Demotoso ELO Basis_intern

Summary

In diesem Video wird die leistungsstarke Elo ECM-Software vorgestellt, die es Benutzern ermöglicht, Dokumente effizient zu verwalten, zu durchsuchen und zu filtern. Der Fokus liegt auf der strukturierten Archivierung von Informationen, die durch vollständige Textsuche und Metadatenabgleich optimiert wird. Die Benutzer können Dokumente schnell kategorisieren, Workflows erstellen und Aufgaben delegieren, ohne Medienbrüche zu verursachen. Elo bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine Vielzahl an Funktionen, die für langfristige Geschäftsbeziehungen und Projektdokumentationen von Vorteil sind. Das System ermöglicht eine nahtlose Integration in den Arbeitsalltag und vereinfacht komplexe Prozesse.

Takeaways

• 😀 Die Nutzung von Elo erleichtert die Recherche und Filterung von Dokumenten auf Basis von Volltexten und Metadaten, was besonders bei langfristigen Geschäftsbeziehungen von Vorteil ist.
• 😀 Elo bietet die Möglichkeit, Dokumente nach verschiedenen Kriterien wie Dateityp, Zeitraum oder beteiligten Personen zu filtern.
• 😀 Die dynamische Ordnererstellung ermöglicht eine effiziente Speicherung von Suchergebnissen, die dann als Favoriten für zukünftige Abrufe gespeichert werden können.
• 😀 Durch Echtzeit-Filter können Benutzer die Suche nach spezifischen Anforderungen verfeinern, wie z.B. nur PDFs oder nur bestimmte Lieferantennamen.
• 😀 Mit der Filterfunktion können sogar Seriennummern und Produktmerkmale nachverfolgt werden, was besonders in der Produktverfolgung und Qualitätssicherung nützlich ist.
• 😀 Elo ermöglicht das einfache Erstellen von Arbeitsabläufen, bei denen Dokumente parallel an Kollegen gesendet oder Aufgaben vergeben werden können, ohne auf externe E-Mail-Programme angewiesen zu sein.
• 😀 Die Versionierung von Dokumenten erlaubt es, Änderungen nachzuvollziehen und zwischen verschiedenen Versionen zu vergleichen, was eine detaillierte Dokumentenüberprüfung ermöglicht.
• 😀 Benutzer können Dokumente auschecken, bearbeiten und wieder einchecken, was eine reibungslose Zusammenarbeit und Dokumentenbearbeitung in Echtzeit fördert.
• 😀 Die benutzerfreundliche Oberfläche von Elo sorgt dafür, dass alle Benutzer schnell auf die relevanten Dokumente zugreifen und ihre Aufgaben effizient verwalten können.
• 😀 Kleine, aber leistungsstarke Funktionen wie das einfache Verschieben von Dokumenten oder das Erstellen von Referenzen helfen, den Dokumentenfluss noch weiter zu optimieren.

Q & A

Was ist das Hauptziel des Systems Elo?

Das Hauptziel von Elo ist es, eine benutzerfreundliche und leistungsstarke Enterprise-Content-Management-Lösung zu bieten, die eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und eine einfache Arbeitsabläufe ermöglicht.

Wie kann man Dokumente in Elo nach bestimmten Kriterien filtern?

Dokumente in Elo können nach verschiedenen Kriterien wie Dokumententyp, Datum, Anbietername, Dateigröße und mehr gefiltert werden. Man kann auch benutzerdefinierte Masken und Zeiträume angeben, um präzisere Suchergebnisse zu erhalten.

Was bedeutet es, dass Elo Echtzeitfilter bietet?

Echtzeitfilter ermöglichen es dem Benutzer, Dokumente sofort zu filtern und die Ergebnisse in Echtzeit anzupassen, ohne die Suche neu starten zu müssen. So kann der Benutzer gezielt nach Dokumenten suchen, die bestimmten Kriterien entsprechen.

Wie hilft Elo bei der Verwaltung von Versionskontrollen?

Elo bietet eine Versionskontrolle, bei der Benutzer sehen können, wie viele Versionen eines Dokuments vorhanden sind und was sich zwischen den Versionen geändert hat. Dies hilft dabei, die Historie eines Dokuments nachzuvollziehen und Änderungen zu vergleichen.

Welche Vorteile bietet die Nutzung von Elo im Hinblick auf die tägliche Arbeit?

Elo hilft, Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche zu gestalten, da alle Dokumente und Informationen in einer zentralen Lösung verwaltet werden. Benutzer können schnell auf benötigte Dokumente zugreifen, diese bearbeiten und mit Kollegen in Echtzeit zusammenarbeiten.

Was bedeutet 'Drag-and-Drop' im Kontext von Elo?

'Drag-and-Drop' ermöglicht es Benutzern, Dokumente einfach von einem Ort zum anderen zu verschieben. Dabei wird der Benutzer gefragt, ob er das Dokument verschieben oder nur eine Referenz erstellen möchte, was den Dokumententransfer effizienter macht.

Welche Funktionalitäten bietet das Workflow-Management von Elo?

Mit dem Workflow-Management von Elo können Benutzer Dokumente zur Information an Kollegen senden, Aufgaben erstellen und parallel an mehreren Personen Informationen weitergeben. Dies reduziert die Notwendigkeit von E-Mails und verbessert die Zusammenarbeit.

Welche Rolle spielt die 'Volltextsuche' in Elo?

Die Volltextsuche ermöglicht es Benutzern, nach bestimmten Inhalten innerhalb von Dokumenten zu suchen, anstatt sich nur auf Metadaten oder beschränkte Feldinformationen zu verlassen. So können auch unerwartete Informationen, die im Text enthalten sind, schnell gefunden werden.

Was ist der Vorteil der 'dynamischen Ordner' in Elo?

Dynamische Ordner ermöglichen es, Suchergebnisse und Filtereinstellungen zu speichern, sodass der Benutzer jederzeit schnell auf die gleiche Dokumentenansicht zugreifen kann, ohne die Filter erneut anlegen zu müssen. Dies spart Zeit und verbessert die Effizienz.

Wie können Benutzer in Elo Aufgaben und Aufgabenbenachrichtigungen verwalten?

In Elo können Benutzer Aufgaben erstellen und diese mit Notizen an Kollegen senden. Die Kollegen erhalten dann eine Benachrichtigung und können die Aufgabe direkt im System bearbeiten. Dies erleichtert das Nachverfolgen von Aufgaben und sorgt für eine bessere Zusammenarbeit.