Archivo Permanente de Auditoria

Summary

En este video, Francisco González explica la importancia del archivo permanente en una auditoría de estados financieros, conforme a las normas internacionales de auditoría. Se detallan los diferentes tipos de archivos y su contenido, con un enfoque en cómo el archivo permanente recopila y organiza información crucial para auditorías futuras. Además, se abordan las fases de planificación, los documentos esenciales como declaraciones de impuestos, control interno y contratos, así como la necesidad de mantener estos archivos actualizados a lo largo de la relación con el cliente. Es un recurso educativo clave para auditores.

Takeaways

• 😀 El archivo permanente es crucial para almacenar información útil durante varias auditorías, evitando la duplicación de esfuerzos.
• 😀 Este archivo debe mantenerse actualizado durante toda la relación del auditor con el cliente, y no solo en la primera auditoría.
• 😀 El archivo permanente debe iniciarse cuando se aceptan los servicios de auditoría y se debe actualizar en las fases de planificación de cada año.
• 😀 Debe incluir documentos clave como la hoja de datos generales de la empresa, que es parte del primer contacto con el cliente.
• 😀 El programa de auditoría personalizado para cada cliente debe incluirse en el archivo permanente, organizado por áreas de aplicación.
• 😀 Es importante incluir copias de los dictámenes financieros y fiscales del año anterior para futuros auditores.
• 😀 Las declaraciones de impuestos sobre la renta más recientes deben ser archivadas, junto con el cuestionario del control interno con todas sus modificaciones.
• 😀 Los informes de hallazgos y recomendaciones de auditorías anteriores deben quedar registrados para consulta en auditorías futuras.
• 😀 Debe archivarse la estructura organizativa de la empresa, incluyendo una lista de empleados y su tiempo de permanencia en la compañía.
• 😀 El archivo permanente debe contener documentos legales como escrituras de constitución, actas de asambleas y contratos relevantes, como arrendamientos o convenios.

Q & A

¿Qué es un archivo permanente en una auditoría financiera?

El archivo permanente es un archivo que contiene información necesaria y útil para más de una auditoría. Su propósito es evitar la necesidad de recopilar la misma información en auditorías posteriores, permitiendo que se agreguen actualizaciones a lo largo de los años.

¿Cuándo se inicia la preparación del archivo permanente?

La preparación del archivo permanente comienza cuando los servicios de auditoría son aceptados por el cliente, específicamente en la fase de planeación de la auditoría.

¿Cuál es la importancia de mantener actualizado el archivo permanente?

Es crucial mantener el archivo permanente actualizado durante toda la relación entre el auditor y el cliente, ya que asegura que toda la información relevante esté disponible para cada nueva auditoría, evitando la duplicación de esfuerzos.

¿Qué tipo de documentos se incluyen en el archivo permanente?

El archivo permanente incluye documentos como el programa de auditoría, dictámenes anteriores, declaraciones de impuestos, informes de hallazgos, la organización general de la empresa, y más.

¿Qué se debe hacer con los dictámenes de auditoría anteriores en el archivo permanente?

Se deben incluir los dictámenes de auditoría anteriores, tanto financieros como fiscales, para que el auditor sucesor tenga acceso a toda la información relevante de auditorías pasadas.

¿Qué información contiene la hoja de datos generales de la empresa?

La hoja de datos generales contiene información recopilada durante la primera visita o contacto con el cliente, como un check-list que se utiliza en la fase preliminar de la auditoría.

¿Por qué es importante incluir el cuestionario de control interno en el archivo permanente?

El cuestionario de control interno es importante porque proporciona una visión detallada de los sistemas y procedimientos de control dentro de la empresa, permitiendo al auditor realizar un análisis más efectivo en auditorías futuras.

¿Qué tipo de información se debe incluir sobre la organización general de la empresa?

Se debe incluir una lista de los ejecutivos y colaboradores, los puestos que ocupan, así como una breve historia de la empresa y detalles sobre su organización interna.

¿Qué tipo de contratos deben incluirse en el archivo permanente?

Se deben incluir contratos de arrendamiento, acuerdos o convenios con otras instituciones, contratos colectivos de trabajo, contratos de compra o suministros, entre otros que sean relevantes para la auditoría.

¿Qué otros documentos legales deben almacenarse en el archivo permanente?

El archivo permanente debe contener documentos como la escritura de constitución del cliente, las copias de las actas de asambleas generales, los detalles de la junta directiva, y cualquier otro acuerdo importante relacionado con la empresa.