Clasificación documental

Summary

El video ofrece una visión detallada del proceso de organización de archivos en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Se discuten tres etapas clave: clasificación, ordenación y descripción documental. Luis Eduardo, el presentador, enfatiza la importancia de aplicar los dos principios archivísticos fundamentales: el principio de procedencia y el principio de orden natural. A través de ejemplos hipotéticos, se ilustra cómo se identifican y agrupan los documentos en función de su origen y su relación con las actividades administrativas. Además, se destaca la necesidad de utilizar elementos de bioseguridad al manejar los archivos. El video es una guía práctica para aquellos encargados de la gestión documental, promoviendo una organización eficiente y sistemática de los archivos.

Takeaways

• 📂 La organización de archivos se compone de tres procesos principales: clasificación, ordenación y descripción documental.
• 🧐 Se debe aplicar los principios archivísticos de procedencia y orden original durante todo el proceso de organización de archivos.
• 👷 El principio de procedencia implica que los documentos se organizan según la unidad administrativa o dependencia que los generó.
• 🔍 El análisis documental es esencial para identificar a qué serie o subserie pertenece cada documento y su relación con otros documentos.
• 📝 El principio de orden original se refiere a respetar el orden natural en que suceden las actuaciones administrativas al organizar los documentos.
• 📑 Es importante distinguir y separar documentos duplicados y aquellos que no deberían estar en el archivo, como los correos impresos o folios en blanco.
• 🛡️ Se debe utilizar equipo de bioseguridad, como guantes de nitrilo, para evitar el contacto directo con los documentos y proteger la salud del personal.
• 📏 La clasificación es el primer paso en la organización de archivos, donde se identifica a qué serie documental pertenece cada documento.
• 📁 Una vez clasificados los documentos, se procede a la ordenación interna de cada serie y subserie, y finalmente a la descripción de los archivos.
• 🔗 Conocer el proceso de ejecución de las acciones administrativas es crucial para entender cómo se generan los documentos y su importancia en la organización.
• 🤔 Es fundamental la comunicación con los productores documentales y la planificación para entender y aplicar adecuadamente los principios de organización de archivos.

Q & A

¿Quién es Luis Eduardo y qué proyecto está llevando a cabo?

Luis Eduardo es un experto en organización y gestión de documentos y está a cargo del proyecto de organización y estructuración de documentos del grupo contractual de la Dirección, Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.

¿Cuál es el objetivo de la serie de videos que Luis Eduardo menciona?

El objetivo de la serie de videos es explicar los procesos de organización de archivos, que incluyen la clasificación, ordenación y descripción documental, para lograr que un archivo esté totalmente organizado.

¿Cuáles son los elementos de bioseguridad que se deben utilizar al manejar archivos?

Los elementos de bioseguridad incluyen el uso de gafas, tapabocas o mascarillas, batas de archivo y guantes de nitrilo para evitar el contacto directo con los documentos, ya que estos pueden contener suciedad y otros elementos que afecten la salud.

¿Qué es el nivel de clasificación que se llama 'fondo' y qué representa?

El nivel de clasificación llamado 'fondo' hace referencia a la totalidad de documentos que agrupa o produce una entidad. En el caso presentado, se trata del fondo de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.

¿Qué es un 'subfondo' y cómo se relaciona con la estructura orgánica de una entidad?

Un 'subfondo' es un nivel de clasificación que representa un grupo de documentos dentro de una entidad, organizado de acuerdo con la estructura orgánica de la dirección. Por ejemplo, cada dirección tiene su propio subfondo relacionado con su área específica de trabajo.

¿Cuáles son los dos principios archivísticos que deben aplicarse durante el proceso de organización de archivos?

Los dos principios archivísticos son el principio de procedencia y el principio de orden natural o original. El principio de procedencia asegura que los documentos organizados pertenecen a la misma unidad administrativa y el principio de orden natural garantiza que se respete el orden en que ocurren las actuaciones administrativas.

¿Qué es la 'clasificación documental' y cómo se realiza?

La clasificación documental es la identificación y agrupación de los documentos a través de los diferentes niveles de clasificación de la gestión documental, como fondo, serie, subserie y tipos documentales. Se realiza analizando a qué unidad administrativa pertenecen los documentos y agrupándolos según su naturaleza y procedencia.

¿Cómo se identifican las 'series documentales' al organizar los archivos?

Las series documentales se identifican al analizar el contenido de cada uno de los documentos y determinar a qué tipo de documentos pertenecen. Por ejemplo, si un grupo de documentos está relacionados con contratos, forman una serie documental de contratos.

¿Qué se entiende por 'unidad documental' y cómo se determina si un documento es una unidad documental simple o compleja?

Una unidad documental es un conjunto de documentos que están relacionados y que no deben desintegrarse para mantener su significado y contexto. Un documento simple es uno que consta de un solo formato sin anexos, mientras que un documento complejo puede incluir varios tipos documentales y anexos.

¿Por qué es importante conocer el procedimiento de ejecución de las acciones administrativas al organizar archivos?

Es importante conocer el procedimiento de ejecución de las acciones administrativas para respetar el principio de orden natural y original. Conocer cómo se producen y se gestionan los documentos ayuda a mantener el orden en el que ocurren las actuaciones y a no desintegrar expedientes que forman parte de una misma unidad documental.

¿Qué se hace con los documentos que son identificados como duplicidades o no deben estar en la organización actual?

Los documentos identificados como duplicidades, como fotocopias idénticas, se seleccionan para su posterior eliminación o gestión adecuada. Aquellos documentos que no deben estar en la organización actual, como correos impresos o folios en blanco, también se separan para avanzar en el proceso de selección documental.