sin actividades planificadas.
Outlines
📝 Organización de tareas con Odoo
Jose Ignacio presenta cómo mantener una lista de tareas organizada es crucial para realizar las actividades diarias. Utiliza Odoo para planificar y seguir el progreso de las tareas asignadas a cada registro en la base de datos. Expone cómo visualizar actividades programadas en la sección de 'chatter' y cómo asignar tareas a otros miembros del equipo. Además, muestra cómo priorizar las actividades vencidas y cómo marcarlas como completadas en Odoo.
📅 Gestión de actividades en Odoo
Se describe el proceso de visualización y gestión de actividades asignadas en Odoo, destacando cómo se pueden filtrar por tipo de registro y estado de vencimiento. Se muestra cómo se pueden crear actividades nuevas, editarlas o cancelarlas directamente desde la sección de 'chatter'. También se menciona la posibilidad de crear tipos de actividades personalizados y encadenarlas para automatizar tareas posteriores, como enviar un correo electrónico de bienvenida después de una demostración de producto.
🔍 Visualización de actividades en diferentes vistas
Jose Ignacio explica cómo en Odoo se pueden visualizar las actividades asignadas en diferentes vistas, como el panel CRM, la vista Kanban y la vista de lista. Destaca cómo se pueden ordenar las actividades por fecha de vencimiento y cómo se pueden marcar como completadas o editar directamente desde la vista de lista. Finalmente, subraya cómo estas herramientas de Odoo facilitan la eficiencia y la organización en la gestión de tareas.
Mindmap
Keywords
💡Odoo
💡Actividades
💡Lista de tareas
💡CRM
💡Tareas asignadas
💡Calendario
💡Record types
💡Chatter
💡Asunto
💡Plantilla de correo electrónico
💡Kanban
Highlights
Mantiene la lista de tareas organizada es casi tan importante como realizar las tareas mismas.
Las actividades programadas en Odoo ayudan a gestionar la lista de tareas pendientes y a planificar futuras tareas.
Las actividades programadas se pueden ver fácilmente en la sección de chat de cada registro.
Las actividades también permiten asignar tareas a otros miembros del equipo.
Las actividades aseguran progreso en cada registro y mantienen la empresa funcionando fluidamente.
Desde cualquier lugar en la base de datos, se pueden ver las actividades asignadas haciendo clic en el botón de actividades.
El número junto al ícono de reloj se refiere a cuántas actividades vencen hoy o están pasando de su fecha de vencimiento.
Las actividades se organizan por tipos de registro, como tickets de help desk, eventos, entradas de diario, leads, oportunidades, etc.
Puede filtrar actividades por su fecha de vencimiento, incluyendo hoy, vencida o futuras.
Odoo muestra automáticamente los cambios en la barra de búsqueda, lo cual es una característica práctica.
Es posible priorizar actividades vencidas y realizarlas lo antes posible.
Las actividades vencidas se pueden marcar como realizadas y planificar la siguiente actividad inmediatamente.
Las actividades pueden ser asignadas a diferentes usuarios según sea necesario.
Odoo ofrece tipos de actividades preconfigurados y permite crear tipos de actividades personalizados.
Las actividades personalizadas pueden estar encadenadas para automatizar el proceso de seguimiento.
Las actividades en Odoo facilitan la visualización de todas las actividades asignadas y sus respectivas fechas de vencimiento.
Las vistas de lista en Odoo permiten ordenar las líneas por su fecha de vencimiento, lo que ayuda a gestionar el tiempo de manera eficiente.
Las características de actividades de Odoo liberan espacio mental y brindan tiempo y energía para abordar todo en la lista de tareas pendientes.
Transcripts
[Music]
foreign
ERS my name is Jose Ignacio and as most
of us know every day is filled with a
laundry list of Duties that need to get
done keeping our to-do list organized is
almost as important as doing the actual
tasks without organization we can't
track our progress and task will easily
fall through the cracks and they'll be
forgotten and no one wants that now
scheduling the activities in odoo helps
you tackle the to-do list and plan
future tasks and duties for each record
in the database you can also see
scheduled activities in the chatter
section of each record making it easy to
follow what has been completing and what
still needs to get done I could even use
activities to assign tasks to my other
team members as well now activities
ensure that we're making progress on
each record and they keep my company
running smoothly like a nice peanut
butter so enough Chit Chat as I always
say let's dive into my database to see
how easy it is to schedule activities
with odoo
all right oh doers so here we are on the
CRM dashboard that we just opened up
right now
whenever this loads there we have it now
no matter where I am in the database I
can view my assigned activities by
clicking on the activities button in the
top of the navigation bar up here it
looks like a little clog and it has a
big number next to it
now the little menu is basically my
running to-do list the number next to
the clock icon refers to how many
activities are due today or are past
their due date as you can see activities
are organized by record types such as a
help desk ticket an event journal entry
lead opportunity Etc now today I want to
focus on any assigned activities I have
for leads and opportunities so when I
click into it
but it will take me to the my activities
page on this page I can see all my
activities connected to my CRM leads
right now it's filtered to only show
activities that are due today or that
are overdue if I want to see my upcoming
activities all I have to do is click on
the activities button again that we see
up here
and then once that we find something we
click down over here and as you can see
here we can see stuff such as future now
if I click on future it ends up applying
a filter and now only the option for the
filters on my activities page will show
just future activities
now I could also add the future
activities filter to the search bar to
do the same thing but wasn't that a
little bit neater now and of course if I
wanted to see all my activities at once
regardless of their due date all I'd
have to do is delete future activities
as you see up here or any other filter
and then it'll return us to our prior
search proxy now odoo automatically
shows you everything whenever you change
stuff within the search bar and I think
that's pretty neat now ah would you look
at that it looks like this particular
activity right here in front of me was
due two days ago and I should have done
something about that so I should
definitely prioritize it and get it done
ASAP so let's click into this record for
our five VIP chairs and check it out now
as usual I can view scheduled activities
for the record in the chatter that we
see over here on our right
and it looks like I was supposed to send
an email to this client a couple days
ago and it is most upsetting that I did
not do that now no worries though I can
do that quickly by using the send
message button and this allows us to
send a message directly to this person
so we also want to make sure that the
box next to Azure interior is checked
and what should our message Bo doers I
think thanks for reaching out
and for checking stealthy wood
analog
now with this everything is done and it
was easy Once I hit send I get an email
and I get a quick little notification
over here that tells me hey you did
great
now I can check this activity off my
to-do list so now what do I do I just
hit Mark done and you'll notice odoo
gives me the option to leave some
feedback then I'd either click done or
done in schedule next now in our case
for reference purposes I'm going to go
ahead and choose done and schedule next
so I could show you what happens next
now this allows me to plan the next
activity right away now since I created
the activity it is automatically
assigned to me as you can see in the
assigned to field but I could choose a
different person if I need to but in our
case I'm going to leave it as is for now
next I'll specify the activity type odoo
comes pre-configured with some basic
activity types so if you click on the
activity type drop down we see that we
can send an email call set up a meeting
or a few different things on our case
I'm going to select call
just cause now I need to write a short
summary so I'm you know just so that
they know that I'm pretty clear on
exactly what I need to do for them as
well so in our case for our summary what
do we want to say oh doers we're going
to say discuss
those chairs
there we go now finally I'll specify a
due date we want to pick a day that's
you know two days from now in our case
Friday
I also have the option to log a note but
I feel like the summary is enough they
know it's pretty simple just three words
discuss those chairs now once that this
is done I can also schedule the call on
my calendar by clicking open calendar as
we see right down here
but I'm not sure when I'll make the call
they could call me in the middle of the
night that's how confident I am in our
customer service that I will pick up so
I'll go ahead and click save
now when I do you'll notice the new
activity pops up in the chatter and it
lets me know it's due in two days if I
ever need to edit the activity I can
always click the edit Button as you can
see right there now if I had to cancel
the activity for any reason I can also
click on cancel with this little X here
and of course if I need to schedule
another activity I can simply click
again into the activities tab
and create a new one right there
directly from the chatter as well
now
of course some activities should have a
custom activity type we can create
custom activity types by opening the
configuration menu and then we click
into the activities tab so let's go over
there right now activity types and there
we go now here at stealthy wood we like
to do product demos for potential
clients I already configured the call
for demo that we see here and email
welcome demo
and we did this earlier but I remembered
I should add one more custom activity
type schedule demo so let's go ahead and
click create
give that a second and there we are now
what did I just say we do schedule demo
now I have some other options like
categorizing the action or something
using this drop down which could be like
uploading a document a phone call
meeting Etc
and I can even do things such as setting
the default user for this and this goes
through any of the users
now we also have the option to have a
default summary for it as well
now the nice thing and this is something
that I really like here is that whoever
is set underneath for this autofill
summary ends up getting it whenever the
activity type is selected now I can also
set up an activity chain which links
this activity type to others
and this is something that I want audio
to automatically schedule the email
welcome demo activity type immediately
after this activity type is completed so
I'm going to set the chaining type to
trigger next activity in our case we
don't want to suggest we want a trigger
and our trigger
well what did I just say would be in our
case this pop-up will ask us what we
want to do for it so
ours is going to be
let's say we want to trigger an email in
that case
and then it'll do this now if the
chaining type was set to suggest next
activity ODU would give a next activity
suggestion pop-up as well after they
have done that activity instead of just
creating it so once that we have
everything set up here and everything
looks good we also have an option to use
an email template as well and our
completion date can be scheduled and in
our case
gonna set it to zero days after
completion
and there we go sorry gotta get that set
up myself as well now once that we have
all of this set up we got to select our
final email template which was the
welcome demo one everything looks really
good here I like it a lot
now I'll go back to the opportunity to
see it in action so we're actually going
to go back into CRM
and then we're going to click on the
five chairs five VIP chairs that we see
right here
now let's click on activities
and what do we want to do from this drop
down now we'll find that if we click on
activity type
we see it now pop up here schedule demo
now I'll set the due date a little
further in the future since I do need to
discuss the chair option for the client
first before offering the demo so our
due date should be
select a week from today 10 27
and everything looks pretty good and in
this case what do we want to name this
well I'm just gonna call it demo
all caps so that I know
now we're all set we're gonna hit
schedule
and there we have it now we have it pop
up doing eight days and it's right below
the prior one because it likes to show
you what's coming up first now
when I go back to our pipeline I click
on CRM and it's in kanban view as you
can see right now I can see that the
five Erp chairs uh opportunity has a
green icon next to it what does that
icon tell us well it tells us that we
have a few planned activities now this
quickly lets me know that I have an
upcoming activity that's been planned
for it on another opportunity if we
click on say over here we'll notice we
have an orange one and a red one
actually right here now these are
activities that are due today and in
this case
or overdue as well
as you can see right there now in
contrast gray activities mean that
nothing has been set up for them like
this one we could set something there's
nothing planned for this particular
record now you can also click on the
activities icon on the card and that
allows me to quickly schedule them as
you just saw me do right there
now here it allows us to directly
schedule it with actually having to go
anywhere else and I can even preview the
next activity trigger as well
now I can also if I click into any of
these I can mark them done directly from
here without doing anything just by
clicking onto this little check mark we
can also still edit them directly as
well isn't that all pretty easy
now lastly if I change my page over here
to a list View
you'll notice something neat happens I
can sort the lines by their deadline
and that lets me neatly view all my
assigned activities in the order of
deadlines
ah how to make stuff sure easy now there
you have it oh doers just like that I
was able to quickly complete an activity
and schedule another one for myself all
from the chatter with just a few clicks
odu's efficient activities feature makes
it easy to view all my assigned
activities in their respective due dates
it frees up a ton of mental space
providing me with enough time and energy
to knock out everything on my to-do list
now you be sure to check out the other
odoo tutorials to learn about the other
useful tools and features that can boost
your overall productivity now thank you
for watching have a great night
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