Información Documentada
Summary
TLDREl curso virtual de Lteam Gestión de la Información Documentada se enfoca en la creación, control y integridad de la información para mejorar la eficiencia y la gestión de riesgos en una organización. Se explica el ciclo documental, la importancia de la documentación y los principios de homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio. Se destaca que los documentos deben responder a preguntas clave sobre actividades y procesos, y se menciona la norma ISO 9001, que establece criterios para el control de la información y la evidencia de conformidad en auditorías.
Takeaways
- 📚 La gestión de la información es fundamental para la creación, control e integridad de la información de una organización.
- 🔍 El ciclo documental es el punto de partida para la gestión de información, definiendo criterios de creación y control de documentos.
- 📈 Identificar la información y tipos de documentos necesarios es esencial para planificar la estructura documental.
- 🖥 Es importante considerar el soporte de los documentos, ya sea físico o digital.
- 📝 La documentación debe ser homogénea, extensa, consensuada y equilibrada.
- 🔑 La creación de documentos sigue un proceso que incluye identificación, creación, aprobación, uso y control.
- 📋 Los documentos deben responder a preguntas clave sobre actividades para garantizar claridad y comprensión.
- 📊 La documentación puede utilizar diferentes metodologías, como cursogramas, flujogramas o pictogramas.
- 🔗 La ISO 9001 establece requisitos para el control de la información, incluyendo identificación, almacenamiento, preservación y acceso.
- 🛡️ La organización debe mantener y proteger la información documentada para demostrar conformidad y mejorar el sistema de gestión.
Q & A
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de la información documentada?
-El objetivo principal es la creación, control e integridad de la información de una organización, lo que permite la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de riesgos y la continuidad del mismo.
¿Qué es el ciclo documental y cómo inicia la gestión de la información?
-El ciclo documental es el proceso por el cual un equipo de trabajo define los criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización. La gestión de la información inicia con este ciclo.
¿Qué se debe identificar para planificar la estructura documental?
-Se debe identificar la información, los tipos de documentos requeridos y el medio de soporte que los contiene, ya sea físico o digital.
¿Cuáles son los principios a tener en cuenta al elaborar la documentación?
-Los principios a tener en cuenta son Homogeneidad, Extensión, Consenso y Equilibrio.
¿Cómo se inicia la elaboración de un documento según el guion?
-La elaboración de un documento inicia con la identificación de la necesidad, sigue con su creación, aprobación, uso y termina en la definición de los criterios de disponibilidad y control del mismo.
¿Qué métodos se pueden utilizar para elaborar documentos?
-Los documentos pueden elaborarse utilizando métodos como cursogramas, flujogramas, pictogramas, entre otros.
¿Cuáles son las preguntas clave que deben responder los documentos que describen el desarrollo de actividades?
-Los documentos deben responder a las preguntas de qué se hace, por qué lo hace, quién lo hace, cuándo lo hace, dónde lo hace y cómo se hace.
¿Qué es lo que la documentación no debería ser según el curso?
-La documentación no debería ser un fin en sí misma, sino que debería ser una actividad que aporte valor al sistema de gestión de calidad.
¿Cuáles son las nueve condiciones que el control de la información debe garantizar según la ISO 9001?
-Las nueve condiciones son: identificación, almacenamiento, preservación, acceso, recuperación, distribución, retención, disposición y control de cambios.
¿Qué información documentada debe mantener una organización según la ISO 9001?
-La información documentada que debe mantener una organización incluye el alcance del sistema, la operación de los procesos, la política y objetivos de calidad, y la información requerida para la eficacia del sistema, el control de la producción y provisión del servicio.
¿Cómo la ISO 9001 trata la información documentada de origen externo?
-La ISO 9001 establece que la información documentada de origen externo que la organización determine como necesaria debe ser identificada y controlada según sea apropiado.
¿Qué papel juega la documentación en las auditorías según el guion?
-La documentación juega un papel básico en las auditorías, proporcionando los criterios para llevar a cabo su ejecución y las evidencias para la demostración de la conformidad y mejora del sistema de gestión.
Outlines
📚 Introducción a la Gestión de la Información Documentada
El curso virtual de Gestión de la Información Documentada se enfoca en la creación, control e integridad de la información de una organización, lo cual es esencial para la eficiencia, rendición de cuentas, gestión de riesgos y continuidad. El ciclo documental es el punto de partida, donde se definen criterios de creación y control de documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización. Se destaca la importancia de la documentación y se mencionan siete razones principales para su elaboración, siguiendo principios como homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio. El proceso de documentación comienza con la identificación de la necesidad, sigue con la creación, aprobación, uso y termina con la definición de criterios de disponibilidad y control. Los documentos deben responder a preguntas clave sobre las actividades que describen, como quién, qué, por qué, cuándo, dónde y cómo. Además, se menciona la importancia de la documentación en el control de la información según los requisitos ISO 9001, que garantizan condiciones como identificación, almacenamiento, preservación, acceso, recuperación, distribución, retención, disposición y control de cambios.
Mindmap
Keywords
💡Gestión de la información documentada
💡Ciclo documental
💡Homogeneidad
💡Extensión
💡Consenso
💡Equilibrio
💡ISO 9001
💡Control de la información
💡Auditorías internas
💡Conformidad
💡Mejora del sistema de gestión
Highlights
El objetivo de la gestión de la información es la creación, control e integridad de la información de una organización.
La gestión de la información es fundamental para la eficiencia, rendición de cuentas, gestión de riesgos y continuidad del negocio.
El ciclo documental es el inicio de la gestión de la información, donde se definen los criterios de creación y control de documentos.
Para planificar la estructura documental, es necesario identificar la información y los tipos de documentos requeridos.
Los documentos pueden ser soportados en medios físicos o digitales.
Existen siete razones principales para la elaboración de la documentación.
La documentación debe atender a los principios de homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio.
El proceso de documentación inicia con la identificación de la necesidad y termina con la definición de criterios de disponibilidad y control.
Las metodologías de documentación incluyen cursogramas, flujogramas, pictogramas, entre otros.
Los documentos deben responder a preguntas clave sobre el desarrollo de actividades.
La documentación no es un fin en sí misma, sino una actividad que aporta valor al sistema de gestión de calidad.
El control de la información debe garantizar 9 condiciones según los requisitos ISO 9001.
Las organizaciones deben mantener información documentada relacionada con el alcance del sistema, operación de procesos, política y objetivos de calidad.
La ISO 9001 establece que la información documentada debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.
La información documentada de origen externo debe ser identificada y controlada.
La documentación es esencial en las auditorías, proporcionando criterios y evidencias para la conformidad y mejora del sistema de gestión.
La frase clave para resaltar es: 'Documenta para gestionar'.
Transcripts
Bienvenidos al curso virtual
Lteam gestión de la información documentada, el objetivo de la gestión de
la información es la creación, control e integridad de la información de una
organización lo cual hace posible la eficiencia la rendición de cuentas la
gestión de los riesgos y la continuidad del organización la gestión de la
información
inicia con el ciclo documental en el cual un equipo de trabajo define los
criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los
procesos y recursos de la organización. Para planificar la estructura documental
se debe identificar la información y los tipos de documentos requeridos así como el medio
de soporte que los contiene bien sea físico o digital
son muchos los beneficios de documentar, sin embargo se destacan siete razones
principales
para la elaboración de la documentación se debe atender a los
principios de: Homogeneidad, Extensión
Consenso y Equilibrio
la elaboración de un documento inicia desde la identificación de la necesidad
de su creación su aprobación uso y termina en la definición de los criterios
de disponibilidad y control del mismo
los documentos pueden elaborarse bajo varias metodologías como pueden ser
cursogramas, flujogramas, pictogramas
más
entre otros
No importa la forma en que se documente siempre y cuando se logre el objetivo deseado
Los documentos que describen el desarrollo de actividades deben responder a las
preguntas de qué se hace porque lo hace quién lo hace cuando lo hace donde lo
hace y cómo se hace
Por Ejemplo en el caso del documento que describe el procedimiento para la realización de
auditorías internas tenemos...
La elaboración de la documentación no debería ser un fin sino debería ser
una actividad que aporte valor al sistema de gestión de calidad desde los
requisitos iso 9001 el control de la información debe garantizar 9
condiciones identificación almacenamiento preservación acceso
recuperación distribución retención disposición y control de cambios
estos nueve criterios se pueden definir en un procedimiento que especifique cada
etapa
y realizar el control global a través de matrices físicas o digitales que
consoliden la totalidad de la información
la iso 9001 establece que las organizaciones deben mantener la
información documentada relativa a: el alcance del sistema
la operación de los procesos la política y objetivos de la calidad la
requerida para la eficacia del sistema
el control de la producción y provisión del servicio. [....] Además la
iso 9001 establece que la organización debe conservar información documentada
para demostrar evidencia de la conformidad de su sistema de gestión la
información documentada debe protegerse contra modificaciones no intencionadas la
información documentada de origen externo que la organización determine
como necesaria se debe identificar y controlar
según sea apropiado. Finalmente es importante resaltar que la
documentación juega un papel básico en las auditorías en ella se encuentran
los criterios para llevar a cabo su ejecución y las evidencias
para la demostración de la conformidad y mejora del sistema de
gestión tenga presente una frase que dice mucho
Formación Virtual Lteam Gestión de la Información Documenta
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