Retour d'expérience Action logement - Knowmore

Summary

The video script discusses the deployment of Canao, a digital guidance and adoption tool, within Action Logement Service. Canao is an overlay that can be integrated into any application or website, providing guidance and support to users. The speaker explains how Canao streamlines onboarding, facilitates learning, and enhances user experience. They highlight the benefits of Canao, such as improved user autonomy, reduced support calls, and better adherence to processes. The script also covers the selection criteria for Canao, the deployment process, and the organization's approach to implementation, including training and dedicated teams. Overall, the script presents Canao as an effective solution for improving digital adoption and user experience within the organization.

Takeaways

• 😃 CanaoDigitalGuidance is an overlay tool that can be integrated with any application or website to provide guided tours and adoption assistance.
• 🤖 CanaoDigitalGuidance uses pop-ups, highlights, and interactive elements to guide users through an application's features and functionality.
• 🔑 The tool is customizable and can be adapted to match an organization's branding and specific application needs.
• 👥 Different subject matter experts within the organization can implement CanaoDigitalGuidance for their respective applications.
• 🧭 The goal of CanaoDigitalGuidance is to improve user onboarding, facilitate application usage, and standardize processes across the organization.
• 📚 CanaoDigitalGuidance complements traditional training methods by providing in-app guidance and support for specific pain points or areas of difficulty.
• 🏆 CanaoDigitalGuidance was chosen for its technical quality, solid implementation support, financial advantage, and comprehensive reporting solution.
• ⚡ The deployment process involves training authors, gathering requirements, implementing guidance, and communicating the rollout to users.
• 🌐 CanaoDigitalGuidance has been implemented across various applications, including HR, finance, and project management tools.
• 😊 User feedback indicates improved onboarding, autonomy, and overall digital experience with CanaoDigitalGuidance.

Q & A

What is Canao and how does it work?

Canao is a digital guidance and adoption tool. It acts as an overlay on top of any application or website, providing interactive walkthroughs, tooltips, and contextual information to users. It is represented by a small compass icon and can guide users through tasks, explain features, and provide help resources.

Why did Action Logement Services choose to implement Canao?

Action Logement Services implemented Canao to accelerate the onboarding process for new and existing employees, facilitate the use of business applications, promote best practices, reduce support calls, and improve employee autonomy and adoption of digital tools.

How was Canao deployed within Action Logement Services?

Canao was deployed through a structured process involving the formation of subject matter experts, authors, and IT referents. Authors were trained to create guidances based on operational requirements. The deployment was sponsored by the Deputy General Management for Transformation and Organization to ensure a strong, cross-functional rollout.

What were the key reasons for choosing NoMoRe as the Canao provider?

NoMoRe was chosen as the Canao provider due to the technical quality of their solution, their solid deployment support, a financial advantage over competitors, and a comprehensive reporting solution.

How was Canao implemented for seasonal employees at Action Logement Services?

For seasonal employees working on the Visale rental guarantee product, Canao was deployed with dedicated support from NoMoRe's teams to ensure a rapid onboarding process. This was crucial as the seasonal employees had to process a large volume of applications within a short timeframe.

What were the benefits of using Canao for managers and subject matter experts?

Using Canao optimized the onboarding process, improved team autonomy, and enhanced the digital experience for managers and subject matter experts. It allowed them to focus on more complex issues rather than addressing recurring questions, as Canao provided in-app guidance and resources.

How did Canao improve the user experience for employees?

For employees, Canao provided a seamless and transparent experience within the applications they were using. It was perceived as a part of the application itself, providing guidance without leaving the application. Users could also access additional resources like videos and guides through Canao.

What types of applications and tools were integrated with Canao at Action Logement Services?

Canao was integrated with various tools, including four HR tools, two finance and accounting tools, a project management tool, and two rental platform tools. It was used for both existing and new applications, as well as in-house and third-party products.

How did the authors find the process of creating guidances within Canao?

Initially, the authors had some apprehension about creating guidances since it was not their primary role. However, after the first day of training, they found the process to be straightforward and easy to grasp, even for those without a technical background.

What feedback mechanisms were available within Canao?

Canao provided the ability to include a feedback mechanism at the end of each guidance. This allowed users to provide feedback and report any issues or areas for improvement, helping to optimize the Canao experience further.

Outlines

00:00

📽️ Introduction to Cana.o and Its Features

This paragraph introduces Cana.o, a digital guidance and adoption tool used by Action Logement Services. It explains that Cana.o is an overlay that can be applied to any application or website, represented by a small compass icon. The speaker describes the customization options for Cana.o, such as color schemes and branding, and how it can be used for various purposes like guidance, onboarding, mandatory information display, and demonstrations. The speaker also highlights the benefits of Cana.o, such as accelerating onboarding, facilitating application usage, homogenizing practices, and reducing support calls.

05:00

🚀 Deployment and Organization of Cana.o

This paragraph outlines the reasons for choosing Cana.o, including its technical quality, solid support, financial advantage, and comprehensive reporting solution. It then details the deployment process, which involves training authors, gathering requirements, implementing the tool, and communicating its availability. The speaker explains the organizational structure within Action Logement Services, with sponsors from top management, subject matter experts, dedicated authors, and IT referents. The paragraph lists the applications currently using Cana.o and those in the pipeline, covering various domains such as HR, finance, project management, and rental platforms. It also mentions the target audience, including existing employees, new hires, and seasonal workers, as well as the possibility of dedicated support from Cana.o teams for faster deployment.

10:01

🌟 Benefits and Satisfaction with Cana.o

This paragraph discusses the benefits and satisfaction experienced by managers, subject matter experts, and users with Cana.o. For managers and experts, the tool optimizes onboarding, promotes team autonomy, and enhances the digital experience. For users, Cana.o is transparent and seamless, integrated within the application, and provides feedback mechanisms. The speaker highlights the ease of use for authors, even those without technical backgrounds, and the ability to include links and videos within the guidance. Overall, Cana.o has been well-received, with the speaker expressing satisfaction with the solution.

Keywords

💡Digital Adoption

Digital adoption refers to the process of helping users effectively integrate and utilize new digital tools or software within an organization. In the context of the video, 'canao' is presented as a digital adoption solution that guides users through applications and websites, facilitating a smoother transition and quicker adoption of new digital tools. The speaker emphasizes that canao accelerates onboarding of employees, whether new hires, those transitioning roles, or adapting to functional changes, by providing real-time, in-context guidance.

💡User Onboarding

User onboarding is the process of introducing and familiarizing new users with a digital product or service. In the video, the speaker discusses how canao can be used for onboarding purposes, such as presenting a new tool or application to employees. The solution's ability to highlight specific areas, provide instructional pop-ups, and guide users through steps is highlighted as a way to streamline and enhance the onboarding experience, leading to faster adoption and better utilization of the tools being introduced.

💡User Guidance

User guidance refers to the provision of contextual assistance and instructions to users as they navigate and interact with digital tools or applications. The video presents canao as a solution that offers user guidance through various features like interactive walkthroughs, highlighted areas, and step-by-step instructions. This guidance aims to facilitate better understanding, reduce user frustration, and promote efficient task completion within the applications being used.

💡In-App Guidance

In-app guidance refers to the ability to provide guidance and assistance directly within the application or software being used, without the need for external resources or documentation. The speaker emphasizes that canao operates as an overlay or layer on top of existing applications, allowing for seamless integration of guidance elements like pop-ups, tooltips, and walkthroughs within the application itself. This in-app approach is highlighted as a key advantage, as users do not have to leave the application to access guidance or support.

💡User Autonomy

User autonomy refers to the ability of users to operate and work independently within digital tools or applications without relying heavily on external support or assistance. The video suggests that canao's user guidance features promote greater user autonomy by providing in-context help and reducing the need for users to seek assistance from support teams or subject matter experts. By empowering users with the necessary guidance and information within the application, canao aims to foster a more self-sufficient and independent user experience.

💡User Experience

User experience (UX) refers to the overall experience and satisfaction that users derive from interacting with a digital product or service. In the context of the video, the speaker highlights that canao improves the user experience by making applications more transparent, intuitive, and user-friendly. By providing contextual guidance, reducing friction points, and streamlining workflows, canao enhances the overall user experience, leading to greater satisfaction and engagement with the digital tools being used.

💡Digital Transformation

Digital transformation refers to the process of integrating and leveraging digital technologies to fundamentally change and improve business operations, processes, and experiences. While not explicitly stated, the implementation of canao at Action Logement Services aligns with their digital transformation efforts. By adopting a digital adoption solution like canao, the organization aims to facilitate the successful adoption and utilization of new digital tools, ultimately supporting their overall digital transformation journey and enabling more efficient and effective business operations.

💡Change Management

Change management refers to the structured approach and strategies employed by organizations to effectively manage and facilitate the transition and adaptation to changes within the organization. In the video, the implementation of canao can be viewed as a change management initiative, as it aims to support employees in adapting to new digital tools or processes. By providing guidance, training, and support through canao, the organization is actively managing the change associated with introducing new applications or systems, helping to ensure a smoother transition and successful adoption.

💡User Training

User training refers to the process of educating and equipping users with the necessary knowledge and skills to effectively utilize a digital product or service. The video presents canao as a complementary solution to traditional training methods, such as in-person or online courses. While formal training provides a foundation, canao offers real-time, contextual guidance within the applications themselves, reinforcing the training and addressing specific pain points or areas of difficulty that users may encounter during actual use.

💡User Adoption

User adoption refers to the successful integration and continued usage of a digital product or service by its intended users. Throughout the video, the primary objective of implementing canao is to facilitate and accelerate user adoption of various applications and digital tools within Action Logement Services. By providing guidance, reducing barriers, and improving the overall user experience, canao aims to increase the rate and extent to which employees effectively adopt and utilize the introduced digital solutions, ultimately contributing to the organization's digital transformation goals.

Highlights

Canao is a digital guidance and adoption tool that acts as an overlay on top of any application or website, providing step-by-step guidance and onboarding.

Different business areas within the organization implement Canao on their applications, following harmonized practices for a consistent user experience.

Canao offers various features such as guided walkthroughs, tool presentations, contextual information, and mandatory information display.

The primary motivation for adopting a digital adoption tool like Canao is to facilitate real-time learning in context, which enhances knowledge retention and accelerates onboarding.

Canao aids in homogenizing practices, enforcing processes, promoting best practices, reducing support calls, and improving user autonomy.

Canao complements traditional training methods by providing in-app assistance for specific pain points or facilitation needs.

The key criteria for selecting Canao included technical quality, solid deployment support, financial advantage, and comprehensive reporting capabilities.

Deploying Canao involves training authors, defining requirements, implementing guided walkthroughs, and rolling out with appropriate communication.

The project has a strong sponsor from the General Management to ensure transversal deployment across multiple applications.

Subject matter experts define requirements, while dedicated authors implement Canao walkthroughs, with IT referents anticipating future application updates.

Canao is currently implemented on various HR, finance, accounting, and project management tools, as well as new applications under development.

Canao targets diverse user groups, including permanent employees, new hires, seasonal workers, end-users, and intermediary referents.

For seasonal workers handling high volumes of work in a short period, Canao accelerates onboarding with dedicated support from the vendor.

Managers and subject matter experts report optimized onboarding, improved team autonomy, and an enhanced digital experience for users.

Canao's in-app guidance is transparent and seamless for users, with optional feedback mechanisms and integration with existing resources like videos and guides.

Transcripts

[Musique]

faire une illustration avec qui est le

chef de projet la direction générale et

qui pilote l'ensemble de ce projet

depuis presque 2 ans chez Action

Logement service bonjour à tous donc

avant de vous parler comment on la

déployer au sein d'Action Logement

service voulaz vous présenter un petit

peu à quoi ça ressemble canao donc

l'outil de guidage et d'adoption

digitale donc comme le disait Patrick

canao c'est une c'est une surcouche qui

vient par-dessus comme un calque

n'importe quelle application ou

n'importe quel site internet donc là

vous voyez que canao c'était la petite

boussole qui était en bas à droite pour

vous c'est toujours le même logo chez

nous on a différents chefs de métier qui

implémentent canao sur leur leurs

application on a fait ce choix

d'organisation après dans certaines

entreprises il y a un référent canao qui

déploie pour toutes les applis nous

c'est par par groupe métier euh et nous

notre travail c'était de leur dire ben

on va harmoniser les pratiques pour que

le collaborateur quand il voit la

boussole il sait que c'est une n donc

les codes couleur tout ça tout ce qui

est charte graphique c'est adaptable à

l'application mais également à votre

char graphique personnel et nous on a

juste donné des des des grandes lignes à

suivre c'est toujours écrit laissez-vous

guider et cetera ensuite là sur un c'est

une un SH c'est euroarts mais ancienne

version la vidé

un petit peu euh on a vous voyez dans le

menu on a les guidages donc je souhaite

être guidé je vais demander un déclarer

mon télétraavail présenter présentation

donc ça c'est présentation de la

fonction mes demandes c'est ce qu'on est

en train de de détoyer que ce qui est

derrière comme vidéo c'est un petit peu

le tour opérator de qu'est-ce que c'est

que présenter ma demande on a mis le

lien aussi je rencontre une difficultés

ce sont des liens vers des webinires ou

vers un mail automatique qui s'ouvre

automatiquement vers notre notre support

informatique et comme on a plusieurs

outils RH pour éviter de sortir de

celui-là pour aller le chercher cliquer

et cetera on a les lien directement donc

voilà vous voyez comment ça se présente

c'est les petits pop-up qui s'ouvreent

ici donc là c'est c'est pas un guidage

c'est

plutôt un onboarding de

l'application on voit qu'on a grisé ce

qui ne nous intéresse pas et on met en

en en surligné de lumière on va dire

tout le focus et quand c'est des choses

sur lesquelles il faut cliquer

évidemment la zone est beaucoup plus

circonscrite donc ça on peut faire des

informations donc là vous voyez quand il

y a une action on a décidé de mettre une

petite flèche avec un petit des petites

étoiles et le collaborateur doit cliquer

doit faire une action pour pouvoir

avancer ses slides donc clairement ça

peut être utilisé canao donc pour faire

des guidagees pour faire une

présentation d'un nouvel outil pour un

nouvel arrivant bah une présentation de

l'outil d'un outil déjà existant euh

également ça peut être utilisé pour

mettre des informations obligatoires

parce que il y a plusieurs

fonctionnalités soit des petites pop-up

soit des petits des petites pastilles

surquell il faut cliquer volontairement

et on peut rendre obligatoire un

affichage c'est-à-dire que l'affichage

ne part que si le

collaborateur ferme cet affichage donc

quand on veut vraiment toucher

l'ensemble des collaborateurs c'est un

outil qui est qui est intéressant

également pour ça pas seulement pour

faire des guidages et euh un une

démonstration donc pourquoi nous sommes

allés chercher un outil d'adoption

digitale parce que cet outil donc

aujourd'hui qui est canao hein nous

permet d'apprendre en temps réel en

situation et ce que Patrick disait tout

à l'heure c'est que quand on on apprend

en situation et on fait par soi-même on

a un ancrage mémoriel qui est bien

supérieur à une redescente d'information

ça permet donc d'accélérer l'onboarding

des collaborateurs que ça soit des

nouveaux collaborateurs des

collaborateur en évolution ou des

évolutions fonctionnelles ou de métier

et donc ça facilite l'utilisation des

application

métier ça permet et ça n fait de notre

point de l'histoire en terme de fusion

d'homogénéiser nos pratiques et de

respecter nos process euh à la lettre un

peu plus à la lettre et aussi de

favoriser les bonnes pratiques la

conséquence c'est que ça diminue le

nombre d'appels soit auprès de notre

outline soit auprès de de nos référents

et nos experts métiers donc ça dégage du

temps pour tout le monde et ce qu'on

oublie aussi souvent c'est que il y a

des collaborateurs qui vont poser la

question une fois à un référent métier

ou à la

chez nous c'est le 12 12 à la outline

mais au bout de trois fois ils vont plus

oser poser la question donc ils vont se

retrouver tout seul face à leur leur

application et un petit peu désemparés

donc le fait d'avoir une une aide en

ligne directement dans l'outil ça permet

aussi de d'avoir une meilleure autonomie

des collaborateurs et donc ça vient en

complément des formations

traditionnelles qu'ell soit hybride en

distantiel ou présentiel puisqu'on va

pas aborder la même chose on va pouvoir

aller plus au sur le fond des choses sur

des formations en présentiel ou en

hybride que via canao qui est là pour

favoriser les points de blocage ou les

points de facilitation pourquoi nos

morts donc on est soumis nous au code

des marchés publics donc on a des

critères de choix qui qui qui sont

relativement transparents no Mor a

remporté on va dire la timbal parce que

ils ont avaient une qualité technique de

la solution donc ça c'est un petit peu

le minimum le l'avantage également

c'était la séniorité la solidité de

l'accompagnement pour déployer la

solution au sein d'Action Logement un

avantage financier dans parmi face à

leurs concurrents et une solution de

reporting qui nous paraissait complète

alors je l'ai pas pas expérimenté à date

totalement donc c'est pour ça que je en

toute transparence je vous fais pas de

retour sur cette sur cette dernière mais

ça ne serait tard comment on a déployé

la solution comment se déploie la

solution c'est assez c'est quelque chose

d'assez basique donc on a formé déjà les

premiers auteurs sur de jours de jours

de jours suffisent pour pour pour avoir

une autonomie de la part des auteurs

sachant que nous comme je vous disais en

introduction les auteurs ne sont pas des

des spécialistes ou des des spécialistes

techniques ou Dessi des applications ce

sont plutôt des opérationnels qui vont

être auteurs de canao c'estàd qu'il vont

mettre créer les guidages et cetera sur

la base d'expression de besoins

d'opérationnel d'expert métier et le

retour d'expérience qu'on a c'est que

ils avaient quand même une petite

appréhension puisque c'est pas leur

route leur métier principal de créer des

des guidages des choses comme ça au bout

de la première journée nous dire bah

finalement c'est facile

donc l'appréhension technique est

balayée en une journée pour

l'implémentation donc la base hein de du

travail c'est le travail préparatoire de

l'expression de besoin de ce qu'on veut

mettre ce qu'on veut faire avec canao

donc que ça soit des petites pastilles

des pop-up ou les guidages sur quel

guidage il faut prioriser son

déploiement et ensuite il y a une mise

en production classique avec une

communication euh sur le

sujet comment s organisé au sein

d'Action Logement service donc déjà

c'est un projet qui avait comme sponsor

la direction générale adjointe en charge

de la Transpo et de l'organisation pour

avoir un appui fort et surtout un appui

transverse du déploiement sur le maximum

de d'application donc on a des référents

et des experts métiers qui vont

s'occuper de l'expression de besoin

et certaines personnes vont être dédié

pour implémenter pour être auteur et

ensuite on a quand même formé en tout

cas pour qu'il connaissent le l'outil

des référents DSI pour qu'il puissent

embarquer et anticiper que lorsqu'il y a

des évolutions de l'outil c'est bien

d'embarquer canao pour faire le

déploiement également on a un référent

DSI dédié à canao à date on a donc

quatre outils RH deux outils de gestion

deux outils plutôt finance comptabilité

qui qui embarquent canao aujourd'hui et

on a trois outils additionnels qui sont

en cours un outil sur la gestion de

projet et deux outils de plateforme

locative c'està qui met en relation des

bailleurs et des demandeurs B une

plateforme qui est en cours de

construction et qui va être déployé en

embarquant canao comme ça ce sera plus

facile en terme d'appropriation par les

collaborateurs donc ça s'adresse à des

outils qui sont existants ou nouveaux

des outils de maison ou des outils

catalogue le public cible c'est des

collaborateurs en place des NVE

collaborateurs ou des saisonniers

typologie de collaborateur ça peut être

aussi des utilisateurs finaux ou ou

alors des référents intermédiaires

notamment sur nos outils RH où les

référents

RH ont aussi des guidages qui leur sont

propres puisqu'on peut aussi avoir des

catégorisations de guidage et qui permet

à ces référents RH de moins solliciter

les expert métier et d'avoir une une

autonomie en terme de de réponse la mise

en place elle peut se faire aussi avec

un accompagnement dédié par les équipes

de nos morts quand on veut aller plus

vite sur le déploiement par exemple a

déployé sur des CDD saisonniers sur un

produit qui s'appelle visal c'est une

garantie locative et qui se déroule de

juin à septembre octobre à peu près donc

on a 60 CDD qui en 4 mois doivent

traiter 400000 demandes de dossier visal

et donc ces collaborateurs en CDD il

faut qu'il qu'il soit embarqué et qu'il

soit opérationnel le plus rapidement

possible déjà c'est un confort pour eux

ensuite c'est une efficacité pour nous

et aussi pour les managers majeur qui

qui qui les encadrent qui peuvent passer

plus de temps sur des difficultés de

fond plutôt que sur un accompagnement

itératif des questions récurrentes donc

ça ne dédoine pas d'une formation né en

moins ils sont en situation donc pour ce

pour ce cadre là pour ce CASL pardon on

a fait appel à de la sous-traitance et

auprès de nos morts qui nous a

accompagné pour déployer pour être prêt

le plus vite possible parce que là si on

livrait la solution en en juillet

c'était c'était presque trop

tard la satisfaction ben clairement

sinon je serais pas là on l'a côté

manager expert métier donc un résumé de

ce qu'on s'est dit hein c'est que on a

un notbarding qui est optimisé une

meilleure autonomie des équipes une

expérience numérique qui est améliorée

puisqu'on est en situation donc ça pour

nous c'est c'est un vrai confort et côté

utilisateur pour eux c'est transparent

personne si on leur avait pas expliqué

que c'était canao pour eux ça fait

partie de la solution et de et de

l'application c'est fluide si jamais il

y a des petits des petits

ralentissements ou des axes

d'amélioration de toute façon il y a la

possibilité à la fin du guillage de

mettre en place un feedback

et donc le gros avantage en terme de

transparence et de facilité

d'utilisation c'est qu'on ne sort pas de

l'application dans l'application on peut

mettre aussi des liens dans le guidage

même vers des vidéos ou vers des guides

des modes opératoires classiques donc là

la personne va pas aller ressortir de

l'outil chercher où est-ce qu'il est et

cetera dans mes process et côté auteur

je vous l'ai dit tout à l'heure c'était

c'était simple d'appropriation même pour

des personnes qui n'ont pas de de bagage

technique on va dire aux outils

informatiques