4 Rules to Help Increase Your Productivity

Summary

Dans cette vidéo, l'animateur partage quatre règles clés pour améliorer la productivité : prévoir des délais plus longs que prévu, traiter des tâches similaires en même temps, augmenter les heures de travail ininterrompues et ne pas remettre les tâches les plus difficiles. Ces conseils aident à éviter les pièges courants et à maintenir une productivité durable tout au long des semaines et des mois.

Takeaways

• 📅 🕒 Planifiez des marges de temps pour chaque projet, en anticipant les imprévus et en doublant l'estimation de temps que vous pensez nécessaire.
• 🔄 📈 Traitez des tâches similaires en même temps pour éviter de passer constamment d'une tâche à une autre, ce qui peut vous faire croire être productif sans l'être réellement.
• 🚫 🗣 Augmentez les heures de travail ininterrompues pour favoriser le travail approfondi et éviter les interruptions fréquentes qui peuvent nuire à la productivité.
• 💪 🏋️‍♂️ Ne remettez pas vos tâches les plus difficiles, car elles pèsent sur vous et peuvent affecter votre créativité et votre capacité à vous concentrer sur d'autres projets.
• 🤔 🧘‍♂️ Il est important de comprendre que la productivité fluctue et de ne pas se sentir inutile pendant les périodes où nous ne faisons pas autant que prévu.
• 📝 📚 Organisez vos tâches en catégories pour mieux les gérer et utiliser l'énergie de manière efficace, comme par exemple la communication, la création et la maintenance.
• 🗓️ 📅 Utilisez un calendrier pour bloquer le temps dédié au travail profond et protégez cette période contre les interruptions externes.
• 🗣️ 💬 Les conversations difficiles sont souvent remises à plus tard, mais abordez-les tôt pour alléger votre esprit et libérer votre créativité.
• 🎥 🎬 L'expérience ne garantit pas toujours une prévision précise du temps nécessaire pour compléter un projet, il est donc essentiel de planifier avec souplesse.
• 🤝 🤗 Travaillez avec des clients en tenant compte des délais et en communiquant clairement pour gérer leurs attentes et éviter les retards.
• 🏠 👥 L'environnement de travail influence grandement la productivité, il est donc important de se débarrasser des distractions et de créer un espace de travail propice à la concentration.

Q & A

Quel est le premier conseil donné pour améliorer la productivité?

Le premier conseil est de prévoir que les choses prendront beaucoup plus de temps que prévu, en doublant le temps estimé pour chaque projet, pour gérer les imprévus et les retards.

Pourquoi est-il important de prévoir un temps de buffer dans les projets?

C'est important pour gérer les attentes, éviter de reporter les délais et améliorer la santé mentale, en se sentant mieux quant aux choses accomplies et en évitant de se décourager continuellement.

Quels sont les avantages de traiter des tâches similaires en même temps?

Traiter des tâches similaires en même temps permet de se concentrer sur une tâche à la fois, de gagner en efficacité et d'éviter la dispersion de l'attention due au changement rapide de tâches.

Comment la méthode de 'batching' des tâches peut-elle améliorer la productivité?

En regroupant les tâches similaires, on peut s'adapter et s'améliorer dans l'exécution de ces tâches, en bénéficiant de l'énergie et du focus appropriés pour chaque type de travail.

Quel est le troisième conseil pour améliorer la productivité?

Le troisième conseil est d'augmenter les heures de travail ininterrompu, en évitant les interruptions constantes et en bloquant du temps sur son calendrier pour un travail approfondi.

Pourquoi est-il recommandé d'éviter les conversations à'eau de roue?

Les conversations à'eau de roue peuvent être perturbantes et分散注意力, ce qui nuit à la productivité en empêchant le travail profond et continu.

Quel est le quatrième conseil donné dans le script?

Le quatrième conseil est de ne pas remettre les tâches les plus difficiles, en abordant les conversations difficiles ou les problèmes qui pèsent sur la conscience pour se sentir plus léger et plus créatif.

Quels sont les effets négatifs de remettre les tâches difficiles?

Remettre les tâches difficiles peut entraîner une accumulation de stress et d'anxiété, ce qui affecte la créativité et la capacité à se concentrer sur d'autres projets.

Comment Squarespace est-il mentionné dans le script et à quel propos?

Squarespace est mentionné comme partenaire du canal et comme outil utilisé par l'orateur pour construire des sites web facilement, avec des fonctionnalités telles que la sélection de modèles, l'ajout de boutons d'action et la gestion de domaines.

Quelle est la recommandation finale donnée par l'orateur pour améliorer la productivité?

La recommandation finale est de s'attarder à son sentiment de productivité, de planifier des moments de réflexion pour déterminer si l'on a besoin de ralentir et de se reposer, ou de se motiver davantage pour éviter la procrastination.

Quel est le message clé à retenir du script sur la productivité?

Le message clé est qu'il n'y a pas de système de productivité parfait et que tout le monde peut avoir des semaines moins productives. Il est important de comprendre son état actuel et d'adapter son approche en conséquence.

Outlines

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📈 Améliorer la productivité : Comprendre le comportement humain

Le premier paragraphe met l'accent sur l'importance de comprendre le comportement humain pour améliorer la productivité. Il suggère que les pièges et les illusions de productivité sont souvent ignorés. L'orateur partage quatre règles qui l'ont aidé à mieux gérer son temps et ses projets, en expliquant que la productivité est cyclique et qu'il est essentiel de planifier des marges de temps pour les imprévus. Il conseille de doubler l'estimation du temps nécessaire pour un projet et de gérer les attentes, en soulignant que cela contribue à une meilleure santé mentale et à une réduction de la procrastination.

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🔄 Grouper les tâches similaires pour une meilleure efficacité

Le deuxième paragraphe traite de l'inutilité de la multitâche et de l'importance de traiter des tâches similaires en même temps pour une meilleure efficacité. Il est expliqué que passer rapidement d'une tâche à une autre dilue l'attention et réduit la capacité de se concentrer sur un projet spécifique. En groupant les tâches par catégories telles que la communication, la création et la maintenance, on peut les traiter plus efficacement. L'orateur partage son expérience personnelle en filmant des vidéos et en prenant des appels téléphoniques, montrant comment cela permet de s'améliorer dans l'exécution de ces tâches.

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🚫 Éviter les interruptions pour un travail ininterrompu

Dans le troisième paragraphe, l'orateur discute de l'impact des interruptions sur la productivité et de la nécessité de disposer de périodes de travail ininterrompues. Il cite des exemples de distractions courantes au travail, comme les conversations au robinet à eau, et partage son expérience de travailler en colocation avec sa partenaire, qui a conduit à une baisse de productivité. Il recommande de réserver du temps pour un travail profond et de bloquer ce temps sur son calendrier pour éviter les interruptions, ce qui permet de se concentrer et d'améliorer la qualité du travail.

🔄 Ne pas remettre à plus tard les tâches difficiles

Le quatrième paragraphe insiste sur l'importance d'aborder les tâches difficiles sans les remettre à plus tard. L'orateur explique que les conversations difficiles ou les tâches ingrates qui sont constamment repoussées peuvent entraver la créativité et la concentration. Il suggère de les résoudre rapidement, en les plaçant en haut de la liste des tâches à faire, surtout si elles peuvent être réglées en moins de 30 minutes, ce qui permet de se débarrasser du stress et de se concentrer sur le reste du travail de la semaine.

Keywords

💡productivité

La productivité est le thème central de la vidéo, qui se concentre sur l'amélioration de l'efficacité dans le travail. Elle est définie comme la capacité de réaliser des tâches de manière efficace et efficace. Dans le script, l'auteur partage des règles pour augmenter sa productivité, montrant comment il a remodelé sa façon de travailler.

💡planification

La planification est présentée comme un outil clé pour augmenter la productivité. Elle implique la prévision des tâches et la mise en place de délais réalistes. L'auteur conseille de doubler l'estimation du temps nécessaire pour compléter un projet, illustrant ainsi l'importance de prévoir des marges pour les imprévus.

💡tâches similaires

Traiter des tâches similaires en même temps est une stratégie de productivité évoquée dans le script. Cela signifie regrouper des activités qui nécessitent le même type d'énergie ou de concentration pour optimiser l'efficacité. Par exemple, l'auteur suggère de regrouper les appels téléphoniques ou les tâches de création pour bénéficier d'un effet d'entraînement.

💡interruptions

Les interruptions sont décrites comme des obstacles à la productivité. Elles interrompent le flux de travail et réduisent la capacité à se concentrer sur des tâches importantes. L'auteur relate des expériences personnelles où les interruptions ont affecté sa productivité, comme lorsqu'il partage un espace de travail avec sa partenaire.

💡travail ininterrompu

Le travail ininterrompu est souligné comme étant essentiel pour la profondeur du travail et l'efficacité. Il s'agit de périodes de temps consacrées à une tâche sans distractions. L'auteur recommande de bloquer ce type de temps dans son agenda pour favoriser la concentration et la créativité.

💡tâches difficiles

Les tâches difficiles sont identifiées comme des éléments qui pèsent sur l'esprit et peuvent entraver la productivité. L'auteur insiste sur l'importance de ne pas remettre ces tâches, souvent des conversations difficiles, car elles s'accumulent et affectent la créativité et la capacité de se concentrer sur d'autres projets.

💡gestion des attentes

La gestion des attentes est mentionnée comme un aspect important de la planification, surtout lorsqu'on travaille avec des clients. Elle implique de communiquer clairement les délais et de s'assurer que les autres ont des attentes réalistes quant à la réalisation des projets.

💡énergie

L'énergie est un concept clé dans la vidéo, car elle est nécessaire pour accomplir des tâches efficacement. L'auteur explique que différentes tâches nécessitent différents types d'énergie et que regrouper des tâches similaires permet de mieux gérer cette énergie pour augmenter la productivité.

💡multitâche

Le concept de multitâche est remis en question dans la vidéo. L'auteur soutient que le fait de jongler avec plusieurs tâches en même temps peut donner l'illusion de productivité sans en être vraiment. Il recommande de se concentrer sur une seule tâche à la fois pour une meilleure efficacité.

💡soutien

Le soutien, bien que moins évoqué, est un élément important dans la vidéo. L'auteur mentionne Squarespace comme partenaire qui apporte une valeur ajoutée à son travail, illustrant l'importance du soutien pour la productivité et la réussite des projets.

Highlights

Pour améliorer votre productivité, il est essentiel de mieux comprendre le comportement humain, les pièges auxquels nous tombons régulièrement et les illusions de productivité.

Règle numéro un : Planifiez des choses en prenant en compte qu'elles prendront beaucoup plus de temps que vous ne le pensez.

La productivité est cyclique et varie d'une semaine à l'autre, avec des périodes de progrès et de retard.

Il est important de prévoir un temps de travail supplémentaire pour gérer les imprévus et les erreurs d'estimation.

Doublez l'estimation du temps pour un projet afin de gérer les attentes et de prévoir le temps supplémentaire nécessaire.

Règle numéro deux : Traitez des tâches similaires en même temps pour éviter le changement de tâches rapide qui nuit à la productivité.

Le multitask est une illusion de productivité; il est préférable de traiter une tâche à la fois et de les regrouper par catégorie.

Organisez vos tâches hebdomadaires en catégories telles que la communication, la création et la maintenance pour une meilleure efficacité.

Règle numéro trois : Augmentez les heures de travail ininterrompues pour favoriser le travail approfondi et améliorer la concentration.

Les interruptions fréquentes, que ce soit en open space ou à la maison, peuvent nuire à la productivité et à la santé mentale.

Bloquez du temps sur votre calendrier pour des périodes de travail ininterrompu et de deep work.

Règle numéro quatre : Ne retardez pas les tâches les plus difficiles, car elles pèsent sur vous et affectent votre créativité.

Les conversations difficiles sont souvent repoussées, mais il est essentiel de les aborder pour libérer votre énergie créative.

Considérez de placer les tâches difficiles en haut de votre liste des tâches si elles peuvent être résolues en moins de 30 minutes.

La productivité est un processus cyclique qui nécessite de gérer nos attentes et de reconnaître nos périodes de ralentissement.

Il est important de s'autoriser des pauses et de se donner du temps pour la réflexion et l'auto-évaluation de notre productivité.

Aucun système de productivité n'est parfait; il est normal d'avoir des semaines moins productives et de devoir s'ajuster en conséquence.

Transcripts

- Apart from all the digital tools and systems we use,

if you're looking to improve your productivity,

what you actually need

is to better understand human behavior,

the ways we trick ourselves into feeling productive,

and the common traps we fall into over and over again.

So I wanna share four rules for productivity

that have really helped to reshape how I work every week,

how I plan for both big projects and small ones,

and how I make sure that I'm not just feeling productive

but I actually am productive.

Let's get into it.

This video is brought to you by Squarespace.

I'll share more about them later in this video.

All right, so rule number one,

plan for things to take way longer than you think.

The biggest myth that's perpetuated

about productivity is that you can get to a place

where work always feels effortless.

And once you unlock that secret,

you'll never procrastinate again,

you'll have an infinite source of motivation,

and you'll never fall into a slump.

But that's not the case.

The truth about productivity is that,

it ebbs and flows.

There are gonna be those weeks

where we feel like we're really on top of everything.

We might even get ahead for the first time in a while.

And then there are gonna be those weeks,

maybe even months where we fall behind,

where we feel like we can't keep up

with the amount of things that we had set out to do.

And this really happens for two main reasons.

One, there are so many unexpected things that will come up.

Our lives are filled with the unplannable.

We get sick, our kids get sick,

we get sick of working so we pretend like we're sick.

There are so many things that we can't plan for.

And therefore, when those things pop up,

we inevitably fall behind in our schedule.

And the second thing I'd say is that,

just overall, we're really bad at planning

how long something is gonna take us to do.

And when it comes to my own videos,

I've been a filmmaker for over 10 years,

and I've made hundreds, thousands of videos,

but I still couldn't give you a really accurate estimate

to how long my next video will take to make.

There are so many details, questions,

and problems that will come up within that

that we can't foresee when we first get started.

And so regardless of the fact that I've done it before,

that I've made tons of videos in my life,

I still will have a really difficult time planning ahead

and meeting all the little deadlines that I set for myself.

I think the biggest problem with this is that,

we are left feeling unproductive

when it's actually completely natural to have weeks

or months where we're not getting as much done

as we had planned to or set out to.

And I think the best way to really work

around this is to plan buffer into every project we make,

plan for the unplannable.

A good rule of thumb is to double the amount

of time you think it's gonna take you to do

a particular project.

If you're somebody who actually works with clients,

this is so important to manage the expectations

of the people that you're working with.

Even if you wanna give a deadline for your boss,

double the amount of time you think it's gonna take.

It's so much better to get it done quicker

in a shorter amount of time than to need to push back

the deadline once, twice, three times.

And of course, it's okay to push back those deadlines

even if we fail to estimate it,

especially for those bigger projects.

But when I plan in buffer,

when I plan for those unplannable things,

I find that it's much better on my mental health.

I feel so much better about the things that I do get done,

and I'm not always continually letting myself down.

Rule number two, process similar tasks at the same time.

Rapid task switching is one of the all-time best ways

to feel productive without actually being productive.

We convince ourselves that we can multitask,

we can do a lot at the same time

and switch back and forth between these tasks.

We can check email while we're watching TV.

We can listen to a podcast

while we have deep and meaningful conversation

with our partner.

God, I love this podcast.

- Excuse me?

- God, I love how you talk fast.

- Okay, so anyways, when I was talking about-

- [Podcaster] The monkey interaction thing

is still not very good.

- But this approach to work only splinters our attention

and affects how much we can actually get done

and how much focus we can have on any individual project.

Instead, when we focus on one task at a time

and then batch all those tasks together

at the same time each week,

we can fly through them with much more ease.

You might even choose to bucket your weekly tasks

into categories like communication,

creation, and maintenance.

Communication would be things like phone calls,

video chats, and presentations.

Creation would include things like writing,

painting, and photography.

And maintenance would include things like emails,

taxes, chores, and polishing your framed photo of The Rock.

The hidden power behind this approach

to scheduling our days is the fact

that different tasks require different types of energy.

And so a phone call is very different

from writing an email.

And so if I choose to schedule, say, five phone calls

on Monday morning back to back to back,

then I can get warmed up.

So that first phone call,

I might feel a little bit tongue-tied.

I might not be really great at communicating my ideas.

By the time I get to that fifth phone call, I'm warmed up.

I'm feeling as if my brain is processing

my thoughts much better,

which is a surprisingly difficult task for me.

And I just feel better about all of those phone calls.

Maybe not the first one,

maybe that first one was just a warm up.

And I think this obviously goes for everything else,

so writing emails, responding to people,

getting into that mindset where you're writing,

getting into this mindset where you're editing a video,

or doing photography, something creative,

making sure that you're conserving your energy

and you're really using it in the right way

at the right time.

Rule number three, increase uninterrupted work hours.

We've got meetings, meetings to plan meetings,

open-office floor plans, constant interruptions,

water cooler conversations.

Is that a thing?

Do people still do water cooler chats?

That seems like something from the 80s.

I've never had a job, if you can't tell.

But regardless, whether you're working from an office

or working from home,

I'd say actually, especially if you're working from home

and have roommates, a wife, a partner,

there are gonna be so many interruptions,

none greater than the people around you.

- Hey, Matt, Matt, Matt, Matt, Matt, Matt, Matt, Matt,

Matt, Matt, Matt, Matt, Matt, hey, Matt.

What you doing?

Oh my God, this is crazy.

Yes, I tried the whole organic thing,

but what I found out was that,

my vagina just doesn't take it well to organic tampons.

What's RedTube, oh my God,

no, this is actually crazy.

Is this annoying?

- Yes, okay, I'm gonna be fair here.

It's definitely not Natalie

that's the only person that does this.

(Matt laughing loudly)

Ah, that's funny, that's funny.

- What's funny?

- Oh, nothing.

So ever since we moved into this apartment in early January,

Nat and I have been working together

in this room right here.

Literally, Nat would sit on the floor in the corner.

I don't know why she chose to work on the floor.

I guess she was just more comfortable that way.

I'd be here at this desk.

This is like everything.

That's the kitchen, the living room,

there's a bedroom down the hall there,

but that's literally it.

It's a tiny apartment to live

and to work from with two people,

and so we found ourselves constantly talking about work,

constantly interrupting each other,

never finding a time to switch off.

And that was actually a really big detriment

to our own productivity

because we never got a chance to rest.

And so us working together

from this space together affected our productivity.

It affected our relationship in a negative way.

And it wasn't until Natalie decided

to get a co-working space just a couple weeks ago

that we realized what a big problem it was.

Because all of a sudden, we felt so much more free.

We felt so much more productive.

There's a huge difference between work hours

and uninterrupted work hours.

You need to make as much time in your week

for deep work as you can.

You might choose to proactively block out this time

on your calendar each week,

especially if other people have access

to your availabilities.

I've got one more rule to get to

before I wrap this video up.

But before I do,

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And finally, rule number four,

don't put off your most difficult tasks.

Being productive for the long run is very different

from being productive for just a one-week sprint.

When you're trying to be productive week after week,

it really requires you to conserve your energy.

This is so important.

And so when I talk about

not putting off your most difficult tasks,

I'm not talking about the difficult things

from a technical perspective

or a problem that needs to be solved.

I'm usually talking about those things

that are weighing on your shoulders.

Those are the burdens that you carry around

that can't help but intrude every other project

and every other thought you have.

And when it comes down to it,

the things that we constantly put off week after week,

the most common culprit are difficult conversations.

There were many instances early on in my career

as a filmmaker where I put off difficult conversations

with clients or collaborators because I was worried

about what those conversations might lead to.

Will I lose the client?

Will I let someone down?

Will I embarrass myself?

But what happens when you put off these difficult tasks,

these uncomfortable conversations?

It builds up.

It continues to build up

the longer that you don't resolve it.

And it really affects your creativity,

what you can bring to each project.

If you find yourself in this situation

where you're constantly putting things off

because you're afraid of that confrontation,

ask yourself what would happen

if you tackled that problem first,

if you did that immediately,

if you put it to the top of your to-do list,

especially if it's something that can be resolved

in 30 minutes or less?

So you have a 30-minute conversation,

it will be unpleasant,

it might be a little bit awkward.

But then after that 30 minutes,

it lightens up the rest of your week.

Suddenly, you're able to release the pressure valve

and free up your creativity

to truly find that focus that you need

to be more productive.

And so you clicked on this video hoping to feel productive.

And I hope that that worked,

but I also hope that you got a little bit more

of a deeper perspective of what it means to be productive

and the common traps that we fall into on a regular basis.

Now, like I said earlier in this video,

I'm no productivity guru,

I don't have it all figured out,

and I don't think anybody really does.

I think people that say that they've got it figured out,

they've got the perfect productivity system,

and they never slack off,

if they say that, then they're absolutely lying.

I don't believe them.

There are gonna be weeks in the months

where you don't feel productive,

when you're not getting much done.

And I think that you need to just pay attention

to how you're feeling.

Plan for some moments of stillness to be able to reflect,

and determine whether right now you just need to slow down

and you need to give yourself a freaking break,

or you actually need to kick up the arse

because you're procrastinating

and you've been doing it for months

and you need to actually get to work.

And so you need to figure out where you are.

I can't tell you where you are right now, but I do hope

that this video helped you gain some perspective

and learn some ways to make your days more productive.

I'll see you guys next time, bye.