COMO USAR A DIGISAC PSICÓLOGAS PSICOGATTI LTDA
Summary
TLDRThis video tutorial explains how to organize company groups and manage conversations within the Dsec platform. It covers the functionalities of the 'Chats', 'Queue', and 'Contacts' tabs, similar to WhatsApp Web, allowing users to manage assignments and communications. The video demonstrates how to set permissions, use filters for efficient organization, and handle internal and external messages. Additionally, it guides on adding new contacts and handling special cases like suspended services, emphasizing the importance of coordination and proper user assignments.
Takeaways
- 💬 The 'Chats' section shows all conversations assigned to the user's department or individual user.
- 👥 Users can only view and interact with messages assigned to them or their department.
- 👩⚕️ The example used involves psychologist Vitória and her interactions with clients like the company Radiante.
- 🔒 Departments and users have different permissions; only the assigned user can send messages to a particular group.
- 🏷️ Company tags are managed by the coordinator, and only they can edit them unless otherwise instructed.
- 📝 Internal comments can be made visible only to users within a specific call, not to the company or group.
- ⚡ Quick messages are available for common responses, such as referring clients to specific contacts for financial or commercial issues.
- 🔄 Users must transfer calls to themselves before they can interact with a group or company.
- 🔍 Filtering and organizing conversations can be done using tags and other criteria like company type or department.
- 📞 New contacts can be added with specific details like name, role, and company, making future identification easier.
Q & A
What are the three tabs available in the DSEC chat interface?
-The three tabs available in the DSEC chat interface are Chat, Queue, and Contacts. The Queue tab is not used by default.
How are chats displayed in the DSEC system?
-Chats are displayed based on the groups or conversations assigned to the user's department or directly to the user.
Who can see the chats assigned to a specific department?
-All members of the department to which the chat is assigned can see the chats. For example, if a chat is assigned to the 'psychologist' department, all users in that department can see it.
What information is shown under the chat details for a company?
-Under chat details for a company, you can see the connection used for the chat, the assigned department, tags related to the company, and any relevant observations.
Who is responsible for editing tags in the DSEC system?
-Coordinators are responsible for editing tags in the DSEC system. Psychologists should only observe the tags and make changes if specifically requested by a coordinator.
How can a user send a message within a group chat?
-To send a message within a group chat, a user must transfer the call to themselves. This can be done by selecting the user's name from the department list and saving the changes.
What is the purpose of the 'Internal Comment' feature?
-The 'Internal Comment' feature allows users to write comments that are only visible to other users in the same call but not to the external company group.
How can a user quickly respond to a client about commercial or financial matters?
-Users can use predefined quick messages for commercial or financial matters by selecting the appropriate quick message from the options available.
What happens when a coordinator wants to send a message in a group chat?
-When a coordinator wants to send a message in a group chat, they must transfer the call to themselves, which temporarily prevents the previously assigned user from sending messages.
How can users filter contacts or conversations in the DSEC system?
-Users can filter contacts or conversations by using tags and filters. For example, they can filter by 'external evaluation collaborators' or by specific companies or departments.
What should a user do if they need to edit the details of a contact in the DSEC system?
-To edit the details of a contact, the user should click on the three dots next to the contact and select 'Edit'. They can then update the necessary information and save the changes.
What does it mean when a company's tag says 'suspended'?
-A 'suspended' tag indicates that the company's services have been temporarily suspended. This is usually communicated by the coordinator, and the user will no longer be able to see the group's messages.
Outlines
📋 Organizing Company Groups in dsec
This paragraph explains how to organize company groups within the dsec platform. It describes the different tabs available (chat, queue, and contacts) and highlights that chats show all groups or conversations assigned to a department or user. The example of a psychologist named Vitória is used to illustrate how conversations are attributed to her department. It also mentions the importance of tags and how they are managed by the coordinator, and provides a detailed comparison to WhatsApp Web, explaining various functionalities like internal comments and user-specific messages.
⚡ Using Quick Messages
This section details the use of quick messages for handling specific client inquiries. It describes the process of using predefined messages for commercial and financial topics, showing how to select and send these messages quickly. The paragraph also outlines the role of the coordinator in managing group assignments and ensuring proper communication flow within the groups, using another example to clarify how group messages are managed and transferred among users.
🔄 Adding and Managing Contacts
This paragraph focuses on the process of adding new contacts, particularly collaborators, in the dsec platform. It provides a step-by-step guide on how to create a new contact, including entering details such as name, job title, company, and tags. It also explains the importance of properly categorizing contacts to facilitate future interactions and mentions how to filter contacts based on specific criteria. Additionally, it highlights the procedure for editing contact information and managing suspended services, ensuring clear communication about service status within the platform.
Mindmap
Keywords
💡Dsec
💡Chats
💡Departments
💡Tags
💡Coordinators
💡Transferir Chamado
💡Empresas
💡Observações
💡Mensagens Rápidas
💡Filtros
Highlights
Introduction to organizing company groups within the DSEC platform.
Explanation of the 'Chats', 'Queue', and 'Contacts' tabs, with 'Queue' not being used.
In 'Chats', users see groups or conversations assigned to their department or themselves.
Example provided using the psychologist Vitória's account to demonstrate group visibility.
Groups function similarly to WhatsApp Web, including user and department assignments.
Details about company tags and the importance of not altering them without permission.
Categories for companies (e.g., A, B, C) and future plans to add colored icons for easier identification.
Process of transferring a call to a user to enable them to participate in the group conversation.
Internal comments feature, allowing messages visible only to users within the call, not the company group.
Quick messages for handling commercial and financial topics directly with the company's contacts.
Process for the coordinator to speak in the group by transferring the call to themselves.
Steps for a user to select their department and transfer the call to themselves to participate.
Explanation of the 'Contacts' tab containing all groups or conversations on the platform.
How to register a new collaborator contact for external evaluations and the importance of accurate information.
Using filters to quickly find collaborators or companies based on specific tags or criteria.
Editing contact information if any errors are found during registration.
Tagging suspended services and the process for suspending group visibility when services are halted.
Transcripts
Então nesse vídeo eu vou mostrar como
fazer a organização dos grupos das
empresas dentro da
dsec aqui em chats nós temos três Abas
chat fila e contatos fila por padrão não
será utilizado em chats estão todos os
grupos ou conversas que estão atribuídos
ao seu departamento ou ao seu usuário
então todos os departamentos dos quais
você faz parte vão estar aparecendo aqui
para você na aa chats então por exemplo
e eu tô usando esse usuário como exemplo
então eu tô no usuário da psicóloga
Vitória nesse departamento existe a
vitória e a Jaqueline atribuída essa
empresa Radiante logo é uma conversa que
aparece para ela aqui inclusive aparece
aqui na aba chats porque está atribuido
a um departamento do qual ela faz parte
isso Segue o mesmo e o mesmo raciocínio
para todas as psicólogas ou usuários que
forem fazer atendimentos de avaliação
psicos social aqui por dentro da
utilizando a dsec então por exemplo como
que funcionam os grupos é muito similar
a um WhatsApp web então tem aqui nos
três pontos é possível ver algumas
informações né primeiro aqui em cima tem
a conexão do do Qual número é utilizado
para ser feita essa conexão por padrão
vai ser sempre esse esse conexão
atendimento então isso aqui pode ignorar
Aqui tá o departamento Então essa essa
mediva está atribuída no momento
unicamente a psicóloga vitória logo só
ela pode ver e a coordenadora Patrícia
então
aqui tem as informações da empresa aqui
tem as tags dessa empresa isso daqui é
importante Nunca mexer isso daqui apenas
observar porque isso daqui é uma é algo
que apenas a a coordenadora deve alterar
salvo exceção se por alguma razão ela
solicitar para alguma psicóloga fazer
alguma edição aqui nas tags mas por
padrão Quem faz as edições de tags aqui
não é não são as psicólogas e sim a
coordenadora Então aqui tem algumas
informações a fim de filtros para nos
ajudar a organizar Aqui nosso nosso dia
a dia então medivo é uma empresa de
avaliação psicosocial Então tá aqui a
tag dela observações caso tenha alguma
Então vou aqui por exemplo na Radiante
aqui ó já tem mais informações por
primeiro essa é uma empresa no qual nós
já temos a informação de qual categoria
ela pertence essa empresa pertence a uma
categoria B de empresas então fica
sempre aqui exposto e no futuro breve
Nós acreditamos que vamos conseguir
também colocar nos
ícones inclusive tanto aqui quanto aqui
a os ícones separados por cor de
categoria facilitando A visualização
para Psicólogo identificar rapidamente a
qual categoria essa empresa está
atribuída se é uma categoria A B C ou se
é uma empresa Nova ou se é uma empresa
que ainda não tem categoria então
facilitando quanto antes a gente
consegue perceber né a qual categoria
essa empresa se refere melhor mais
rápido aí a gente consegue evoluir no
nosso dia a dia então aqui em
observações muito similar ao WhatsApp
ficam ali as informações que foram
incluídas ali pra empresa aqui no no
campo observações também importante
sempre estar alinhado al com a
coordenadora para não fazer alterações
indevidas aqui nesse campo e aqui no
mais o processo é bastante simples aqui
as empresas que vão aparecendo no topo
são sempre as empresas que foram as
últimas a enviar alguma mensagem aqui
para nós então de resto
por exemplo vou pegar essa empresa aqui
transferir chamado isso aqui é
importante por quê para que você consiga
falar dentro do grupo você precisa
transferir o chamado para você então é
sempre importante seguir o o que já está
aqui então por exemplo se essa empresa
está atribuída exclusivamente paraa
Vitória então A Vitória vai entrar nesse
chamado e vai colocar ali vitória apenas
a Vitória tá vendo Porque conforme tá
aqui ou conforme a instrução da
coordenadora é apenas a Vitória que está
atendendo a sua empresa Então vem em
Vitória selecione o atendente Vitória
por que isso porque Somente depois de
atribuir para o usuário dela da vitória
é que a Vitória vai conseguir escrever
aqui alguma coisa então esse aqui é
similar a WhatsApp web então tem os
emojes é que esse recurso de comentário
interno qualquer coisa que for escrita
aqui vai aparecer apenas para os
usuários que estão nesta chamada mas não
para o pessoal do grupo da empresa Então
tem que ter uma certa atenção porque se
a vitória escrever algo aqui a Patrícia
que está nesse departamento também que
que a supervisora consegue visualizar o
comentário da Vitória mas a empresa o
grupo não só que tem que ter uma certa
atenção para não confundir e acabar
enviando mensagens pra empresa quando na
verdade eram para ser eram para ser
comentários internos entre nós né ou o
contrário ou escrever no comentário
interno coisas que eram para ser para
para a empresa e cliente da psic gast
Então tem que ter esse cuidado quando
for utilizar esse recurso aqui em
mensagens rápidas tem a princípio tem
duas mensagens que são para caso o
cliente queira falar de algum assunto
comercial tem uma mensagem rápida aqui
que é só clicar em cima no raiozinho
clica em cima esses assuntos devem ser
tratados diretamente no número da psic e
o número ou se o cliente quiser tratar
algum assunto financeiro tem uma outra
mensagem rápida aqui embaixo que é só
clicar aqui e selecionar de que assuntos
financeiro devem ser tratados
diretamente no n da psic GAT tal ou pelo
e-mail financeiro Então é uma forma de
tornar mais ágil essa administração aí
do dia a dia então é isso aqui é
importante porque uma vez que por
exemplo a a a coordenadora Patrícia
queira falar alguma coisa aqui no grupo
O que que ela vai fazer ela vai
transferir o chamado vai selecionar
Vitória para que a Vitória continue
conseguindo acompanhar as informações
que estão atribuídas aqui a este grupo
da mediva e vai selecionar o seu próprio
usuário então ela vai fazer isso quando
ela fizer isso a Patrícia vai conseguir
escrever no grupo mas a vitória não por
quê Porque foi atribuído a outro usuário
então é uma organização que existe
dentro da dsec assim pros demais grupos
agora vou usar um outro exemplo aqui da
Radiante a Radiante foi atribuído paraa
Jaqueline e paraa
Vitória e quem é usuário ativo no
momento não é nem a Vitória nem a
Jaqueline é a Patrícia conforme está
aqui certo no entanto esse é um grupo
que é tanto a Vitória quanto a jaquer
conseguem ver todas as informações que
são estão sendo tratadas aqui mas vamos
supor que a Jaqueline queira falar
alguma coisa então Jaqueline no seu no
usuário dela vai vir aqui em
departamento vai escrever as iniciais
para que apareçam o nome dela então tem
várias opções né Qual que é a opção que
a deve escolher aqui a opção que em que
está ela e a Vitória por quê Porque se
ela escolher só ela a Vitória não vai
mais ver nada então se são as duas que
estão atribuídas a esse grupo A
Jaqueline tem que ir lá Jaqueline e
Vitória tá aqui pronto e agora ela que
quer falar então ela vai escolher ela
vai salvar Pronto já mudou aqui o
usuário tá vendo agora é ela pode a
Jaqueline pode falar aqui ele aparece
aqui não dá para falar obviamente porque
eu tô no usuário da vitória não da
Jaqueline mas a lógica é a mesma se eu
vier aqui em transferir chamado colocar
ali já que Lina Vitória
escolher usuário da Vitória como eu tô
no usuário da vitória agora eu consigo
falar alguma o que eu quiser então é
assim que funciona sempre quem vai falar
puxa o usuário para si lembrando sempre
de escolher o departamento da qual está
atribuída a empresa no no momento por
quê Porque se tanto a Vitória atribui o
departamento exclusivo dela a outra já
não consegue mais enxergar o que tá
sendo tratado Então tem que ter essa
atenção né e uma vez já aproveitando o
gancho aqui em contatos estão todos os
grupos ou conversas da plataforma como
um todo Então essa filtragem é
importante porque em chats só aparecem
os os grupos Nos quais a o usuário ativo
aqui pertence então como eu tô no
usuário da vitória a vitória atualmente
pertence a 72 a 72 conversas a qual
Ahã são todos os os grupos do qual ela
faz parte então ela consegue ver tudo
isso daqui agora por exemplo se ela vem
num grupo do qual ela não pertence por
exemplo comercial da l da distância
comercial da La da distância é um grupo
que não tá atribuído à vitória logo como
vocês podem ver aqui ó sem permissão
para ler essa mensagem por quê Porque
não é uma empresa que foi atribuída a
vitó atender logo é um grupo que não vai
estar aqui no chats mas vai est em
contatos mas que é irrelevante para ela
e não aparece nada aqui porque não
interessa ela ver já que não tá
atribuída a ela essa empresa Então é
assim que funciona
os os grupos aqui por dentro da digc e
agora também quando for necessário falar
com algum com algum colaborador como que
funciona a empresa mandou o contato do
colaborador nós vos aqui cont tem aqui ó
cadastrar contato então eu vou fazer um
exemplo fazer um cadastro de um
colaborador só de exemplo Como como que
seria esse contato com o novo
colaborador que a empresa enviou lá para
no caso de uma avaliação externa por
exemplo Então vou colocar aqui o nome do
colaborador que seria André da Silva
exemplo el
é
motorista e empresa dele a empresa que
solicitou vamos supor que seja a empresa
medivo pessoa deixa sempre em branco
conexão é sempre essa não tem outra
número agora vamos colocar o número
deste colaborador vou pegar um número
qualquer aqui de exemplo 55 sempre vai
na frente porque é o código do
país então coloquei ali o número colocar
um nove a mais tags esse colaborador ele
é um colaborador de avaliação externa
Aí sim ele é o colaborador de avaliação
externa Então coloca aqui colaborador
avaliação externa observações tem algo
que gostaria de acrescentar e-mail
alguma coisa assim CPF se Sim coloca se
não deixa em bran
departamento Pronto
agora eu tô aqui nos hor da Vitória
então A Vitória vai falar com Este
colaborador selecion aqui o departamento
da Vitória atendente
Vitória salva
Pronto foi aberto esse foi criado este
contato agora tem que abrir o chamado
então Abrir chamado transferir para
Vitória transferir para Vitória sal
Pronto agora possí falar com esta com
Este colaborador claro que esse daqui
não é um colaborador real só de exemplo
né Mas é interessante seguir sempre esse
padrão de cadastro de novos contatos
para facilitar depois reencontrar ou por
acaso esse contato falar com com a
psicóloga seja fácil de identificar quem
que é essa pessoa então aqui o nome
completo o cargo e a
empresa aqui também tem mais como
observar algumas coisas tá ali a tag por
agora no campo de tags de filtros aqui
em
chats É possível usar filtros então por
exemplo eu quero saber quais são os
colaboradores de avaliação externa que
eu tô conversando
coloca o filtro e aplica pronto tá lá o
André da Silva exemplo motorista Ah eu
quero somente as empresas posso tirar
essa tag aqui eu quero somente saber das
empresas de avaliação
psicosocial põe o
filtro pronto agora só aparecem as
empresas de avaliação psico social eu
quero saber exclusivamente os algum
departamento importante sempre ficar
atento a esse filtro porque por exemplo
se a vitória vier aqui colocar só o
departamento dela não vai aparecer as
empresas onde aparece também ela e a luí
ou ela e a Jaqueline ou ela e a Mena ou
ela e a Ana então isso daqui eu sugiro
não usar muito como filtro mas
principalmente aqui quando for quando
tiver que encontrar algum colaborador ou
alguma empresa ou simplesmente pode
colocar aqui
André Aí já aparece ali ou mediva alguma
coisa que esteja escrito no nome que foi
atribuído a esc de contato a ah preciso
editar escrevi o nome do colaborador
errado vem dos três pontos e aqui e
edita né não era André da Silva era
André era André João da Silva salvar
Pronto já altera lá então é fácil de
fazer essas edições e as empresas que TM
os seus serviços
suspensos e o que vai acontecer é que
vai ter uma tag aqui suspenso os
atendimentos então isso pode acontecer
claro que a Patrícia sempre comunica
dentro do do grupo da empresa então você
pode visualizar aqui ou se você de
repente já não conseguir mais visualizar
as mensagens que estão sendo tratadas
dentro do grupo é porque a Patrícia já
já desat tribuiu você ao atendimento
deste grupo então só vai estar ali o
departamento da Coordenação que é da
Patrícia e vai estar aqui a tag suspenso
os atendimentos então claro que essa
comunicação a a própria coordenadora vai
enviar para você mas de qualquer forma
tem mais recursos aqui para para deixar
claro De que De quando os atendimentos
estiverem suspensos
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