FONDO FIJO DE CAJA

Summary

El guion trata sobre el manejo del fondo fijo de caja o Caja Chica en una empresa. Se destaca la importancia de separar los ingresos de la caja general y depositarlos en una cuenta bancaria para un control adecuado. El fondo fijo se utiliza para cubrir gastos urgentes y no proyectados, con una recomendación de un mínimo de 2000 pesos para deducibilidad fiscal. Se explica el proceso de revisión y control interno, incluyendo la verificación de la cantidad asignada, la documentación de gastos y la justificación de excepciones a las políticas de control. El objetivo es garantizar un uso adecuado del fondo fijo y mantener un control interno efectivo.

Takeaways

• 💼 La caja chica o fondo fijo de caja es una separación de la caja general para manejar gastos urgentes y necesarios que no pueden ser proyectados o programados.
• 🔑 El control interno de la caja general implica separar los ingresos de la empresa y depositarlos en una cuenta bancaria para un control eficiente de los ingresos.
• 👤 Generalmente, una persona diferente al contador o administrador, como un tesorero, maneja el fondo fijo para cubrir gastos urgentes.
• 💵 Se recomienda que el fondo fijo tenga un mínimo de 2000 pesos para poder ser deducibles fiscalmente, según la disposición fiscal.
• 🚫 El fondo fijo no debe ser utilizado para fines distintos a los urgentes y necesarios, y se debe evitar su mal uso.
• 📋 Para revisar el manejo del fondo fijo, se utiliza un formato de arqueo de caja que incluye detalles como la cantidad asignada, el monto en efectivo, y los documentos de gastos.
• 📝 Los gastos realizados con el fondo fijo deben estar documentados con fecha, descripción, observación, importe e IVA para facilitar la revisión y la deducibilidad fiscal.
• 🔍 En el arqueo de caja, se verifica si la persona encargada del fondo fijo tiene la cantidad asignada y si los gastos realizados son procedentes y justificados.
• ⏱️ Es importante que los gastos sean comprobados de manera oportuna para evitar problemas en la deducción fiscal y en el control interno.
• 📑 En caso de gastos excesivos o no procedentes, se requiere una justificación o autorización por parte de superiores para validar la operación fuera de las políticas establecidas.

Q & A

¿Qué es el fondo fijo de caja o Caja Chica y cómo se diferencia de la caja general?

El fondo fijo de caja o Caja Chica es una cantidad de dinero asignada para cubrir gastos urgentes y no programables de la empresa. Se diferencia de la caja general en que esta última se utiliza para el control de los ingresos y gastos regulares de la empresa.

¿Cuál es la función principal del fondo fijo de caja en una empresa?

La función principal del fondo fijo de caja es cubrir gastos urgentes, necesarios y no programables que surjan en la empresa, permitiendo así una gestión eficiente y rápida de situaciones inesperadas.

¿Quién generalmente es responsable de manejar el fondo fijo de caja en una empresa?

Generalmente, el fondo fijo de caja es manejado por una persona diferente al contador o administrador, como un tesorero, que siempre está en la empresa y puede ser localizado fácilmente para cubrir los gastos urgentes.

¿Cuál es el monto mínimo recomendado para el fondo fijo de caja y por qué?

Se recomienda que el fondo fijo de caja tenga un monto mínimo de 2000 pesos para que pueda ser deducible fiscalmente, ya que existen limitaciones fiscales para la deducción de gastos menores a esta cantidad.

¿Cómo se debe utilizar el fondo fijo de caja y cuáles son los gastos que no debería cubrir?

El fondo fijo de caja solo debe utilizarse para gastos urgentes, necesarios y no programables. No debe utilizarse para fines diferentes, como adquirir bienes o servicios que puedan haber sido previstos o programados previamente.

¿Qué es un arqueo de caja y cómo ayuda a controlar el fondo fijo de caja?

Un arqueo de caja es un procedimiento que permite verificar si la cantidad asignada al fondo fijo de caja está en moneda de curso legal y si los gastos realizados son correctos y conforme a las políticas de la empresa. Ayuda a identificar si el manejo del fondo fijo es correcto y a detectar posibles problemas de control interno.

¿Cómo se realiza un arqueo de caja y qué información se debe incluir en el formato de arqueo?

Un arqueo de caja se realiza contando el efectivo y los documentos que componen el fondo fijo, y luego comparándolos con la cantidad asignada. El formato de arqueo debe incluir la empresa, la fecha de auditoría, la persona que realiza el arqueo, el tiempo de inicio y término de la revisión, y un detalle de los billetes y monedas, así como los gastos realizados.

Si hay una diferencia entre el efectivo y los documentos del fondo fijo de caja, ¿qué se debe hacer?

Si existe una diferencia entre el efectivo y los documentos del fondo fijo de caja, se debe investigar y justificar la causa de esta diferencia. Si el dinero es insuficiente, se debe identificar el gasto no comprobado; si es excedente, se debe devolver la cantidad sobrante a la empresa.

¿Qué pasa si los gastos del fondo fijo de caja no están justificados o exceden los límites establecidos por la empresa?

Si los gastos no están justificados o exceden los límites establecidos, se deben justificar los motivos de la excepción y obtener la autorización correspondiente de la jerarquía de la empresa. Esto ayuda a mantener el control interno y a evitar un mal uso del fondo fijo.

¿Cómo se manejan los gastos no comprobados a tiempo en el fondo fijo de caja?

Los gastos no comprobados a tiempo deben ser recuperados mediante una factura, remisión o cualquier documento que demuestre la salida de dinero. Si no se obtiene la comprobación adecuada, se debe abordar el tema con la persona responsable y tomar las medidas necesarias para garantizar la transparencia y el control interno.