Base de Datos de Empleados en Excel con fotografías Macros - BASE DE DATOS con Fotografía Macros VBA
Summary
TLDREl video ofrece una plantilla gratuita de Excel con macros para gestionar datos de empleados en empresas medianas o grandes. Se explica cómo configurar módulos para ciudades, profesiones, departamentos y cargos, y cómo llenar y buscar un formulario con información de empleados. También se muestra cómo agregar fotografías de los empleados y filtrar la base de datos por diferentes parámetros. Se invita a los espectadores a suscribirse al canal y compartir sus negocios o emprendimientos en los comentarios.
Takeaways
- 😀 Se aborda la necesidad de controlar los datos de los empleados en empresas que crecen y alcanzan una cierta cantidad de personal.
- 💼 Se comparte una plantilla de Excel automatizada con macros para gestionar los datos de los empleados, como correos, números de teléfono, cuentas bancarias y cargos.
- 🆓 La plantilla de Excel es gratuita y se suma a otras plantillas gratuitas compartidas en el canal de YouTube del presentador.
- 🔗 Se invita a los espectadores a suscribirse al canal de YouTube y a seguir al presentador en Telegram para recibir actualizaciones y respuestas a preguntas.
- 🖥️ Se explica cómo configurar módulos en la plantilla, como ciudades, profesiones, departamentos y cargos, para que aparezcan en listas desplegables en el formulario de ingreso de datos.
- 📝 Se detalla el proceso de ingreso de información de los empleados, incluyendo datos personales, profesionales y de contacto.
- 🖼️ Se muestra cómo agregar fotografías de los empleados a la plantilla, incluyendo el proceso de recorte, ajuste de tamaño y guardado con un formato y nombre específico.
- 🔍 Se menciona la funcionalidad de búsqueda, eliminación, actualización y impresión de los datos de los empleados en la plantilla.
- 📁 Se destaca la importancia de nombrar correctamente la carpeta y los archivos de las fotografías de los empleados para que la plantilla los reconozca correctamente.
- 📢 Se invita a los espectadores a compartir información sobre sus negocios o emprendimientos en los comentarios y a dejar sus contactos para posibles contactos de negocio.
Q & A
¿Qué problema busca resolver la plantilla de Excel automatizado con macros mencionada en el guion?
-La plantilla busca resolver el problema de la gestión de datos de empleados en empresas que comienzan a crecer, facilitando el control de información como correos electrónicos, números de teléfono, cuentas bancarias, nombres, cargos, etc.
¿Por qué es necesario usar una base de datos de empleados para una empresa en crecimiento?
-Es necesario para organizar y tener un control preciso de la información de los empleados, lo que facilita la toma de decisiones y la administración eficiente del personal.
¿Cuál es la ventaja de usar una plantilla de Excel automatizada con macros para manejar la información de los empleados?
-La ventaja es que permite automatizar procesos, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores humanos al ingresar y modificar datos, además de ser fácil de configurar y usar.
¿Cómo se puede obtener la plantilla de Excel para el control de empleados que se describe en el guion?
-La plantilla se puede obtener accediendo a los datos de la descripción del vídeo, donde se proporciona toda la información necesaria para adquirir la plantilla.
¿Qué módulos se incluyen en la plantilla para configurar la información antes de ingresar datos de empleados?
-Los módulos incluyen configuración de ciudades, profesiones, departamentos y cargos, los cuales se configuran para que aparezcan en listas desplegables en el formulario de ingreso de datos.
¿Cómo se agrega un nuevo empleado utilizando la plantilla de Excel?
-Se agrega un nuevo empleado llenando el formulario con los datos correspondientes, como estatus, código, nombre, ciudad, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, fecha de ingreso, profesión, cédula, cuenta bancaria, estado civil, sexo, sueldo, departamento y cargo, y luego se guarda la información.
¿Cómo se pueden buscar y modificar los datos de un empleado en la plantilla?
-Se pueden buscar los datos de un empleado ingresando su código en el campo de búsqueda. Una vez encontrado, se pueden modificar los datos y guardar los cambios para actualizar la información.
¿Cómo se asigna una fotografía a un empleado en la plantilla?
-Se asigna una fotografía a un empleado guardando la imagen en una carpeta específica llamada 'empleados' en el disco C de la computadora, con un nombre que corresponda al código del empleado y en formato jpg.
¿Qué medidas y formato se recomiendan para las fotografías de los empleados en la plantilla?
-Se recomienda configurar las imágenes en 10 cm de alto por 8 cm de ancho y desactivar la opción de bloquear relación de aspecto. Además, se debe guardar en formato jpg.
¿Cómo se pueden imprimir los datos de un empleado desde la plantilla?
-Después de ingresar y guardar la información del empleado, se puede imprimir toda la información haciendo clic en el botón 'imprimir', lo que mostrará los datos del empleado para ser impresos.
Outlines
😀 Control de Datos de Empleados con Excel Automatizado
El video presenta una solución para gestionar los datos de los empleados en empresas que ya cuentan con un número considerable de personal. Se habla de la dificultad de administrar información como correos, números de teléfono, cuentas bancarias, nombres, cargos, etc., y se propone una plantilla de Excel automatizada con macros como herramienta de ayuda. Esta plantilla es gratuita y se suma a otras plantillas gratuitas compartidas previamente en el canal de YouTube. Se invita al espectador a suscribirse al canal y a seguir al creador en Telegram para obtener más información y asistencia.
🔧 Configuración y Uso del Control de Empleados en Excel
Se describe cómo configurar y utilizar la plantilla de Excel para el control de empleados. Se explica el proceso de personalización del menú principal, incluyendo la adición de un logotipo de empresa, y se detallan los módulos de configuración como ciudades, profesiones y departamentos. Además, se muestra cómo se ingresa la información de los empleados a través de un formulario con opciones para guardar, limpiar, eliminar, buscar, imprimir y salir. Se hace hincapié en la importancia de la correcta configuración de los módulos para que la información se muestre correctamente en los formularios.
📸 Agregar Fotografías a los Registros de Empleados
El video procede a enseñar cómo agregar fotografías a los registros de los empleados en la plantilla de Excel. Se sugiere usar Powerpoint para recortar y ajustar las imágenes a las dimensiones necesarias antes de guardarlas en una carpeta específica llamada 'empleados' en el disco C de la computadora. Se resalta la importancia de nombrar las imágenes con el código del empleado y de guardarlas en formato jpg para que el sistema de Excel las reconozca y las asocie correctamente a cada registro de empleado.
📝 Finalización y Contacto con el Creador del Video
El video concluye con una demostración de cómo se visualizan las fotografías de los empleados una vez ingresadas correctamente en el sistema. Se verifica que cada código de empleado muestre la correspondiente imagen y se explica cómo imprimir la información completa de un empleado. Finalmente, se anima a los espectadores a suscribirse al canal, a comentar sobre sus propios negocios o emprendimientos y a compartir sus redes sociales o páginas web para posibles contactos de interés. Se cierra el video con un agradecimiento y un despedida hasta el próximo contenido.
Mindmap
Keywords
💡Control de empleados
💡Base de datos de empleados
💡Excel automatizado con macros
💡Módulos
💡Formulario
💡Botones de acción
💡Fotografías de empleados
💡Filtrado de información
💡Imprimir información
💡Canal de Telegram
Highlights
Es necesario llevar un control de los empleados a medida que las empresas crecen, especialmente con más de 20 empleados.
El Excel automatizado con macros facilita la gestión de datos como correo, teléfono, cuenta bancaria y más de los empleados.
Este aplicativo es completamente gratis, disponible en el canal de YouTube del autor, junto con otras plantillas gratuitas.
La plantilla incluye un formulario donde se puede guardar, buscar, modificar y eliminar información de los empleados.
El formulario permite agregar información detallada de los empleados, como código, ciudad, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, entre otros.
El usuario puede cargar fotos de los empleados, configurando imágenes con un tamaño específico para ser reconocidas por la plantilla.
El aplicativo incluye opciones para asignar profesiones y departamentos a los empleados mediante listas desplegables personalizables.
El sistema utiliza un código de identificación único para cada empleado, lo cual facilita la gestión y seguimiento de la información.
El código de empleado se resalta en amarillo si ya ha sido utilizado, lo que evita la duplicación de registros.
Es posible imprimir la información de los empleados guardados en el sistema para facilitar el acceso a los datos en formato físico.
La plantilla también permite filtrar los datos de los empleados por área, código, sueldo, correo electrónico, cuenta bancaria y más.
El sistema está diseñado para ser intuitivo, facilitando la creación y modificación de empleados de manera rápida y eficiente.
Las fotos de los empleados deben guardarse en una carpeta específica y con el formato correcto para ser reconocidas por el sistema.
La plantilla permite sobreescribir la información de un empleado existente si es necesario realizar cambios en los datos.
El autor invita a los usuarios a suscribirse a su canal de YouTube y seguirlo en Telegram para más información y plantillas adicionales.
Transcripts
muchas veces queremos llevar un control
más exacto de los datos de nuestros
empleados ya cuando nuestro negocio
comienza a tener 20 30 40 empleados ya
es un poco difícil poder gestionar los
datos como son correo número de teléfono
cuenta bancaria nombres cargos y
queremos ya ir ordenando a Nuestra
Empresa es muy necesario entonces llevar
lo que sería un control de empleados o
una base de datos de empleados por esa
razón hoy Quiero compartir con ustedes
para aquellas empresas que tienen ya una
cantidad de personal eh de 10 20 30 40
empleados entonces este Excel
automatizado con macros les va a ayudar
para poder controlar esos datos de sus
empleados Y si te preguntas si este
aplicativo es gratis Sí también Es
gratis y se suma a otra de las
plantillas gratis que he compartido en
este canal de YouTube como tú sabrás ya
hay una plantilla de cuenta por cobrar
cuenta por pagar de gestión de clientes
de inventarios control de horarios bueno
hemos compartido varias plantillas por
este medio y esta se suma a otra de las
plantillas gratis toda la información la
voy a dejar en la descripción del vídeo
Así que para poder obtener la plantilla
por favor ve a los datos de la
descripción del vídeo que ahí estoy
dejando toda la información para que
puedas adquirir la plantilla y antes de
comenzar con la explicación de la
plantilla te invito a que te suscribas a
mi canal si aún no estás suscrito y que
me dejes un me gusta y si quieres estar
enterado de todo lo que Voy subiendo a
mi canal Entonces te invito a que me
sigas por mi canal de Telegram en donde
también voy con contestando la mayoría
de preguntas que me hacen las contesto
de forma masiva para que así Si alguna
otra persona tuvo También la misma duda
Entonces que se pueda contestar la
pregunta para todos Así que Sígueme por
mi canal de Telegram que seguro ahí
encontrarás mucha más información veamos
Entonces cómo funciona esta plantilla
tenemos lo que es el menú principal y
por acá he dejado un espacio para que
puedas poner el logo de tu empresa para
cambiar el logo es muy sencillo
simplemente lo que tienes que hacer es
bueno primera ente eliminas Este sí ya
una vez que lo has eliminado pues te vas
a la pestaña insertar ilustraciones
imágenes y aquí en imágenes podrás eh
Buscar la imagen donde la tengas
guardada y la puedes anexar a lo que
sería este lado de aquí luego tenemos lo
que es son módulos el primer módulo es
un módulo que se llama Ciudad
simplemente lo que vamos a hacer es
configurar las ciudades que hay en tu
país porque esto va a aparecer en la
lista desplegable al momento que vayamos
a elegir la ciudad en el formulario
donde Vamos a ingresar la información
igual las profesiones vamos a Aquí vamos
a escribir todas las profesiones que eh
nosotros vayamos a crear esto
simplemente es para Que aparezca en la
lista desplegable ya vamos a ver dónde
aparece toda esta información aquí
prácticamente lo que hacemos nada más es
configurar una lista de profesiones Y
así vamos añadiendo cada una de las
profesiones para poderlas utilizar a la
hora de llenar el formulario luego
tenemos tenemos los departamentos que
sería los departamentos de la empresa
como son administración informática
recursos humanos y aquí puede seguir
añadiendo más departamentos como son
compras distribución ventas Bueno
podemos seguir añadiendo los
departamentos que tengamos en Nuestra
Empresa tenemos luego una sección para
poder configurar los cargos y aquí ya
sería el cargo que hay en Nuestra
Empresa Como por ejemplo el contador el
programador la recepcionista la
secretaria todos los nombres que
nosotros le queramos dar a las áreas de
Nuestra Empresa los cargos que cada una
de las personas tendrán Entonces los
agregaremos aquí y todo esto aparecerá
en la lista
desplegable Okay una vez hayamos
configurado toda esta parte de acá
Entonces tenemos lo que sería el
formulario el formulario donde Vamos a
ingresar nuestra información si ves el
formulario Está compuesto por el botón
guardar limpiar eliminar Buscar e
imprimir y salir aquí tenemos los datos
que Vamos a ingresar de nuestro empleado
que ya vamos a hacer un ejemplo y aquí
tenemos una sección en donde vamos a
poner la foto de ese empleado y ya voy a
explicar cómo lo vamos a hacer Okay
primeramente entonces voy a explicar
cómo Vamos a ingresar un empleado le
vamos a escribir que el estatus puede
ser activo o puede ser inactivo en este
caso le vamos a decir que es un empleado
activo entonces lo que vamos a hacer es
que Vamos a ingresar el código que le
vamos a asignar a ese empleado en este
caso yo le voy a asignar el código 4040
por ejemplo nombre a este le vamos a
llamar Nelson
Alfredo Bonilla Méndez y aquí en la
ciudad aparecería la lista desplegables
según las ciudades que nosotros hayamos
agregado aquí en este módulo de ciudades
entonces yo voy a elegir San Salvador
como una ciudad dirección le vamos a
escribir nada más aquí debes escribir la
dirección teléfono pues escribimos un
número de teléfono fecha de nacimiento
le vamos a escribir que es 14 de julio
de 990 fecha de ingreso le vamos a decir
que es 1 de enero del 2020 la profesión
Igualmente en la lista desplegable
aparecerá la lista de profesiones que
hemos configurado en el módulo de
profesiones elegimos Entonces en este
caso una profesión por ejemplo
empleado cédula escribimos el número de
cédula cuenta bancaria elegimos el
cuenta bancaria de El empleado a donde
le vamos a depositar el
estado civil en este caso si es Soltero
casado o otros le vamos a decir que es
soltero sexo vamos a decir que es
masculino el sueldo que tendrá este
empleado será de
450 y el departamento que le vamos a
asignar sería el departamento de
administración y el cargo que le vamos a
asignar sería de auxiliar contable el
email le vamos a decir que es Nelson
@gmail.com y en las notas podemos
escribir cualquier nota aquí le vamos a
escribir Esto es una prueba una vez
hayamos ingresado toda la información
del empleado simplemente vamos a guardar
desea guardar los cambios le decimos que
sí y ya se ha guardado nuestra
información si queremos Buscar al
empleado le damos en buscar y aquí nos
pide el código escribimos el código 4040
y vamos a ver que aquí están todos los
datos del empleado y lo podemos
modificar sin ningún problema y lo
podemos volver a guardar para que los
datos queden guardados por ejemplo si
este empleado no la profesión no era
empleado sino que era por ejemplo eh
licenciatura en contaduría pública por
ejemplo lo vamos a guardar nuevamente
entonces y lo volvemos a llamar 40 40 y
aquí tenemos entonces que ya la
profesión ya está actualizada con
licenciatura en contaduría pública ves
que aquí aparece el código en color
amarillo porque eso está diciendo de que
ese código ya está usado es decir que
ese empleado ya existe en la bases de
datos si aquí apareciera en blanco
quiere decir que eso todavía no existe Y
esto es para Por ejemplo si le doy en
limpiar y yo aquí escribo el código 4040
vas a ver que me lo pone en color
amarillo porque me está diciendo que
este código ya está usado por lo tanto
si yo vengo y vuelvo a escribir toda la
información y le doy en guardar lo que
voy a hacer Es que voy a sobreescribir
la información que estaba en ese código
Entonces es de tener mucho cuidado ahí
que si el código ya está creado
aparecerá en color amarillo y si no pues
si escribo el 40 41 por ejemplo vas a
ver que aparece en color blanco porque
efectivamente todavía no existe Y sí lo
podemos crear ahora si yo busco otra vez
el código 4040 y le doy en imprimir vas
a ver que aquí aparece toda la
información de El empleado para que se
pueda imprimir como es el estatus el
código nombre apellidos la ciudad
dirección teléfono todos los datos que
nosotros hemos ingresado en el
formulario Pues aparecerán aquí y esto
lo podemos imprimir en un dado caso que
lo necesitemos
De igual forma aparecerá en lo que sería
la base empleados que aparecerá toda la
información que se va guardando uno tras
otro empleado que vayamos guardando lo
tendremos aquí y podemos filtrar toda
esta información en un dado caso
quisiéramos filtrar por área por código
por sueldo por correo Por cuenta
bancaria cualquier cosa que nosotros
queramos filtrar lo podemos filtrar por
acá ahora antes de mostrarte cómo vamos
a hacer para asignar la foto a ese
empleado lo que voy a hacer Es que voy a
ingresar otros empleados más para
mostrarte El ejemplo de una forma más
práctica Entonces vamos a ir a otra vez
a activo y yo voy a ingresar otros
empleados más y voy a adelantar el video
para hacerlo de forma más
rápida y aquí tenemos la información del
empleado número dos que hemos creado y
le vamos a dar en en guardar el código
es el 4041 le damos en guardar y ya está
guardado nuestro registro vamos a Añadir
la información de otro empleado
más y aquí tenemos la información del
Tercer empleado y la vamos a
guardar y ahora añadimos un último
empleado y bien aquí tenemos la
información del empleado número cuatro y
la vamos a
guardar Okay entonces ya tenemos
guardado la información del empleado 40
4 el empleado 40 41 el empleado
4042 y el
4043 y hasta ahí 40 43 Okay ahora vamos
a ver cómo Vamos a ingresar la
fotografía de cada uno de estos
empleados vamos a salirnos de aquí y a
continuación Quiero que pongas mucha
atención en lo que vamos a explicar de
cómo poner las fotografías en el
formulario Okay nos vamos a ir para la
base para que veas que hemos creado los
empleados 40 40
4041 40 42 Y 4043 estos son los cuatro
empleados que hemos creado de ejemplo
Ahora nos vamos a ir a Powerpoint en
donde yo ya tengo descargado que son una
fotografías de internet para mostrar el
ejemplo estas fotografías las vamos a
configurar antes de poderlas ajustar al
tamaño que es necesario Así que lo
primero que voy a hacer Es que voy a
recortar un poco la imag para quitar los
espacios en blanco que pueda tener la
imagen y dejar solamente lo que sería el
medio cuerpo luego lo que vamos a hacer
es que vamos a configurar el alto y el
ancho de la imagen y vamos a dar unas
medidas bien específicas para que nos
quede exactamente en nuestro formulario
Así que vamos a hacer clic derecho
formato de imagen vamos a ir para la
zona de propiedades de la imagen y en
tamaño de imagen vamos a ver que hay una
opción para escribir el alto y el ancho
de la imagen y vamos a desactivar la
opción que dice bloquear relación al
aspecto vamos a quitar esta opción la
vamos a Desactivar y vamos a configurar
el alto de la imagen en 10 cm de alto
escribimos 10 damos un enter y en el
ancho vamos a escribir que serían 8 cm
de ancho Okay ahí tenemos la primera
imagen que hemos configurado 10 cm de
alto por 8 cm de de ancho lo mismo vamos
a hacer con las siguientes imágenes las
vamos a configurar en el mismo tamaño
Así que escribimos nuevamente no no nos
olvidemos de quitar o desactivar la
opción que dice
bloquear relación al
aspecto y 10 cm de alto por 8 cm de
ancho y también aquí tenemos otras dos
imágenes y las vamos a configurar de la
misma manera
ahora que ya hamos configurado nuestras
imágenes las vamos a guardar y vamos a
dar clic derecho sobre la imagen y donde
dice guardar como imagen damos un
clic y nos vamos a ir para el disco C de
nuestra computadora y en el disco c
vamos a crear una carpeta que se llame
empleados así como aparece exactamente
en letras mayúsculas lo que voy a hacer
Es que voy a eliminar esta carpeta y la
voy a volver a crear Para que vean que
tiene que ser creada exactamente así
como dice aquí Okay la voy a eliminar y
me voy a ir para Nueva carpeta y la voy
a volver a crear nuevamente y le vamos a
escribir en letras mayúsculas
empleados Okay ahora ya tenemos nuestra
carpeta ingresamos a ella y aquí es
donde vamos a guardar nuestra imagen
antes vamos a configurar que sería en el
formato que dice c jpg o jpeg que es el
mismo formato jpg ya que si lo creamos
en otro formato Entonces no lo
reconocerá nuestro formulario tiene que
estar en el formato de jpg y en el
nombre muy importante el nombre de la
imagen le vamos a escribir el código del
empleado en este caso yo le voy a
escribir que este
empleado es el código número
4040 y ese es el nombre que le voy a
asignar a nuestra imagen y le voy a
guardar luego procedo con la siguiente
imagen y la voy a guardar de igual
manera clic derecho guardar como imagen
y aquí tenemos la imagen 40 40 y vamos a
guardar la siguiente imagen con el
código 4041 siempre Recuerden que la
dirección está en el disco c en
empleados aquí le escribimos 4041 y el
formato muy importante tiene que est en
jpg guardar ya tenemos la segunda imagen
vamos para la tercera imagen clic
derecho guardar como imagen vamos para
el disco C
empleados y la dirección jpg tiene que
ser el formato y el código sería el
4042
guardamos Y por último vamos a la
tercera a la cuarta imagen y guardar
como jpg el formato y le escribimos
4043 tendríamos creadas lo que serían
nuestras cuatro imágenes que son una
fotografías de los empleados que hemos
creado y vamos a ver a continuación que
ya lo tiene que reconocer el formulario
simplemente vamos a ir a llamar el
código 4040 para ver y exactamente en la
fotografía aparece ya del Código 4040 de
esta forma los demás empleados También
tienen que aparecer con su fotografía si
lo vamos a buscar
4041 vemos que también ya aparece la
fotografía el 4042 vemos que también ya
aparece su su fotografía y el
4043 también ya aparece habilitado Okay
vamos a limpiar la información y vamos a
volver a consultar el empleado y vamos a
ver que reconoce la fotografía
automáticamente del lugar donde la hemos
guardado y si queremos imprimirlo pues
ya nos aparecería toda la información de
ese empleado para poder imprimirlo Así
que ese es el funcionamiento de la
plantilla para el control de empleados
No olvides configurar bien el nombre de
la carpeta donde guardarás las
fotografías para que te funcione
correctamente No olvides suscribirte a
mi canal si quieres estar enterado de
toda la información que Voy subiendo a
este canal Y si tú tienes un negocio o
un emprendimiento Cuéntame en los
comentarios sobre qué va tu negocio o tu
emprendimiento Y de paso Deja los
contactos de redes sociales o página web
por si de repente alguien lee los
comentarios si está interesado en tu
producto pues se puede contactar contigo
No olvides seguirme por mi canal de
Telegram que también estaré compartiendo
muchas cosas por ahí Así que gracias y
nos vemos en el próximo video hasta la
próxima
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