Control interno en las empresas.
Summary
TLDREl guion de este video aborda la importancia de los controles internos y la automatización en las empresas. Se discute cómo los errores en los procesos, la falta de políticas y el desconocimiento pueden afectar negativamente a una empresa. El experto enfatiza la necesidad de corregir los procesos desde su origen y propone un diagnóstico que evalúa el organigrama y los procesos para mejorar la operación y la rendición de cuentas. Se menciona la relevancia de un software adecuado y flexible para el negocio, y se sugiere que el control interno no solo cumple con regulaciones sino que también ayuda a evitar pérdidas y fraudes. La conversación destaca la transformación de los contadores de capturadores de pólizas a facilitadores de rendición de cuentas, promoviendo una mejor gestión y estrategia empresarial.
Takeaways
- 📊 La automatización de procesos es crucial para mejorar la eficiencia y reducir errores en las finanzas de una empresa.
- 🔍 El diagnóstico de los procesos es esencial para identificar y solucionar problemas en los sistemas contables y financieros.
- 🛠️ La falta de políticas claras y un organigrama adecuado puede llevar a errores repetitivos y problemas de control interno.
- 💼 El contador no siempre puede solucionar los problemas de control interno; es necesario un enfoque más amplio en la gestión de procesos.
- 🔄 La corrección de errores debe abordarse desde el origen, modificando los procesos y no solo los estados financieros.
- 📈 La implementación de software adecuado y la adaptación de los procesos a las necesidades de la empresa son claves para el éxito.
- 🏢 Un organigrama y procesos bien definidos son fundamentales para garantizar una operación eficiente y un control interno efectivo.
- 👥 La segregación de funciones es importante para prevenir abusos y fraudes; evitar que una sola persona controle demasiados aspectos de la empresa.
- 🛑 La educación del empresario es fundamental para comprender y mejorar la gestión de riesgos y la implementación de controles internos.
- 🔑 El control interno no requiere un costo adicional y puede ser implementado en empresas de todos los tamaños.
- 🔑🔄 La rendición de cuentas y el seguimiento de los resultados a través de procesos bien definidos es más efectivo que depender únicamente de los estados financieros.
Q & A
¿Qué problema se enfrenta cuando los negocios no tienen políticas claras en su gestión financiera?
-Los negocios sin políticas claras tienden a cometer los mismos errores financieros año tras año, lo que perjudica y daña la empresa debido a una falta de control interno y una mala gestión de los procesos.
¿Por qué es importante corregir el proceso en lugar de solo corregir los errores en los estados financieros?
-Corregir solo los errores en los estados financieros no soluciona la raíz del problema. Es necesario abordar y corregir el proceso desde su origen para evitar la repetición de errores y mejorar la eficiencia y precisión en la gestión financiera.
¿Qué rol desempeña el organigrama en la implementación de controles internos y procesos de automatización?
-El organigrama es fundamental para entender y mapear los procesos de la empresa. Ayuda a identificar si hay una adecuada segregación de funciones y a diseñar un flujograma o mapa del proceso que permita una automatización efectiva y eficiente.
¿Cómo se puede determinar si un software es adecuado para una empresa en particular?
-Se debe evaluar si el software se adapta a las necesidades y operaciones específicas de la empresa. Lo importante no es el precio o la popularidad, sino la flexibilidad y la capacidad del software para facilitar las actividades de la empresa.
¿Qué implicaciones tiene la falta de segregación de funciones en una empresa?
-Una falta de segregación de funciones puede llevar a una concentración excesiva de poder en pocas manos, lo que aumenta el riesgo de fraude y errores, y dificulta la implementación de controles internos efectivos.
¿Qué es el diagnóstico de procesos y cómo ayuda en la implementación de controles internos?
-El diagnóstico de procesos es un análisis inicial que evalúa el organigrama y los procesos de la empresa para identificar áreas de mejora. Ayuda a determinar cuánto tiempo y recursos se necesitarán para implementar cambios y automatizar procesos.
¿Cómo se puede mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios y facturación?
-Mediante la automatización y la integración de los procesos de ventas, inventarios y facturación, se puede evitar la duplicación de trabajo y asegurar que los inventarios se actualicen correctamente con cada transacción.
¿Qué riesgos se pueden mitigar con una adecuada implementación de controles internos?
-Los controles internos bien implementados pueden mitigar riesgos como la merma de mercancía, el fraude financiero y la falta de cumplimiento regulatorio, mejorando la seguridad y la confiabilidad de la información financiera de la empresa.
¿Cuál es la relación entre el control interno y el cumplimiento regulatorio de una empresa?
-El control interno tiene como uno de sus objetivos el cumplimiento regulatorio, asegurando que la empresa cumpla con todas sus obligaciones legales, fiscales y ambientales, lo que ayuda a evitar sanciones y penalties.
¿Cómo puede un empresario identificar y abordar sus debilidades en la gestión interna de la empresa?
-El autodiagnóstico es un paso clave, donde el empresario debe ser honesto sobre las áreas en las que la empresa falla y buscar asesoramiento de expertos para desarrollar estrategias de mejora y automatización de procesos.
Outlines
😀 Auditoría y Control Interno
El primer párrafo aborda el tema de la auditoría y control interno en empresas, destacando la importancia de corregir procesos incorrectos para prevenir errores en los registros contables. Se menciona la experiencia del hablante como auditor y cómo la falta de políticas adecuadas y el desconocimiento pueden llevar a la repetición de errores. Se enfatiza la necesidad de diagnóstico y la implementación de políticas contables para mejorar los procesos y se sugiere que un software adaptable puede ser una herramienta valiosa para esto.
😉 Control Interno y Automatización
El segundo párrafo se enfoca en el control interno como un componente esencial para todas las empresas, independientemente de su tamaño. Se discute la importancia de cumplir con regulaciones legales y fiscales, y cómo la implementación adecuada de controles internos puede ser alcanzada sin un costo adicional. El hablante comparte su enfoque en el diagnóstico de procesos y la automatización como forma de mejorar la eficiencia, destacando la relevancia de un organigrama y la asignación adecuada de responsabilidades dentro de una empresa.
😌 Profesión Contable y Automatización de Procesos
El tercer párrafo explora el impacto de la automatización en la profesión contable, sugiriendo que, aunque el rol del contador no desaparecerá, su enfoque cambiará hacia la dirección y la estrategia en lugar de tareas manuales repetitivas. Se habla sobre la importancia de rendición de cuentas y cómo la automatización puede mejorar la precisión y eficiencia en la generación de estados financieros. El hablante invita a los empresarios a realizar un autodiagnóstico y a aceptar sus debilidades para mejorar con la ayuda de expertos en procesos y control interno.
Mindmap
Keywords
💡Control interno
💡Automatización
💡Políticas contables
💡Diagnóstico
💡Proceso
💡Organigrama
💡Sistema de gestión
💡Rendición de cuentas
💡Fiscalidad
💡Gobierno corporativo
Highlights
La importancia de los controles internos y su impacto en la toma de decisiones empresariales.
La experiencia del entrevistado como auditor y la observación de errores repetidos en las finanzas de las empresas.
La falta de políticas y el desconocimiento en la gestión financiera como causas de problemas recurrentes.
La necesidad de corregir los procesos para evitar errores en el registro contable.
La importancia de un diagnóstico financiero y su relación con la detección y corrección de errores.
El rol del software en la adaptación a las necesidades de cada negocio y no al revés.
La relevancia de una solución práctica y económica en el software para pequeñas y medianas empresas.
La adaptabilidad del software a las operaciones de la empresa y no la adaptación del negocio al software.
El concepto de automatización y su impacto en la reducción de errores y mejora de la eficiencia.
La necesidad de un organigrama acorde con los procesos para una gestión eficiente.
La importancia de la segregación de funciones y la prevención de conflictos de interés.
El diagnóstico de riesgos y su papel en la implementación de controles internos.
La visión del entrevistado sobre el tiempo necesario para implementar procesos y controles internos.
La importancia de rendir cuentas y la relación con el control interno y la gestión de riesgos.
El impacto de la automatización en la reducción del trabajo manual y la mejora de la calidad de la información financiera.
La perspectiva del entrevistado sobre el futuro del contador y su rol en la automatización.
La necesidad de un autodiagnóstico y la aceptación de debilidades para mejorar la gestión empresarial.
La propuesta del entrevistado para que los empresarios se dediquen a la estrategia y deleguen la gestión diaria.
La importancia de una buena política y procesos de control interno para el éxito empresarial.
La discusión sobre el gobierno corporativo y su relación con la gestión eficiente de las empresas.
Transcripts
[Música]
ahora vamos como estas tal amigo
excelente tú qué tal todo dar también
fíjate que estamos en una reseña de los
últimos veces que nos toca tomar
clientes nuevos como sus financieros no
reflejan lo que ellos quisieran ver para
la toma de decisiones que tú eres un
experto en ese tema de poder apoyar a
las empresas y los controles internos
que manejan lógicamente por no tener
esas políticas perjudican y dañan a las
empresas en tu expertise como lo has
visto o que te ha tocado recibir
analizar y que de repente puedan mejorar
estos empresarios sí claro mira
aparición en mi experiencia cuando era
auditor de tiempo completo 24 y el
auditor sigue siendo auditor te instala
razón pero cada vez me hago menos
auditorías no llegabas a los financieros
y lees y lees corregían los problemas es
que corregir los errores y al año
siguiente sucedía en los mismos errores
siguiente suceden los mismos errores y
así toda la vida y desde así y corrige
lo pero el contador no podía hacerlo
todo y eso es por una falta de política
o es por desconocimiento del asesor o
del contador o porque se hace es una
combinación de muchas cosas pero el
principal es que el proceso el paso 1
está está equivocado o está mal o viene
mal entonces y el proceso viene mal sin
duda va a aterrizar mal al registro
contable no pero eso no se da cuenta el
contador ya le llega haya llegado
incompleto o incorrecto y no se da
cuenta que es tú llegas a corregirlo y
lo corrigen allá y nunca nunca corrigen
el proceso entonces la idea de valor o
lo que yo me estoy enfocando es corrige
el proceso y se corregirán los errores
con tanto diagnóstico nace desde el
origen de las actividades estudiando así
que o simplemente haber un estado
financiero tú ya puedes determinar qué
tienes que hacer sí sí yo yo determino
los errores o sea detectó errores en los
estados financieros cuando son muy
evidentes
si corriges obviamente con una póliza
contable corriges y te vas hacia atrás
al proceso y detectar la falla y en el
proceso dice si no se modifica este
proceso ya sea en el software o en el
propio flujograma o un mapa del proceso
perpetrase el error todo el tiempo
hablas de un software sabemos que no
pueden software a la medida porque
lógicamente cada actividad o cada
contribuyente son cosas diferentes y no
porque vendas lo mismo significa que lo
realices de la misma forma no has tenido
experiencias un software que sea de una
manera más práctico o económico que a
veces el empresario lo busca de esa
forma no hay el software ideal como bien
lo dices pero ahorita a partir del 2014
que empezó la conta electrónica con ese
boom que puso el sat se desarrollaron
muchísimos software mexicanos que son
buenos bonitos baratos y sobre todo en
en la nube exactamente que te cobran una
renta mensual por usuario muy barato
como 303 en 50 pesos pero lo más
importante no es cuál software sino el
que se adapte mejor a tu negocio y no al
revés porque muchas veces
después adaptando a lo que te venden
exactamente te adaptas a la cajita de
cartón que te venden y no es así es al
revés cuál es el que es suficientemente
flexible para que haga lo que tú
operación hace y muchas veces al en
muchísimo más caro no por las razones
porque esos parches de configuraciones y
de procesos o no lo que permite
exactamente como de cómo arrancas con un
prospecto cómo lo haces para que
entonces tu metodología de trabajo de
resultados y si y si te atreverías a
poder garantizarlo el que si cumple las
reglas las normas del proceso lograr el
éxito el empresario el tema de control
interno evitando la merma quizá de
mercancía evitando el tema de incluso de
fraude el tema financiero como como lo
arranca esto y como lo iniciaría eso
como le superarían al contribuyente oa
nuestra casa a los empresarios mira
muchos clientes o prospectos de clientes
llegan por eso creo que me están robando
y voy a poner cámaras de seguridad en el
inventario yo no creo que ayude bastante
pues no ayuda o es límite el problema no
nada más la otra es mi contador se tarda
demasiado en entregarme en los estados
financieros porque porque es captura
manual 100% no y son toneladas de
información entonces ahí es un claro
prospecto para mí para un desarrollo
proyecto de automatización donde empiezo
desde cuál es tu organigrama y cómo
empató organigrama con los procesos que
si el organigrama está completo para los
procesos y viceversa ya primer paso
vamos bien si es al revés si el
organigrama no está acorde a tus
procesos más de dos cosas una falta de
segregación de funciones es decir que
una persona haga muchas cosas así es que
haya huecos de poder que nadie haga nada
el colmo es claramente el empresario es
el todólogo no el dueño del negocio
típica la típica el director general
hace bancos éste hace compras y muchas
veces le mueve el almacén no va por el
vapor producto al almacén
hace poquito platicamos en un webinar
que tuvimos el tema del compliance va
por ese lado el tema del control interno
nosotros decíamos que que cualquier
empresa desde micro pequeña mediana o
gran empresa puede implementarlo y no
necesita tener un costo adicional
comparte esa opinión totalmente acuerdo
del control interno tiene tres objetivos
y uno de ellos es el de cumplimiento
regulatorio de obligaciones de todo tipo
no legal fiscal medioambiental y todas
y la cólera lo que si estaba de acuerdo
en que cualquier empresa no pueblo se
aportó necesitas tener un presupuesto a
misma la típica típica de los
empresarios
montoro me estás hablando de una empresa
triple a con 10 personas en
administrativo con un presupuesto y no
sé tú necesitas mínimo tres personas en
lo administrativo y en la operación para
controlar para controlar tu negocio con
un control interno adecuado
cómo manejas eto'o que puede trabajo en
el diagnóstico también estuvo hay más
personas evalúan el proceso hayan que
implemente el tema de mi visión de
riesgos como como lo inicia stanley si
el primero es un pre diagnóstico órganos
en donde preguntamos sobre el
organigrama y cuáles son sus procesos
las empresas pueden tener hasta 15
procesos dentro de su empresa o los
básicos 5 no el de ventas del de compras
el de gastos cierre estados financieros
el de provisiones de impuestos fin
nosotros mediante ese diagnóstico yo
estimo cuántas horas
cuántas horas hombres le vamos a dedicar
en todos los proyectos de automatización
entró yo y entré a mi equipo no que son
dos personas que son las de perfil
auditor y que son expertos en mapear
procesos pues no hacer el flujo van más
de dos veces que vos mencionás
organigrama porque es tan importante en
un organigrama que muchas veces las
empresas no lo manejan no lo tienen y
simplemente hay quien quien hace
contabilidad o bien no opera y no tienen
un tema de organigrama para el efecto de
las de las de las obligaciones de cada
colaborador no
desde el organigrama se va desarrollando
un buen proceso
otelo enredando hotel o entorpeciendo me
explicó en el proceso de ventas tuvo
empiezas con un proceso en el en la
empresa que sea desde la cotización y
luego se hace una orden de venta y luego
se hace una remisión o salida de almacén
y entonces puedes facturar y luego
cobrar son cinco pasitos oye no tengo
los departamentos o lo suficiente este
personas que hacen las empresas sabes
que dile a la a la chava mi asistente
que factura y también que remisión y que
también que cotice y también y todo que
lo haga mal aval entonces hace un mismo
documento cuatro veces sí y entonces el
al de inventarios le dice oye porque no
te puede alimentar yo no se sacan y
meten desde el sistema y acá no sale o
acá sale diferente entonces ese tipo de
ese tipo de organigrama que no está
acorde al proceso ha dicho empiezan a
ver a ver choques es importante la
educación del empresario dueño del
negocio que nos ha tocado la experiencia
y por ahí creo que recuerdo un caso
común que vimos dónde
las ventas se van de la típica de no
quiero factura y se van por fuera y no
puedes hacer de baja tu inventario
porque no hay una salida se les tipo
consta en absurdas suceden y son una
realidad
ejemplo no lo evitaría sí claro o sea no
puedo facturar más bien no puede ver una
salida de almacén
si no te facturar o si no hay facturas
no hay salida de almacén entonces si no
quiere factura el cliente a mí no me
debería de importar no quieres factura
pero yo voy a hacer una factura porque
si no no hay salida de almacén o esa
salida de almacén no tendría factura y
ahí me sonaría en los focos rojos en mi
control interno porque desde que yo
platicamos si lo decimos mucho en el
tema fiscal todos sus amarres que la
autoridad tiene hablando contra
electrónica hablando el tema de
inventarios al ir a facturación o ventas
no declaradas en un método las
facultades de comprobación podrían poner
muchísimo riesgo al al empresario no al
ver que nos tratábamos trabaja el
inventario ya está vendido ingresos
acumulables en un proceso ya que la a la
z que realizasen tu expertise cuál es el
tiempo indicado como para que la
maquinaria esté engrasada y funcione
correctamente mira yo lo que propongo
siempre son dos
en la implementación de los procesos
porque tienes que agarrar a todo el
personal proceso por proceso e ir
logrando son 22 meses y luego otros 4
meses de irlo a revisar y hacerle
auditorías de sus procesos no cada
semana un proceso cada semana un proceso
semana un proceso hasta que se
acostumbren los usuarios a hacerlo como
dice el proceso a que si hay excepciones
en ese proceso aplicas la política ya
que rindas cuentas de tu proceso cada
cada final de mes y digas a el estado
resultados depende de mí en este en este
punto en ventas en costo de ventas en
gastos etcétera etcétera y aprendas a
rendir cuentas entonces no sólo exponer
el control interno sino también que se
enseñe la operación o el personal clave
para rendirle cuentas a quien al
director no que son seis meses que los
que los llevo enseñando procesos control
interno y lo rendición de cuentas para
que entonces la empresa aprenda a mover
su estado resultados desde los procesos
no no desde el contador que normalmente
somos contadores somos todo lo de hacer
asambleas contratos hacer políticas a
veces
navas el tema de que cada quien haga su
trabajo de metas a la descripción de
puestos te metes el tema del factor
humano te metes a hacer ese detalle
también de cada colaborador entonces
hasta el descriptivo de puestos no pero
si los ayudó o sea yo digo tienes que
generar un organigrama y ese organigrama
implica una descripción de puestos yo te
digo cuál es el proceso cuáles son en
donde participan las actividades y tú
completa lo no pero sin eso pues te
cuesta trabajo hacer un descriptivo de
puestos porque no entiendes cuánto hace
de proceso esa persona y ya que tienes
todo ese análisis y diagnóstico
simplemente es una automatización de la
cual yo yo bastantes veces y como
contador a veces pues pensamos que es
nada más
hablando contablemente el que yo hago
una descarga masiva al sat y a
codifiquen o sea no es solamente eso no
más bien de hecho no es eso o sea
descargarlo descargarlo se te dice
automáticamente desde el sat no es una
automatización es igual capturar como se
viene haciendo este antes capturar todas
las pólizas manual simplemente ya las
descargas pero es lo mismo
que es lo que yo digo en la
automatización es el proceso te va a
llevar al registro contable cuando haces
la factura
el registro contable cuando sale del
almacén o hace la revisión del registro
el costo de ventas cuando generas una
compra se registra el gasto entonces el
contador va a dejar de capturar pólizas
tomás decir hoy iba a desaparecer el
contador no va a desaparecer si se
dedica a conciliar no que todo lo de
facturación esté registrado en el módulo
contable y que todo esté timbrado en el
sat igual con las compras igual con las
salidas de almacén de toda la salida de
almacén hayan sido facturadas y hayan
sido entregadas al cliente al ciento
final coincidencia es la parte del con
conexión mucho contigo
no la profesión al contado no creo que
desaparezca por lo pronto dado a que
somos en la parte final de la conclusión
contable hoy hablando de normas
información financiera
hablando fiscalmente o sea somos el
punto fino no como como como invitarías
a esos empresarios a que se atrevan a
hacer un autodiagnóstico y que acepten
sus debilidades para que puedan
acercarse a personas como tú y yo como
el punto de convencimiento es
director o dueño deja de operar no
porque me encuentro a que se la pasan
todos los días haciendo pagos todos los
días haciendo las de verdad es que
haciendo pagos entonces lo que yo les
prometo es con esta automatización
número 1 vas a dejar de trabajar te vas
a dedicar a dirigirnos a qué es tu
visión de negocio la desarrolle en tu
equipo de trabajo y que tu equipo de
trabajo te rinda resultados no cada mes
no con los estados financieros porque te
rinde estados financieros el contador y
los regaños porque no es cierto porque
no se parece a la operación el contador
no genera la información o no debería de
generar la información la genera el
equipo operativo la generan los procesos
no toda la operación y entonces qué te
rindan cuentas tu equipo de trabajo a ti
y tú te dedicas a dirigir
a la estrategia desde el negocio y que
sea un nivel de empresas permita más
adelante con una buena política con un
buen proceso de control interno pues
hace un tema de gobierno corporativo
para mejores controles y para que la
accionista se dedique pues simplemente a
recibir esos resultados y en mejor
ese flujo de utilidades por supuesto ese
sería como el paso 2 no porque te
saldría muy caro un gobierno corporativo
cuando no tienes procesos el primer paso
es el control interno bien estructurado
y después lo subes al gobierno
corporativo que el dueño ya deje de
dirigir que se dedica a recibir
utilidades y pone en un director o pone
un consejo y se va él se va a recibir
dinero acciones en el tema de poder
prolongar el problema hablar de este
tema nos llevaría quizá mucho tiempo yo
creo que te invito a que sigamos
charlando de este tipo de control
interno y procesos de automatización es
a las empresas para próximas adelante
oportunidad a nos volvemos a reunir
parece claro que sí con mucho gusto nos
podríamos llevar horas y horas de con
este tema que me apasiona y que es muy
importante pues muy bien graba es un
gusto estar no saludando por aquí igual
amigos un gusto
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