📌 CURSO GRATIS ✅ PLANNER 2024 | Organiza tus Proyectos y Tareas

Summary

El script del video ofrece una metodología detallada para la organización personal y la productividad utilizando Microsoft Planner. Se discute la diferencia entre eventos y tareas, y cómo gestionarlos de manera eficiente en un calendario. Se destaca la importancia de no mezclar eventos con tareas y se proporciona un enfoque para evitar la sobrecarga y el estrés. Además, se exploran las tareas de control y puntuales, con ejemplos prácticos de cómo incorporarlas en una planificación semanal. El video también incluye una evaluación de Microsoft Planner en términos de usabilidad, curva de aprendizaje, estética, funcionalidades y integraciones, resultando en una calificación final de 7,9 sobre 10. El contenido es una guía valiosa para aquellos que buscan mejorar su organización y eficiencia en el manejo de tareas y eventos.

Takeaways

• 📅 **Diferencia entre eventos y tareas**: Los eventos son actividades con una hora específica y suelen incluir a otras personas, mientras que las tareas son actividades individuales que no tienen una hora asignada y dependen de la persona que las realiza.
• 🔄 **Organización de tareas**: Las tareas de control, que son repetitivas y se realizan con frecuencia, se diferencian de las tareas puntuales, que son únicas y no periódicas.
• ⏰ **Gestión del tiempo**: Es importante no mezclar eventos y tareas en el calendario, ya que esto puede llevar a una mala gestión del tiempo y estrés.
• 📝 **Anotación de tareas de control**: A pesar de que las tareas de control son habituales, es fundamental anotarlas para evitar olvidos y sobrecarga mental.
• 📈 **Priorización de tareas**: Las tareas deben estar claramente definidas con un verbo de acción y una duración máxima de 90 minutos para facilitar su gestión y priorización.
• 📋 **Inventario de tareas puntuales**: Se recomienda mantener un inventario de tareas puntuales para tener un registro de todas las actividades que deben realizarse en un plazo de una o dos semanas.
• 🗂️ **Separación de tareas**: Es crucial separar las tareas que se deben realizar durante la semana en curso de aquellas que están planeadas para futuras semanas.
• 🚫 **Evitar tareas genéricas**: Las tareas puntuales deben ser lo suficientemente específicas para evitar la confusión y el procrastinación.
• 🔑 **Herramientas digitales**: El uso de herramientas digitales como Planner puede facilitar la organización y planificación de tareas y eventos.
• 🤔 **Revisión periódica**: Realizar revisiones diarias y semanales es esencial para mantener la organización y planificación sostenibles a largo plazo.
• 📈 **Mejora continua**: Si se tienen más del 20% o 30% de tareas imprevistas, indica que la planificación necesita mejoras.

Q & A

¿Cuál es el error común que se menciona en la organización de tareas y eventos?

El error común mencionado es mezclar eventos con tareas en la planificación, sin distinguir entre ambos, lo que puede complicar la gestión del tiempo.

¿Qué diferencia fundamental existe entre un evento y una tarea según el vídeo?

Un evento suele tener una hora de inicio y generalmente se realiza con otras personas, como una reunión o una cita médica. Una tarea es una actividad individual que no tiene una hora asignada específicamente, como dormir o leer.

¿Cómo se deben organizar las tareas de alta frecuencia en la planificación según se explica en el vídeo?

Las tareas de alta frecuencia, que ocurren diaria o semanalmente, deben ser agregadas al plan semanal en la herramienta de gestión de tareas favorita, no en el calendario.

¿Cuál es la recomendación para las tareas de baja frecuencia?

Las tareas de baja frecuencia, como las mensuales o anuales, deben ir en el calendario para recordar su ejecución a largo plazo, pero sin asignarles una hora específica.

¿Qué se debe considerar al crear un inventario de tareas puntuales?

El inventario de tareas puntuales debe ser una lista corta, idealmente no más de 20 ítems, que se revisa y actualiza regularmente para evitar sobrecargar la planificación.

¿Cuál es la importancia de la revisión semanal en la planificación de tareas?

La revisión semanal es crucial para evaluar lo que se ha completado, reorganizar o reprogramar tareas pendientes y preparar el plan para la siguiente semana, manteniendo el sistema de planificación eficiente y actualizado.

¿Por qué es recomendable planificar tareas con una duración máxima de 90 minutos?

Planificar tareas que duren un máximo de 90 minutos ayuda a mantener la claridad y la gestión eficiente del tiempo, evitando la procrastinación y aumentando la sensación de logro al completar tareas más pequeñas y manejables.

¿Qué estrategia se sugiere para las tareas puntuales planificadas?

Las tareas puntuales planificadas deben ser especificadas con claridad, incluyendo un verbo de acción concreto, para facilitar su ejecución y asegurar que sean acciones definidas y no sólo ideas generales.

¿Cómo debe manejarse la creación de nuevas tareas en Microsoft Planner según el vídeo?

En Microsoft Planner, se recomienda crear tareas dentro de 'depósitos' específicos por día de la semana y utilizar un sistema de listas de comprobación para las tareas de control diarias, facilitando su seguimiento y ejecución.

¿Qué beneficios aporta separar las tareas personales de las profesionales en la planificación?

Separar tareas personales de profesionales ayuda a mantener un equilibrio y asegurar que ambas áreas reciban la atención necesaria, evitando que una sobrecargue o eclipse a la otra en la planificación diaria.

Outlines

00:00

😀 Introducción al tutorial de planificación con Planner

El primer párrafo presenta el tutorial de planificación con Planner, destacando las novedades respecto al año anterior. Mikel Adal, especialista en neurociencia y productividad personal, saluda al espectador y menciona la importancia de dar like y suscribirse para contenidos relacionados con herramientas digitales como Planner. Advierte sobre los errores comunes al mezclar eventos y tareas y presenta la diferencia entre ellos.

05:01

📅 Diferenciación entre eventos y tareas

Se profundiza en la diferencia entre eventos y tareas. Los eventos son actividades que generalmente implican la participación de otras personas y tienen una hora específica, como reuniones o formaciones. Por otro lado, las tareas son actividades individuales que no tienen una hora asignada y dependen del individuo para ser realizadas, como dormir o estudiar.

10:02

📈 Organización de tareas y control de eventos

Se aborda la organización de tareas y eventos en el calendario y la lista de tareas. Se habla de tareas de control, que son actividades repetitivas conocidas, y se sugiere anotarlas para evitar olvidos y facilitar la delegación. Además, se menciona la importancia de clasificar tareas según su frecuencia y duración para una mejor planificación.

15:03

📋 Inventario de tareas puntuales

Se describe el inventario de tareas puntuales, que actúa como una bandeja de entrada para tareas. Se recomienda que no contenga más de 20 elementos para evitar la sobrecarga y se sugiere establecer fechas de vencimiento solo para aquellas tareas que realmente lo requieran. También se discute la importancia de la claridad en la definición de tareas y la evitación de verbos genéricos.

20:05

🛠️ Creación y personalización del plan semanal en Microsoft Planner

Se explica cómo crear un nuevo plan semanal en Microsoft Planner, incluyendo la configuración de privacidad y la adición de una descripción. Se sugiere mantener un enfoque centrado y evitar desplazarse excesivamente en el plan. Además, se detalla cómo editar y personalizar los 'depósitos' o listas dentro del plan, incluyendo la creación de una lista para el inventario de tareas puntuales y listas para cada día de la semana.

25:06

📝 Añadir tareas puntuales al inventario

Se指示如何将具体且定义明确的任务添加到 Planner 中的“任务入库”部分。强调任务应具有清晰的动词和目的，并且持续时间不应超过90分钟。还提到了任务不应是控制任务，而应是计划在一周内完成的特定任务。

30:07

🗓️ Organización de tareas de control y puntuales en la planificación semanal

Se aborda cómo organizar las tareas de control de alta frecuencia en la planificación semanal, poniendo de lado las de baja frecuencia para ser añadidas al calendario. Se sugiere centrarse en tareas diarias o semanales y se proporciona un ejemplo de inventario de tareas de control en Excel. Se discute la importancia de incluir tanto tareas profesionales como personales en la planificación.

35:08

🔄 Proceso de revisión diaria y semanal en Planner

Se describe el proceso de revisión diaria y semanal en Planner para mantener la organización y evitar la acumulación de tareas. Se detalla cómo realizar la revisión semanal el viernes y la revisión diaria de lunes a jueves, y cómo planificar solo el lunes para estar preparados para imprevistos. Además, se aboga por realizar las revisiones antes de terminar el día laboral.

40:10

📝 Agregar tareas de control y revisión a Planner

Se explica cómo agregar tareas de control y checklists dentro de Planner, destacando la importancia de tener tareas diarias y semanales específicas para mantener la organización. Se sugiere copiar tareas para los diferentes días de la semana y editarlas según sea necesario. También se discute cómo cambiar la tarea 'revisión diaria' por 'revisión semanal' el viernes.

45:10

📉 Evaluación de Microsoft Planner

Se realiza una evaluación de Microsoft Planner basada en cinco criterios: usabilidad, curva de aprendizaje, estética, funcionalidades y integraciones. Se proporciona una calificación para cada criterio y una puntuación final de 7,9 sobre 10. Se destaca que Planner es una herramienta adecuada para organizar la semana, pero no es ideal para grandes proyectos que requieren la participación de muchas personas.

50:11

📢 Conclusión y llamado a la acción

El vídeo concluye con un llamado a la acción, animando a los espectadores a dar like y suscribirse para contenido sobre herramientas digitales, neurociencia y productividad. Se agradece el tiempo del espectador y se les invita a dejar comentarios sobre cómo utilizan Planner o si tienen sugerencias para futuros vídeos.

Keywords

💡Organización personal

Organización personal se refiere a la gestión de las tareas y actividades personales de manera eficiente para mejorar la productividad y alcanzar metas. En el video, se discute cómo utilizar un planner para organizar las tareas semanales, lo que es crucial para la organización personal.

💡Eventos y tareas

En el contexto del video, los eventos son actividades con una hora específica y suelen ser compartidas con otras personas, como reuniones o citas. Las tareas, por otro lado, son actividades individuales que no tienen una hora asignada y dependen de la persona para ser completadas. La distinción entre eventos y tareas es fundamental para una planificación efectiva.

💡Time blocking

Time blocking es una técnica de gestión del tiempo que involucra la asignación de bloques de tiempo específicos para tareas o eventos. Aunque se menciona en el video que mezclar eventos y tareas puede ser un error, time blocking es una herramienta que se puede usar para organizar tanto eventos como tareas en un calendario.

💡Tareas de control

Tareas de control son aquellas que se repiten con frecuencia conocida, como descargar un informe cada lunes. Son importantes para la planificación diaria y semanal, ya que ayudan a mantener una rutina y aseguran que las actividades habituales no se忘却.

💡Tareas puntuales

Tareas puntuales son aquellas que se realizan una vez y generalmente no tienen una frecuencia específica. En el video, se sugiere que estas tareas deben planificarse y añadirse a la lista de tareas para organizar la semana, lo que ayuda a evitar la procrastinación y a mantener la productividad.

💡Inventario de tareas

Un inventario de tareas es una lista que contiene todas las tareas pendientes que una persona debe realizar. En el video, se describe como una 'bandeja de entrada' para las tareas, donde se clasifican y priorizan las tareas antes de distribuirlas a lo largo de la semana.

💡Microsoft Planner

Microsoft Planner es una herramienta de gestión de proyectos y tareas en línea que permite a los usuarios crear planes, asignar tareas y colaborar en tiempo real. En el video, se utiliza para示范如何 estructurar y organizar una planificación semanal.

💡Revisión diaria y semanal

Las revisiones diaria y semanal son procesos de evaluación que se realizan para asegurar que el sistema de planificación siga siendo sostenible y efectivo. En el video, se discute cómo realizar estas revisiones para evitar la acumulación de tareas y mantener la organización.

💡Separador visual

Un separador visual es un elemento que se utiliza para distinguir visualmente entre diferentes secciones o tareas en una lista. En el contexto del video, se utiliza para marcar qué tareas deben ser realizadas durante la semana en curso, facilitando la identificación de las prioridades.

💡Tareas a largo plazo

Tareas a largo plazo son aquellas que no tienen una fecha límite inmediata y generalmente no se incluyen en una planificación semanal detallada. En el video, se sugiere que estas tareas se resalten en el calendario y se repitan cada cierto tiempo, en lugar de ser parte de la planificación diaria o semanal.

💡Priorización

La priorización es el proceso de establecer la importancia o urgencia de las tareas en relación con las demás. En el video, se hace hincapié en la importancia de priorizar las tareas tanto en el inventario de tareas puntuales como en las tareas de control para una gestión efectiva del tiempo.

Highlights

Se destaca la importancia de diferenciar entre eventos y tareas para una mejor organización.

Los eventos suelen tener una hora de inicio y se realizan con otras personas, mientras que las tareas son individuales.

Se menciona el error común de no dividir eventos y tareas en la planificación diaria.

Se introduce la noción de 'tareas de control' y 'tareas puntuales' como categorías para organizar actividades.

Las tareas de control son actividades repetitivas con frecuencia conocida, mientras que las puntuales son eventos únicos.

Se sugiere la inclusión de tareas de control en la planificación semanal y tareas puntuales en el calendario.

Se aboga por la limitación del tiempo de las tareas a 90 minutos como máximo para una gestión efectiva.

Se recomienda la creación de un inventario de tareas puntuales como una 'bandeja de entrada' para futuras acciones.

Se habla sobre la importancia de definir claramente las tareas con un verbo de acción y una duración específica.

Se sugiere la realización de revisiones diarias y semanales para mantener la organización y evitar la acumulación de tareas.

Se proporciona un ejemplo práctico de cómo estructurar una planificación semanal en Microsoft Planner.

Se discute la integración de tareas tanto profesionales como personales en una única planificación para una gestión holística.

Se aboga por la personalización del inventario de tareas de control a las necesidades y hábitos de cada individuo.

Se destaca la utilidad del Planner de Microsoft para la organización a corto plazo, aunque no es la ideal para proyectos a gran escala.

Se ofrecen consejos para evitar la procrastinación a través de la definición clara y concreta de las tareas.

Se valora la capacidad de Planner para centralizar información y tareas en un solo lugar para una mayor eficiencia.

Se sugiere la realización de una limpieza periódica del inventario de tareas para mantener la planificación actualizada y relevante.

Se destaca la importancia de la planificación del día anterior y la realización de revisiones para una gestión de tiempo efectiva.

Se comparte una valoración detallada de Microsoft Planner basada en usabilidad, curva de aprendizaje, estética, funcionalidades y integraciones.

Transcripts

Qué bien Ya lo tenemos aquí el nuevo

tutorial de planner listo para compartir

vas a ver muchísimas novedades que no

estaban en el año anterior Hola Qué tal

Cómo estás Espero que estés bien soy

mikel Adal un gusto saludarte

especialista en neurociencia y

productividad personal en este vídeo te

voy a compartir mi método de

organización personal para que

planifiques todas las tareas de la

semana en planner Pero antes que nada d

un buen like a este vídeo si te

interesan las temáticas y las

herramientas digitales como planner Y en

segundo lugar Main encantaría que te

suscribieron sobre

neuropro sí que s sin más dilación entro

video uno de los grandes errores que

cometemos es mezclar eventos con tareas

ahora veremos la diferencia pero

seguramente habrás escuchado muchísimos

tutoriales o cursos que hablan del Time

blocking o el Time boxing que consisten

en llenar todo el calendario de

actividades que tienes que hacer

independientemente

de si son eventos o tareas esto al final

del día es muy difícil de poder

gestionar primero porque no todos los

eventos duran lo que tendrían que durar

Y en segundo lugar no siempre somos

capaces de planificar la duración de

nuestras tareas Así que en esta ocasión

uno de los grandes errores que cometemos

es no dividir eventos o tareas ahora

bien Qué es un evento y qué es una tarea

pues justamente ahora mismo te lo voy a

desvelar en primer lugar tendríamos los

eventos Aquí también lo podríamos

Traducir por reuniones citas formaciones

Cumbres encuentros En definitiva esto

tiene algo en común y es que suelen

tener una hora de inicio y lo haces con

otras personas si tienes una cita con tu

médico está claro que has quedado a una

hora Además de que tienes un compromiso

con ese personal sanitario y lo mismo va

a ocurrir cuando tengas una forma

formación capacitación por ejemplo

podría ser que tengo esa formación a las

4 de la tarde hasta las 7 ahí también

hay un compromiso no solo una hora sino

que tienes el compromiso de asistir por

respeto al tutor al docente y

evidentemente también a los asistentes

estos eventos van a ir en el calendario

Esto es algo que no nos centraremos

tanto en este curso ya que esto sería la

gestión del calendario y no de las

tareas y ahora es donde vienen las

tareas que sería el segundo tipo de

actividad en esta planificación a corto

plazo aquí hablaremos de las tareas

cuando sean actividades

individuales que no tienen una hora

asignada Esto es como el dormir Fíjate

que puedes dormir acompañado pero dormir

de verdad duermes solo la acción de

dormir solo la puedes hacer tú lo mismo

va a ocurrir con las tareas son acciones

individuales que dependen de ti y que no

tienen una hora asignada pueden tener un

día concreto una fecha de vencimiento o

una fecha límite Pero en cambio la hora

la decides tú en base a multitud de

factores y evidentemente también a Los

criterios de planificación que tú

decidas establecer las tareas eso sí no

Irán en el calendario O al menos no la

gran mayoría hay alg una excepción como

veremos más adelante en esta ocasión la

mayoría de tareas las vamos a poner en

nuestra lista de tareas que ahí es donde

vamos a organizar la semana con tu

herramienta favorita en este próximo

punto hablaremos de tipos de tareas y

quédate con esto porque será importante

para hablar el mismo idioma a la hora de

organizarnos En la herramienta favorita

Y es que cuando sabemos Qué tipo de

tareas van en cada parte todo es mucho

más sencillo yo vamos a verlo en

realidad hay dos grandes tipos y cada

uno de ellos tendrá como dos subpartes

en primer lugar encontramos las tareas

de control que son aquellas tareas que

se repiten con una frecuencia conocida

por ejemplo cada lunes tengo que

descargar un informe Esto es algo que

haces muy a menudo que habitualmente lo

tenemos guardado en la mente es algo que

no apuntamos porque ya no lo sabemos

perfectamente pero claro el hecho de no

apuntarlo tiene un gran error y es que

utilizamos la mente como recordatorios

como si fuera una especie de memoria en

realidad nuestra mente es muy mala en

memoria es mucho mejor si la utilizamos

para pensar o para intentar hacer

razonamientos algo más complejos en el

fondo lo que queremos es que esta

información que es muy repetitiva que la

tengas anotada en algún sitio para que

así de esta manera no solo la recuerdes

mejor sino que el día que estés cansado

tendrás accesibilidad a esa información

tendrás el recordatorio aunque un día

estés despistado e incluso si ahora

mismo estás de baja Estás de vacaciones

o no tienes es tiempo de chequear tanto

esas tareas de control te será mucho más

fácil poder delegar lasas a otra persona

siempre que sea posible Claro está

dentro de estas tareas de control

encontramos dos tipos principales que

también tienen que ver con su frecuencia

cuando hablamos de tareas de control de

alta frecuencia nos referimos a aquellas

que son semanales diarias tres veces a

la semana dos veces a la semana es decir

que tiene una alta frecuencia dentro de

tu semana en esta ocasión lo pondremos

en nuestra herramienta de gestión de

tareas favorita no tendría sentido

ponerlo en un calendario porque son

actividades que vamos a utilizar de

manera muy habitual en esta ocasión

repito este tipo de tareas Irán

directamente a nuestro plan semanal

donde tengamos nuestras tareas que

debamos hacer durante la semana por otro

lado tendríamos las tareas de control de

baja frecuencia aquí hablamos exacta

exactamente del mismo tipo de tareas lo

que cambia es su frecuencia ya no

hablamos de algo diario o semanal sino

que hablamos de algo que va más allá de

una semana aquí hablaríamos de tareas

quincenales mensuales trimestrales

incluso anuales o 2 años 3 años o lo que

sea necesario hablaríamos de tareas ya

más a largo plazo por lo tanto dentro de

una semana de esta organización semanal

no tendría sentido incluirlas Por ese

motivo estas sí que es mejor que vayan

al calendario y que se vayan repitiendo

cada cierto tiempo Eso sí Acuérdate que

aunque las pongamos en el calendario No

tendrán hora importante no tendrán hora

ya que hemos dicho que cualquier tarea

no importa si es de control o no nunca

tendrá una hora asignada el otro tipo de

tarea principal que existe son las

tareas puntuales en este caso como estás

viendo aquí tiene que ver con las tareas

que solo se hacen una vez que tú

planificas y que en general son cosas

que aunque se repitan no sabes muy bien

Cada cuánto se van a hacer tú Por

ejemplo puedes tener proyectos similares

cada cierto tiempo pero como son

diferentes cada vez los vamos a tratar

más bien como una tarea puntual y no

tanto como una tarea de control las

tareas puntuales normalmente son

aquellas que tú planificas y las tareas

de control ya las tienes para siempre de

hecho las tareas de control lo veremos

más más adelante una vez las formules ya

las tendrás para siempre a no ser que

cambies tu rol profesional o que añadas

algún tipo de tarea de control más

adelante dentro de las tareas puntuales

encontramos dos tipos las primeras son

las

planificadas es decir que aquellas que

dices Oye sabes qué las voy a hacer

porque tienen una frecuencia cada cierto

tiempo o porque se hacen una vez y tú

decides en qué momento las vas a hacer

Oye pues creo que esto lo voy a hacer

este martes o o este miércoles o la

semana que viene esto es una tarea

puntual planificada y por el otro lado

tendríamos las tareas puntuales no

planificadas es decir los imprevistos

cosas que llegan que normalmente no

estaban previstas o menas no las tenías

en tu agenda y que aparecen por arte de

magia no siempre Y entonces tenemos que

hacerlas ese mismo día esas previsto

suelen ser cosas que hay que hacer lo

antes posible y normalmente no podías

saber ver qué iban a ocurrir Si tuvieras

Muchas tareas de este tipo de las

puntuales no planificadas lo más normal

es que tuvieras que revisar la

planificación porque tener más de un 20%

un 30% de tareas imprevistas está

indicando claramente que la

planificación es muy mejorable que te

voy a contar Supongo que ya en ese

sentido te lo puedes imaginar resumiendo

mucho tendríamos dos grandes tipos de

tareas las de control y las puntuales y

dentro de cada una de ellas de control

tendríamos las de alta frecuencia que

pondremos en nuestro plan semanal en la

herramienta favorita y tendríamos las de

baja frecuencia que pondremos en el

calendario Eso sí importante sin hora

sin hora de inicio por otro lado

tendríamos las tareas puntuales que

pueden ser básicamente en base a su

planificación si están planificadas por

ti o son no planificadas las dos

opciones evidentemente serán tareas

puntuales que también vamos a Añadir de

dentro de nuestra planificación semanal

en tu herramienta favorita vamos a

explicar el inventario de tareas

puntuales y me gustaría que lo pensaras

como si fuera una bandeja de entrada en

tu correo electrónico normalmente en tu

correo electrónico recibes un montón de

cosas que muchas de ellas vas a hacer y

otras no tanto aquí va a pasar lo mismo

Exactamente igual pero en vez de

mensajes serán tareas muchas de las

tareas que te dicen hay que hacer esto O

tú consideras que habría que hacer al

final vas a clasificarlas y priorizarlas

en base a los diferentes días Entonces

cuando cuando hablamos de un inventario

nos referimos a una lista un pequeño

almacén donde vas recibiendo todas las

tareas que debes hacer ahora bien lo

primer de todo que quería comentarte es

que no está pensado para que sea una

lista a muy largo plazo concretamente

Esto está pensado para una o dos semanas

como máximo ya ya lo sé lo normal es

poner muchísimas cosas que se van

acumulando sobre acumulando y después

cuesta muchísimo discernir qué es lo que

debes hacer para ponértelo fácil te

diría que no debería haber más de 20

ítems más de 20 tareas puntuales porque

si no al final es muy complicado saber

qué es lo que debes hacer Así es como

quedaría un inventario de tareas

puntuales en tu herramienta favorita

como estás viendo tendrías todas las

tareas que debes hacer y después

tendríamos un separador aquí donde pones

semana en curso que justamente tiene un

par de emojis donde puedes intuir que

son flechas que están mirando hacia

arriba esto simplemente se hace para que

cuando haya muchas tareas puntuales

sepas que hacia arriba es lo que de

debes hacer para esta semana mientras

que lo que hay debajo no significa que

no lo debas hacer esta semana significa

que por ahora esta semana no lo vas a

hacer cuando llegue al final cuando

hablemos de las revisiones que esto lo

verás más adelante ahí sí que vas a

decidir Cuándo lo vas a realizar algunas

consideraciones clave a tener en cuenta

lo primero cada una de estas tareas que

vas a Añadir aquí no debería durar más

de 90 minutos en segundo lugar es

importante que solo vamos a poner fecha

de vencimiento real aquellas tareas que

sí lo necesitan Por ejemplo si hay que

enviar unos documentos para un subsidio

para una beca que tú sabes que si pasa

esa fecha no se pueden enviar Entonces

sí que tiene sentido poner la fecha de

vencimiento real en cambio Si es una

fecha que la pones para ir tirando Bueno

ya veremos entonces lo que va a generar

como bien sabes es muchísima ansiedad y

frustración así que que lo último de

todo a tener en cuenta es la fecha de

creación de la tarea porque de esta

manera podemos saber cuándo fue creada y

tu herramienta favorita ya te va a decir

en qué momento fue creada por ejemplo a

las

5:45 del día 11 de febrero en ese

momento tú sabrás que fue creada esa

tarea y tendrás un criterio un baremo

para decidir si esa tarea lleva

demasiado tiempo incubando Y quizá es

hora una o de hacerla ya o en segundo

lugar de apartarla como estás viendo el

inventario sería una lista de las

próximas tareas que debes hacer entre

una o dos semanas Eso sí a partir de

aquí después las iremos moviendo los

diferentes días de la semana como

veremos en próximos vídeos déjame

contarte algo relevante en relación a

las tareas puntuales ya que normalmente

su definición no es de las mejores O al

menos no está en formato óptimo si te

muestro algunos ejemplos sabrás de lo

que te hablo así que estos ejemplos

serían algo típico que solemos poner

proyecto Z venga hacer esta tarea y la

anotamos en nuestra lista de tareas

claro es tan genérico proyecto es muy

grande podemos hablar de diferentes

partes del proyecto podemos hablar

incluso de diferentes fases del proyecto

en fin un proyecto por supuesto tiene

muchísimas tareas en su interior también

por ejemplo newsletter o todo lo que

tenga que ver con el email claro es tan

genérico mucho mejor concretar y que sea

algo relativamente sencillo para ti lo

mismo pasaría si hay que hacer un curso

o hay que hacer algún tipo de programa

un informe lo que pasa es que muchas

veces claro es tan grande que no sé ni

siquiera por dónde empezar y lo mismo

con una presentación Oye pues retocarla

o hacer algo concreto qué podemos hacer

con la presentación porque se pueden

hacer muchísimas cosas este tipo de

tareas puntuales llevan a la confusión

Porque además de ser muy grandes y no

saber por dónde empezar lo más normal es

que terminemos procastinando olas y como

queremos evitar eso vamos a ver algunas

alternativas Pero antes de nada cosas a

tener en cuenta importantes la primera y

esto lo hemos comentado antes todas las

tareas deberían tener como máximo 90

minutos de duración esto sería un máximo

y una referencia Claro que no pasaría

nada si dura 95 O 100 pero sobre todo

tener esto en mente porque las tareas

Cuanto más grandes sean mucho más

complicado es de gestionarlas Además de

que nos faltará más claridad y sobre

todo pasa algo y tiene que ver con el

logro Fíjate que cuando tienes tareas

pequeñas parece que estés avanzando en

cambio una tarea grande te puedes pasar

dos o tres tareas haciéndola y la

sensación es que no has avanzado

absolutamente nada y la segunda cosa a

tener en cuenta tiene que ver con un

verbo de acción aquí en los ejemplos que

te he puesto más arriba no hay ni un

solo verbo no nos indica qué es lo que

tenemos que hacer y eso sí Hay que

evitar a toda Costa los verbos genéricos

como podrían ser hacer realizar o

ejecutar ya que no nos aporta ningún

tipo de valor porque en realidad están

diciendo que hagas la tarea y esto no

nos ayuda demasiado mejor por ejemplo

decir elaborar retocar estética revisar

estos verbos Además de que nos dan mucha

mayor Claridad también nos indican qué

grado de prioridad y de energía

necesitas para hacer cada una de estas

tareas pues bien llegados a este punto y

tomando estos elementos a tener en

cuenta ahora me gustaría que de los

ejemplos que hemos comentado ahora ver

otra definición posible de estas tareas

puntuales por ejemplo la primera que

tendría que ver con ese proyecto Z en

vez de decir proyecto en general que es

demasiado genérico vamos a poner

redactar gu estructura nuevo proyecto Z

yo ya sé qué es lo que tengo que hacer y

también me da un grado de qué grado de

priorización debería hacer para esta

tarea puntual el grado del grado como

decíamos antes y es que al final cuando

yo sé esto me resulta más sencillo poder

priorizar en base a la energía mental

que me requiere cada una de las tareas

en el ejemplo de la newsletter si lo

ponemos también mejor definido Fíjate

que pondríamos contestar mensajes

recibidos en newsletter eso está bien

porque tú sabes que de newsletter puedes

hacer muchísimas cosas del email podrías

hacer tropecientas 1000 pero en esta

ocasión nos vamos a centrar En aquellos

mensajes recibidos de la newsletter Y

fíjate que la claridad que tú ganas es

muy superior si bajamos un poquito más

en el caso del curso lo que podemos

poner es elaborar un guion de contenidos

de ese curso fíjate qué fácil resulta

ahora poder identificarlo porque sé

perfectamente qué es lo que debo hacer y

la última de todas donde ponía antes

presentación La idea es que podemos

retocar la estética de un Powerpoint o

de un documento y simplemente de esta

manera será mucho más específico qué es

lo que tengo que hacer yo en esa

presentación como decíamos antes

microtareas de menos 90 minutos nos

ayudan a saber con Claridad qué es lo

que debo hacer aumenta la sensación de

logro y sobre todo lo más importante

evitamos la

procrastinación una vez hayamos

explicado el tipo de tareas que existen

Y cómo las podemos clasificar ahora

empezaremos a construir este plan

semanal dentro de Microsoft planner no

te me asustes no te me asustes si ahora

mismo estás viendo aquí muchs muchísimos

planes y muchísimas cosas que están

tanto ancladas como el apartado de todos

Es verdad que aquí en toda la

información que tienes en el centro

parece que esto sea casi otra

herramienta si en tu caso es de las

primeras veces que accedes a Microsoft

planner posiblemente todo esto este 100%

vacío Así que hecha esta aclaración

vamos a crear el nuevo plan para poder

hacerlo tendremos que ir a la parte

superior izquierda justamente donde pone

nuevo plan cuando le des clic si todo es

correcto debería aparecerte esto de aquí

aquí dependerá también de tu empresa

aquí sobre todo lo digo porque muchas

veces los grupos existentes ya salen

como predeterminados o puede ser que la

estética que estás viendo sea algo

diferente si te fijas las opciones que

yo tengo son primero darle un nombre al

plan que en esta ocasión será plan

semanal tal cual lo ves incluso me dice

que es un error y como ves un poquito

más abajo me dice agregar un grupo

existente de Microsoft 365 esto sobre

todo lo haremos cuando quieras vincular

este plan a alguno de los equipos que ya

tengas creados previamente tanto en

teams como en sharepoint en esta ocasión

como lo queremos hacer de forma

desvinculada no lo vamos a agregar pero

si en tu caso quisieras agregarlo dentro

de teams Entonces lo puedes agregar a

uno de los grupos existentes tal como

estás viendo aquí después tendríamos la

privacidad que dependiendo del tipo de

organización Incluso te saldría otra más

que podría ser la organización que

significa que toda la empresa tendría

acceso a este plan ten en cuenta que

aquí hablamos de un plan semanal

individual por lo tanto la opción

seleccionada será la de privado y fíjate

que si vamos un poquito más donde pone

opciones aquí tenemos la ocasión de

poner una descripción Para qué serviría

exactamente la descripción Pues bien

normalmente lo que se podría poner es

algún link donde esté el material

principal Imagínate que en este plan

semanal te interesa tener todos tus

datos algún PDF importante para ti algún

documento de objetivo esto lo podrías

Añadir aquí es verdad que tendría más

sentido cuando lo hagas de forma grupal

que no tanto de forma individual cuando

ya tengamos listo esto el siguiente

punto será darle clic aquí abajo donde

pone crear plan Así que ahora le vamos a

dar clic Y si todo lo hemos hecho de

manera correcta Esta es la página que te

va a aparecer a continuación como verás

vamos a empezar a complimentar las

diferentes depósitos o listas hay que

decir que es una mala traducción del

inglés porque en inglés normalmente

suele salir como buckets Y sí es verdad

que estas columnas se pueden editar 100%

y nos interesa no tener en exceso porque

si no tendrás que hacer scroll Tanto

izquierda como derecha y será un poco

engorroso el tener que hacerlo así que

podemos dar por concluido la creación

del plan ahora continuaremos con los

distintos depósitos Y qué es lo que

vamos a Añadir exactamente en este plan

semanal a continuación lo que vamos a

hacer es editar ar cada uno de estos

depósitos Cuáles son los depósitos que

vamos a Añadir en este plan que hemos

creado el plan semanal para poder

hacerlo tendremos que ir a las letras

negritas de arriba del todo donde pone

pendiente y después Aquí también pone

agregar un depósito nuevo Fíjate que si

tú le das clic encima de pendiente

automáticamente Esto lo puedes modificar

la primera columna que vamos a crear

será el inventario el inventario de

tareas puntuales que vamos a Añadir

todas las tareas que vayan entrando en

nuestro sistema en esta columna

imagínate que fuera un inbox del correo

electrónico donde lo ves todo que todo

va llegando y tú a partir de aquí lo vas

a distribuir entre los diferentes días

de la semana pues justamente Esto es lo

que vamos a poner aquí Listo ya Lo

tendríamos esto sería nuestro inventario

de puntuales ahora bien el resto de

depósitos el resto de columnas lo que

vamos a hacer es poner los días de la

semana Fíjate que los días de la semana

que vamos a Añadir aquí son atemporales

es decir que vamos a Añadir ahora lunes

martes miércoles pero ninguno de estos

días está vinculado a una fecha real

significa que será cada lunes de cada

semana por lo que no encontraremos

ningún día que coincida con una fecha

específica hablaremos también del tema

de las fechas ya te avanzo que habrán

muy pocas fechas ya que hoy sabemos que

cualquier tipo de fecha impacta muy

negativamente tu cerebro que sí que te

da un poco de prisa un poco de estrés

pero cuando ves que todas las tareas

tienen fecha entonces tus niveles de

ansiedad suben por completo Así que

ahora donde pone agregar depósito nuevo

lo que haremos son varias columnas con

los días de la semana fabuloso pues ya

lo tendríamos creado si todo es correcto

hemos creado aquí un sistema de seis

listas tendríamos los días de la semana

que ahora mismo acabamos de crear en

esta ocasión hemos puesto de lunes a

viernes y después tendríamos el

inventario de puntuales Sí lo sé sé que

estás pensando Y dónde está el fin de

semana también lo puedes Añadir pero por

ahora si te parece no lo hemos añadido

porque no quiero hacerte trabajar el fin

de semana por supuesto lo podrás Añadir

más tarde sin ningún tipo de problema

pero así de esta manera también lo vamos

a simplificar ahora mismo recuerda que

no estamos en teams por lo tanto tenemos

más visión en planner que no tanto en

teams se ve todo mucho más grande pero

hay alguna opción Como por ejemplo si

vamos al lateral izquierdo aquí arriba

del todo en estas tres Ray desde aquí

que si yo me dirijo a ellas y les doy

clic automáticamente se cierra esta

Parra lateral dejándome todavía mucho

más espacio Dentro de este plan semanal

además dependiendo del ordenador

computadora también tenemos la opción de

darle a control má o control menos para

poder hacerlo un poquito más grande un

poquito más pequeño si le doy a control

menos se verá más desde lejos y si le

doy a control má obviamente se verá un

poquito más cerca aquí ya dependerá

también de tu vista de la calidad de tu

visión para verlo más o menos sobre todo

también para tener visión panorámica de

todas estas listas Ahora sí podemos

concluir que ya hemos creado la

estructura del plan semanal dentro de

Microsoft planner el siguiente paso será

rellenar la columna de inventario de

puntuales algunas cosas a recordar

importantes que hemos mencionado antes

en el inventario de puntuales lo que

vamos a realizar es poner aquellas

tareas que están en bandeja de entrada y

que tú las vas a distribuir a lo largo

de la semana Esto es lo que haremos

dentro del inventario de puntuales Eso

sí Recuerda bien lo que comentábamos de

hacer una buena definición de cada una

de ellas existe un error bastante

habitual que consiste en poner tareas

puntuales demasiado genéricas aquí lo

que vamos hacer recuerda Es que todas

las tareas tengan un verbo de acción

Claro que designe claramente qué es lo

que queremos hacer Y por último que las

tareas puntuales al igual que las tareas

de control no deberían superar los 90

minutos de duración máxima como decíamos

no hace falta tomárselo de forma literal

si ha una tarea dura un poquito más

tampoco hay problema pero es para tener

una referencia Ya que en general en

nuestro calendario raras veces existe la

posibilidad de tener más de TR o 4 horas

para nosotros ya que tenemos la agenda

full al 100% y resulta complicado meter

prácticamente nada que dure más de una

hora o una hora y media así que a

continuación vamos a Añadir algunos

ejemplos dentro del inventario de

puntuales Pues voilá aquí las tenemos

acabamos de Añadir cuatro tareas

puntuales que como puedes ver tienen un

verbo muy definido y que no tienen o no

duran más de 90 minutos Eso sí es

importante que no sean tareas de control

que sean tareas que no estén dentro de

la repetición habitual que tienes por

ejemplo pues cada semana semana cada dos

semanas cada tres semanas sino que sean

cosas que son de manera puntual

esporádica que tú hayas decidido hacerlo

durante el día que tú elijas recuerda

también que en el inventario de

puntuales no vamos a poner tareas para

dentro de cinco o 6 meses la clave está

en pensar que el inventario de puntuales

está diseñado para tareas que están

pensadas a uno o dos semanas vista No

mucho más cuando pensamos algo en TR

semanas o un mes si somos realistas todo

puede cambiar por completo Entonces no

tendría ningún sentido así que primero

lo que vamos a hacer que vas a hacer es

poner aquí todas las tareas puntuales

que recuerdes o que ahora mismo tengas

en otros espacios y los pongas aquí

piensa la cantidad de tareas que tienes

desperdigadas por todas partes en tu

correo también lo tendrás en un potit Lo

tendrás en una libreta Quizá en algún

programa que empezaste alguna vez o

incluso lo puedes tener en algún Excel

en fin lo puedes tener desperdigado por

algún lugar lo que queremos lo que

buscamos con una herramienta como

planner es tenerlo todo centralizado

perfecto pero claro aquí hay muy pocas

Ojalá solo tuviéramos cuatro o cinco a

la semana tareas puntuales Tú sabes que

esto no va a ocurrir Y es que a medida

que avanzan los días van llenándose la

agenda de muchísimas más cosas así que

en esta ocasión lo que estás viendo es

relativamente sencillo de gestionar Pero

qué pasaría cuando empecemos a tener

muchas más tareas como estás viendo

ahora la familia creció ya estás viendo

que ahora mismo ya serían muchas más

tareas que esto sería lo habitual en un

día a día e incluso podemos llegar a

tener muchísimas más me gusta tener una

cifra como referencia Aunque por

supuesto esto es flexible ya lo sabes

tampoco no hay una cifra Clara para ello

y es tener un límite de tareas puntuales

que puedes llegar a tener en el

inventario me gusta poner la cifra de 20

creo cuando tienes más de 20 ems Al

final todo esto se hace ingestion ahora

Piénsalo bien Tienes multitud de tareas

tienes que elegir que es lo que tienes

que hacer durante la semana es demasiado

tiempo el que inviertes en él así que

cuantas menos mejor por lo tanto habrá

que hacer limpieza constantemente todo

aquello que veas que no se va a hacer

tienes la opción de diseñar una lista

secundaria un sitio donde las puedas

apartar o incluso podrías crear un plan

para aquellas tareas que son futuribles

llegados a este punto claro tenemos

muchas tareas La pregunta sería Y qué es

lo que debo hacer para esta semana si

bien es cierto que tú ahora mismo puedes

arrastrar una tarea y moverla donde

quieras ponerla hacia arriba o hacia

abajo cuando tengas muchas nos interesa

saber cuáles son aquellas que debes

hacer esta semana en curso cómo lo vamos

a realizar muy sencillo vamos a agregar

una tarea ficticia y que en realidad no

se va a completar será una tarea que

aparecerá aquí y va a permanecer en esta

lista de forma inamovible Qué significa

en el fondo estamos hablando de un

separador es un separador visual que nos

va a ayudar a identificar fácilmente

Cuáles son aquellas tareas que debes

hacer esta semana Así que ahora iremos a

agregar una tarea ahí lo tienes y cuando

la agreguemos pondremos el siguiente

texto pondremos semana en curso

preferiblemente en mayúsculas para que

se vea ya que tiene que ser bastante

visible y justamente a los laterales

tendremos un par de emojis en forma de

flechas que nos indican que todo aquello

que esté hacia la parte de arriba del

separador es lo que tendremos que hacer

esta semana en curso Así que voy a

agregar la tarea y ahora si te fijas

este separador también lo puedo mover

como si fuera una tarea genial Esto me

está indicando que lo que está por

encima del separador es justamente lo

que debería hacer esta semana Así que de

esta manera podemos dar por concluida

esta lista del inventario de puntuales

Fíjate que así visualmente es muy fácil

identificar Qué es lo que tienes que

hacer durante la semana pero claro

todavía nos faltan muchas cosas estamos

hablando mucho de las tareas puntuales

pero nos faltarían las tareas de control

a continuación hablamos de ellas en este

vídeo me gustaría mostrarte algunos

ejemplos de tareas de control si bien es

cierto que hemos dicho antes que nuestra

mente debería pensar y no tanto

acordarse de qué tareas debería realizar

el hecho de tener algunos ejemplos

todavía te va a clarificar más lo que sí

significan las tareas de control

recuerda que en esta ocasión teniendo en

cuenta que hablaremos de la

planificación semanal nos vamos a

centrar en las tareas de control de alta

frecuencia es decir que por ahora

olvidaremos las de baja frecuencia

porque como bien sabes y hemos comentado

antes estas las vamos a poner en el

calendario en cambio estas tareas de

alta frecuencia las pondremos en nuestra

planificación semanal Lo voy a dividir

en dos en primer lugar voy a hablar de

las del ámbito profesional y no quería

descuidarme de las del ámbito personal y

Es que a veces hacemos como borrón y

cuentan nueva tenemos como dos cuentas

distintas donde albergamos las tareas

profesionales y las personales para mí Y

esto es algo muy personal es un Crash

error porque a veces priorizamos la

agenda profesional y nos olvidamos por

completo de la personal el hecho de

tenerlo todo junto nos va a facilitar

bastante el tema como veremos a

continuación dicho esto aquí tendrías Un

ejemplo muy sencillo de un inventario de

tareas de control hecho en Excel

realmente la herramienta es lo de menos

podría haber sido hecha en otra

herramienta solo es para que veas

algunos ejemplos de tareas de control en

esta ocasión del ámbito profesional como

estás viendo aquí habría dos columnas

principales es decir los días en los

cuales se repite esta tarea de control y

por otro lado tendríamos la tarea de

control en sí que sería la definición la

escritura más o menos bien acertada de

la tarea de control que queremos

remarcar como estás viendo aquí

tendríamos que los miércoles por ejemplo

podríamos hacer el control de calidad

esto es una tarea que yo voy a hacer

todas las semanas y por eso me interesa

tenerla aquí dentro de este inventario

también por ejemplo si te fijas los

lunes puedo dar seguimiento a los

proyectos de equipo el martes podría

descargar un informe de los datos

financieros mientras yo voy comentando

estos ejemplos me gustaría que tú en voz

alta o incluso que fueras anotando

Cuáles crees que serían tus tareas de

control de alta frecuencia es decir

aquellas que se repiten de manera diaria

o semanal más ejemplos el miércoles como

estás viendo aquí podría leer el

material formativo que tengo pendiente

cosas que tengo que estudiar cosas que

tengo que visualizar En definitiva

aquellos cursos pendientes que sé que

tengo que consumir en algún momento pero

que todavía no lo he encontrado o otros

ejemplos como estás viendo la gestión

del Software interno de un departamento

sobre todo en el caso de la programación

el caso de la informática ha que pongo

ejemplos muy generales y la idea es que

como decíamos antes cada uno los vaya

adecuando a su forma de trabajar sigamos

bajando un poquito más para ver otros

ejemplos fíjate eso sí que la gestión

del Software interno se repetiría todos

los días concretamente de lunes a

viernes después tendríamos otra que

podría ser la preparación de la reunión

de los martes del equipo que

preferiblemente sería mejor que la

hiciéramos un lunes Aunque por supuesto

también podría ser el mismo martes si

tenemos un hueco para poder hacerla a

además tendríamos también otra reunión

como podría ser la reunión del jueves

con supervisión pues por ejemplo la

prepararía también el día anterior en

este caso el miércoles el viernes

podrías hacer también el registro

horario en el caso de que sea necesario

si tienes un sistema de carpetas que yo

recomiendo también para poder organizar

y clasificar todos tus correos cuando

llegan podría revisar carpetas concretas

por ejemplo de lectura me gusta mucho

porque lo que hago es enviar todos los

correos en copia aquellos que son

simplemente corporativos para leer en

otro momento los pongo allí Y quizá una

vez al día los voy revisando pero claro

Si no tuviera una tarea de control a

veces se me podría pasar y lo mismo con

espera en espera significará Pues que

tengo algo que Quiero leer o hacer

seguimiento y quiero mirarlo de vez en

cuando podría ser diario podría ser

incluso semanal otro ejemplo podrían ser

los kpis del equipo por ejemplo pues

cada semana le voy a dedicar un tiempo

en este caso he puesto el jueves pero

podría ser otro día de la semana y como

ves también tendríamos todos los días

revisión de incidencias en el caso de

que lo tuvieras que hacer y al final de

todo eso sí es importante hay dos

revisiones que serán más o menos

obligatorias para conseguir que este

sistema sea lo más sostenible posible es

decir si no están estas revisiones sobre

todo al principio no vamos a garantizar

que este nivel de organización lo

podramos sobrellevar durante mucho

tiempo y fíjate que son dos muy cortitas

ya que hablamos que la revisión diaria

quizás Son 5 minutos no llega dos o 3

minutos máximo y la revisión semanal

puede llegar a ser entre 5 y 10 minutos

No mucho más y si te fijas curiosamente

también están divididas de la siguiente

manera de lunes a jueves vamos a hacer

la revisión diaria y el viernes vamos a

hacer la revisión semanal estos ejemplos

que estás viendo como decíamos antes

tienen que ver con el área profesional

si nos vamos al área personal la aquí la

idea es que añadas esas cosas que sab

que se te olvidan muchas veces y que el

hecho de tenerlas anotadas hace que te

facilite muchísimo el trabajo algunos

ejemplos como estás viendo Pero por

supuesto eso es importantísimo adaptarlo

a tu propia vida personal por ejemplo

algo de deporte o relacionado con el

deporte los estiramientos Pues todos los

días eso sí cuando ya tengas el hábito

que no necesites pensar para hacerlo

entonces quizá ya no será necesario

ponerlo Aquí también puedes tener el

tema de comunicarte con tus personas

queridas a mí en mi caso me gusta

dividirlo en tres círculos las personas

de mi segundo círculo serían las

personas que quizá no digo que no sean

importantes pero no veo tanto O al menos

no con tanta frecuencia después tendría

la el primer círculo que son las

personas que sí veo más y después

estaría la parte familiar si te fijas

aquí he puesto unos ejemplos de que cada

día a las personas de mi primer círculo

Pues voy a enviarle un mensaje o voy a

llamar a una de las personas importantes

para mí en el caso del segundo círculo

puede ser una vez a la semana o en otros

casos podría ser incluso Más allá de una

semana ya dependerá de ti y lo mismo va

a ocurrir con la familia que dependerá

también del trato que tengas de si

tienes muy buena relación o no Si

quieres llamarles o no pero es una forma

de acordarte de este tipo de actividades

ya que habitualmente esto lo dejamos en

segundo plano otras cosas que también

puedes Añadir como ves aquí todo el tema

de los hábitos personales la meditación

Oye pues cada día tendré esta tarea de

control para acordarme de que sí tengo

que meditar lo mismo con Correr es decir

que sería un deporte como decíamos antes

otra parte más Familiar o más interna

con los hijos pareja y evidentemente

dependerá también de tu situación

familiar Así que aquí por ejemplo hemos

puesto jugar al menos 30 minutos con mis

hijos incluso Cuanto más específico

mejor puede parecer algo muy obvio

hombre Pero esto lo tienes que hacer

como papá con mamá pero a veces el día a

día hace que estos momentos de juego se

nos olviden si tú ya los tienes

incorporados Entonces no sería necesario

para nada anotarlos Y por último otra

acción interesante otro hábito tiene que

ver con la lectura de ocio Oye Pues

prefiero también tener anotado esta

lectura porque si no muchas veces se me

pasa y finalmente el gran problema es

que no tengo manera de hacerlo así como

mínimo te aseguras el recordatorio y

será mucho más fácil que realmente

consigas llevar a cabo estas tareas de

control En definitiva hemos visto dos

áreas diferentes de tareas de control

las del ámbito profesional y personal

ahora elige las tuyas y el siguiente

paso será ubicarlas dentro del plan

semanal en tu herramienta favorita ahora

vamos a empezar a Añadir las tareas de

control Recuerda que una tarea de

control es aquella que repetitiva con

una frecuencia concreta y que se va a

repetir durante la semana Estas son las

que vamos a denominar las tareas de

control de alta frecuencia las de baja

frecuencia aquellas que por ejemplo son

quincenales mensuales o trimestrales o

incluso anuales estas sí que las

pondremos directamente en el calendario

en el caso de las que son más corrientes

más constantes más frecuentes las

pondremos dentro de esta lista Así que

el primer paso que daremos es Añadir

esta las tareas de control en cada uno

de los días déjame decirte algo que lo

comentábamos cuando hablábamos del

inventario y es que en general es algo

que vas a hacer una sola vez que sí que

puede cambiar en algún momento

determinado pero después durante Todas

las semanas ya va a ser Exactamente

igual verás después que cuando hablemos

de la revisión Todas las semanas lo que

haremos son desactivarlos descar lasas

para volver a empezar desde cero con las

mismas tareas de control pero no quiero

avanzar me en la revisión semanal

veremos Cómo puedes hacerlo para tener

siempre este sistema limpio y no tener

que hacer copias duplicar porque si no

es un auténtico rollo las cosas como son

Además de que va a tomarte muchísimo más

tiempo empecemos por las tareas de

control del lunes ahora mismo si nos

dirigimos a este día vamos a agregar una

tarea y Fíjate que no vamos a hacer

tarea de control por tarea de control

podríamos poner cada una de las tareas

de control en una tarea distinta Pero

entonces la sensación de agobio de ansi

edad seguramente sea muy alta por qué

Pues porque básicamente todos los días

va a suponer que tengas un listado de 25

tareas de control cosa que no nos

interesa en absoluto por eso lo vamos a

Añadir como si fuera un pequeño

checklist recuerda también que las

tareas de control en el fondo no dejan

de ser meros recordatorios si hay algún

día que no las puedes hacer En

definitiva no suele pasar nada a

excepción de algunas tareas ya que el

próximo día tendrás exactamente las

mismas tareas de control por realizar en

el mismo lugar Así que ahora iremos aquí

donde pone el lunes y añadiremos esto

que estás viendo aquí que son las tareas

de control y le pondremos este par de

emojis que como puedes ver son ciclos

repetitivos que son muy indicativos para

decirnos que son tareas que se van

repitiendo todos los días tareas de

control como será importante también lo

dejaremos en mayúsculas para que sea

mucho más visible a continuación vamos a

agregar la tarea y cuando ya lo tengamos

ahora mismo accederemos dentro de la

tarea dándole clic para Añadir la lista

de comprobación si todo es correcto esto

es lo que te debería aparecer esto es el

interior de una tarea Así que ahora

mismo lo que vamos a hacer Es irnos a la

parte de abajo justamente donde pone

lista de comprobación ahí lo tienes y

dentro de la lista de comprobación

Podemos agregar diferentes elementos lo

que hay que pensar es Cuáles serán tus

tareas de control del lunes porque

seguramente no serán las mismas que las

del martes miércoles jueves y viernes

como decíamos en uno de los vídeos

anteriores recuerda que siempre es mejor

que tengas Claro en qué día vas a hacer

esa tarea de control Cuanto más cuadrado

esté mucho más fácil para ti será

planificar y poder preveer la carga de

trabajo en un día específico Yo te

recomiendo incluso que las tareas más

burocráticas las vayas poniendo al final

de la semana ya que a principios de la

semana deberíamos utilizar ese tiempo y

esa energía en tareas que requieren

mucha más complejidad y creatividad Así

que ahora vamos a Añadir algunos

ejemplos y también me gustaría que lo

pudieras completar en tu planer perfecto

como puedes ver ya hemos añadido aquí

las tareas de control concretamente

hemos añadido un total de tres y más

allá de las que puedas Añadir me

gustaría también que añadieras la

revisión diaria si recuerdas bien cuando

poníamos los ejemplos de tareas de

control dijimos que de lunes a jueves

haríamos la revisión diaria y el viernes

haríamos la revisión semanal esto es

importante porque como mínimo vamos a

garantizar que este sistema sea

sostenible en el tiempo sobre todo al

principio porque cuando se empiezan a

sobreacumulación

jamás por lo tanto vamos a aadir deir

las tareas de control pertinentes y eso

sí vamos a incluir de lunes a jueves la

revisión diaria y el viernes añadiremos

la revisión semanal a continuación lo

que vamos a hacer es que una vez ya lo

tengamos Fíjate que nos van a aparecer

estas tareas de control muy visibles

para que podamos checarlas aquí lo

tienes tendríamos las tareas de control

visibles y que son meno recordatorios

diarios para quitar esa información de

tu mente y dejarla aquí en este apartado

del plan semanal en el lunes a

continuación lo que vamos a hacer es

crear Exactamente lo mismo para todos

los días de la semana Claro está que

cada una de las tareas de control de

todos los días serán diferentes no serán

las mismas que tendrás el lunes ni el

martes ni el miércoles ni el jueves ni

por supuesto el viernes algo que puedes

hacer por si quieres copiar la estética

y avanzar un poquito más rápido es irte

aquí donde pone más opciones ahí lo

tienes darle clic y dentro de esta

opción verás que pone copiar tarea

cuando accedas a esta opción Fíjate que

puedes copiar esta tarea a otro de los

depósitos concretamente por ejemplo el

martes vamos a copiarlo y esto lo puedes

hacer para todos los días de la semana

fabuloso pues ya lo tendríamos todos los

días de la semana Eso sí tendrías que

editar cada uno de ellos para que las

tareas de control también concuerden con

el día específico Imagínate que tienes

el miércoles una reunión de equipo pues

el martes puedes poner preparar reunión

de equipo la idea sería poner todas

aquellas tareas de control repetitivas

en esta semana porque una vez lo tengas

después ya no Tendremos que repetirlo

Eso sí Ahora ya tenemos creado de lunes

a viernes la única cosa que vamos a

modificar Sí o sí es que en vez de tener

aquí como ves revisión diaria un viernes

vamos a ir dentro de esta tarjeta de

esta tarea y Aquí vamos a cambiarlo en

vez de poner diaria pondremos semanal

porque los viernes haremos la revisión

semanal que es un poquito más extensa No

mucho más que la revisión diaria

importantísima para mantener este

sistema a flote e incrementar tu

productividad hasta ahora ya tenemos

toda la estructura cubierta de hecho

hemos puesto todas las tareas puntuales

dentro del inventario de puntuales

después hemos añadido todas las tareas

de control en los respectivos días de la

semana Ahora bien la pregunta es y cuál

es la movilidad de todo esto cómo

gestiono yo las tareas en mi día a día

Pues bien lo que haremos Es una

representación de estas dos revisiones

que hemos comentado con anterioridad por

ejemplo teníamos la revisión semanal y

después teníamos la revisión diaria

resumiendo mucho la revisión semanal

solo la haremos una vez a la semana como

su nombre indica y en esta ocasión lo

haremos directamente el viernes en

cambio la revisión diaria en vez de

hacerla todos los días solo la haríamos

de lunes a jueves ya que el viernes

haríamos esta revisión semanal algo

importante que siempre Funciona muy bien

y sobre todo nos permite prever algunos

uno de los problemas que podemos tener y

empezar el día con buen pie es

planificar el día anterior Cuando digo

el día anterior me refiero a que si uno

lo hace el mismo día es probable que

empiecen a salir imprevistos que no

teníamos contemplados Y eso haga que

nuestra planificación se vaya al garete

que es importante mantener a raya esa

planificación otra cosa importante es

que no la hagamos A última hora sea cual

sea la revisión que estés haciendo sea

la revisión semanal o la revisión diaria

no la hagas justamente cuando termines

tu jornada laboral porque en ese momento

estarás pensando en otras cosas así que

la clave es hacerlo Sí o sí una o dos

horas antes de que te vayas o que

termines tu jornada laboral A última

hora siempre tendrás cosas pendientes

tengo que hacer algo más si que

prefieres no hacerlo por lo tanto Hazlo

más o menos en ese marco temporal

primero de todo empezaremos con la

revisión semanal ahí la tienes la

revisión semanal empezaremos el viernes

el viernes una o dos horas antes antes

de terminar tu jornada la idea de todo

esto es que veas qué es lo que te quedó

pendiente y sobre todo que analices un

poco la semana es un buen momento para

vislumbrar todo lo que hicimos durante

la semana y sobre todo para hacer un

reset lo primero que vamos a hacer y es

muy importante es que todas las tareas

de control que hayas ido marcando a lo

largo de la semana que hayas ido

completando como estás viendo aquí

perfecto vamos a completar estas también

ahí está el tema es que vamos a ir

completando pero fíjate que después lo

tenemos que ir desmarcando Así que ahora

voy a ir aquí lo voy a desmarcar

perfecto muy bien y después Miré a los

otros días al lunes por ejemplo y voy a

desmarcar también todas las tareas de

control el objetivo como ya te puedes

imaginar es que básicamente empecemos la

semana desde cero no queremos generar

una copia del plan esto es mucho más

costoso a nivel de tiempo y también No

nos aporta demasiado Además de que vamos

sobreactuado todos los planes que

tenemos en plan tendríamos muchísimo

tendríamos que eliminar este crear otro

nuevo En definitiva no es demasiado

sencillo Así que la idea es des clicar

Desactivar todas las tareas de control

de todos los días para dejarlo a cero

como si fuera una especie de reset lo

segundo que vamos a realizar es que las

tareas que nos hayan sobrado ese día es

decir que no hayamos podido completar lo

que vamos a hacer es moverlas

directamente a estáa en el inventario de

puntuales para hacerlo Tenemos dos

maneras simplemente cada una de las

tareas las arrastramos y las ponemos

Dentro de este inventario y la otra

opción que podríamos hacer cuando tengas

varias es que podemos mover el viernes

esta columna de aquí cerca del

inventario de puntuales para no tener

que desplazarnos tanto Así que ahora

moverlo será mucho más sencillo Eso sí

acuérdate después de que este viernes

que ha quedado más o menos suelto lo

vuelvas a poner al final de la semana

genial esto es sería el primer paso de

la revisión semanal vamos a por el

siguiente el siguiente será que la

semana en curso como estás viendo el

indicador el separador lo pondremos

arriba del todo del inventario perfecto

arriba del todo porque así nos permitirá

analizar qué es lo que tenemos ahora

mismo en el inventario y podemos decidir

qué hacemos con estas tareas mi

recomendación es que siempre cada semana

hagas una limpieza de las tareas que ya

no tienen sentido incluso puedes ir

dentro de la tarea seleccionar

cualquiera de ellas y Fíjate que en el

apartado de abajo del todo te dice

también Cuándo fue creada Oye pues fue

creado el 31 de agosto perfecto muy bien

así sabrás que si esto lleva una semana

o dos semanas Quizá es un momento o de

hacerla ya o de ponerla en otro lista

para que no moleste al final no queremos

tener tareas que nos aportan poco valor

y sobre todo que nos molestan a la v

vista porque cuantas más tareas tengas

aquí más complicado será poder priorizar

el resto de la semana este será de

acuerdo al siguiente punto obviamente

también podemos Añadir de nuevas que irá

añadiendo durante la semana y además

aquí podemos Añadir las que tengamos

pendientes o que se nos aparezcan en ese

momento que recibamos un correo y que

simplemente lo querramos convertir a una

tarea puntual Pues bien una vez Hemos

llegado aquí el siguiente paso será

decidir de todas las tareas que yo tengo

aquí Cuáles voy a hacer la semana en

curso Así que ahora mismo voy a

cualquiera de estas estas que tienes

aquí y las voy a mover por encima del

separador perfecto Sí de esta manera tal

como estás viendo todo aquello que esté

por encima del separador significará que

es lo que tienes que hacer o que prevés

hacer durante la semana esto no

significa para nada que lo vayas a

completar Pero al menos eso sí la

intención Ahí está Así que ahora cuando

ya tengamos esto el siguiente paso Casi

casi ya lo tenemos listo para completar

la revisión semanal el último punto

Quizás algo más sorprendente porque

habitualmente la tendencia sería que con

las tareas que yo tengo que hacer esta

semana en curso las voy a poner y

repartir entre los diferentes días de la

semana Pues bien yo te diré solo

planifica el lunes y solamente el lunes

Sí ya lo sé tenemos la sensación de que

no estamos invirtiendo bien el tiempo

porque solo estamos agendando un día

pero yo te diría Oye planifica Solo un

día y el lunes puede pasar cualquier

cosa normalmente cuando Tú empiezas la

jornada laboral sabes que empiezas pero

no lo que va a suceder cuando finalices

incluso puede pasar que vengan dos o

tres tareas nuevas y que tengas que

cambiar por completo la semana esto

seguro que te ha ocurrido más de una vez

por lo tanto solo elegiremos aquellas

tareas que quiera hacer el lunes

perfecto muy bien venga voy a poner

estas tres de aquí yo quiero hacer estas

tres tareas por lo tanto tanto planifico

solo el lunes y después el lunes ya

empezaré a hacer las revisiones diarias

para determinar qué es lo que voy a

hacer el martes y esto lo haremos todos

los días de lunes a jueves hasta que

lleguemos al viernes otra vez en la

revisión semanal así que de esta manera

podemos decir que la revisión semanal ya

ha culminado Y fíjate qué pasos más

sencillos ahora vendría la revisión más

corta de todas sin duda la revisión

diaria es igual de importante pero

todavía es menos duradera todavía dura

muchísimo menos concretamente con 2 3

minutos ya tendrás suficiente si

finalizas el lunes y te quedan estas

tareas de aquí Imagínate que tú vas

completando las tareas Oye pues estas de

control ya están hechas y al final te

quedan estas tres tareas que estás

viendo Entonces cuando llegue al final

del día Recuerda una o dos horas antes

lo que vas a decidir es qué vas a hacer

con ellas por ejemplo esta de aquí la de

revisar material reunión equipo la vas a

hacer el martes porque tú ya sabes que

la vas a hacer el día siguiente y la

deberías hacer ese día perfecto act

actualizar datos nuevo producto página

web Oye pues no sabes muy bien Cuándo la

vas a hacer quieres hacerla esta semana

pero no sabes Todavía Cuál será el día

que la vas a hacer Pues en esta ocasión

lo que vamos a hacer es moverla y la

vamos a poner dentro de la semana en

curso Porque tú un día de estos quieres

hacerla pero todavía no lo tienes del

todo claro Imagínate que la última tarea

de todas la que nos quedó pendiente

todavía no sabemos cuándo la vamos a

hacer ni siquiera sabes si la vas a

hacer esta semana en esta ocasión lo que

vamos a hacer es moverla por debajo del

separador ya que todavía tenemos muchas

dudas de lo que vamos a hacer y el

último paso de la revisión diaria es hay

alguna tarea que tenemos para esta

semana en curso que quieres hacer el

martes Oye pues sí hay una de ellas que

se llama retocar estética del Powerpoint

del proveedor y por ejemplo Esta sí creo

que la voy a hacer el martes fíjate qué

cosa tan sencilla y lo más bonito de

todo es que cada día te obligas a hacer

un un reset tanto la revisión semanal

como la revisión diaria una de las

claves de este método es que evitas la

sobreacumulación Y en segundo lugar

importantísimo también es que tienes la

sensación de que todos los días cuando

terminan es como si empezaran de cero

como si empezaras con las nuevas tareas

evitando sobreacumulación

la revisiones tanto diaria como semanal

dentro de planner Y fíjate que esto es

indispensable para que este sistema sea

sostenible en el tiempo como siempre me

encanta compartir contigo cuál sería mi

valoración personal eso sí de Microsoft

planner vamos a empezar con un total de

cinco criterios para al final darte mi

valoración final la primera tiene que

ver con la usabilidad es decir si es

fácil manejarte por la herramienta Yo te

diría que sí en general Aunque no es de

las mejores por lo tanto vamos a dejarlo

con una nota bastante alta pero no

llegará al excelente concretamente un

8,5 el segundo criterio tiene que ver

con la curva de aprendizaje es fácil

meterse en planner o no Esto es lo de

siempre si has utilizado programas

similares seguramente será mucho más

fácil si no te será un poquito más

complejo Yo te diría que la curva de

aprendizaje de planner es bastante fácil

Aunque tiene algunas cosas que no se

comprenden muy bien ya que no es fácil

copiar un plan ni siquiera borrarlo

tiene algunas cosas básicas que debería

mejorar por este motivo tampoco llega al

excelente y se queda con un

8,5 el tercer criterio tiene que ver con

la estética es bonita plan es algo

agradable la vista utilizar esta

herramienta Pues bien planner está bien

cumple con los suyo y que le vamos a dar

un ocho es decir en pocas palabras Es

una herramienta que tiene muchas

opciones o pocas aquí hay que decir que

en comparación con otras herramientas

ent similares que también hemos

analizado te diría que es relativamente

floja Ya que no llegaría ni siquiera a

la mitad de lo que pueden ofrecerte sus

competidores Así que en este caso

funcionalidades estará bastante abajo en

comparación con otras concretamente le

vamos a dar un seis y el último punto

Son las integraciones es decir si se

puede unir o fusionar con otras

aplicaciones verás Aquí vamos a decir

que hay como algo positivo y negativo

negativo es que prácticamente no lo

podrás fusionar con ninguna herramienta

que no sea de Microsoft 365 en cambio

todo aquello que sea dentro de Microsoft

365 está Unido Casi casi a la perfección

por lo tanto No sabría que decirte si

estás en 365 es fantástica si no lo

estás no lo podrás fusionar con nada así

que me costaría darle una puntuación por

eso en este motivo teniendo en cuenta

que está integrada en el paquete de

Microsoft y ese subjetivo le vamos a dar

un

8,5 teniendo en cuenta esas notas esas

evaluaciones de cada uno de los

criterios os Cuál sería la nota final

Pues en esta ocasión le vamos a dar un

7,9 sobre 10 una herramienta

correctísimo a la perfección Eso sí para

grandes proyectos para cosas que

requieren muchísimas personas no sería

la herramienta ideal aquí yo te

recomendaría otras herramientas que

también puedes disfrutar en este canal

pues ya los tienes aquí te he desvelado

todos mis mejores secretos para que

puedas organizar tu semana utilizando

Microsoft planner Oye qué tal cómo lo

has visto Me encantaría saber cuáles son

tus comentarios Y cómo la utilizas tú

habitualmente para organizar tu semana

siempre contento de aprender de ti y por

supuesto para hacer próximos vídeos

sobre esta herramienta y muchas más pero

para un momento dale un buen like a este

vídeo si te pareció interesante es

gratis Y en segundo lugar Me encantaría

también que te suscribieron Al único

canal donde hablamos de herramientas

digitales neurociencia y productividad

todo mezclado Gracias de verdad por

compartir tu tiempo tu pedacito de

tiempo que sé que vas muy liado muy

ocupado me encantará verte en próximos

vídeos Te mando un fuerte abrazo Cuídate

mucho

Chao