FONDO FIJO DE CAJA

JESUS HURTADO MALDONADO

28 Aug 202412:10

Summary

TLDREl guion trata sobre el manejo del fondo fijo de caja o Caja Chica en una empresa. Se destaca la importancia de separar los ingresos de la caja general y depositarlos en una cuenta bancaria para un control adecuado. El fondo fijo se utiliza para cubrir gastos urgentes y no proyectados, con una recomendación de un mínimo de 2000 pesos para deducibilidad fiscal. Se explica el proceso de revisión y control interno, incluyendo la verificación de la cantidad asignada, la documentación de gastos y la justificación de excepciones a las políticas de control. El objetivo es garantizar un uso adecuado del fondo fijo y mantener un control interno efectivo.

Takeaways

💼 La caja chica o fondo fijo de caja es una separación de la caja general para manejar gastos urgentes y necesarios que no pueden ser proyectados o programados.
🔑 El control interno de la caja general implica separar los ingresos de la empresa y depositarlos en una cuenta bancaria para un control eficiente de los ingresos.
👤 Generalmente, una persona diferente al contador o administrador, como un tesorero, maneja el fondo fijo para cubrir gastos urgentes.
💵 Se recomienda que el fondo fijo tenga un mínimo de 2000 pesos para poder ser deducibles fiscalmente, según la disposición fiscal.
🚫 El fondo fijo no debe ser utilizado para fines distintos a los urgentes y necesarios, y se debe evitar su mal uso.
📋 Para revisar el manejo del fondo fijo, se utiliza un formato de arqueo de caja que incluye detalles como la cantidad asignada, el monto en efectivo, y los documentos de gastos.
📝 Los gastos realizados con el fondo fijo deben estar documentados con fecha, descripción, observación, importe e IVA para facilitar la revisión y la deducibilidad fiscal.
🔍 En el arqueo de caja, se verifica si la persona encargada del fondo fijo tiene la cantidad asignada y si los gastos realizados son procedentes y justificados.
⏱️ Es importante que los gastos sean comprobados de manera oportuna para evitar problemas en la deducción fiscal y en el control interno.
📑 En caso de gastos excesivos o no procedentes, se requiere una justificación o autorización por parte de superiores para validar la operación fuera de las políticas establecidas.

Q & A

¿Qué es el fondo fijo de caja o Caja Chica y cómo se diferencia de la caja general?
-El fondo fijo de caja o Caja Chica es una cantidad de dinero asignada para cubrir gastos urgentes y no programables de la empresa. Se diferencia de la caja general en que esta última se utiliza para el control de los ingresos y gastos regulares de la empresa.
¿Cuál es la función principal del fondo fijo de caja en una empresa?
-La función principal del fondo fijo de caja es cubrir gastos urgentes, necesarios y no programables que surjan en la empresa, permitiendo así una gestión eficiente y rápida de situaciones inesperadas.
¿Quién generalmente es responsable de manejar el fondo fijo de caja en una empresa?
-Generalmente, el fondo fijo de caja es manejado por una persona diferente al contador o administrador, como un tesorero, que siempre está en la empresa y puede ser localizado fácilmente para cubrir los gastos urgentes.
¿Cuál es el monto mínimo recomendado para el fondo fijo de caja y por qué?
-Se recomienda que el fondo fijo de caja tenga un monto mínimo de 2000 pesos para que pueda ser deducible fiscalmente, ya que existen limitaciones fiscales para la deducción de gastos menores a esta cantidad.
¿Cómo se debe utilizar el fondo fijo de caja y cuáles son los gastos que no debería cubrir?
-El fondo fijo de caja solo debe utilizarse para gastos urgentes, necesarios y no programables. No debe utilizarse para fines diferentes, como adquirir bienes o servicios que puedan haber sido previstos o programados previamente.
¿Qué es un arqueo de caja y cómo ayuda a controlar el fondo fijo de caja?
-Un arqueo de caja es un procedimiento que permite verificar si la cantidad asignada al fondo fijo de caja está en moneda de curso legal y si los gastos realizados son correctos y conforme a las políticas de la empresa. Ayuda a identificar si el manejo del fondo fijo es correcto y a detectar posibles problemas de control interno.
¿Cómo se realiza un arqueo de caja y qué información se debe incluir en el formato de arqueo?
-Un arqueo de caja se realiza contando el efectivo y los documentos que componen el fondo fijo, y luego comparándolos con la cantidad asignada. El formato de arqueo debe incluir la empresa, la fecha de auditoría, la persona que realiza el arqueo, el tiempo de inicio y término de la revisión, y un detalle de los billetes y monedas, así como los gastos realizados.
Si hay una diferencia entre el efectivo y los documentos del fondo fijo de caja, ¿qué se debe hacer?
-Si existe una diferencia entre el efectivo y los documentos del fondo fijo de caja, se debe investigar y justificar la causa de esta diferencia. Si el dinero es insuficiente, se debe identificar el gasto no comprobado; si es excedente, se debe devolver la cantidad sobrante a la empresa.
¿Qué pasa si los gastos del fondo fijo de caja no están justificados o exceden los límites establecidos por la empresa?
-Si los gastos no están justificados o exceden los límites establecidos, se deben justificar los motivos de la excepción y obtener la autorización correspondiente de la jerarquía de la empresa. Esto ayuda a mantener el control interno y a evitar un mal uso del fondo fijo.
¿Cómo se manejan los gastos no comprobados a tiempo en el fondo fijo de caja?
-Los gastos no comprobados a tiempo deben ser recuperados mediante una factura, remisión o cualquier documento que demuestre la salida de dinero. Si no se obtiene la comprobación adecuada, se debe abordar el tema con la persona responsable y tomar las medidas necesarias para garantizar la transparencia y el control interno.

Outlines

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💼 Manejo del Fondo Fijo de Caja (Caja Chica)

El primer párrafo explica la importancia de distinguir el fondo fijo de caja, también conocido como Caja Chica, de la caja general. Se enfatiza en la separación de los ingresos resultantes de la actividad empresarial y su deposito en una cuenta bancaria para un control eficiente. Además, se menciona que este fondo se utiliza para cubrir gastos urgentes y necesarios que no pueden ser programados, y se sugiere que el responsable de este fondo sea una persona distinta al contador o administrador financiero, generalmente el tesorero. Se indica que se debe mantener un fondo fijo mínimo de 2000 pesos para permitir su deducibilidad fiscal. Se sugiere revisar y auditar este fondo utilizando un formato estándar que incluya la cantidad asignada, los gastos realizados y la diferencia entre el efectivo y los documentos de comprobación.

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📑 Revisión y Control del Fondo Fijo de Caja

El segundo párrafo se centra en cómo realizar una revisión del fondo fijo de caja, detallando el proceso de auditoría y la importancia de contar con un formato estándar para verificar la concordancia entre el dinero asignado y el efectivo más los documentos de comprobación. Se describe el proceso de llenado del formato, incluyendo la cantidad en billetes y monedas, y se menciona la necesidad de justificar los gastos que excedan los límites establecidos o no se ajusten a las políticas de la empresa. Se hace hincapié en la importancia de la comprobación oportuna de los gastos, especialmente en el caso de viáticos, y se sugiere que los gastos no justificados o excesivos deben ser documentados y justificados adecuadamente.

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🔍 Auditoría y Control Interno del Fondo Fijo

El tercer párrafo aborda la finalidad de realizar un arqueo del fondo fijo de caja, que es verificar si el monto asignado se mantiene correctamente y si los gastos realizados son procedentes y de acuerdo con las políticas de control interno de la empresa. Se enfatiza la necesidad de que el controlador del fondo tenga exactamente la cantidad asignada y de que los gastos sean revisados para garantizar su procedencia y conformidad con las políticas establecidas. También se menciona la importancia de evitar malas prácticas, como cambiar cheques a favor de empleados o retener documentos indebidamente, y se sugiere que los gastos que no se ajustan a las políticas deben ser justificados y documentados adecuadamente.

Mindmap

Keywords

💡Fondo fijo de caja

El 'fondo fijo de caja', también conocido como 'Caja Chica', es una cantidad de dinero que se mantiene en efectivo para cubrir gastos urgentes y no programados de una empresa. En el guion, se menciona que este fondo es para gastos que son necesarios y que no se pueden proyectar o programar, y que deben ser realizados de manera rápida para evitar problemas en la empresa.

💡Control interno

El 'control interno' se refiere a los procesos y procedimientos establecidos por una empresa para supervisar y regular sus operaciones, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y que se mantengan los estándares de conducta y las regulaciones. En el video, se destaca la importancia de separar el ingreso de la empresa de los fondos destinados a gastos urgentes para mantener un control adecuado.

💡Gastos urgentes

Los 'gastos urgentes' son aquellos que surgen de manera inesperada y requieren una respuesta inmediata para evitar interrupciones en las operaciones de la empresa. El guion habla sobre la necesidad de tener un fondo fijo de caja para abordar estos gastos y cómo esto ayuda a la empresa a mantener su funcionamiento continuo.

💡Tesorero

El 'tesorero' es una persona que generalmente es responsable de la administración de los fondos de una empresa, incluyendo la gestión del fondo fijo de caja. En el guion, se sugiere que el tesorero es la persona que suele manejar el fondo fijo de caja, asegurando que los gastos urgentes sean cubiertos de manera oportuna.

💡Deducibilidad fiscal

La 'deducible fiscal' se refiere a la capacidad de una empresa para deducir ciertos gastos en su declaración de impuestos para reducir su base imponible. El guion menciona que los gastos cubiertos por el fondo fijo de caja deben ser mínimos de 2000 pesos para ser deducibles, según la legislación fiscal vigente.

💡Arqueo de caja

Un 'arqueo de caja' es un procedimiento para verificar la cantidad de dinero y documentos que un encargado de caja tiene en su poder en un momento dado. El guion describe cómo realizar un arqueo de caja, lo que incluye contar el efectivo y los documentos de gastos, para asegurar que la persona encargada del fondo fijo de caja esté manejando los fondos de manera correcta.

💡Documentos de gastos

Los 'documentos de gastos' son comprobantes que demuestran la realización de un gasto, como facturas, recibos o remisiones. En el guion, se destaca la importancia de tener estos documentos para justificar los gastos realizados con el fondo fijo de caja, ya que son necesarios para la deducción fiscal y para el control interno.

💡Control interno

El 'control interno' es un sistema de políticas y procedimientos que ayuda a una empresa a asegurar que sus operaciones se lleven a cabo de manera eficiente y que se cumplan las leyes y regulaciones aplicables. El guion subraya la importancia de mantener un control interno adecuado para supervisar el uso del fondo fijo de caja y prevenir el mal uso de fondos.

💡Justificación de gastos

La 'justificación de gastos' implica proporcionar una explicación o razón para un gasto realizado, especialmente cuando el gasto excede los límites establecidos o no se ajusta a las políticas de la empresa. El guion menciona que, en caso de gastos que requieren justificación, es necesario adjuntar una carta de autorización o una explicación válida para su aprobación.

💡Anexo de gastos

Un 'anexo de gastos' es un documento adicional que se utiliza para detallar y justificar los gastos realizados con el fondo fijo de caja, especialmente cuando hay múltiples gastos o gastos que requieren una justificación adicional. En el guion, se sugiere que se utilice un anexo cuando los gastos son numerosos o complejos, para facilitar la revisión y el control interno.

Highlights

Importancia de distinguir el fondo fijo de caja o Caja Chica de la caja general.

Control interno de la caja general implica separar ingresos de gastos y depositar en cuenta bancaria.

Fondo fijo de caja o Caja Chica se utiliza para gastos urgentes y necesarios.

La persona que maneja el fondo fijo debe ser diferente al contador o administrador.

Se recomienda que los gastos del fondo fijo sean mínimos de 2000 pesos para deducibilidad fiscal.

El fondo fijo no debe utilizarse para fines distintos de los urgentes y necesarios.

La cantidad asignada al fondo fijo debe ser revisada para asegurar su correcto manejo.

Revisión del fondo fijo se realiza mediante un formato estándar que varía pero cumple el mismo propósito.

El arqueo de caja es esencial para verificar la correctitud en el manejo del fondo fijo.

La revisión debe incluir un conteo detallado de billetes y monedas en moneda de curso legal.

Los gastos realizados con el fondo fijo deben estar documentados con fecha, descripción y importe.

Existe una limitación fiscal para la deducibilidad de gastos que no cumplan con ciertos requisitos.

La diferencia entre el efectivo y los comprobantes debe ser analizada para detectar problemas de control interno.

Las medidas a tomar dependen de la diferencia encontrada en la revisión del fondo fijo.

Cuando hay varios documentos, se utiliza un anexo para detallar los gastos del fondo fijo.

Los viáticos y otros gastos no comprobados a tiempo pueden afectar la deducción fiscal.

Las políticas de control interno deben definir los límites y excepciones para el uso del fondo fijo.

Los gastos que exceden o no proceden deben ser justificados en la revisión del fondo fijo.

El arqueo del fondo fijo es una herramienta para garantizar el correcto manejo y control interno.