Control interno en las empresas.

Summary

El guion de este video aborda la importancia de los controles internos y la automatización en las empresas. Se discute cómo los errores en los procesos, la falta de políticas y el desconocimiento pueden afectar negativamente a una empresa. El experto enfatiza la necesidad de corregir los procesos desde su origen y propone un diagnóstico que evalúa el organigrama y los procesos para mejorar la operación y la rendición de cuentas. Se menciona la relevancia de un software adecuado y flexible para el negocio, y se sugiere que el control interno no solo cumple con regulaciones sino que también ayuda a evitar pérdidas y fraudes. La conversación destaca la transformación de los contadores de capturadores de pólizas a facilitadores de rendición de cuentas, promoviendo una mejor gestión y estrategia empresarial.

Takeaways

• 📊 La automatización de procesos es crucial para mejorar la eficiencia y reducir errores en las finanzas de una empresa.
• 🔍 El diagnóstico de los procesos es esencial para identificar y solucionar problemas en los sistemas contables y financieros.
• 🛠️ La falta de políticas claras y un organigrama adecuado puede llevar a errores repetitivos y problemas de control interno.
• 💼 El contador no siempre puede solucionar los problemas de control interno; es necesario un enfoque más amplio en la gestión de procesos.
• 🔄 La corrección de errores debe abordarse desde el origen, modificando los procesos y no solo los estados financieros.
• 📈 La implementación de software adecuado y la adaptación de los procesos a las necesidades de la empresa son claves para el éxito.
• 🏢 Un organigrama y procesos bien definidos son fundamentales para garantizar una operación eficiente y un control interno efectivo.
• 👥 La segregación de funciones es importante para prevenir abusos y fraudes; evitar que una sola persona controle demasiados aspectos de la empresa.
• 🛑 La educación del empresario es fundamental para comprender y mejorar la gestión de riesgos y la implementación de controles internos.
• 🔑 El control interno no requiere un costo adicional y puede ser implementado en empresas de todos los tamaños.
• 🔑🔄 La rendición de cuentas y el seguimiento de los resultados a través de procesos bien definidos es más efectivo que depender únicamente de los estados financieros.

Q & A

¿Qué problema se enfrenta cuando los negocios no tienen políticas claras en su gestión financiera?

Los negocios sin políticas claras tienden a cometer los mismos errores financieros año tras año, lo que perjudica y daña la empresa debido a una falta de control interno y una mala gestión de los procesos.

¿Por qué es importante corregir el proceso en lugar de solo corregir los errores en los estados financieros?

Corregir solo los errores en los estados financieros no soluciona la raíz del problema. Es necesario abordar y corregir el proceso desde su origen para evitar la repetición de errores y mejorar la eficiencia y precisión en la gestión financiera.

¿Qué rol desempeña el organigrama en la implementación de controles internos y procesos de automatización?

El organigrama es fundamental para entender y mapear los procesos de la empresa. Ayuda a identificar si hay una adecuada segregación de funciones y a diseñar un flujograma o mapa del proceso que permita una automatización efectiva y eficiente.

¿Cómo se puede determinar si un software es adecuado para una empresa en particular?

Se debe evaluar si el software se adapta a las necesidades y operaciones específicas de la empresa. Lo importante no es el precio o la popularidad, sino la flexibilidad y la capacidad del software para facilitar las actividades de la empresa.

¿Qué implicaciones tiene la falta de segregación de funciones en una empresa?

Una falta de segregación de funciones puede llevar a una concentración excesiva de poder en pocas manos, lo que aumenta el riesgo de fraude y errores, y dificulta la implementación de controles internos efectivos.

¿Qué es el diagnóstico de procesos y cómo ayuda en la implementación de controles internos?

El diagnóstico de procesos es un análisis inicial que evalúa el organigrama y los procesos de la empresa para identificar áreas de mejora. Ayuda a determinar cuánto tiempo y recursos se necesitarán para implementar cambios y automatizar procesos.

¿Cómo se puede mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios y facturación?

Mediante la automatización y la integración de los procesos de ventas, inventarios y facturación, se puede evitar la duplicación de trabajo y asegurar que los inventarios se actualicen correctamente con cada transacción.

¿Qué riesgos se pueden mitigar con una adecuada implementación de controles internos?

Los controles internos bien implementados pueden mitigar riesgos como la merma de mercancía, el fraude financiero y la falta de cumplimiento regulatorio, mejorando la seguridad y la confiabilidad de la información financiera de la empresa.

¿Cuál es la relación entre el control interno y el cumplimiento regulatorio de una empresa?

El control interno tiene como uno de sus objetivos el cumplimiento regulatorio, asegurando que la empresa cumpla con todas sus obligaciones legales, fiscales y ambientales, lo que ayuda a evitar sanciones y penalties.

¿Cómo puede un empresario identificar y abordar sus debilidades en la gestión interna de la empresa?

El autodiagnóstico es un paso clave, donde el empresario debe ser honesto sobre las áreas en las que la empresa falla y buscar asesoramiento de expertos para desarrollar estrategias de mejora y automatización de procesos.

Outlines

00:00

😀 Auditoría y Control Interno

El primer párrafo aborda el tema de la auditoría y control interno en empresas, destacando la importancia de corregir procesos incorrectos para prevenir errores en los registros contables. Se menciona la experiencia del hablante como auditor y cómo la falta de políticas adecuadas y el desconocimiento pueden llevar a la repetición de errores. Se enfatiza la necesidad de diagnóstico y la implementación de políticas contables para mejorar los procesos y se sugiere que un software adaptable puede ser una herramienta valiosa para esto.

05:02

😉 Control Interno y Automatización

El segundo párrafo se enfoca en el control interno como un componente esencial para todas las empresas, independientemente de su tamaño. Se discute la importancia de cumplir con regulaciones legales y fiscales, y cómo la implementación adecuada de controles internos puede ser alcanzada sin un costo adicional. El hablante comparte su enfoque en el diagnóstico de procesos y la automatización como forma de mejorar la eficiencia, destacando la relevancia de un organigrama y la asignación adecuada de responsabilidades dentro de una empresa.

10:03

😌 Profesión Contable y Automatización de Procesos

El tercer párrafo explora el impacto de la automatización en la profesión contable, sugiriendo que, aunque el rol del contador no desaparecerá, su enfoque cambiará hacia la dirección y la estrategia en lugar de tareas manuales repetitivas. Se habla sobre la importancia de rendición de cuentas y cómo la automatización puede mejorar la precisión y eficiencia en la generación de estados financieros. El hablante invita a los empresarios a realizar un autodiagnóstico y a aceptar sus debilidades para mejorar con la ayuda de expertos en procesos y control interno.

Keywords

💡Control interno

El control interno se refiere a los sistemas y procedimientos establecidos por una organización para asegurar la eficiencia operativa, la adhesión a las políticas, la minimización de riesgos y la promoción de la integridad. En el video, se discute cómo el control interno puede ayudar a evitar la merma de mercancías y el fraude financiero, y cómo es fundamental para la toma de decisiones y la gestión empresarial.

💡Automatización

La automatización implica el uso de la tecnología para realizar tareas automáticamente, reduciendo la necesidad de intervención humana. En el contexto del video, se menciona la automatización como una solución para mejorar los procesos empresariales, reducir errores y aumentar la eficiencia, como en el caso de la facturación y el seguimiento de inventarios.

💡Políticas contables

Las políticas contables son un conjunto de reglas y procedimientos que guían la contabilidad y la presentación de la información financiera de una empresa. En el video, se critica la falta de políticas contables adecuadas que puede llevar a errores repetidos en los estados financieros y la necesidad de corregirlos a través de una revisión de los procesos.

💡Diagnóstico

El diagnóstico en el ámbito empresarial es el proceso de evaluación y análisis para identificar problemas o áreas de mejora. En el video, se sugiere que un diagnóstico adecuado de los procesos y políticas de una empresa puede ser el primer paso para mejorar la gestión y la eficiencia.

💡Proceso

Un proceso es una serie de pasos o acciones secuenciales que se llevan a cabo para lograr un objetivo específico. El video enfatiza la importancia de tener procesos bien definidos y eficientes, como en el caso de la cadena de ventas, desde la cotización hasta la facturación y el cobro.

💡Organigrama

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, mostrando cómo se relacionan los diferentes departamentos y puestos. En el video, se discute cómo un organigrama adecuado es crucial para garantizar una分配ción adecuada de responsabilidades y prevenir la concentración excesiva de tareas en pocas manos.

💡Sistema de gestión

Un sistema de gestión es un enfoque estructurado para la supervisión y control de las operaciones de una organización. El video sugiere que un sistema de gestión bien implementado puede ayudar a las empresas a mejorar la calidad de sus procesos y a cumplir con los estándares regulatorios.

💡Rendición de cuentas

La rendición de cuentas es el proceso mediante el cual los empleados o gerentes informan sobre el desempeño de sus funciones y los resultados de sus acciones. En el video, se argumenta que la enseñanza de la rendición de cuentas es esencial para que el personal comprenda y asuma su responsabilidad en la ejecución de los procesos y la contribución al éxito de la empresa.

💡Fiscalidad

La fiscalidad se refiere a la administración y la regulación de los impuestos por parte de un gobierno. El video menciona la importancia de la fiscalidad en el contexto de la contabilidad electrónica y la necesidad de que las empresas mantengan registros precisos para evitar problemas legales y fiscales.

💡Gobierno corporativo

El gobierno corporativo es el conjunto de prácticas y políticas que rigen la dirección y supervisión de una empresa, con el objetivo de proteger los intereses de los accionistas y otros stakeholders. El video sugiere que el gobierno corporativo es una etapa avanzada en la evolución de la gestión empresarial, después de haber establecido un sólido marco de control interno.

Highlights

La importancia de los controles internos y su impacto en la toma de decisiones empresariales.

La experiencia del entrevistado como auditor y la observación de errores repetidos en las finanzas de las empresas.

La falta de políticas y el desconocimiento en la gestión financiera como causas de problemas recurrentes.

La necesidad de corregir los procesos para evitar errores en el registro contable.

La importancia de un diagnóstico financiero y su relación con la detección y corrección de errores.

El rol del software en la adaptación a las necesidades de cada negocio y no al revés.

La relevancia de una solución práctica y económica en el software para pequeñas y medianas empresas.

La adaptabilidad del software a las operaciones de la empresa y no la adaptación del negocio al software.

El concepto de automatización y su impacto en la reducción de errores y mejora de la eficiencia.

La necesidad de un organigrama acorde con los procesos para una gestión eficiente.

La importancia de la segregación de funciones y la prevención de conflictos de interés.

El diagnóstico de riesgos y su papel en la implementación de controles internos.

La visión del entrevistado sobre el tiempo necesario para implementar procesos y controles internos.

La importancia de rendir cuentas y la relación con el control interno y la gestión de riesgos.

El impacto de la automatización en la reducción del trabajo manual y la mejora de la calidad de la información financiera.

La perspectiva del entrevistado sobre el futuro del contador y su rol en la automatización.

La necesidad de un autodiagnóstico y la aceptación de debilidades para mejorar la gestión empresarial.

La propuesta del entrevistado para que los empresarios se dediquen a la estrategia y deleguen la gestión diaria.

La importancia de una buena política y procesos de control interno para el éxito empresarial.

La discusión sobre el gobierno corporativo y su relación con la gestión eficiente de las empresas.

Transcripts

[Música]

ahora vamos como estas tal amigo

excelente tú qué tal todo dar también

fíjate que estamos en una reseña de los

últimos veces que nos toca tomar

clientes nuevos como sus financieros no

reflejan lo que ellos quisieran ver para

la toma de decisiones que tú eres un

experto en ese tema de poder apoyar a

las empresas y los controles internos

que manejan lógicamente por no tener

esas políticas perjudican y dañan a las

empresas en tu expertise como lo has

visto o que te ha tocado recibir

analizar y que de repente puedan mejorar

estos empresarios sí claro mira

aparición en mi experiencia cuando era

auditor de tiempo completo 24 y el

auditor sigue siendo auditor te instala

razón pero cada vez me hago menos

auditorías no llegabas a los financieros

y lees y lees corregían los problemas es

que corregir los errores y al año

siguiente sucedía en los mismos errores

siguiente suceden los mismos errores y

así toda la vida y desde así y corrige

lo pero el contador no podía hacerlo

todo y eso es por una falta de política

o es por desconocimiento del asesor o

del contador o porque se hace es una

combinación de muchas cosas pero el

principal es que el proceso el paso 1

está está equivocado o está mal o viene

mal entonces y el proceso viene mal sin

duda va a aterrizar mal al registro

contable no pero eso no se da cuenta el

contador ya le llega haya llegado

incompleto o incorrecto y no se da

cuenta que es tú llegas a corregirlo y

lo corrigen allá y nunca nunca corrigen

el proceso entonces la idea de valor o

lo que yo me estoy enfocando es corrige

el proceso y se corregirán los errores

con tanto diagnóstico nace desde el

origen de las actividades estudiando así

que o simplemente haber un estado

financiero tú ya puedes determinar qué

tienes que hacer sí sí yo yo determino

los errores o sea detectó errores en los

estados financieros cuando son muy

evidentes

si corriges obviamente con una póliza

contable corriges y te vas hacia atrás

al proceso y detectar la falla y en el

proceso dice si no se modifica este

proceso ya sea en el software o en el

propio flujograma o un mapa del proceso

perpetrase el error todo el tiempo

hablas de un software sabemos que no

pueden software a la medida porque

lógicamente cada actividad o cada

contribuyente son cosas diferentes y no

porque vendas lo mismo significa que lo

realices de la misma forma no has tenido

experiencias un software que sea de una

manera más práctico o económico que a

veces el empresario lo busca de esa

forma no hay el software ideal como bien

lo dices pero ahorita a partir del 2014

que empezó la conta electrónica con ese

boom que puso el sat se desarrollaron

muchísimos software mexicanos que son

buenos bonitos baratos y sobre todo en

en la nube exactamente que te cobran una

renta mensual por usuario muy barato

como 303 en 50 pesos pero lo más

importante no es cuál software sino el

que se adapte mejor a tu negocio y no al

revés porque muchas veces

después adaptando a lo que te venden

exactamente te adaptas a la cajita de

cartón que te venden y no es así es al

revés cuál es el que es suficientemente

flexible para que haga lo que tú

operación hace y muchas veces al en

muchísimo más caro no por las razones

porque esos parches de configuraciones y

de procesos o no lo que permite

exactamente como de cómo arrancas con un

prospecto cómo lo haces para que

entonces tu metodología de trabajo de

resultados y si y si te atreverías a

poder garantizarlo el que si cumple las

reglas las normas del proceso lograr el

éxito el empresario el tema de control

interno evitando la merma quizá de

mercancía evitando el tema de incluso de

fraude el tema financiero como como lo

arranca esto y como lo iniciaría eso

como le superarían al contribuyente oa

nuestra casa a los empresarios mira

muchos clientes o prospectos de clientes

llegan por eso creo que me están robando

y voy a poner cámaras de seguridad en el

inventario yo no creo que ayude bastante

pues no ayuda o es límite el problema no

nada más la otra es mi contador se tarda

demasiado en entregarme en los estados

financieros porque porque es captura

manual 100% no y son toneladas de

información entonces ahí es un claro

prospecto para mí para un desarrollo

proyecto de automatización donde empiezo

desde cuál es tu organigrama y cómo

empató organigrama con los procesos que

si el organigrama está completo para los

procesos y viceversa ya primer paso

vamos bien si es al revés si el

organigrama no está acorde a tus

procesos más de dos cosas una falta de

segregación de funciones es decir que

una persona haga muchas cosas así es que

haya huecos de poder que nadie haga nada

el colmo es claramente el empresario es

el todólogo no el dueño del negocio

típica la típica el director general

hace bancos éste hace compras y muchas

veces le mueve el almacén no va por el

vapor producto al almacén

hace poquito platicamos en un webinar

que tuvimos el tema del compliance va

por ese lado el tema del control interno

nosotros decíamos que que cualquier

empresa desde micro pequeña mediana o

gran empresa puede implementarlo y no

necesita tener un costo adicional

comparte esa opinión totalmente acuerdo

del control interno tiene tres objetivos

y uno de ellos es el de cumplimiento

regulatorio de obligaciones de todo tipo

no legal fiscal medioambiental y todas

y la cólera lo que si estaba de acuerdo

en que cualquier empresa no pueblo se

aportó necesitas tener un presupuesto a

misma la típica típica de los

empresarios

montoro me estás hablando de una empresa

triple a con 10 personas en

administrativo con un presupuesto y no

sé tú necesitas mínimo tres personas en

lo administrativo y en la operación para

controlar para controlar tu negocio con

un control interno adecuado

cómo manejas eto'o que puede trabajo en

el diagnóstico también estuvo hay más

personas evalúan el proceso hayan que

implemente el tema de mi visión de

riesgos como como lo inicia stanley si

el primero es un pre diagnóstico órganos

en donde preguntamos sobre el

organigrama y cuáles son sus procesos

las empresas pueden tener hasta 15

procesos dentro de su empresa o los

básicos 5 no el de ventas del de compras

el de gastos cierre estados financieros

el de provisiones de impuestos fin

nosotros mediante ese diagnóstico yo

estimo cuántas horas

cuántas horas hombres le vamos a dedicar

en todos los proyectos de automatización

entró yo y entré a mi equipo no que son

dos personas que son las de perfil

auditor y que son expertos en mapear

procesos pues no hacer el flujo van más

de dos veces que vos mencionás

organigrama porque es tan importante en

un organigrama que muchas veces las

empresas no lo manejan no lo tienen y

simplemente hay quien quien hace

contabilidad o bien no opera y no tienen

un tema de organigrama para el efecto de

las de las de las obligaciones de cada

colaborador no

desde el organigrama se va desarrollando

un buen proceso

otelo enredando hotel o entorpeciendo me

explicó en el proceso de ventas tuvo

empiezas con un proceso en el en la

empresa que sea desde la cotización y

luego se hace una orden de venta y luego

se hace una remisión o salida de almacén

y entonces puedes facturar y luego

cobrar son cinco pasitos oye no tengo

los departamentos o lo suficiente este

personas que hacen las empresas sabes

que dile a la a la chava mi asistente

que factura y también que remisión y que

también que cotice y también y todo que

lo haga mal aval entonces hace un mismo

documento cuatro veces sí y entonces el

al de inventarios le dice oye porque no

te puede alimentar yo no se sacan y

meten desde el sistema y acá no sale o

acá sale diferente entonces ese tipo de

ese tipo de organigrama que no está

acorde al proceso ha dicho empiezan a

ver a ver choques es importante la

educación del empresario dueño del

negocio que nos ha tocado la experiencia

y por ahí creo que recuerdo un caso

común que vimos dónde

las ventas se van de la típica de no

quiero factura y se van por fuera y no

puedes hacer de baja tu inventario

porque no hay una salida se les tipo

consta en absurdas suceden y son una

realidad

ejemplo no lo evitaría sí claro o sea no

puedo facturar más bien no puede ver una

salida de almacén

si no te facturar o si no hay facturas

no hay salida de almacén entonces si no

quiere factura el cliente a mí no me

debería de importar no quieres factura

pero yo voy a hacer una factura porque

si no no hay salida de almacén o esa

salida de almacén no tendría factura y

ahí me sonaría en los focos rojos en mi

control interno porque desde que yo

platicamos si lo decimos mucho en el

tema fiscal todos sus amarres que la

autoridad tiene hablando contra

electrónica hablando el tema de

inventarios al ir a facturación o ventas

no declaradas en un método las

facultades de comprobación podrían poner

muchísimo riesgo al al empresario no al

ver que nos tratábamos trabaja el

inventario ya está vendido ingresos

acumulables en un proceso ya que la a la

z que realizasen tu expertise cuál es el

tiempo indicado como para que la

maquinaria esté engrasada y funcione

correctamente mira yo lo que propongo

siempre son dos

en la implementación de los procesos

porque tienes que agarrar a todo el

personal proceso por proceso e ir

logrando son 22 meses y luego otros 4

meses de irlo a revisar y hacerle

auditorías de sus procesos no cada

semana un proceso cada semana un proceso

semana un proceso hasta que se

acostumbren los usuarios a hacerlo como

dice el proceso a que si hay excepciones

en ese proceso aplicas la política ya

que rindas cuentas de tu proceso cada

cada final de mes y digas a el estado

resultados depende de mí en este en este

punto en ventas en costo de ventas en

gastos etcétera etcétera y aprendas a

rendir cuentas entonces no sólo exponer

el control interno sino también que se

enseñe la operación o el personal clave

para rendirle cuentas a quien al

director no que son seis meses que los

que los llevo enseñando procesos control

interno y lo rendición de cuentas para

que entonces la empresa aprenda a mover

su estado resultados desde los procesos

no no desde el contador que normalmente

somos contadores somos todo lo de hacer

asambleas contratos hacer políticas a

veces

navas el tema de que cada quien haga su

trabajo de metas a la descripción de

puestos te metes el tema del factor

humano te metes a hacer ese detalle

también de cada colaborador entonces

hasta el descriptivo de puestos no pero

si los ayudó o sea yo digo tienes que

generar un organigrama y ese organigrama

implica una descripción de puestos yo te

digo cuál es el proceso cuáles son en

donde participan las actividades y tú

completa lo no pero sin eso pues te

cuesta trabajo hacer un descriptivo de

puestos porque no entiendes cuánto hace

de proceso esa persona y ya que tienes

todo ese análisis y diagnóstico

simplemente es una automatización de la

cual yo yo bastantes veces y como

contador a veces pues pensamos que es

nada más

hablando contablemente el que yo hago

una descarga masiva al sat y a

codifiquen o sea no es solamente eso no

más bien de hecho no es eso o sea

descargarlo descargarlo se te dice

automáticamente desde el sat no es una

automatización es igual capturar como se

viene haciendo este antes capturar todas

las pólizas manual simplemente ya las

descargas pero es lo mismo

que es lo que yo digo en la

automatización es el proceso te va a

llevar al registro contable cuando haces

la factura

el registro contable cuando sale del

almacén o hace la revisión del registro

el costo de ventas cuando generas una

compra se registra el gasto entonces el

contador va a dejar de capturar pólizas

tomás decir hoy iba a desaparecer el

contador no va a desaparecer si se

dedica a conciliar no que todo lo de

facturación esté registrado en el módulo

contable y que todo esté timbrado en el

sat igual con las compras igual con las

salidas de almacén de toda la salida de

almacén hayan sido facturadas y hayan

sido entregadas al cliente al ciento

final coincidencia es la parte del con

conexión mucho contigo

no la profesión al contado no creo que

desaparezca por lo pronto dado a que

somos en la parte final de la conclusión

contable hoy hablando de normas

información financiera

hablando fiscalmente o sea somos el

punto fino no como como como invitarías

a esos empresarios a que se atrevan a

hacer un autodiagnóstico y que acepten

sus debilidades para que puedan

acercarse a personas como tú y yo como

el punto de convencimiento es

director o dueño deja de operar no

porque me encuentro a que se la pasan

todos los días haciendo pagos todos los

días haciendo las de verdad es que

haciendo pagos entonces lo que yo les

prometo es con esta automatización

número 1 vas a dejar de trabajar te vas

a dedicar a dirigirnos a qué es tu

visión de negocio la desarrolle en tu

equipo de trabajo y que tu equipo de

trabajo te rinda resultados no cada mes

no con los estados financieros porque te

rinde estados financieros el contador y

los regaños porque no es cierto porque

no se parece a la operación el contador

no genera la información o no debería de

generar la información la genera el

equipo operativo la generan los procesos

no toda la operación y entonces qué te

rindan cuentas tu equipo de trabajo a ti

y tú te dedicas a dirigir

a la estrategia desde el negocio y que

sea un nivel de empresas permita más

adelante con una buena política con un

buen proceso de control interno pues

hace un tema de gobierno corporativo

para mejores controles y para que la

accionista se dedique pues simplemente a

recibir esos resultados y en mejor

ese flujo de utilidades por supuesto ese

sería como el paso 2 no porque te

saldría muy caro un gobierno corporativo

cuando no tienes procesos el primer paso

es el control interno bien estructurado

y después lo subes al gobierno

corporativo que el dueño ya deje de

dirigir que se dedica a recibir

utilidades y pone en un director o pone

un consejo y se va él se va a recibir

dinero acciones en el tema de poder

prolongar el problema hablar de este

tema nos llevaría quizá mucho tiempo yo

creo que te invito a que sigamos

charlando de este tipo de control

interno y procesos de automatización es

a las empresas para próximas adelante

oportunidad a nos volvemos a reunir

parece claro que sí con mucho gusto nos

podríamos llevar horas y horas de con

este tema que me apasiona y que es muy

importante pues muy bien graba es un

gusto estar no saludando por aquí igual

amigos un gusto