Top 5 Productivity Tips for Work!

Summary

Dans cette vidéo, l'animateur partage ses cinq conseils de productivité pour le travail, illustrés par des exemples de sa vie professionnelle. Il suggère de s'inspirer du travail de ses collègues, d'utiliser des modèles pour gagner du temps, d'automatiser les tâches répétitives, d'organiser les informations de manière à faciliter l'accès et de rendre les lectures préalables aux réunions efficaces. Ces astuces sont destinées à aider les professionnels à améliorer leur efficacité au travail sans se réinventer la roue.

Takeaways

• 😀 Utilisez les ressources existantes avec fierté : Il est conseillé d'utiliser les présentations, les tableaux et les documents que vous trouvez bien faits pour gagner du temps et éviter de tout refaire.
• 📚 Créez des modèles pour gagner du temps : Utilisez la fonctionnalité de modèle pour pré-construire des pages ou des documents qui peuvent être réutilisés facilement.
• 🔄 Intégrez l'automatisation dans vos tâches : Utilisez des formules et des fonctionnalités pour automatiser des processus répétitifs, comme les mises à jour de tableaux.
• 🔗 Facilitez la collaboration en liant vos documents : Assurez-vous que les documents liés à un projet sont interconnectés pour une meilleure accessibilité et une réduction des demandes répétitives.
• 💼 Soyez efficace dans la gestion des réunions : Les organisateurs de réunions doivent fournir des pré-lecture claire et un objectif précis pour maximiser l'efficacité de la réunion.
• 👥 Soyez le lien fort dans l'équipe : Organisez les informations par endroit d'utilisation plutôt que par endroit de découverte pour faciliter l'accès rapide aux liens pertinents.
• 📝 Donner du crédit où il est dû : Lorsque vous utilisez le travail d'autrui, montrez votre appréciation en attribuant le mérite à l'auteur original.
• 📑 Utilisez des liens et des signets pour une meilleure navigation : Facilitez l'accès aux sections spécifiques des documents en utilisant des signets et des liens hypertexte.
• 📈 Mettez en place des indicateurs visuels pour la gestion de budget : Utilisez des fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle pour aider à identifier rapidement les dépassements de budget.
• 📋 Incluez une page 'Lisez-moi' ou un onglet de démarrage pour les nouveaux membres : Fournir des instructions claires pour faciliter l'intégration et réduire les questions fréquentes.
• 🚀 Faites des pre-lectures une priorité : Les pre-lectures bien structurées peuvent grandement améliorer la qualité et l'efficacité des réunions.

Q & A

Quel est le premier conseil de productivité partagé dans le script ?

Le premier conseil de productivité partagé est 'voler avec fierté', en utilisant les présentations, les tableaux et les documents créés par d'autres membres de l'équipe.

Comment peut-on éviter de commencer à zéro lors de la création d'une nouvelle présentation ?

En utilisant des copies de diapositives sélectionnées et en enlevant les notes du conférencier, on peut créer une nouvelle présentation sans commencer à zéro.

Quelle est la différence entre 'voler avec fierté' et 'copier mot pour mot' ?

La différence est que 'voler avec fierté' implique d'ajouter sa propre touche personnelle au lieu de copier textuellement.

Quel est le deuxième conseil de productivité mentionné dans le script ?

Le deuxième conseil est de 'tout templater', en utilisant des modèles pour gagner du temps lors de la création de documents répétitifs.

Comment les modèles peuvent-ils rendre le processus de création de documents plus efficace ?

Les modèles permettent de gagner du temps en pré-construisant des sections, des en-têtes et des listes de contrôle, évitant ainsi de les créer à chaque fois.

Quel exemple de modèle est donné dans le script ?

L'exemple donné est un tableau de budget géré dans Google Sheets, avec une structure pré-constituée qui peut être dupliquée à chaque trimestre.

Quel est le troisième conseil de productivité partagé dans le script ?

Le troisième conseil est 'l'automatisation pour la victoire', en utilisant des formules et des fonctionnalités pour semi-automatiser les processus de saisie de données.

Quels sont les avantages de l'automatisation dans un tableau de budget ?

L'automatisation rend le processus de saisie plus facile et évite les calculs manuels, en utilisant des formules et des fonctionnalités telles que SUMIF, la validation des données et le formatage conditionnel.

Quel est le quatrième conseil de productivité mentionné dans le script ?

Le quatrième conseil est de ne pas être le maillon faible, en organisant les informations par endroit d'utilisation plutôt que par endroit de découverte.

Comment les liens peuvent-ils rendre l'accès aux informations plus efficace ?

En réservant un espace pour les liens pertinents dans les documents et en les liant entre eux, on facilite l'accès aux informations et on évite les demandes répétitives de documents.

Quel est le cinquième et dernier conseil de productivité mentionné dans le script ?

Le cinquième conseil est de 'rendre les pré-lectures grandes à nouveau' (MPGA), en créant des pré-lectures efficaces pour les réunions afin d'éviter les réunions inutiles.

Pourquoi les pré-lectures sont-elles importantes pour les réunions ?

Les pré-lectures sont importantes car elles informent les participants de l'objectif et de l'ordre du jour de la réunion, ce qui permet de maximiser l'efficacité de la réunion et d'éviter les conversations supplémentaires après la réunion.