📊 Organiza tu NEGOCIO y/o EQUIPO con Microsoft 365 🟧 Productividad Empresarial 🚀
Summary
TLDREste script ofrece una guía para organizar y planificar una empresa o departamento utilizando herramientas de Microsoft 365. Mikel Nadal, especialista en neurociencia y productividad personal, presenta estrategias y estructuras para gestionar aplicaciones y soluciones según las necesidades del equipo. Aborda la importancia de la programación mental, la reflexión, la planificación y la evaluación para mejorar la productividad. Se enfatiza en la necesidad de objetivos claros y la gestión de proyectos y tareas a través de herramientas como Excel y Planner, para evitar interrupciones y mantener al equipo enfocado en objetivos comunes.
Takeaways
- 😀 El script es una presentación sobre cómo organizar y planificar una empresa o departamento utilizando herramientas de Microsoft 365.
- 👤 El presentador, Mikel Nadal, se presenta como un especialista en neurociencia, productividad personal y herramientas digitales.
- 🔍 Se enfatiza la importancia de tener una estructura y objetivos claros para aprovechar al máximo las herramientas de Microsoft 365.
- 🛠️ Se sugiere que las herramientas no son la solución en sí mismas, sino que deben estar alineadas con las necesidades y obstáculos específicos del equipo.
- 🏗️ Se menciona la importancia de tener una estrategia clara y fundamentos sólidos antes de implementar herramientas nuevas.
- 🧠 Se discute la importancia de la programación mental, incluyendo factores como creencias personales, gestión emocional y hábitos.
- 📈 Se destaca la necesidad de una planificación meticulosa, que incluye objetivos empresariales divididos en proyectos y hábitos.
- 🔄 Se sugiere que la evaluación constante es crucial para ajustar estrategias y mantener al equipo en el camino correcto.
- 📋 Se habla sobre la importancia de tener procedimientos claros y accesibles para evitar interrupciones y mejorar la productividad.
- 📅 Se presenta el uso de herramientas como Planner para organizar proyectos y tareas, facilitando una visión general y el seguimiento.
Q & A
¿Qué herramientas de Microsoft 365 se mencionan en el script para organizar una empresa o departamento?
-El script no especifica herramientas de Microsoft 365 en particular, sino que se enfoca en la organización y planificación en general utilizando la plataforma.
¿Qué es lo primero que se sugiere hacer antes de comenzar con estrategias y estructuras en el uso de Microsoft 365?
-Se sugiere dar un 'like' al video y suscribirse para recibir más contenido sobre organización con Microsoft 365 y otras herramientas digitales.
¿Cómo se puede acceder a Microsoft 365 según el script?
-Se puede acceder a Microsoft 365 desde el escritorio o la versión web, iniciando sesión con un usuario y contraseña.
¿Qué se puede hacer en la página principal de Microsoft 365 para organizar el trabajo?
-En la página principal de Microsoft 365, se pueden ver los elementos más recientes, buscar archivos específicos y acceder a las aplicaciones disponibles.
¿Cómo se pueden encontrar las aplicaciones disponibles en Microsoft 365 según el script?
-Las aplicaciones disponibles se pueden encontrar en la esquina superior izquierda a través de un menú desplegable y en el lateral izquierdo de la pantalla.
¿Qué factores fundamentales se deben tener en cuenta para una estrategia de organización eficaz en el script?
-Los factores fundamentales mencionados son la programación mental, la reflexión, la planificación y la evaluación.
¿Qué aspectos forman parte de la programación mental según el video?
-La programación mental incluye factores como las creencias personales, la gestión emocional y los hábitos basados en neurociencia.
¿Qué es la mentalidad de crecimiento y cómo afecta el uso de herramientas como Microsoft 365?
-La mentalidad de crecimiento es la predisposición de un grupo de personas a hacer cambios y mejorar. Afecta el uso de herramientas como Microsoft 365 al determinar si el equipo está dispuesto a adoptar y utilizar nuevas tecnologías.
¿Cómo se sugiere manejar los objetivos en Microsoft 365 para una empresa o departamento?
-Se sugiere establecer objetivos claros y dividirlos en proyectos y hábitos, utilizando herramientas como Excel o Planner para seguir su avance.
¿Por qué es importante tener procedimientos claros en Microsoft Teams?
-Tener procedimientos claros en Microsoft Teams ayuda a evitar interrupciones, mejora la comunicación y enfoque del equipo, y promueve la productividad.
¿Cómo se pueden gestionar los proyectos y las tareas diarias en Microsoft Planner?
-En Microsoft Planner, se pueden crear planes para proyectos y tareas diarias, asignar responsabilidades, agregar notas y adjuntos, y colaborar en tiempo real con el equipo.
Outlines
😀 Introducción a la organización con herramientas de 365
Mikel Nadal, especialista en neurociencia y productividad personal, presenta un video con el objetivo de enseñar cómo organizar una empresa o departamento utilizando herramientas de Office 365. Se sugiere dar like y suscribirse para contenido sobre organización digital. Se menciona la importancia de identificar las necesidades del equipo antes de buscar herramientas, enfocándose en soluciones y no solo en herramientas.
🔍 Exploración de la página principal de Office 365 y su estructura
Se describe cómo acceder a la página principal de Office 365, ya sea desde el escritorio o la versión web, y se destaca la importancia de la página principal para tener una visión general de los elementos recientes y de las acciones realizadas. Se explica cómo buscar elementos específicos utilizando filtros por escritura, formato, ubicación, propiedad y etiquetas. Además, se menciona cómo acceder a las aplicaciones disponibles dependiendo de las licencias de la empresa.
🛠 Identificación de las herramientas adecuadas según las necesidades del equipo
El video se enfoca en la importancia de elegir las herramientas de 365 que se ajusten a las necesidades del equipo, sugiriendo que las herramientas en sí no son el problema, sino la forma en que se trabaja. Se introduce la idea de una estrategia clara y definida, enfocándose en cuatro factores fundamentales: programación mental, reflexión, planificación y evaluación, para tener un equipo controlado y seguro.
🧠 Desarrollo de la programación mental y factores clave para el cambio
Se profundiza en los aspectos de la programación mental, que incluye la reflexión sobre el estado actual del equipo, las creencias personales y cómo estas pueden afectar la mentalidad de crecimiento. Se discuten la gestión emocional, los neuróhabitos relacionados con la salud física y mental, y la importancia de la reflexión para identificar si el equipo está dispuesto a cambiar y superar bloqueos mentales y creencias que puedan afectar el uso de herramientas de 365.
📈 Planificación de objetivos y la importancia de la evaluación
El video aborda la planificación de objetivos individuales y grupales, diferenciando entre proyectos y hábitos. Se da un ejemplo práctico de escribir un libro, donde el proyecto es el resultado final y el hábito es la acción diaria para alcanzarlo. Se enfatiza la necesidad de evaluar la efectividad de las implementaciones y de reajustar objetivos para mejorar la productividad del equipo, independientemente del tipo de herramientas utilizadas.
📋 Organización de proyectos y tareas en herramientas de 365
Se presenta cómo organizar proyectos y tareas en herramientas de 365, sugiriendo la creación de un espacio para visualizar todos los proyectos en marcha y evitar la información sobrepasada. Se recomienda tener un planner para tener un resumen de las tareas específicas y se discute la importancia de tener procedimientos claros para evitar interrupciones y mejorar la gestión del tiempo.
🗂 Procedimientos y checklists para la eficiencia del equipo
El video destaca la importancia de tener un lugar donde se almacenen los procedimientos y checklists para evitar consultas repetitivas y mejorar la concentración del equipo. Se sugiere la utilización de OneNote para organizar esta información y se menciona la posibilidad de tener procedimientos técnicos y de equipo, con ejemplos de cómo estructurarlos para una mejor comprensión y seguimiento.
📝 Uso del Planner para gestionar tareas y proyectos
Se explica cómo utilizar el Planner de Office 365 para gestionar tanto proyectos como tareas, promoviendo la organización y la asignación de responsabilidades. Se sugiere la creación de un planner para tareas específicas y se discute cómo esta herramienta puede ayudar a mantener al equipo enfocado y evitar el caos, con la opción de agregar notas, enlaces y comentarios a las tareas.
🤝 Conclusión y ofrecimiento de consultoría personalizada
Mikel Nadal concluye el video ofreciendo una consultoría personalizada para organizar el trabajo en Office 365 y pide comentarios y sugerencias de los espectadores. Se anima a dar like y suscribirse para recibir más contenido sobre la temática, con la promesa de futuras sorpresas y novedades en próximos videos.
Mindmap
Keywords
💡Organización
💡Microsoft 365
💡Estrategia
💡Programación Mental
💡Gestión Emocional
💡Neurociencia
💡Planeación
💡Evaluación
💡Objetivos
💡Procedimientos
Highlights
Organización y planificación empresarial con herramientas de Microsoft 365.
Introducción de Mikel Nadal, especialista en neurociencia y productividad personal.
Importancia de la estructura y objetivos para el equipo de trabajo.
Uso de la página principal de Microsoft 365 para acceso y gestión de contenidos.
Métodos de búsqueda avanzada en Microsoft 365 para mayor eficiencia.
Dependencia de las licencias en la accesibilidad de aplicaciones en 365.
Identificación de soluciones a necesidades del equipo más allá de herramientas.
Fundamentos de organización: estrategia clara y definida.
Factores fundamentales para un equipo bajo control: programación mental, planificación, evaluación.
Impacto de las creencias personales y mentalidad de crecimiento en la productividad.
Gestión emocional como componente clave en la programación mental.
Neurohábitos y su influencia en la energía y el rendimiento del equipo.
Mentalidad de crecimiento y superación de bloqueos mentales para el uso de herramientas.
Importancia del entorno social, tanto laboral como familiar, en la productividad.
Estrategia de trabajo: objetivos individuales y grupales.
Diferenciación entre proyectos y hábitos en la planificación de objetivos.
Uso de Excel y herramientas de seguimiento para la gestión de proyectos y hábitos.
Necesidad de objetivos concretos para el enfoque del equipo hacia una dirección única.
Organización de proyectos y tareas en Planner para mayor claridad y eficiencia.
Importancia de los procedimientos en el equipo para evitar interrupciones y mejorar la productividad.
Uso de OneNote para el registro y acceso rápido a procedimientos técnicos y de equipo.
Oferta de consultoría personalizada para organización en Microsoft 365.
Transcripts
te gustaría organizar y planificar toda
tu empresa o tu departamento utilizando
herramientas de 365 Hola Qué tal Cómo
estás Soy mikel Nadal encantado de
saludarte especialista en neurociencia
productividad personal y herramientas
digitales en este vídeo te voy a mostrar
Cómo puedes organizarte con tantas
herramientas de 365 con una estructura
con unos objetivos y por supuesto
planifico para ti y para todo el equipo
antes de que sigas dale un buen like a
este vídeo para que llegue a otras
personas Y en segundo lugar lugar Me
encantaría que te suscribieron hablamos
sobre organización con 365 y también
otras herramientas digitales ahora sí
que sí sin más dilación dentro vídeo lo
primero antes de empezar con estrategias
estructuras y comunicaciones decirte que
esta es la página principal para poder
acceder a 365 y puedes acceder desde tu
escritorio o simplemente en la versión
web una vez te logues con tu usuario y
tu contraseña vas a aparecer en esta
página principal donde te saldrán los
elementos más recientes para que sepas
exactamente qué es lo que has ido
trasteando a lo largo del tiempo fíjate
también que aquí abajo como verás están
todas las cosas rápidas que has podido
trastear o tocar Durante este último
tiempo e incluso Si quieres lo podrás
Buscar todo de una manera mucho más
concreta puedes ir aquí donde pones de
más Y fíjate que puedes agregar
cualquier tipo de filtro puedes por
escritura por ejemplo el tipo de formato
como estás viendo aquí por ubicación es
decir dónde están si son adjuntos
locales o en la nube compartido para ver
la persona específica propiedad de para
ver los nombres de las personas sobre
todo si son archivos ajenos o por último
por etiquetas que eso sí deberá estar
activado antes para que puedas buscarlo
en este sentido dicho esto aquí en esta
página principal puedes ver toda la
información que tienes y justamente en
la parte de la izquierda tienes dos
maneras de poder acceder a todas las
aplicaciones disponibles déjame decirte
una cosa y es que las aplicaciones
disponibles que vas a ver dependerán de
cada una de las licencias si está en una
empresa seguramente tendrás unas
licencias capadas algunas herramientas
podrás acceder y otras no así que lo que
veas aquí no tiene por coincidir
exactamente con lo que tengas tú como
decíamos antes si vamos a la esquina
superior izquierda verás que hay un
gofre y al darle clic verás todas las
aplicaciones que tienes disponibles es
más además de tenerlas aquí aquí arriba
en el buscador las podrás encontrar
absolutamente todas existe no obstante
otra forma de poder acceder a estas
herramientas que se encuentra aquí en
este lateral izquierdo aquí escondido
perfecto si le damos clic aquí ahí lo
tienes van a aparecer todas las
aplicaciones disponibles ahora mismo
verás algunas de ellas donde podremos
ver su máxima totalidad si vamos a la
derecha donde pone todas las
aplicaciones y Entonces ahora sí tendrás
todas las aplicaciones disponibles
diciendo eso sí que son la versión web
si quieres la versión escritorio tendrás
que ir directamente a la ap aplicación
descargada de 365 ya te avanzo que aquí
Hay muchísimas cosas se puede hacer
auténticas maravillas dentro del propio
365 pero dicho lo cual solo Vamos a
utilizar alguna de ellas las más
importantes de todas para poder
gestionar todas las aplicaciones y todo
lo que necesitas en tu equipo y es que
en el fondo no se trata de herramientas
sino qué soluciones buscamos en base a
las necesidades de tu equipo Porque si
tu equipo busca algo para qué quieres
una herramienta en realidad primero hay
que identificar los obstáculos y después
podremos Buscar la herramienta más
adecuada así que de esta manera
tendríamos todas las herramientas de 365
ahora lo que vamos a hacer es empezar a
hablar de la estructura Cómo organizamos
a nuestro equipo y a partir de aquí Qué
herramientas de 365 vamos a utilizar
este segundo punto es un poco más
intenso y fuera de las herramientas de
365 Pero eso sí es imprescindible para
que tengas un equipo bajo control con
cierta seguridad y es que al final si no
empezamos con los cimientos y los
fundamentos básicos bien arraigados en
el suelo lo que nos vamos a encontrar
después es que las herramientas no van a
funcionar después de muchísimos clientes
muchísimas consultorías sobre 365 y
otras herramientas lo que veo es que la
herramienta Nunca es el problema sino la
forma de trabajar así que lo primero una
estrategia clara y definida sobre lo que
queremos conseguir Más allá de lo que
sería la estrategia pura y dura de de la
empresa que eso seguramente ya lo
tendrás en cuenta aquí entraríamos en
una estrategia de forma de trabajar Pero
para ello tenemos que tener en
constancia y En referencia cuatro
factores fundamentales Así que si
avanzamos un poquito más veremos que los
factores son estos que estás viendo aquí
en primer lugar tendríamos la
programación mental Oye de dónde parte
tu equipo Cómo está actualmente ahora
veremos algunos ejemplos la reflexión es
Oye todo el mundo ha hecho la misma
reflexión para intentar implementar esto
o solo es una cosa tuya ya lo sabes
cuando tú gestionas una empresa o
gestionas un gran departamento final la
idea se le ocurre a una a dos personas o
tres pero no todo el mundo va en
sintonía y esto sumamente importante
para conseguir que la gente vaya en
coherencia con esta nueva implementación
en este caso de herramientas de 365 si
avanzamos un poquito más hemos visto
programación hemos Salado la reflexión
ahora entra Claro está la planificación
que en el fondo no dejan de ser los
activos al descubierto compartidos con
otras personas para que podamos saber
qué es lo que tenemos que hacer
exactamente hablaremos de ello también y
ya llegando al final cuando hablamos de
evaluación ahí lo estás viendo Esto sí
que es relevante de verdad porque en el
fondo lo que nos está diciendo es que si
que lo hacemos funciona o no funciona
muchas veces queremos hacer cosas las
probamos y no funciona Claro que las
podemos modificar insistir y hacer todo
tipo de cosas para que funcione pero en
realidad lo que nos interesa es que
funcione con la mínima fricción posible
eso es posible y factible sí pero hay
que trabajar mucho en la parte de la
estrategia tal como estamos viendo ahora
mismo entraremos en el primer punto y si
me permites aquí un poco más de
explicación viene la programación mental
como estás viendo la programación mental
ahora lo vemos tiene una suma de tres
factores indispensables hay muchos más
por supuesto Pero estos tres son muy
fundamentales para entender Si nuestro
equipo está dispuesto a cambiar ciertas
cosas por ejemplo las creencias
personales que verás después que tiene
gran impacto con la mentalidad de
crecimiento creencias personales es Yo
estoy bien como estoy no me tratan bien
el trabajo deberían tratarme de tal
manera creo que yo tengo ciertos
privilegios es decir todo lo que venga a
través del background tanto de sus
familias como de sus trabajos anteriores
como de su propia experiencia tendrá
mucho que ver en las creencias
personales Y esto también va a impactar
en la forma de trabajar nadie de debería
supervis arme Considero que estas
herramientas son una herramienta de
control en fin todas estas creencias van
a tener un impacto directo en la forma
de trabajar de tu gente Así que tenlo en
cuenta antes de empezar ningún proceso
de lo que sea ya sea de herramientas de
365 o herramientas de cualquier tipo o
incluso cualquier otra cosa pues tenemos
otra parte para mí es otro punto
emocionalmente importante Ya sabes de
cuál hablo que es la gestión emocional
por supuesto en qué momento están las
emociones saben gestionarlas o no tienen
nivel de autocontrol emocional o no todo
esto va a ser un claro impacto después a
la hora de gestionar equipos Así que la
gestión emocional también habrá que
tratarla porque si no se gestiona bien y
nunca se expresan las emociones no se
hace ningún tipo de reunión para poder
conversar sobre esto lo más probable
como bien sabes es que esto no va a
funcionar por lo tanto punto importante
también a tener en cuenta si Seguimos
avanzando y ahora mismo nos vamos al
siguiente punto de programación mental
vamos a ir a los neuro hbitos los neuro
hbitos no tienen más que los hábitos
basados en neurociencia que son muy
habituales es decir a nivel de hábitos
diarios de tu equipo Qué es lo que está
haciendo tu equipo si duerme si no
duerme Cuántas horas duerme Si descansa
no descansa qué edades tiene
evidentemente la edad va a influir
también Cuál es la energía se cuidan no
se cuidan todo esto es básico cada vez
se habla más cierto y de hecho cada vez
hay más cosas al respecto sobre todo por
Salud Mental salud Física Pero si esto
no lo tienes en cuenta a la hora de
hacer ningún cambio te digo yo que
también te va a estallar directamente
así que importantísimo tenerlo en cuenta
en cualquier proceso de cambio vamos al
siguiente punto hemos hablado de
programación mental ahora vamos a hablar
de reflexión tal como estás viendo aquí
la reflexión para mí es un punto
fundamental Por qué Porque la reflexión
no deja de ser todo aquello que tenemos
mentalmente qué es lo que vamos a hacer
ahora entonces mentalidad de crecimiento
se refiere si el grupo de personas que
trabajan para ti realmente están
predispuestos a hacer ciertos cambios
para mejorar hay gente que quiere
mantenerse Exactamente igual como
siempre por lo tanto la mentalidad de
crecimiento va a seguir igual así que
Oye asegúrate o intenta modificar en
cierta manera cuál es esa mentalidad de
cualquier cambio para que también todo
sea mucho más sencillo otro punto clave
tiene que ver con los propios bloqueos
mentales de esas personas fíjate que eso
tiene un vínculo también con las
creencias Oye bloqueos es yo mis
habilidades Ya llegué hasta aquí ya está
bien yo Considero que mis competencias
digitales están mucho por desear yo
tengo 55 años aminov líes todo eso al
final son bloqueos mentales que
impactarán también en el uso de esas
herramientas sí puedes utilizar un
castigo o incluso la pérdida de una
parte del salario Como algunos de mis
clientes han hecho también la pregunta
es si esto es suficientemente potente
para que se termine implementando y lo
último es el entorno social el entorno
social tiene dos vías primordialmente
una de ellas es la propia a nivel
laboral y la otra es a nivel Familiar o
a nivel de gente que está fuera del
trabajo sin el trabajo tampoco las
sinergias no ayudan los sistemas no
están enfocados para que la gente sea
más productiva lo más probable es que la
gente intente
autoboicoteo importante que lo analices
bien que analices los sistemas que
tienes dentro porque una vez eres capaz
de identificar lo que está sucediendo y
los patrones que hay detrás te será
mucho más sencillo también adoptar
cualquier nuevo cambio así que todo esto
junto que estás viendo aquí es el
periodo de reflexión que tiene que tener
una empresa para que después esto pase
al día día a la propia planificación
avanzamos un poquito más y ahora sí
llegamos Claro está a a la planificación
la planificación Hablando en plata
básicamente son objetivos los objetivos
pueden ser tanto individuales como
grupales pero sobre todo son los
objetivos de empresa que quieres
conseguir y un objetivo siendo también
muy minimalista está dividido en dos
grandes fases como verás aquí están
divididos en proyectos y en hábitos los
proyectos al final son cosas concretas
que quieres conseguir y los hábitos son
lo que tienes que hacer todos los días
para lograrlo un ejemplo práctico sería
un proyecto que es escribir un libro
Pues el proyecto será tener el libro
escrito para tal editorial tantas
páginas tantas faltas etcétera y el
hábito será escribir todos los días
Fíjate la diferencia uno es algo que
tenemos que hacer todos los días y en
cambio el proyecto es algo final
resultadista que quieres conseguir que
evidentemente estará dentro del objetivo
normalmente un objetivo puede tener
varios proyectos dentro por último
cualquier proyecto al final son tareas
porque un proyecto no deja de ser una
suma de tareas que tiene un objetivo al
fin y lo último de todo ahora sí y con
eso terminamos está la evaluación
asegurarnos que todo esto funciona por
ejemplo cuáles son los retos que tenemos
para el futuro para que el equipo una
vez ha conseguido cosas cómo hacemos
para estimularlo si tú ya has ganado la
Champions Cómo estimulas a tu equipo
para que la vuelva a ganar los
obstáculos que te vas a encontrando en
el camino tanto a nivel de planificación
como de estrategia como también lo que
hemos visto antes a nivel de bloqueos
mentales y creencias Y por último esto
nos va a permitir reajustar y poder
también generar nuevos objetivos para el
equipo para que sea mucho más productivo
esta parte es imprescindible no me
importa tanto las herramientas de 365 si
esto no está claro seguramente todo esto
tendrá consecuencias a nivel de
productividad y a nivel de gestión
global sin importar Qué tipo de
herramientas utilices dentro de 365 uno
de los primeros pasos que queremos
conseguir dentro de 365 es fijar
objetivos queremos que el equipo Reme
hacia una dirección y esto lo veo todos
los días sin parar con los clientes no
hay objetivos cada uno más o menos hace
lo que puede pero no estamos remando
todos hacia una misma dirección y
evidentemente entiendo que la gente al
final Tenga sus propios objetivos y se
vaya a autogestionado eso está bien pero
si no hay objetivos donde remar
seguramente el equipo no se va a dirigir
hacia una sola parte además muchas veces
pasa que los objetivos solo están a
nivel de Big picture es decir en la gran
foto Pero en cambio cuando son los
equipos concretos es decir cada uno de
los departamentos ahí no hay casi nada Y
eso hace que muchas veces se pierda en
el ostracismo no se consiga
prácticamente nada dicho esto como estás
viendo aquí y no entraré tanto en las
herramientas en cuestión Fíjate que esto
es un Excel sencillo hay otras
herramientas que se pueden hacer incluso
ahora viv gos te permite hacer también
objetivos un poquito más trabajados Pero
esto que estás viendo aquí sería un
simple Excel con un simple cronograma
donde verás también todos los meses del
año Ahí está y lo interesante es que tú
puedes marcar tus propios objetivos y
ponerlos aquí si lo recuerdas bien
cuando antes hablábamos de objetivos te
decía que hay básicamente dos tipos de
objetivos por un lado tenemos los
proyectos y por otro lado tenemos los
hábitos los proyectos al final son
piedras que quieres conseguir Imagínate
que quieres publicar un libro O publicar
un curso y en cambio el hábito sería
grabar cada día una parte de ese curso o
cada día escribir una página todo eso
final son hábitos en cambio el proyecto
en sí es cuando finalizas algo y es un
poco más global Así que esto que estás
viendo aquí sería la definición del
proyecto y después tendrías aquí un
pequeño seguimiento donde nosotros
podemos poner diferentes x vs ceros para
decir que estamos avanzando tendrías
todos los meses del año y lo puedes
evaluar como quieras Así que es una
forma también de poder verlo también
puedes hacerlo más pequeño si quieres
Oye pues no quiero ver todos los días
pues puedes ver todas las semanas
también Bueno es un ejemplo para que
veas que también es posible publicarlo
desde aquí además de los proyectos como
decíamos antes también tendríamos esos
hábitos y los hábitos los vamos a pasar
directamente de cosas concretas a
nuestra agenda nuestras tareas diarias
para que lo puedas anotar esto el hecho
de estar en un grupo compartido como
estás viendo aquí nos ayuda a que todo
el mundo pueda ver esas metas y aquí
dependerá si son metas del propio
departamento o son metas para toda la
empresa Yo te diría que en general las
metas para toda la empresa no suelen
funcionar cuando son empresas de más de
20 o 30 trabajadores porque entonces
nadie tiene esas metas en mente En
cambio cuando es un proyecto concreto
con equipos ya más específicos entonces
todo el mundo sabe lo que tiene que
conseguir otra cosas que se hagan
reuniones mensuales o trimestrales para
explicar el rumbo de la empresa y a
partir de aquí que veamos qué es lo que
hemos cons seguido Pero esto serían
cosas distintas la siguiente parte sería
transformar todos esos proyectos que van
a aparecer que quizás son muchos en una
herramienta que se pueda ver qué es lo
que estamos haciendo las diferentes
fases ojo aquí te recomiendo que si
gestionas proyectos no tengas todo junto
a la misma vez habitualmente lo que pasa
es que tenemos los proyectos las fases y
además tenemos las tareas dentro Claro
en una herramienta sea la que sea en
este caso estamos en list pero podía ser
en cualquier otra lo que pasa es que
puedes llegar a tener Demasiada
información Imagínate que aquí
tuviéramos las tareas de cada una de las
fases del proyecto porque como ves
tendríamos un proyecto los diferentes
nombres las fases de cada una de las
partes del proyecto y después si
tuviéramos las tareas específicas aquí
tendríamos casi 200 ítems Esto entonces
sería totalmente ingestion y para nada
práctico Así que cuando tengas un
proyecto lo primero que hay que hacer es
que primero ten algo así para ver todos
los proyectos que ahora mismo tenemos en
marcha y después como verás lo podrás
trocear en diferentes tareas también lo
podrías hacer de esta manera o incluso
también puedes tener un pequeño planner
tal como estás viendo aquí donde esté la
parte principal de cada uno de ellos
aquí no habrían tareas específicas sino
que podrían ser subtareas donde estén
las cosas específicas pero sobre todo
serían áreas y después como estás viendo
dentro de cada uno de ellos tendríamos
los clientes grandes que en realidad no
serían tareas esto solo es para los
proyectos nos interesa tener un sitio
donde estén todos los proyectos para que
se puedan ver y si quieres ver más
ejemplos como este también tienes la
posibilidad de Ver la plantilla de
proyectos donde puedes ver una lista
total de proyectos ahí lo tienes con su
responsable el código en fin todo esto
lo tienes también disponible para poder
descargar tendrás en el enlace de la
descripción y también tienes la
posibilidad de hacer un cronograma con
todos los proyectos tal como estás
viendo aquí incluso aquí en esta opción
específica si quieres utilizar una
herramienta más clássica como Excel
Aunque hay muchas otras herramientas
como planner que son más útiles tienes
la opción de poder pasar las fases del
proyecto a tareas específicas tal como
estás viendo aquí aquí sí que tendría
sentido Añadir las fases del proyecto y
las tareas porque solo Vamos a añadir
los proyectos y las fases del proyecto
que estén activas que en realidad serán
muy pocas porque muchas de ellas todavía
estarán en standby o en espera ya que
todavía no las has podido empezar por
último decirte que también hay una
columna de purgatorio donde Irán todos
aquellos proyectos que querías hacer en
un momento determinado pero ahora
decidiste que no esta plantilla como
decíamos antes la tienes disponible en
el enlace en la descripción pero para mí
lo más relevante de todo es que tengas
un espacio lo que sea un Excel un list
un planner donde tengas todos los
proyectos anotados de un departamento
concreto o de la empresa dependiendo del
tamaño para que puedas verlos todos de
un vistazo Y a partir de aquí decidir en
qué momento vas a hacer cada uno de
ellos una siguiente pata indispensable
tiene que ver con los procedimientos
Fíjate que la cantidad de interrupción
reuniones llamadas furtivas muchas de
ellas que al final solo son para
preguntar lo mismo son masivas y eso si
lo vas a sumar al final del tiempo es
muchísimo tiempo invertido en cosas que
no aportan nada entonces es
imprescindible que en tu equipo de teams
ya sea a nivel genérico y a nivel
también de departamento tengas un
espacio donde tengas los diferentes
procedimientos si tienes pocos puedes
tener solo un mismo sitio si tienes
muchos los puedes repartir Yo te diría
sobre todo que tengas como dos grandes
procedimientos los técnicos y los de
equipo los técnicos normalmente son los
propios del negocio tienes una empresa
de logística una empresa de materiales
será que el técnico al final es todos
los pasos que debes hacer cada vez que
entregas por ejemplo un producto cada
vez que tienes un nuevo packaging lo que
sea por ejemplo comprobar la temperatura
mirar si los reglamentos son correctos
mirar la legislación no sé qué es decir
todo esto al final son procedimientos
propios del mismo negocio del mismo
producto en cambio por otro lado también
Existen los procedimientos de equipo
procedimientos de equipo al final son
cosas que pasan a las personas esta
primera parte donde están ahora mismo
los procedimientos técnicos que estás
viendo aquí esto por ejemplo serían las
cosas que yo utilizo mi negocio
habitualmente y los pequeños checklist
que yo voy a insertar ahora no
entraremos tanto en detalle de los
checklist porque esto vamos a dedicarle
muchos más vídeos sobre esto sino que
por ejemplo dentro de mi formación yo
puedo tener varias cosas y lo hemos
dividido Entre cuatro puntos principales
en cada uno de estos procedimientos yo
lo que puedo hacer es tener por ejemplo
esta parte de aquí puedo tener un
propósito cuando se activará el
checklist y un ejemplo de este proceso
por ejemplo si yo por ejemplo hago una
alta nuevo cliente el propósito Es que
no se me pase nada tener todos los datos
registrados del cliente para que después
no tengamos que pedirle nada esto sería
el primer punto el segundo puede ser
cuándo se va activar Oye pues eso se
activa cada vez que tengamos un cliente
pero en esta fase concreta el checklist
sería cómo hacerlo Oye paso uno paso dos
paso tres paso cuatro perfecto y el
ejemplo es en el caso de que tengas
algún ejemplo hecho ya Oye pues lo
compar aquí en onenote y fantástico de
esta manera tendríamos un proceso
técnico en un mismo sitio y esto nos
ayudaría también a evitar muchas de las
consultas que se generan lo mismo
podemos hacer también con los procesos
habituales del equipo como ves aquí
podemos tener varias cosas los horarios
del equipo la disponibilidad cómo nos
vamos a comunicar los checklist esta
información si está aquí dentro metida
tampoco hace falta llamadas emails y
muchísima otra información Cuántas veces
ocurre que la gente siempre pregunta lo
mismo y no por nada sino porque al final
como lo haces una vez al mes Pues no te
acuerdas y terminas preguntando siempre
a la misma persona de esta manera si
metemos Aquí esta herramienta que estás
viendo que es el onenote como decíamos
antes esto puede quedar todo mucho más
cerradito y así la gente sabe dónde está
la información estos procedimientos para
evitar esas interrupciones en el equipo
y poder ganar foco y dedicarle el tiempo
por qué no a otras cosas mucho más
enriquecedoras como decíamos antes tiene
que haber un espacio donde apare
aparezcan todos los proyectos que tú
tengas aquí como estás viendo esto sería
un planner donde yo tengo los diferentes
proyectos en grande esto no serían
tareas específicas ya que las tareas
específicas las vamos a pasar después lo
hacemos Porque si yo tuviera aquí todas
las tareas que debo hacer en un mismo
planner podía tener aquí 100 o 200 ems
una auténtica locura Y esto el equipo al
final no lo va a cumplir y no solo eso
sino que vamos a generar una ansiedad
innecesaria y el equipo va a entrar en
total caos para evitar esto lo que
podemos hacer es que podemos tener como
dos vertientes dos ramas principales una
donde será la principal de los proyectos
y la otra puramente de las tareas esto
que estás viendo aquí lo interesante es
que ahora puedo ir aquí a tareas he
creado otro planner Y fíjate que ahora
tengo los días de la semana y qué es lo
que voy a hacer cada uno de ellos esto
Tan sencillo Es verdad que requiere un
poquito más de planificación pero no hay
nada mejor que tú saber que empiezas el
lunes y tienes que hacer esto esto y lo
otro Así tan sencillo tendrías este
planner donde la gente verá qué es lo
que que debe hacer lo bueno que tiene
planer también es que tú puedes
seleccionar a la persona que lo va a
hacer perfecto y si es necesario puedes
Añadir alguna nota algún link y también
alguna subparte para que tenga en cuenta
qué es lo que debe hacer esa persona por
último tal como estás viendo aquí bajo
podemos Añadir datos adjuntos o incluso
comentarios de esa propia tarea recuerda
Y esto es importante que esto que estás
viendo aquí a nivel de planner está
pensado a nivel colectivo si tú quieres
tener toda esa información está bien
pero te diría sobre todo que tenga
tengas aquí solo lo que pueda incumbir
al equipo Porque si yo tengo muchas
tareas individuales al final esto genera
ruido y al equipo no le interesa Así que
esto es muchísimo mejor y algo que
puedes hacer también si te fijas es que
si quieres tener toda la información de
tus planes dentro de un mismo sitio aquí
a la izquierda donde ves el icono puedo
ir a la aplicación de planner si no la
tienes la puedes buscar aquí los tres
puntitos o las aplicaciones vas a
planner Y ahora fíjate que interesante
porque yo puedo ver todos mis planes y
todas mis tareas no te me asustes yo
tengo muchísimas porque evidentemente
Tengo muchos planes en tu caso
seguramente te saldrán muchas menos
además incluso Aquí también tenes las
tareas de to do que son las propias que
vienen muchas veces de emails asignados
y las que utilizas habitualmente en el
propio correo esto sería la aplicación
de tod recuerda de esta manera tan
sencilla podemos tener los proyectos y
tareas en un mismo departamento o para
la empresa global dependiendo del número
de trabajadores que tengas y en ese
sentido será todo mucho más sencillo de
poder gestionar breve recordatorio
Recuerda que si quieres una consultoría
personalizada o en equipo para organizar
todo tu trabajo en 365 puedes hacerlo
aquí en el enlace de la descripción
vamos a elaborar una estrategia con unas
sesiones muy directas al grano para que
puedas tenerlo todo absolutamente Todo
bajo control utilizando todas las
herramientas que te ofrece Microsoft Oye
qué bien Pues ahí lo tienes una forma de
organizarte con 365 por supuesto No es
la única y faltan cosas dependerá de
cada departamento o de cada negocio será
distinto unos necesitarán más cosas
otros menos y otras cosas serán
simplemente diferentes por cierto qué te
pareció hazmelo saber aquí en
comentarios yo encantadísimo de aprender
de ti y por supuesto también grabar
próximos vídeos sobre esta temática
Antes de que te vayas dale un buen Like
si te pareció útil y te ayudó a
gestionar tu negocio Y en segundo lugar
Me encantaría que te
suscribieron buah de muchísimas cosas
sobre estos temas tengo muchas sorpresas
que van a venir pronto gracias de verdad
por compartir tu pedacito de tu tiempo
sé que estás muy ocupado nos vemos en
próximos vídeos Te mando un fuerte
abrazo Te cuidas Chau
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