[2023] Organizing Shared Drives on Google | Creating Groups and Permissions

Summary

Le script parle de la gestion des fichiers et des dossiers dans Google Drive, soulignant les problèmes liés à la propriété des fichiers et la perte de données. Il recommande l'utilisation de Shared Drives et de groupes pour une meilleure gestion des accès et prévenir la fuite d'informations. Des conseils pratiques sont donnés pour configurer ces outils dans un environnement de travail.

Takeaways

• 🔒 L'importance de la sécurité des données lors de la collaboration avec des contractuels et l'ancien comptable qui pourrait encore avoir accès aux fichiers de l'entreprise.
• 📁 La conception de Google Drive qui favorise la recherche de documents plutôt que l'utilisation de dossiers peut ne pas convenir à une petite entreprise.
• 📚 Le risque de perte de données lorsque quelqu'un supprime des fichiers appartenant à un autre dans un dossier partagé de Google Drive.
• 🚫 La recommandation de ne pas utiliser de dossiers dans 'My Drive' et de transférer tout le contenu partagé vers des Shared Drives.
• 🔄 L'utilisation de Shared Drives pour avoir un contrôle total sur les fichiers et les autorisations d'accès, évitant ainsi la perte de données.
• 👥 La création de groupes dans l'interface d'administration pour faciliter la gestion des permissions d'accès aux Shared Drives.
• 🛠️ L'intégration de groupes pour les différents niveaux de l'entreprise, tels que les cadres supérieurs, la direction, l'équipe et les contractuels.
• 📝 La pratique de partager des ressources avec des contractuels de manière contrôlée pour éviter les fuites d'informations et la concurrence non désirée.
• 🗂️ La structuration des Shared Drives par département ou domaine d'activité pour une meilleure organisation et un meilleur contrôle des accès.
• 🔑 L'importance de ne pas partager des fichiers individuellement mais plutôt de les associer à des groupes pour éviter les erreurs d'accès.
• 🔄 L'invitation à s'abonner et à se tenir informé des mises à jour pour en apprendre davantage sur Google Workspace et l'écosystème technologique.

Q & A

Pourquoi est-il important de gérer l'accès aux fichiers d'une entreprise?

Il est crucial de contrôler l'accès aux fichiers d'une entreprise pour prévenir la perte de données et la concurrence non désirée. Des contrats terminés ou des employés qui partent peuvent continuer d'avoir accès à des informations sensibles si cela n'est pas géré correctement.

Quel est le problème avec les dossiers partagés normaux dans Google Drive?

Lorsqu'un autre utilisateur dépose un fichier dans un dossier partagé, il devient propriétaire de ce fichier. Cela peut entraîner la perte de données si le propriétaire supprime accidentellement des fichiers qui disparaissent alors de votre Drive.

Pourquoi Google a-t-il conçu Google Drive sans besoin de dossiers?

Google a conçu Google Drive pour qu'il ne nécessite pas de dossiers, suggérant aux utilisateurs de rechercher des documents plutôt que de les stocker dans de nombreux dossiers. Cependant, cela peut ne pas être pratique pour les petites entreprises qui préfèrent naviguer dans une hiérarchie de dossiers.

Quelle est la différence entre les fichiers appartenant à un utilisateur et les fichiers appartenant à une entreprise sur Google Drive?

Les fichiers appartenant à un utilisateur peuvent être supprimés par ce propriétaire, entraînant potentiellement la perte de ces fichiers pour l'entreprise. Les fichiers appartenant à une entreprise, en revanche, sont gérés par la politique de sécurité de l'entreprise et ne peuvent pas être supprimés par un seul utilisateur.

Quels sont les avantages de passer aux Shared Drives au lieu des dossiers normaux dans Google Drive?

Les Shared Drives permettent à une entreprise de posséder les fichiers, ce qui garantit que les fichiers ne seront pas perdus si quelqu'un supprime accidentellement des fichiers ou si des employés quittent l'entreprise.

Comment configurer des groupes dans l'interface d'administration de Google Workspace?

Pour configurer des groupes, allez dans l'interface d'administration de Google (admin.google.com), accédez à 'Répertoire', puis à 'Groupes', et ajoutez un nouveau groupe en choisissant les membres appropriés et en réglant les autorisations.

Pourquoi est-il préférable d'utiliser des groupes pour gérer les autorisations sur les Shared Drives?

L'utilisation de groupes pour gérer les autorisations simplifie l'ajout et la suppression d'accès pour les membres de l'équipe, évite les erreurs et assure une meilleure gestion des permissions.

Quels sont les quatre groupes de base recommandés pour une petite entreprise lors de la configuration des Shared Drives?

Les quatre groupes de base recommandés sont : 'Executive' pour les propriétaires et dirigeants, 'Management' ou 'Finance' pour les responsables de la gestion, 'Team' pour tous les employés, et 'Contractors' pour les contractuels.

Comment éviter la perte de données lors de la suppression d'un employé ou d'un contrat?

En utilisant des Shared Drives et en configurant des groupes pour gérer les autorisations, vous pouvez garantir que les fichiers restent accessibles à l'entreprise même si des employés ou des contractuels quittent l'entreprise.

Quels sont les avantages de la gestion des fichiers avec des Shared Drives par rapport à des solutions alternatives telles que des serveurs d'entreprise?

Les Shared Drives offrent une solution plus flexible et moins coûteuse que les serveurs d'entreprise. Ils sont également plus faciles à gérer et à mettre à jour, tout en offrant une sécurité équivalente pour les fichiers de l'entreprise.

Outlines

00:00

🔒 Sécurité des fichiers dans Google Drive

Le premier paragraphe aborde la question de la sécurité des fichiers partagés avec des contractuels et les problèmes potentiels qui peuvent survenir après avoir partagé des documents sensibles. Il est mentionné que des anciens comptables peuvent toujours avoir accès aux fichiers de l'entreprise, ce qui peut être un risque si ils décident de créer une entreprise concurrente. L'auteur souligne l'importance de la 'hygiène' dans le partage des documents et critique la manière dont la plupart des utilisateurs de Google Drive gèrent leurs fichiers, souvent en créant une multitude de dossiers. Il mentionne également que Google a conçu Google Drive pour minimiser l'utilisation de dossiers et favoriser la recherche de documents. Cependant, il reconnaît que cela peut ne pas être pratique pour les petites entreprises qui préfèrent naviguer dans une hiérarchie de dossiers. Un problème majeur souligné est que lorsque des fichiers sont partagés dans un dossier, le propriétaire initial du fichier reste le seul à pouvoir le supprimer, ce qui peut entraîner la perte de données si le propriétaire décide de le faire. La solution proposée est d'utiliser des 'Shared drives' pour assurer que l'entreprise possède les fichiers et peut contrôler l'accès et la suppression des documents.

05:01

📚 Utilisation des Shared Drives pour une meilleure organisation

Le deuxième paragraphe se concentre sur la mise en place de Shared Drives pour une meilleure organisation et sécurité des fichiers au sein d'une entreprise. L'auteur explique comment créer des groupes dans l'interface d'administration de Google Workspace pour simplifier le processus de partage des ressources. Il recommande de créer quatre groupes principaux: 'executive' pour les dirigeants, 'management' ou 'finances' pour la gestion et la comptabilité, 'team' pour tous les employés et 'contractors' pour les contractuels. En utilisant des groupes, l'accès aux Shared Drives peut être géré de manière efficace, évitant ainsi l'accidentelle fuite d'accès aux fichiers ou aux ressources. L'auteur illustre comment ajouter des membres à un groupe et comment attribuer des autorisations appropriées aux groupes pour accéder aux Shared Drives. Il insiste sur l'importance de ne pas partager directement avec des individus, mais plutôt avec des groupes, pour prévenir la perte de contrôle sur l'accès aux fichiers. Enfin, l'auteur invite les téléspectateurs à s'abonner, à activer les notifications et à se connecter via les réseaux sociaux ou à rejoindre des groupes communautaires pour plus d'informations et de soutien technique.

Keywords

💡Contratant

Un contratant est une personne ou une entreprise qui fournit des services ou des travaux à une autre entreprise ou à un particulier. Dans le script, le contratant est mentionné comme quelqu'un qui pourrait avoir accès aux procédures opérationnelles d'une entreprise et potentiellement devenir concurrent. Par exemple, '...et vous partagez tous vos Sops, vous savez vos procédures opérationnelles pour l'entreprise, et puis plus tard ils ont toujours, accès et ils veulent commencer leur propre entreprise en concurrence avec vous.'

💡Google Drive

Google Drive est un service de stockage en ligne fourni par Google, permettant aux utilisateurs de stocker, de partager et de synchroniser des fichiers sur le cloud. Le script discute des problèmes liés à l'utilisation de Google Drive pour le stockage des fichiers d'une entreprise, comme la désorganisation et la perte de données. Par exemple, '...mais le deuxième gros problème avec l'utilisation de mon Drive si vous utilisez simplement des dossiers partagés normaux...'

💡Propriétaire du fichier

Dans le contexte de Google Drive, le propriétaire du fichier est la personne qui a créé le fichier et a le droit de le gérer, y compris de le supprimer. Le script souligne les risques liés à ce que d'autres personnes deviennent propriétaires de fichiers dans un dossier partagé, ce qui peut entraîner la perte de données. Par exemple, '...ce qui se passe est que quelqu'un d'autre place un fichier dans ce dossier, ils sont le propriétaire de ce fichier et donc...'

💡Shared Drives

Shared Drives est une fonctionnalité de Google Workspace qui permet aux entreprises de créer un espace de stockage partagé appartenant à l'entreprise elle-même, plutôt qu'à un individu. Le script recommande l'utilisation de Shared Drives pour éviter les problèmes de propriété des fichiers et de désorganisation. Par exemple, '...la solution est de passer aux Shared drives et les Shared drives nous donnent un lecteur appartenant à l'entreprise...'

💡Dossiers

Dans le script, les dossiers sont mentionnés comme étant un moyen traditionnel de classer et d'organiser des fichiers sur Google Drive. Cependant, Google recommande de minimiser l'utilisation de dossiers au profit de la recherche de documents. Par exemple, '...Google a en fait conçu Google Drive pour ne pas avoir besoin de dossiers...'

💡Groupes

Les groupes dans le script se réfèrent à des groupes de sécurité ou de distribution configurés dans l'interface d'administration de Google Workspace, utilisés pour gérer les permissions d'accès aux Shared Drives de manière plus efficace. Par exemple, '...nous pouvons configurer des groupes dans le panneau d'administration et ensuite nous pouvons utiliser les autorisations basées sur les groupes pour partager des ressources dans Google Workspace...'

💡Permissions

Les permissions sont les droits d'accès et de gestion accordés aux membres ou aux groupes pour interagir avec les fichiers et les dossiers sur Google Drive. Le script insiste sur l'importance de gérer ces permissions pour prévenir la perte de données et les accès non autorisés. Par exemple, '...je suis le seul personne qui peut dire qui a accès au drive ou n'a pas accès au drive...'

💡Gestion de l'accès

La gestion de l'accès fait référence au processus de contrôle et de régulation des personnes qui ont le droit d'accéder aux informations et aux ressources d'une entreprise. Le script met en évidence la nécessité d'une gestion rigoureuse de l'accès pour éviter les fuites et les problèmes de sécurité. Par exemple, '...cette façon de penser nous donne de l'hygiène et comment nous partageons les choses...'

💡Audit de la technologie

Un audit de la technologie est un processus d'évaluation des systèmes et des processus technologiques d'une entreprise pour identifier les domaines d'amélioration ou les problèmes de conformité. Le script mentionne l'offre d'un audit gratuit pour les propriétaires d'entreprise intéressés par l'évaluation de leur pile technologique ou de leur compte Google Workspace. Par exemple, '...si vous êtes un propriétaire d'entreprise intéressé par un audit de votre pile technologique ou de votre compte Workspace...'

💡Concierges

Dans le contexte du script, les concierges font référence à un service de soutien professionnel fourni par une équipe pour aider les entreprises à gérer leur pile technologique. Le script propose un service de conciergerie pour les propriétaires d'entreprise qui ont besoin d'un soutien immédiat. Par exemple, '...si vous avez besoin d'aide immédiatement, alors envisagez de rejoindre le concierge ou de prendre un quick fix avec notre équipe pour un soutien professionnel pour votre pile technologique.'

Highlights

The potential risk of contractors or old accountants having access to business files years after their contract ends.

Google Drive's design philosophy of minimal folder usage, favoring search over storage.

The common issue of Google Drive folders becoming disorganized and difficult to manage.

The problem of file ownership in shared folders, where others can delete files they've added.

The solution of using Shared Drives to maintain company ownership and control over files.

The importance of not having business files in personal 'My Drive' to avoid accidental data loss.

How to set up Shared Drives in Google Workspace for better file management and control.

The recommendation to use groups for permissions in Shared Drives instead of adding individuals manually.

Creating a 'team' group in Google Workspace to simplify access management for all employees.

The benefits of using group-based permissions for sharing resources in Google Workspace.

How to create and manage different groups like executive, management, team, and contractors for organized access control.

The practice of sharing drives with groups rather than individuals to prevent accidental access leaks.

The potential issue of old contractors still having access to files and the need for better access management.

The suggestion to only use 'My Drive' for personal files and not for business files shared with others.

The recommendation to have a structured approach to file sharing and access control in a business setting.

The importance of regularly auditing file access and permissions to ensure security and compliance.

The offer of a free consultation for business owners interested in auditing their technology stack or workspace account.

The availability of professional support for tech stack management through concierge services or quick fixes.

Transcripts

what if we stopped working with that

contractor right and our old accountant

of three years ago still has access to

our files what if you employ a

contractor to do some work with you and

you share all of your Sops you know your

operating procedures for the business

and then years later they still have

access and they want to start their own

business in competition to you this what

this does and this way of thinking gives

us hygiene and how we share things

so most people when they get started

with Google Drive they just go ahead and

they chuck all their stuff into their my

drive and they end up with not only a

bunch of folders here of what people

also end up with let me show you this is

something that looks a little bit like

this a Google Drive that's just a

complete mess now here's an interesting

little fact Google actually designed

Google drive to not need any folders and

internally in Google they actually don't

use many folders their philosophy is to

just search for documents rather than

actually storing them into a million

different folders which is I think a bit

weird probably not workable for a small

business because I like to be able to

browse through a folder hierarchy myself

when I want to go and find something and

I don't know what to search for but

anyway that's a little Google story for

you now most people's my drive quickly

gets out of control but the second big

issue with using my drive if you're

using just normal shared folders usually

what happens is if somebody else places

a file in that folder they are the owner

of that file and so what ends up

happening is then we go here we go I've

found a file here I won't open the file

but can you see here that there is

somebody else that's the owner what ends

up happening is you have your my drive

which is your kind of like bucket of

stuff sitting in your Google Drive and

then you have other people potentially

who can create files now that might be a

contractor that might be a virtual

assistant that might be a friend it

might be a supplier they've created a

file with their own Gmail account and

they've placed that file into the folder

in your my drive however you do not own

that file even though you own the folder

you own the folder you don't actually

own the file sitting in that folder what

ends up happening is somebody goes to

clean up their my drive they delete

files out of their my drive and because

they're the owner they disappear they

disappear from your my drive and so

therefore you lose data and what happens

is customers will come to us every now

and again and they'll say hey guys I've

just had Google eat all of my files and

we say huh that's interesting did Google

eat your files and then you know when we

look deeper into it it's because there's

been one of these old folders sitting in

the my drive that they've shared and not

the owner of the files inside the folder

someone else has deleted files and then

they're gone until that person reshares

them or undelets them they're gone

unless you had some kind of backup that

was copying them they're gone so what's

the solution the solution is to switch

to Shared drives and shared drives give

us a company owned drive just like when

if you've ever worked in corporate

before where you had a company server

you would have a company drive and if

you saved a file there instead of your

my docs the company would then own the

file and in some cases you would be

restricted from deleting that file you

wouldn't be allowed to delete it anymore

because there would be security missions

which would stop you from doing that and

so new rule and I want you to write this

down no folders in my drive zero the

only folders that I've got sitting in my

my drive are these are some of my

screencasts you can see me automatically

puts my recordings into here I've got a

demo folder I've got like downloads from

my computer that I sync to my Google

Drive that's it nothing that I use for

my business that I share with any of my

staff or anyone outside of my business

sits in my drive because it's just

pretty much useless once you have a team

of more than yourself more than one

person so we set up our share drives and

if you don't see shared drives in your

Google workspace account right now you

just need to make sure you're on the

business standard plan that's important

here's how we get this working in a very

very clever way now what most people do

is they create a shared drive and then

they just start adding people right so

you know you create a share drive you go

to ad members and then you just start

typing in people's names however that's

not actually the smartest way to do

things because when you're onboarding

staff what happens is you've got to

think to yourself oh what are all the

files that they need to get access to

right and then you've got to add them to

the marketing Drive their marketing of

them to the finance drive your legal

documents those kind of things you've

got to find all the places where you add

people so what we can do instead is

configure groups Insider admin panel and

then we can use group based permissions

for sharing resources inside Google

workspace so I'm going to show you how

to set up some very basic groups inside

workspace so we're going to go into our

admin panel admin.google.com if you

don't know where this one is we're going

to go to directory and then groups and

we're going to add a group in here now

I'm going to create a group and the

easiest way to do this is to just create

if you're a small business and I'm

assuming small business means like 10

employees are under if you're larger you

might want to go for more sophisticated

group structure but if you're a small

business you just keep it very simple

the first group you're going to create

is for the team so I just call that one

team then I'm going to add I'm going to

tick the box for Security Group it

probably doesn't hurt to untick this box

if you don't want people to be able to

email the group that's a good one so if

you if you switch off who can contact

people switch off external that'll stop

people from being able to email the

group from outside your company all

right cool being created and let's add

some people into this group so let's add

members add Gypsy mypa let's add red our

head of Revenue who you met already this

morning let's add Scott who's on the

call to our CEO cool so I've added some

users to a group here and now when I set

up my shared drives let's create a fresh

shared drive I'm going to create the

team drive that's going to be my files

for everyone in the company I don't need

to you know restrict them from any

anyone got my team drive I'm going to go

to manage members and I'm just going to

add all I need to do is test Dash oops

teen

and I can then choose the level of

permission for this team let's say all

right I'm going to allow everyone to add

and edit files but not not delete any

files using the contributor feature and

there we go Okay so we've added this

I'll just let it refresh excellent Okay

so we've created our group we've created

our shared drive and then we've added

the group to the shared drive so only

the group have access here so you can

see that I'm the manager of the drive

I'm the only person who can say who has

access to the drive or doesn't have

access to the drive and then anyone who

gets added to that team group

automatically gets access to this drive

now if you want to replicate this and

you're a small business you only really

need to create four groups for your

business if you want to keep it simple

four groups and get ready to write these

down number one is executive so that's

your owners so that's you and any other

directors business partners or owners in

the business number two is you can call

it management or you might have a

dedicated one just for finances right

just for accounting so you might call

that management group or all the

finances group number three is all team

that's the one I just created so that's

everyone in the company and number four

is contractors and so what your shared

Drive ends up looking like is and you

can see I've got quite a few here in it

genius we're a large business 50 plus

employees in the group and so we have

this by department or by area in the

business and you can see we've got

executive we've got Finance got up level

we have a tract which is marketing we

have excite which is sales engage is our

concierge team and then we have deliver

and support they're pretty

self-explanatory now notice all of these

except a few naughty people who've been

added there somehow all of these are

just shared with groups they're not

shared with individuals what this does

is it stops The Accidental leakage of

access to files or access to resources

which is very easy to happen now what do

we normally do we create a document and

let's say we've got a contractor in the

business maybe it's our accountant or

maybe it's someone else right with that

contractor we just share resources you

know willy-nilly what if we stop working

with that contract right and our old

accountant of three years ago still has

access to our files what if you employ a

contractor to do some work with you and

you share all of your Sops you know your

operating procedures for the business

and then years later they still have

access and they want to start their own

business in competition to you this what

this does and this way of thinking gives

us hygiene and how we share things but

it also means that you don't end up with

the dreadedness fortune of having files

disappear or data disappear when you

share something with someone and or

share a folder with someone in your

mydrive and then they become the owner

of files that get placed in there if you

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