Etapas del desarrollo de documentos organizacionales - Introducción

Ecosistema de Recursos Educativos Digitales SENA

23 Mar 202304:10

Summary

TLDREste video ofrece una visión general de cómo las organizaciones, tanto públicas como privadas, pueden mejorar su enfoque organizacional y gestión documental. Se enfatiza la importancia de la alta dirección adoptando tendencias administrativas modernas y la gestión de calidad para el desarrollo sostenible. Se destaca la necesidad de cumplir con normas nacionales e internacionales y de elaborar documentos que transmitan información de manera efectiva y legítima. Además, se resalta la importancia de las competencias humanísticas y técnicas de redacción para mejorar la calidad de los documentos y la comunicación dentro de la organización.

Takeaways

📚 La alta dirección debe adoptar una postura gerencial en línea con las últimas tendencias administrativas para promover el desarrollo sostenible de la organización.
🎯 Las organizaciones deben establecer objetivos estratégicos claros y tangibles para cumplir con las expectativas y necesidades de los clientes, aumentar la productividad y generar credibilidad.
📈 Para mantener la competitividad en el mercado, es fundamental que las organizaciones cumplan con estándares nacionales e internacionales de calidad.
📑 La gestión documental es esencial para dar legitimidad y legalidad a la información generada y asegurar la conservación de comunicaciones oficiales e organizacionales.
🖋️ El diseño y diligenciamiento de documentos como formatos, cartas, oficios, constancias, memorandos, actas e instructivos requiere competencias humanísticas y profesionales en los funcionarios responsables.
✍️ La redacción de documentos debe incluir técnicas de buena ortografía, uso correcto de signos de puntuación y conocimiento de diferentes tipos contextuales.
🔗 Es importante enriquecer el texto con palabras de enlace o conectores y utilizar categorías gramaticales adecuadas para expresar ideas claramente.
🌐 Se deben considerar las técnicas y parámetros internacionales que orientan la estructura de textos en diferentes contextos, como académico, científico, investigativo, jurídico y humanístico.
📘 Las normas APA y otros lineamientos de presentación y organización de información facilitan la interpretación y credibilidad de los documentos en el entorno organizacional.
💼 El estudio y disciplina en la gestión documental y redacción de documentos conducirá a desempeños exitosos y la mejora de resultados en la organización.

Q & A

¿Cuál es el propósito del video mencionado en el guion?
-El propósito del video es proporcionar una visión general del contenido del componente formativo, para ayudar al aprendiz a actualizar sus conocimientos sobre el enfoque organizacional en entidades públicas o privadas.
¿Qué postura debe adoptar la alta dirección en una organización según el guion?
-La alta dirección debe adoptar una postura gerencial basada en las últimas tendencias administrativas, siguiendo un modelo de gestión de la calidad con nuevos estilos y protocolos innovadores que promuevan el desarrollo sostenible de la organización.
¿Cuáles son los objetivos estratégicos que una organización debe tener en cuenta para competir en el mercado?
-Los objetivos estratégicos deben ser claros y tangibles, cumplir con las expectativas y necesidades de los clientes, aumentar la productividad y generar credibilidad en el sector.
¿Qué papel desempeña la gestión documental dentro de una organización?
-La gestión documental es un proceso de soporte que sostiene y cohesiona las funciones y actividades de la organización, documentando lo que se gestiona, dando legitimidad a la información y controlando que las comunicaciones oficiales se conserven como evidencia de lo ejecutado.
¿Qué normativas se mencionan como guías para la elaboración de documentos en la organización?
-Se menciona la guía técnica colombiana GTC 185, así como directrices del Archivo General de la Nación y otras entidades normativas como referencias para la elaboración de documentos.
¿Por qué es importante que los funcionarios tengan competencias humanísticas en la elaboración de documentos?
-Es importante porque estas competencias permiten a los funcionarios desarrollar sus funciones de manera profesional, integral y diligente, garantizando que los documentos cumplan con los requisitos establecidos para la transmisión de información.
Además de la elaboración de documentos, ¿qué otros aspectos deben tenerse en cuenta?
-Es fundamental acompañar la elaboración de documentos con técnicas de redacción adecuadas, buena ortografía, uso correcto de los signos de puntuación, conectores y categorías gramaticales para expresar correctamente lo que se desea comunicar.
¿Qué normas internacionales se deben considerar en la estructura de textos académicos y profesionales?
-Se deben considerar normas internacionales como las normas APA, que orientan la presentación y organización de la información en textos académicos, científicos, investigativos, jurídicos y humanísticos, facilitando la interpretación y generando credibilidad.
¿Cuál es el impacto esperado en el aprendiz al estudiar esta temática?
-El estudio de esta temática generará un mejor desempeño y resultados en el cumplimiento de las metas profesionales del aprendiz, a través de una mejor comprensión y aplicación de las prácticas organizacionales.
¿Qué relación existe entre la gestión documental y los estándares nacionales e internacionales?
-La gestión documental debe cumplir con los estándares nacionales e internacionales, que sirven como ruta de éxito para un desempeño global, asegurando que la organización pueda enfrentar los retos administrativos con mayor eficiencia.

Outlines

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📚 Desarrollo de Documentos y Gestión Organizacional

Este video ofrece una visión general del componente formativo que enseña cómo actualizar conocimientos sobre el enfoque organizacional en entidades públicas o privadas. Se destaca la importancia de que la alta dirección tome una postura gerencial en línea con las últimas tendencias administrativas, enfocándose en un modelo de gestión de calidad que promueva el desarrollo sostenible. Las organizaciones deben esforzarse por cumplir con estándares nacionales e internacionales para mejorar la productividad y la credibilidad, enfrentando retos administrativos para lograr resultados deseados. La gestión documental es crucial para soportar las funciones y actividades de la organización, proporcionando legitimidad y legalidad a la información generada y asegurando la conservación de comunicaciones oficiales y organizacionales. Se menciona la necesidad de que los documentos cumplan con estándares normados por guías técnicas y se elaboren de manera consecuente con las obligaciones y responsabilidades de cada área. Además, se requiere de competencias humanísticas y técnicas de redacción para desarrollar funciones de manera profesional y diligente, incluyendo la buena ortografía, el uso correcto de signos de puntuación y la aplicación de normas internacionales para facilitar la interpretación y el éxito en el entorno organizacional.

Mindmap

Keywords

💡Desarrollo de documentos

El 'Desarrollo de documentos' se refiere a la creación y elaboración de documentos que cumplen con estándares y规范, tanto internos como externos a una organización. En el video, este concepto es central ya que se menciona que las organizaciones deben cumplir con normas nacionales e internacionales para asegurar la calidad y legalidad de la información que generan. El proceso de desarrollo de documentos incluye la elaboración de formatos, cartas, oficios, constancias, memorandos, actas e instructivos, todos los cuales deben cumplir con requisitos específicos para la transmisión de información.

💡Gestión de la calidad

La 'Gestión de la calidad' es un enfoque administrativo que se centra en la mejora continua de los procesos y productos de una organización para satisfacer las expectativas de los clientes y otros interesados. En el guion, se destaca la importancia de que las altas direcciones adopten una postura gerencial enmarcada en las últimas tendencias administrativas, con referencia a un modelo de gestión de la calidad, lo que implica la implementación de estilos y protocolos innovadores que promuevan el desarrollo sostenible de la organización.

💡Modelo de gestión

Un 'Modelo de gestión' es un conjunto de prácticas, procesos y principios que guían la dirección y el funcionamiento de una empresa o entidad. En el video, se hace referencia a la necesidad de que las organizaciones adopten modelos de gestión de calidad con estilos y protocolos nuevos e innovadores, lo que sugiere la implementación de estrategias y métodos modernos para mejorar la eficiencia y el desempeño de la organización.

💡Desarrollo sostenible

El 'Desarrollo sostenible' implica el crecimiento económico, social y ambiental que se logra sin comprometer la capacidad de las futuras generaciones para satisfacer sus propias necesidades. En el contexto del video, se enfatiza la importancia de que las organizaciones promuevan el desarrollo sostenible, lo que implica la adopción de prácticas que mejoren la productividad y generen credibilidad en el sector, al mismo tiempo que se mantienen altos estándares de calidad y responsabilidad social.

💡Normas nacionales e internacionales

Las 'Normas nacionales e internacionales' son regulaciones y estándares establecidos por organismos gubernamentales o internacionales que dictan cómo deben operar las empresas en diferentes aspectos, como la calidad, seguridad, medio ambiente, etc. En el video, se menciona que las organizaciones deben cumplir con estas normas como una 'ruta de éxito' para su desempeño global, lo que implica que la conformidad con estas normas es esencial para la competitividad y el éxito de la organización.

💡Gestión documental

La 'Gestión documental' es el proceso de administración de documentos y registros en una organización, que incluye la creación, almacenamiento, recuperación, mantenimiento y eliminación de documentos. En el video, se describe cómo la gestión documental es fundamental para sostener y cohesionar las funciones y actividades de la organización, proporcionando legitimidad y legalidad a la información generada y asegurando que las comunicaciones oficiales se conserven como evidencia de lo ejecutado.

💡Guía técnica colombiana GTC 185

La 'Guía técnica colombiana GTC 185' es una norma específica para Colombia que establece estándares y procedimientos para la gestión documental en organizaciones. En el video, se menciona que la elaboración de documentos en la organización debe ser consecuente con esta guía técnica, lo que indica que es un requisito clave para garantizar la calidad y la conformidad de los documentos generados por la entidad.

💡Competencias humanísticas

Las 'Competencias humanísticas' son habilidades y conocimientos en áreas como la comunicación, la ética, la cultura y el pensamiento crítico que son esenciales para el desempeño profesional en contextos humanos. En el video, se sugiere que los funcionarios responsables de elaborar documentos deben tener competencias humanísticas para desarrollar sus funciones de manera profesional integral y diligente, lo que implica la capacidad de comunicar de manera efectiva y ética.

💡Buenas prácticas

Las 'Buenas prácticas' son métodos y procedimientos que se han demostrado ser efectivos para lograr resultados óptimos en una empresa o entidad. En el video, se menciona que el uso de técnicas y parámetros internacionales, como las normas APA para la estructura de textos, contribuye a la interpretación y credibilidad de los documentos, lo que constituye una buena práctica para mejorar los resultados dentro del entorno de la organización.

💡Resultados previstos

Los 'Resultados previstos' son los efectos o logros esperados de un proceso, proyecto o estrategia. En el contexto del video, se habla de la importancia de lograr resultados previstos a través de la gestión documental y la conformidad con estándares, lo que implica que las organizaciones deben establecer metas claras y medibles para su desempeño y asegurar que sus procesos y documentos cumplan con esos objetivos.

Highlights

Introducción al componente formativo sobre el enfoque organizacional.

Importancia de la alta dirección en la adopción de tendencias administrativas.

Necesidad de modelos de gestión de calidad para el desarrollo sostenible de la organización.

La gestión documental como soporte para las funciones y actividades de la organización.

Importancia de cumplir con estándares nacionales e internacionales.

Elaboración de documentos con estándares normados por la guía técnica colombiana GTC 185.

La obligación y responsabilidad de cada área en la elaboración de documentos.

La competencia en el campo humanístico para el diseño y diligenciamiento de formatos.

La importancia de técnicas de redacción y elementos de lenguaje en la elaboración de documentos.

La necesidad de conocer y aplicar normas APA para estructurar textos académicos y científicos.

La importancia de la disciplina y estudio en el cumplimiento de metas profesionales.

La relación entre la gestión documental y la credibilidad de la información generada.

La gestión de la calidad como referencia para un modelo de gestión innovador.

La importancia de las comunicaciones oficiales y organizacionales en la conservación de evidencias.

La necesidad de aumentar la productividad y generación de credibilidad en el sector.

La importancia de cumplir con las expectativas y necesidades de los clientes.

La importancia de los estándares en la transmisión de información al cliente y a nivel interno.

La necesidad de funcionarios responsables con competencias para desarrollar funciones de manera profesional.

La importancia de enriquecer el lenguaje con palabras de enlace y conectores.

La importancia de conocer y aplicar técnicas y parámetros internacionales en la estructura de textos.