Devenir une personne organisée : Oui c’est possible !

Summary

Cette vidéo vous guide à travers les étapes essentielles pour organiser efficacement vos fichiers et dossiers. De la création d'une structure hiérarchique claire à l'utilisation de conventions de nommage simples mais efficaces, elle vous aide à éviter la confusion des versions multiples et la duplication des fichiers. L’accent est mis sur l’utilisation des outils de stockage cloud comme OneDrive et SharePoint pour faciliter la gestion des versions et la collaboration, tout en vous permettant d’accéder rapidement aux fichiers sans risque de perte d’information. Suivez ces conseils pratiques pour une gestion de fichiers sans stress.

Takeaways

• 😀 La gestion des fichiers est essentielle pour une organisation efficace, surtout lorsqu'on travaille avec plusieurs projets ou sociétés.
• 😀 Utiliser un système hiérarchique de répertoires est crucial pour éviter le chaos. Il est préférable de classer les fichiers par société, puis par activité, et enfin par projet.
• 😀 Il est recommandé de commencer le nommage des répertoires avec un chiffre (ex. 01, 02, 03) pour garantir un ordre logique, et de placer un zéro devant pour maintenir l'ordre chronologique.
• 😀 Lorsque vous nommez les fichiers, évitez de répéter des informations déjà présentes dans les noms des répertoires supérieurs (par exemple, inutile de remettre l'année ou le nom du client dans le fichier).
• 😀 Pour les projets, il est conseillé de choisir une convention de nommage cohérente. Vous pouvez utiliser le nom du client suivi de l'année ou l'inverse, selon vos préférences.
• 😀 Adopter le format de date américain (année, mois, jour) pour les fichiers permet de maintenir un tri chronologique en cas de classement alphabétique.
• 😀 Les noms de fichiers doivent être clairs et explicites. Par exemple, pour un PV d'assemblée générale, mettez 'PV Assemblée Générale 2023' au lieu de 'Document1'.
• 😀 Les noms de fichiers trop longs doivent être évités, surtout lorsque le chemin d'accès complet (dossier + fichier) dépasse les 255 caractères autorisés par Windows.
• 😀 L'utilisation de solutions de sauvegarde dans le Cloud (comme OneDrive) est fortement recommandée pour éviter la gestion manuelle des sauvegardes et garantir une synchronisation automatique des fichiers.
• 😀 Le versioning (disponible dans OneDrive et SharePoint) est un outil puissant pour gérer les différentes versions de fichiers sans dupliquer inutilement les documents. Cela permet de revenir à une version antérieure si nécessaire.

Q & A

Pourquoi est-il important d'organiser ses fichiers de manière hiérarchique ?

L'organisation hiérarchique des fichiers permet de mieux structurer les documents en fonction de leur catégorie, ce qui facilite leur recherche et leur accès. Cela évite d'avoir trop de fichiers non triés à la racine d'un disque, ce qui peut rendre leur gestion compliquée et inefficace.

Comment éviter d'avoir des fichiers trop longs dans le nom ?

Il est important de ne pas dépasser la limite de 255 caractères dans le nom d'un fichier, y compris le chemin d'accès. Pour éviter cela, privilégiez des noms concis, en évitant de répéter des informations déjà présentes dans les dossiers parents, comme le nom du client ou l'année.

Quelle est l'importance de l'utilisation des numéros dans le nom des dossiers (ex. : 01, 02, 03) ?

L'utilisation de numéros dans le nom des dossiers permet de garantir un ordre spécifique, surtout lorsqu'il y a plusieurs entités ou projets à gérer. Cela aide à organiser les dossiers dans un ordre logique et facilement identifiable, en particulier si les noms des sociétés ou projets sont similaires.

Comment nommer les fichiers de projet pour faciliter leur recherche ?

Il est recommandé de commencer par le nom du client ou l'année, selon le type de classement que vous préférez. Par exemple, vous pouvez utiliser la date au format américain (année-mois-jour) pour garantir un tri chronologique, ou mettre d'abord le nom du client pour un classement centré sur le client.

Pourquoi est-il préférable de ne pas inclure des informations redondantes dans le nom des fichiers ?

Inutile de répéter dans le nom du fichier des informations déjà présentes dans le nom des dossiers supérieurs, comme le nom du client ou l'année. Cela rend les noms de fichiers plus clairs et évite les répétitions inutiles, tout en facilitant la gestion et la recherche.

Comment gérer les versions de documents sans créer de multiples fichiers ?

L'utilisation de services cloud comme OneDrive permet de gérer les versions de fichiers de manière efficace. Avec le versioning, chaque modification est enregistrée, et vous pouvez revenir à une version antérieure sans avoir à sauvegarder manuellement plusieurs copies du fichier.

Pourquoi est-il déconseillé d'envoyer des fichiers par email pour la gestion des versions ?

Envoyer des fichiers par email peut créer des versions multiples et rendre difficile la gestion des fichiers les plus récents. Il est préférable d'utiliser des liens de partage depuis un service cloud, comme OneDrive, pour garantir que tout le monde travaille sur la même version du fichier.

Qu'est-ce que le versioning dans OneDrive et comment cela aide-t-il à gérer les fichiers ?

Le versioning dans OneDrive permet de suivre toutes les modifications d'un fichier. Vous pouvez facilement consulter les versions précédentes d'un document et restaurer une ancienne version si nécessaire. Cela évite la création de multiples fichiers avec des noms comme 'version 1', 'version 2', etc.

Qu'est-ce que SharePoint et comment améliore-t-il la gestion des fichiers dans une entreprise ?

SharePoint est un outil de collaboration qui permet de gérer des fichiers avec des versions majeures et mineures. Cela permet de suivre l'évolution d'un document tout en limitant l'accès à des versions mineures uniquement aux membres de l'équipe, jusqu'à ce que la version majeure soit publiée pour tous.

Comment éviter la duplication de fichiers dans un environnement de travail collaboratif ?

Pour éviter la duplication, il est essentiel de ne pas copier des fichiers dans plusieurs répertoires. Utilisez des liens partagés pour accéder aux documents depuis différents projets, ce qui garantit que tous les collaborateurs travaillent sur la même version du fichier sans en créer de multiples copies.