How to Use the NEW Microsoft Planner in Microsoft Teams

Summary

In diesem Video erklärt Scott von Your 365 Coach, wie man das neue Microsoft Planner-Erlebnis in Microsoft Teams nutzen kann. Die App, die früher als 'Tasks by Planner' bekannt war, hat nicht nur einen neuen Namen, sondern auch ein frisches Design und neue Funktionen. Scott führt durch die Schritte, um die App zu nutzen, Aufgaben zu organisieren und zu filtern, Pläne zu erstellen und alles effizient zu verwalten. Er zeigt, wie die Integration von Aufgaben aus verschiedenen Microsoft-Tools in Teams die Produktivität steigert. Außerdem gibt es Tipps zur optimalen Nutzung der neuen Funktionen.

Takeaways

• 🔄 Microsoft Planner hat einen neuen Look und neue Funktionen erhalten.
• 📱 Die App 'Task by Planner' wurde in 'Planner' umbenannt und ist jetzt in Microsoft Teams integriert.
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• 📋 Öffnen Sie die Planner-App in Teams, indem Sie das Menü auf der linken Seite oder den Planer-Namen eingeben.
• 📌 Sie können die Planner-App anheften, um schnellen Zugriff zu haben, indem Sie das Symbol links anklicken und 'Anheften' auswählen.
• 📈 'Meine Aufgaben' zeigt alle Aufgaben aus verschiedenen Plänen, einschließlich Microsoft Planner Free, Premium und persönlichen Aufgaben.
• 📅 Die 'Meine Aufgaben'-Ansicht ermöglicht es, Aufgaben nach Fälligkeitstermin, Priorität oder Fortschritt zu filtern.
• 📅 'Mein Tag' zeigt alle heute fälligen Aufgaben und hilft, den Fokus auf diesen zu legen.
• ✅ Durch Anklicken der Kontrollkästchen können Sie Aufgaben als abgeschlossen markieren und aus der Liste entfernen.
• 🗂 Die 'Meine Pläne'-Funktion ermöglicht es, alle Pläne aus verschiedenen Projekten in einem zentralen Ort zu verwalten.
• 🔍 Sie können Pläne in Teams erstellen oder hinzufügen und auch neue Pläne ohne Teamzuordnung erstellen.
• 📈 Die Planner-App bietet eine neue Möglichkeit, alle Pläne an einem einzigen Ort zu erstellen und zu verwalten.

Q & A

Was ist der Hauptinhalt des Videos?

Das Video beschäftigt sich mit der neuen Planer-Erfahrung in Microsoft Teams und wie man diese nutzt, um wichtige Aufgaben zu verwalten.

Wie kann man die Planer-App in Microsoft Teams öffnen?

Man kann die Planer-App entweder im linken Menü in Teams finden oder den Namen 'Planner' eingeben, um die App zu suchen und sie zu öffnen.

Was ist die Funktion von 'My Tasks' im Planer?

Unter 'My Tasks' werden alle Aufgaben aus verschiedenen Plänen, einschließlich Microsoft Planner, Microsoft To-Do und markierten E-Mails, angezeigt.

Wie kann man die Planer-App anpassen, um schnell wieder darauf zuzugreifen?

Man kann die App anpinnen, indem man mit der rechten Maustaste auf das Planer-Symbol im linken Bereich klickt und 'Anheften' auswählt.

Was sind die verschiedenen Ansichten, die im Planer verfügbar sind?

Die verschiedenen Ansichten sind 'My Tasks', 'Assigned to Me', 'My Day' und 'My Plans', die jeweils verschiedene Aufgabenansichten bereitstellen.

Wie kann man Aufgaben filtern, um nur diese zu sehen, die in der aktuellen Woche fällig sind?

Man kann die Aufgaben mithilfe der Filter auf der rechten Seite nach Fälligkeitsterminen, Prioritäten oder Fortschritt filtern.

Was ist 'My Day' und wie hilft es beim Aufgabenmanagement?

Unter 'My Day' werden alle Aufgaben aufgeführt, die an dem aktuellen Tag fällig sind, was hilft, den Fokus auf heute zu habenden Aufgaben zu legen.

Wie kann man eine Aufgabe als erledigt markieren?

Man kann eine Aufgabe als erledigt markieren, indem man das Kontrollkästchen daneben anklickt. Wenn man sich irrt, kann man es wieder anklicken, um es als nicht erledigt zu markieren.

Was sind die verschiedenen Möglichkeiten, wie man Pläne in Microsoft Teams hinzufügt?

Man kann Pläne in Microsoft Teams hinzufügen, indem man entweder eine neue Planer-App zu einem Kanal hinzufügt oder eine neue Planer-App erstellt, die nicht mit einem Team verbunden ist.

Wie kann man eine neue Plan mithilfe der Planer-App erstellen?

Man kann eine neue Plan erstellen, indem man in der Planer-App auf 'My Plans' klickt und dann auf 'New Plan' oben rechts wählt oder eine Vorlage auswählt.

Was sind die Vorteile der neuen Planer-Erfahrung in Microsoft Teams?

Die Vorteile sind die Vereinigung aller Aufgaben an einem Ort, die Erstellung von Plänen, die Übersicht über den Tag und das Filtern von Aufgaben über verschiedene Technologien hinweg.

Outlines

00:00

📅 Neues Planer-Erlebnis in Microsoft Teams

Scott von 365 Coach führt durch die neuen Funktionen der Microsoft Planner-App in Microsoft Teams. Er erklärt, wie man die App öffnet, sie an seine Bedürfnisse anpasst und wie man Aufgaben verwaltet. Es wird gezeigt, wie man die App im Teams-Menü findet, sie anheftet, um schneller darauf zuzugreifen, und wie man seine Aufgaben mit Filtern sortiert. Darüber hinaus wird gezeigt, wie man Aufgaben in 'Mein Tag' hinzufügt, um sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

05:01

📈 Überblick über alle Pläne und Aufgaben

In diesem Abschnitt des Skripts wird erläutert, wie man mit der Planner-App in Teams alle seine Pläne und Aufgaben überblickt, unabhängig davon, ob sie einem Team zugeordnet sind oder nicht. Es wird gezeigt, wie man Pläne in Teams erstellt, wie man sie einem Team hinzufügt und wie man neue Pläne erstellt, die möglicherweise noch nicht einem Team zugeordnet sind. Es wird auch auf die Vorteile hingewiesen, die das Durchsuchen und Filtern von Plänen in der App bietet, und wie man die App nutzt, um die Kontrolle über seine Aufgaben zu behalten.

Keywords

💡Microsoft Planner

Microsoft Planner ist ein Aufgabenverwaltungs-Tool in Microsoft 365. Im Video wird erklärt, wie Benutzer es verwenden können, um Aufgaben innerhalb von Microsoft Teams zu organisieren und zu verwalten. Es wurde erwähnt, dass das Tool eine neue Benutzeroberfläche und erweiterte Funktionen hat.

💡Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation, die häufig in Unternehmen genutzt wird. Im Video wird gezeigt, wie man den Planner in Microsoft Teams integriert, um eine zentrale Aufgabenverwaltung zu ermöglichen. Es wird beschrieben, wie Teams zur Verwaltung von Aufgabenplänen genutzt werden kann.

💡Aufgabenverwaltung

Aufgabenverwaltung bezieht sich auf die Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben. Im Video wird gezeigt, wie Microsoft Planner hilft, alle Aufgaben aus verschiedenen Projekten und Apps wie Microsoft To-Do zu verwalten, und wie Nutzer diese Aufgaben in Microsoft Teams effizient verfolgen können.

💡Meine Aufgaben

Der Bereich 'Meine Aufgaben' zeigt alle Aufgaben an, die einem Benutzer zugewiesen sind. Dies schließt Aufgaben aus verschiedenen Plänen und Apps ein, wie z. B. Microsoft To-Do oder markierte E-Mails aus Outlook. Diese Funktion hilft dem Benutzer, den Überblick über seine wichtigsten Aufgaben zu behalten.

💡Filter

Filter ermöglichen es Benutzern, ihre Aufgaben nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, wie z. B. Fälligkeitsdatum oder Priorität. Im Video wird erklärt, wie diese Filter helfen können, die Übersichtlichkeit zu verbessern und sich auf spezifische Aufgaben zu konzentrieren.

💡Microsoft To-Do

Microsoft To-Do ist eine App zur Verwaltung persönlicher Aufgaben. Im Video wird gezeigt, wie Aufgaben aus Microsoft To-Do in Microsoft Planner integriert werden können, um eine zentralisierte Aufgabenverwaltung in Teams zu ermöglichen.

💡Tägliche Aufgaben

Die 'Täglichen Aufgaben' (My Day) zeigen alle Aufgaben an, die an einem bestimmten Tag fällig sind. Diese Funktion hilft Benutzern, ihre Tagesplanung effizient zu gestalten, indem sie alle Aufgaben des Tages an einem Ort bündeln.

💡Pläne

Pläne beziehen sich auf Projekte oder Gruppen von Aufgaben, die in Microsoft Planner organisiert werden. Im Video wird erläutert, wie Benutzer Pläne für verschiedene Teams oder Projekte erstellen und verwalten können, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

💡Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist eine E-Mail- und Kalender-Anwendung. Im Video wird gezeigt, wie man markierte E-Mails aus Outlook in den Planner integriert, um sie als Aufgaben zu verwalten und direkt von dort aus zu bearbeiten.

💡Premium-Funktionen

Premium-Funktionen sind erweiterte Features, die in der kostenpflichtigen Version von Microsoft Planner zur Verfügung stehen. Im Video wird erwähnt, dass Nutzer mit der Premium-Version erweiterte Planungs- und Organisationsfunktionen nutzen können, die in der Standardversion nicht verfügbar sind.

Highlights

The app previously known as 'Tasks by Planner and To-Do' has been rebranded and features a new look and feel.

The new Microsoft Planner experience integrates seamlessly into Microsoft Teams, allowing users to manage tasks directly within the Teams interface.

Users can access the Planner app by searching for it in the left-hand rail or pinning it for quick access.

The 'My Tasks' section consolidates all tasks from Microsoft Planner, To-Do, and flagged emails into one view for streamlined task management.

Users can filter tasks by due dates, priorities, or progress to focus on what’s important.

The 'My Day' feature allows users to focus on tasks that need to be completed within the current day, improving productivity.

Tasks marked with a due date automatically appear in the 'My Day' section, ensuring users stay on top of important deadlines.

Tasks can be easily marked as complete or reverted to incomplete status within the Planner app, providing flexibility in task management.

Task details, such as notes and checklists, can be added or modified directly within the Planner app, making it easier to manage complex tasks.

The 'My Plans' section offers a centralized view of all plans across multiple apps, including Microsoft Teams and To-Do, making cross-project task management simpler.

Users can create new plans from scratch or from a template within the Planner app, even without associating them with a specific team.

Plans can be shared with colleagues and team members, allowing for collaborative task management within the Microsoft ecosystem.

The new Planner experience supports Premium features for users with Planner Premium licenses, offering advanced capabilities for team management.

The integration of Planner into Teams allows users to manage tasks without needing to leave the Teams environment, streamlining workflows.

While the new Planner app integrates well with most Microsoft 365 tools, some limitations exist, such as the exclusion of Microsoft Lists from task views.

Transcripts

hey all it's Scott from your 365 coach

today we're going to be covering a topic

many of you have asked about in the

comments how can you use a new Microsoft

planner experience inside of Microsoft

teams because yes the app which we known

as task by planner into too as since

changed its name and even has a new look

and feel so I'm going to be explaining

how we can use a new capabilities in a

new planner app in teams so you can stay

on top of all of your important tasks

and before we dive in I'd love it you

hit that like button so let me know this

content has helped you and also the all

important subscribe button so you can

get the most for the tools you already

have our new video content every week so

let's dive into new planner experience

in teams and find out how you can get

the most from it so you've joined me in

Microsoft teams and we're going to get

started by opening the new planner app

in teams and it's really easy to do and

go down to the free. menu on your left

hand rail in teams you can see planner

here or just type in the word planner to

find this app by left clicking you'll

see the planner app then loads in teams

but optionally you can also pin it to

get back to it quickly right click the

planner icon on the left and then select

pin to now ensure that the app is

available every time you start teams

without going anywhere near that free

dot menu with our app now pinned in

teams we can get started and understand

how this app works and how it can also

simplify all of your tasks and now the

planner app is accessible to us we can

go ahead and select my tasks this

section gives us a view of all of your

tasks over all of your different plans

yes the free planner Microsoft planner

premium Microsoft Todo and even a list

of all of your different emails that

you've flagged you can see them all in

this single view inside of the new

planner app as we can see here we also

segment the tasks we can see all of them

but these private tasks have actually

been allocated under a Microsoft to-do

plan or a personal Microsoft planner

plan itself the assigned to me gives a

view of all of our assigned tasks and of

course all of our flagged emails meaning

we can now access these emails directly

from the planner app by selecting the I

icon to open the task and all we need to

do is left click the email at the bottom

to open it inside of Outlook a cool way

to stay on top of all of your emails but

the problem is the my test view can

become very cluttered and that's where

we can also use filters on the right

hand side the filters allow us to sort

by due dates priorities or progress for

example I might be interested in tasks I

haven't started and I could then filter

this View and also where they're going

to be due this week and I can see there

are two private tasks I need to get done

it's helpful way to navigate through all

of your tasks in that view but you also

don't want to do that every time you're

likely to want to focus on tasks for a

particular day and that's where the my

day section comes into your planet app

the my day section here lists all of the

different tasks you have due today but

as you mentioned the tasks I want to

have a view of these two to get sorted

today in Readiness for the due date what

I can easily do here is click the free

dot menu and select add to my date each

of these two tasks by also selecting my

day you'll now see have a view of them

in this single place by going back to my

task we can clear our filters on the

right hand side by selecting clear all

but don't worry those tasks in my day

will still be visible ensuring you can

now focus on them and get them done and

also any tasks I du today with a due

date will also appear automatically in

the my day section ens Shing you have a

view of all of your important tasks and

clearing them off is really easy check

the box and it will then clear that task

if youve done it incorrectly just again

just click the same button and it will

mark it as not being completed in

addition any task by clicking the eye

icon have a detail section you add notes

checklists and progresses and more to

keep on top of all of your tasks across

a new planner experience task management

in Microsoft 365 shouldn't be difficult

but it can be complicated yes you've got

a range of tools to choose from

Microsoft planner premium Microsoft

planner also Microsoft to-do lists and

loop with all of those different apps

what's the right one to do the right job

well that's where our latest onand

masterclass comes in we spent hours

building bespoke video content to show

you what the tools do and how they can

work for you you can find out more at

the link below if you even prefer live

training for you and your team there's

also options to do that as well and of

course if you'd like to learn more about

Microsoft 365 or just have a help in

hand reach out to us at your 365 coach

by the link below once again otherwise

let's dive back into new planner

experiences and find how T you can use

them but what about all of your plans

some tasks won't be allocated to you but

you need to keep on top of all of those

different tasks in your plans well

that's where the section for my plans

comes in on the left hand side you'll

now see all of those different plans

once again across all those different

task management apps that we mentioned

earlier the benefit here is you could

also further filter them shared plans

personal plans where only you are a

member of such as Microsoft too or a

planner with own yourself as the owner

any pin plans and even better if you

have Microsoft teams and you have these

plans in you can see the plans for each

of the teams as you can see here any of

the plans we see can be easily accessed

by left clicking into them you'll see

them directly through the new planet app

that going anywhere near the web you can

also return back by selecting my plans

and once again select any and you'll be

able to review them inside of the app

once again so my plans is a powerful

area to stay on top of all of your plans

across all of your different projects

but a question we often have is how can

you add a plan to one of your teams

using this new experience well it's very

similar to the old way we did this

before head into any of your Microsoft

teams and you'll see a plus icon on all

of your channels by left clicking you

will now be looking for the app called

planner and by left clicking you'll now

be able to create a brand new plan or if

one already exists you can select that

and look in the drop-down available but

in this team we don't have any plans

whatsoever so let's go back and create a

new plan and click on Save we can now

see the plan has been created inside of

our Microsoft team we can now begin

adding tasks and also sharing them with

our colleagues so the planner app can

also be added into any of your existing

teams what about creating brand new

plans that maybe you don't want

Associated to a team just yet while the

new planner app delivers that by left

clicking into it again head back into my

plan and select new plan in the top

right you can now select for range of

templates or alternatively create one

from scratch with the two options above

if you have a planner premium license

you can also use planner Premium

capabilities allowing you to create a

plan for you and your team but by

default all plans you create now in a

new planner app will be secured to you

originally unless you optionally select

it from one of your groups or teams be

Associated against but the planner app

now provides a new way to create all of

your plans in one single place so as we

can see the new planner experience in

teams can do so much more stay on top of

all of your tasks create plans get a

view of your day even filter through all

of your tasks across all of those

different Technologies it's an app that

can save so much time if you use it in

the right way so what do you think about

the new planner experience in Microsoft

teams I'd love to know in the comments

below especially if you have more

questions that we can cover in a later

video as well personally I like the it

brings all of our tasks together in a

single place in the past it was very

difficult to bring all of your tasks

especially into Microsoft teams but as

we use teams every single day it can

often become the hub for our own work

and keeping our tasks in there makes it

even easier to stay on top of them all

but of course apps like Microsoft lists

well they won't show tasks in this way

because they're not powered by planner

so it does have a couple of known

limitations but outside of that I'd love

it if hit that like button so let me

know this content has helped you the all

important subscribe button to find more

great content like this every single

week designed to help you get more for

the tools you already have and other

than that well as you know I'll be

seeing you on the next one

[Music]