Manual de Procedimientos: Definición, Objetivos y Elaboración

Summary

En este video, se explica el manual de procedimientos y su importancia en la ingeniería de calidad. Se destacan los objetivos del manual, como informar a todo el personal sobre objetivos, dependencias y responsabilidades, así como evitar duplicidades y mejorar la eficiencia. Se detallan los pasos para elaborar un manual, incluyendo definir contenido, objetivos, áreas de aplicación, responsables, políticas y describir operaciones. Se enfatiza la recopilación de información, el análisis preliminar, la integración y análisis de información, y la revisión y actualización continua del manual para adaptarse a las necesidades de la empresa.

Takeaways

• 📚 Un procedimiento es una secuencia cronológica y secuencial de tareas que definen cómo realizar un trabajo dentro de un ámbito específico.
• 📖 Un manual de procedimientos agrupa diferentes procedimientos para completar una tarea de manera uniforme, facilitando la comunicación y la ordenación en la empresa.
• 🎯 Los objetivos del manual de procedimientos incluyen informar a todo el personal sobre objetivos, dependencias, responsabilidades y políticas, así como evitar duplicidades y mejorar la eficiencia.
• 👥 Se definen áreas y aplicaciones de los procedimientos, así como quiénes son los responsables de cada acción dentro de la empresa.
• 📋 Se incluyen políticas y criterios generales de acción en el manual para facilitar la responsabilidad de las instancias involucradas.
• 🔍 Se describen paso a paso las actividades y se especifican los responsables de cada tarea y acción en el manual.
• 📊 Se utilizan formatos, diagramas de flujo y terminología técnica para clarificar los procedimientos y su ejecución.
• 🔍 La recopilación de información es crucial para evitar interpretaciones erróneas y garantizar que el manual sea útil y preciso.
• 📈 Se realiza un estudio preliminar, se elabora un inventario de procedimientos, se integra y analiza la información, y se grafican los procedimientos para su mejor comprensión.
• 🔄 La revisión, aprobación, distribución e implantación del manual es un proceso que involucra a la gerencia y requiere capacitación del personal para su correcta aplicación.

Q & A

¿Qué es un procedimiento según el guion del video?

Un procedimiento es un documento que detalla una sucesión cronológica y secuencial de labores para realizar un trabajo dentro de un ámbito de aplicación específico.

¿Cuál es la función de un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos agrupa diferentes procedimientos para completar una tarea de manera uniforme, facilitando la comunicación y ordenando las tareas de los involucrados.

¿Cuáles son algunos de los objetivos principales de un manual de procedimientos?

Entre los objetivos más importantes se incluyen informar a todo el personal sobre objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades, políticas institucionales, evitar la duplicidad de funciones, mejorar la eficiencia administrativa y facilitar la capacitación de nuevos colaboradores.

¿Cómo se definen los objetivos al elaborar un manual de procedimientos?

Al elaborar un manual de procedimientos, se deben definir claramente los objetivos, las áreas de aplicación, los responsables, las políticas, la descripción de las operaciones, los formatos, los diagramas de flujo y la terminología.

¿Qué etapas se deben seguir para elaborar un manual de procedimientos?

Las etapas para elaborar un manual de procedimientos incluyen la definición del contenido y objetivos, recopilación de información, estudio preliminar, elaboración de inventario de procedimientos, integración de información, análisis, graficación, revisión y finalmente, implantación y recomendaciones para simplificación.

¿Qué es la importancia de la recopilación de información en la creación de un manual de procedimientos?

La recopilación de información es crucial para evitar interpretaciones erróneas y garantizar que el manual contenga información específica y útil, lo que evita retraso y desperdicio de recursos.

¿Cómo se deben presentar los manuales de procedimientos según el guion?

Los manuales de procedimientos deben presentar el logotipo, nombre de la empresa, lugar y fecha de elaboración, responsables de revisión y autorización, un índice de capítulos, y se deben diseñar en tamaño carta oficio, con métodos de reproducción en una sola cara y separadores para divisiones.

¿Qué pasos son necesarios después de elaborar el manual de procedimientos?

Después de elaborar el manual, se requiere su revisión por la gerencia, aprobación por las áreas responsables, distribución a los ejecutivos y empleados, capacitación del personal y mantenimiento de actualizaciones periódicas.

¿Cómo se asegura la calidad de la información en el manual de procedimientos?

Se asegura la calidad de la información a través de la revisión por la gerencia general o gerencias responsables, y la aprobación por parte de los responsables de cada área de la empresa.

¿Cuáles son las fuentes comunes de información para compilar un manual de procedimientos?

Las fuentes comunes de información incluyen archivos de la empresa, directivos, ejecutivos, asesores y empleados, y los métodos para compilar la información pueden ser encuestas, investigación de documentos, entrevistas o observación directa.