Google Workspace - Comment intégrer un nouveau collaborateur
Summary
TLDRDans cette session en direct, l'animateur présente un guide étape par étape pour la création d'accès à Google Workspace pour un nouveau collaborateur. Il partage une procédure d'accueil, des groupes d'authentification et des tâches modèles pour une intégration efficace. L'objectif est de faciliter l'intégration technique et humaine, en offrant des astuces pour gérer les outils de collaboration et éviter les erreurs courantes lors de l'arrivée d'un nouvel employé.
Takeaways
- 😀 Bienvenue dans un live sur les meilleurs outils à utiliser pour son entreprise.
- 🛠️ Création des accès pour un nouveau collaborateur avec Google Workspace.
- 📑 Importance d'avoir une bonne procédure d'onboarding technique.
- 📊 Utilisation de Google Slides ou équivalent pour documenter les étapes de l'onboarding.
- ✅ Gestion des tâches via Asana pour suivre les différentes étapes et accès.
- 🧑💻 Connexion en tant qu'administrateur sur Google Workspace pour créer de nouveaux accès.
- 🔐 Importance de ne pas imposer la double authentification immédiatement lors de l'onboarding.
- 👥 Création de groupes pour les différents services pour faciliter la gestion des accès et la communication.
- 🗓️ Partage et configuration de l'agenda Google pour le nouveau collaborateur avec les équipes.
- 📧 Notification par email pour informer les équipes des nouveaux accès et partager les calendriers.
Q & A
Quel est le but principal de ce live?
-Le but principal de ce live est de montrer comment créer les accès pour un nouveau collaborateur dans Google Workspace et de partager la méthode utilisée par l'entreprise pour faciliter cette tâche.
Pourquoi est-il important de suivre une procédure d'onboarding technique?
-Suivre une procédure d'onboarding technique est important car cela permet à n'importe quelle personne de l'équipe de créer les accès nécessaires pour un nouveau collaborateur, même si la personne en charge de l'informatique n'est pas disponible.
Quels outils sont utilisés par l'entreprise pour gérer l'onboarding?
-L'entreprise utilise un document Notion (ou un équivalent comme Google Docs ou Word) pour la procédure d'onboarding et Asana pour gérer les tâches associées.
Quelles sont les étapes principales pour créer un accès dans Google Workspace?
-Les étapes principales sont : se connecter en tant qu'admin sur Google Workspace, ajouter un nouvel utilisateur, configurer le mot de passe temporaire, ajouter l'utilisateur à des groupes pertinents, et partager le calendrier de l'utilisateur avec l'équipe.
Comment l'entreprise gère-t-elle les groupes d'utilisateurs dans Google Workspace?
-L'entreprise crée des groupes d'utilisateurs par service (consultants, direction financière, dev, marketing, etc.) pour faciliter la gestion des droits et des accès.
Pourquoi est-il avantageux d'utiliser des groupes pour gérer les accès et les droits?
-Utiliser des groupes est avantageux car cela permet d'accorder des droits et de partager des ressources avec plusieurs utilisateurs simultanément, simplifiant ainsi la gestion des accès.
Comment le calendrier d'un nouveau collaborateur est-il partagé avec l'équipe?
-Le calendrier du nouveau collaborateur est partagé avec l'équipe en allant dans les réglages de Google Agenda et en ajoutant les groupes pertinents avec les droits appropriés.
Que fait l'entreprise pour que le nouvel utilisateur puisse récupérer ses accès de manière sécurisée?
-L'entreprise réinitialise le mot de passe du nouvel utilisateur et envoie les informations de réinitialisation à son adresse email personnelle, lui permettant ainsi de se connecter en toute sécurité.
Quelle est l'importance de partager les calendriers dans une équipe?
-Partager les calendriers dans une équipe est important pour la transparence et la coordination, permettant à chacun de voir les disponibilités des autres et de planifier des réunions de manière efficace.
Quelles sont les recommandations données pour l'onboarding dans une petite entreprise?
-Il est recommandé d'avoir une procédure claire, d'utiliser des outils de gestion de tâches comme Asana, de créer des groupes d'utilisateurs pour faciliter la gestion des droits, et de s'assurer que le nouvel utilisateur reçoit tous les accès nécessaires avant son arrivée.
Outlines
💼 Création des accès pour un nouveau collaborateur
Bienvenue dans ce live sur les meilleurs outils pour entreprises. Nous allons créer les accès pour un nouveau collaborateur sur Google Workspace. Nous utilisons une procédure et une tâche dans Asana pour faciliter ce processus, permettant à n'importe quel membre de l'équipe de gérer les accès en cas d'absence de la personne habituellement responsable. Ce live se concentrera sur Google Workspace, avec une démonstration pratique de la création d'un nouvel accès.
👥 Ajout de l'utilisateur et gestion des groupes
Nous ajoutons le nouvel utilisateur, Damien, et le rattachons à des groupes spécifiques dans Google Workspace, facilitant ainsi la gestion des droits d'accès. L'utilisation de groupes permet d'attribuer facilement des permissions à plusieurs utilisateurs à la fois. Nous ajoutons Damien aux groupes 'Team BLC' et 'Consulting', garantissant qu'il reçoit les notifications et accès nécessaires dès son arrivée.
🗓️ Partage du calendrier et finalisation
Nous partageons le calendrier de Damien avec l'équipe, permettant à tous de voir ses disponibilités. La procédure inclut la réinitialisation du mot de passe de Damien, envoyant les détails à son email personnel pour qu'il puisse accéder à ses nouveaux comptes avant son premier jour. Cela facilite son onboarding et assure qu'il a tous les accès nécessaires dès son arrivée. Nous terminons en invitant à poser des questions et à s'abonner pour plus de contenus sur les outils B2B.
Mindmap
Keywords
💡Google Workspace
💡Accès
💡Onboarding
💡Google Agenda
💡Groupes d'authentification
💡Droits de modification
💡Notification
💡Administrateur
💡Mot de passe temporaire
💡Validation en deux étapes
💡Google Drive
Highlights
Introduction du live pour créer des accès pour un nouveau collaborateur dans Google Workspace.
Importance de la procédure d'intégration et de la création d'accès pour un nouvel employé.
Utilisation d'un document ou de Google Docs pour détailler la procédure d'intégration.
Création de tâches dans Hassana pour synthétiser et suivre l'accès aux différents outils.
Concentration sur la partie Google Workspace pour la gestion des accès.
Guide pratique pour créer un nouvel accès dans Google Workspace.
Nécessité d'un accès administrateur à Google Workspace pour créer un nouveau compte.
Étapes pour ajouter un nouvel utilisateur et attribuer un mot de passe temporaire.
Importance de la validation en deux étapes et des recommandations pour son activation.
Ajout d'un nouvel utilisateur à des groupes d'authentification pour la gestion des droits.
Création de groupes par service pour une meilleure organisation des utilisateurs.
Partage de l'agenda Google avec l'équipe et attribution des droits correspondants.
Optimisation de la visibilité des calendriers pour faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe.
Réinitialisation du mot de passe et envoi de notifications à l'adresse personnelle du nouvel employé.
Importance de préparer l'intégration d'un nouvel employé en avance pour une meilleure expérience.
Invitation à poser des questions, à aimer la vidéo et à s'abonner pour plus de contenu sur les outils B2B.
Transcripts
bonjour à toutes et à tous bienvenue
dans ce nouveau live sur les meilleurs
outils à utiliser pour son entreprise il
faut que je crée les accès d'un nouveau
collaborateur qui arrive donc le but de
ce petit live ce matin c'est de créer
bah tous ces accès notamment sur suite
sur Google workspace vous montrer un
petit peu notre méthode voir si ça peut
donner des idées à certains quand il y a
un nouveau collaborateur qui arrive dans
une équipe qu'on sache un petit peu quoi
faire le plus important il y a deux
choses à voir une bonne procédure je
vais tout de suite mettre mon écran hop
en plus grand nous on a deux choses que
j'ai mis ici en écran partagé la
première chose sur slide quel équivalent
d'un Ocean vous pouvez mettre où vous
voulez même sur un google doc ou sur un
fichier word ça fonctionne c'est une
procédure donne boarding des étapes à
suivre une par une les informations
administratives les accès ici les accès
discord les accès bidules et en faisant
ça vous avez juste à vous laisser guider
ce qui permet en fait à n'importe quelle
personne de l'équipe potentiellement de
pouvoir créer les accès quand la
personne qui s'occupe de l'informatique
parce que là on parle étudiant d'un
homme boarding technique on crée bien
tous les accès c'est pas un boarding RH
et bien ça permet d'avoir cette
procédure quand la personne qui s'occupe
des zonesboarding d'habitude n'est pas
là que vous vous retrouviez pas le bec
dans l'eau à ne pas pouvoir intégrer la
personne et de ne pas pouvoir lui créer
ses outils ça c'est la première chose et
la deuxième chose c'est une tâche un
petit peu
model qui regroupe un petit peu tout ce
qu'on a mis dans la procédure et qui va
permettre de synthétiser les différents
accès aux outils vous voyez chez nous on
a quand même quelques-uns et donc c'est
vraiment avec ces deux fichiers là c'est
pas vraiment des fichiers il y en a un
c'est un notion enfin un slide et
l'autre c'est une tâche dans Hassana
puisqu'on utilise à Sana comme gestion
de tâches au quotidien pour les projets
on a mis ça là dedans et donc c'est pas
à pas vous allez pouvoir cocher suite
c'est fait partager Google Agenda c'est
fait les droits Google Drive c'est fait
ce matin on va vraiment se concentrer
uniquement sur enfin uniquement en tout
cas en live après moi j'enchaînerai sur
les autres outils parce qu'ils vont au
moins vous intéresser mais on va
vraiment se concentrer sur la partie
Google workspace je vais vous montrer un
petit peu comment je crée tout ça parce
que j'avais déjà fait une vidéo sur
comment installer déployer un nouveau
dans Google work space pour son
entreprise et ben c'est parti on va voir
comment créer un nouvel accès pour une
nouvelle personne à l'intérieur de cet
outil là donc le baba c'est ça ensuite
ce dont on va avoir besoin ça va être un
accès à Google workspace mes côtés admin
pouvoir lui créer son nouvel accès j'ai
ouvert aussi une page en navigation
privée par ce que dans les premiers
temps je vais me connecter moi-même avec
son compte pour pouvoir lui faire des
optimisations
d'usage de base donc moi ce que je vais
faire c'est que je vais me connecter ici
sur le deuxième écran normalement que
vous devez voir aussi et une page en
navigation privée pour pouvoir me
connecter avec son compte bien sûr je ne
garde pas les accès à la fin je
réinitialise tout je lui envoie une
notification il réinitialise son mot de
passe il a ses accès à lui mais c'est
juste pour faire le setup partagez
l'agenda faire tout un tas de choses
avec voilà je vais avoir besoin de
recevoir des notifs quand je vais lui
créer un accès pour valider son compte
alors la première chose à faire bien
entendu c'est de se connecter en admin
sur hop non c'est pas du tout là se
connecter au compte admin donc n'importe
où vous êtes dans un outil Google moi je
suis sur Gmail par exemple et bien si
vous êtes sur Google Agenda sur Google
Drive vous avez toujours ici les
applications Google en raccourci donc
vous avez la possibilité de naviguer
d'une application à une autre et en fait
quand vous déroulez et si vous êtes
admin sur votre compte Google warspace
vous allez retrouver ici la petite tuile
Google admin ok donc là vous allez
pouvoir vous reconnecter à votre compte
voilà et donc là vous tombez sur l'admin
Google en fait c'est ici que vous allez
retrouver toute la partie télécharger le
module complémentaire duatai pour Google
workspace voilà ici nous le la première
chose qu'on va faire si on suit la
procédure de toute façon elle est ici si
on reprend tout au début donc les
informations administratives c'est
vraiment le côté RH ensuite créer les
accès on se connecte sur Google
workspace si le prénom existe etc donc
là on a cassure je la connais un peu par
cœur donc ça va être assez rapide
première chose ajouter un utilisateur
donc là hop je vais l'appeler Damien
c'est damien@bel c'est irré conseil son
adresse secondaire ici pour le moment vu
que je l'ai pas je le laisse j'ajoute un
nouvel utilisateur damien@bel c'est
tirer conseil hop ici ensuite je vais
pouvoir copier le mot de passe dans un
premier temps et je vais me le mettre
game connecté à son compte avec le mot
de passe temporaire pour pouvoir je le
disais
authentifier tous les tous les SAS
auquel on va s'inscrire à sa place pour
lui éviter de le faire et bien ça lui
évitera de voir valider etc donc hop
j'ai compris là il me demande de changer
le mot de passe ce que je vais faire
c'est que je vais en mettre un qu'on met
toujours quand on crée ça et on le
modifiera à la fin nous on a activé la
validation en deux étapes c'est pas moi
qui vais le faire parce que sinon ça
voudrait dire que c'est moi qui est la
double authentification donc quand vous
activez ça sur votre compte Google
workspace ne mettez pas une règle
stricte qui impose de mettre la double
authentification tout de suite sinon
vous allez être embêté quand vous allez
faire le bording classique ici ça c'est
bon ok la nouvelle personne je vais
devoir la rajouter à des groupes
d'authentification en fait on a des
groupes ici chez VLC et d'ailleurs je
vous invite vraiment à le faire les
audiences c'est autre chose c'est
vraiment les groupes donc nous on a créé
des groupes par service alors vous
faites un peu comme vous voulez c'est
pour cartographier les utilisateurs dans
votre entreprise et bien nous on a créé
des groupes pour les consultants pour la
direction financière qui va avoir des
droits que les autres n'ont pas pour les
dev pour avoir des dossiers accès à des
dossiers etc la direction marketing la
partie office cells donc là moi ce que
je vais faire c'est que je vais rajouter
la nouvelle personne Damien en
l'occurrence au moins à deux groupes
dans le groupe avec tout le monde team
BLC je vous invite au moins à créer un
groupe avec tous les utilisateurs
puisque ça va être hyper pratique
lorsque vous voudrez envoyer des
messages par exemple dans Gmail ici si
vous envoyez un message vous allez
pouvoir envoyer un message à un groupe
Belcaire aux bases BLC et ça envoie le
message à tout le monde quand vous
appelez ça et ça c'est vraiment pratique
donc au moins un groupe avec
l'intégralité de vos utilisateurs dedans
ne serait-ce que pour utiliser cette
fonctionnalité là ok donc une fois que
c'est fait on a deux possibilités soit
on part du groupe et on ajoute la
personne dans le groupe donc là ici hop
on ajoute Damien fraîchement créé et
éviter les fautes d'orthographe soit je
fais comme ça je vais dans le groupe
j'ajoute la personne donc on est 19 soit
je vais sur la personne bah bien qui est
qui qui est ici je rentre sur la
personne et sur la personne je vais
l'ajouter à un groupe donc j'ai la 2
j'ai deux possibilités donc là c'est une
personne consultant et support on n'a
pas de groupe parce qu'on a regroupé
consultant les supports à l'intérieur
donc ça c'est pratique hop et je
l'ajoute donc là au niveau des groupes
c'est bon c'est fait ici vous voyez j'ai
déjà les notifications qui commencent à
arriver que je vais pouvoir cliner pour
qu'il soit pas perdu lorsqu'il arrive
ensuite moi ce que je vais faire c'est
que je vais aller sur Google Agenda ce
que j'ai une petite chose à faire quand
il arrive en fait son agenda n'est pas
partagé ok donc la chose qui va se
passer c'est que
définissez votre lieu de travail donc
lui bosse à domicile je crois la plupart
du temps et donc je vais partager en
fait son agenda avec le reste de
l'équipe donc pour ça j'ai pas régé ma
petite procédure Google Agenda mettre le
travail quotidien voilà donc ajouter
direction admin essence donc là pourquoi
aussi on a créé des groupes tout à
l'heure je le disais plutôt que des
utilisateurs c'est lorsque vous voulez
partager des choses donner des droits et
bien vous pouvez le faire vous pourrez
donner des droits directement à des
groupes plutôt qu'à des personnes et ça
c'est hyper pratique puisque dès lors
que la personne a rejoint un groupe ici
en l'occurrence consulting et bien si je
donne des droits à Consulting
Damien va hériter de ses droits un peu
partout c'est un petit peu comme les
groupes d'AD dans actis Directory dans
Microsoft sur les domaines comme on le
connaissait avant donc là moi ce que je
vais faire c'est que je vais aller dans
les réglages hop cette fois-ci il veut
bien me laisser faire et c'est tant
mieux je vais aller dans partage au
niveau de l'agenda
il est où mon partage pas à mettre des
agendas voilà il est là Damien pillias
ici et je vais
rendre disponible pour BLC afficher les
détails OK et je vais ajouter ici des
personnes ou des groupes donc là
direction
ça part de là a le droit de
modifier les événements
envoyer
ensuite 16
puisque c'est les selles ce qui
prennent des rendez-vous pour les
consultants donc il faut qu'ils puissent
modifier les événements si j'ai un doute
voilà direction admin 16 voilà donc là
admin pareil c'est les personnes de la
DV
adlc c'est pas admin qu'on a appelé si
c'est une pourtant si vous avez un doute
vous le copiez ça plus vite hop office
parfait modifier les événements envoyés
donc là on a direction celles office pas
de problème tout va bien
l'intégralité
de BLC a le droit d'afficher les
événements donc là pour qu'ils aient une
notif qu'ils aient une notice je vais
quand même le rajouter ici le groupe
blc@
voilà et je vais mettre afficher le
détail des événements et comme ça ils
auront une notice parce que si je le
laisse ici ils auront pas la notice
qu'une nouvelle personne a été ajoutée
moi je pense au reste de l'équipe le
reste de l'équipe les 18 que vous avez
vu j'aimerais bien qu'ils aient une
notice pour dire ok il y a un nouveau
calendrier que je vais pouvoir ajouter
et c'est exactement ce qui va se passer
si je me remets sur mon compte regardez
hop je vais avoir ici Damien bonjour
nous souhaiter vous informer que Damien
vous a donné des droits d'accès vous
autorisant à modifier ajouter cet agenda
pourquoi parce que par défaut lorsque
vous êtes dans votre agenda vous n'avez
pas les nouvelles personnes qui arrivent
et moi j'aime bien voir les personnes et
je pense que dans une équipe c'est
bientôt de voir les calendriers des
autres et bien ici je vais pouvoir
l'ajouter directement à votre agenda
ajouter et voilà j'ai mon petit Damien
qui est apparu ici directement OK dans
l'ordre alphabétique donc ça c'est hyper
pratique ici de mettre les droits à la
place à évite à la nouvelle personne
lorsqu'elle arrive que quelqu'un vienne
la voir ah j'ai pas les draps les droits
sur ton agenda etc est-ce que tu peux me
mettre les doigts on est vraiment dans
un truc un hunboarding qui doit bien se
passer chez bellecy on n'a pas de
service informatique c'est moi qui m'en
occupe je suis un des co-fondateur si
vous connaissez pas il faut quelqu'un
qui s'en occupe que ça soit une personne
de la déesse ici vous avez une personne
de la DV une Office Manager ou un Office
Manager si vous avez il faut quelqu'un
le fasse pour pas que ce soit chiant
pour la personne qui arrive et pour pas
que ce soit chiant pour les personnes
qui sont déjà là devoir demander des
choses à la personne qui arrive elle a
déjà suffisamment de choses à penser
voilà ça c'est au niveau de Google
Agenda si je reprends ici ma petite
procédure pour rien oublier une fois que
c'est fait ce qui est bien c'est de
rendre donc de rendre la main en fait à
l'utilisateur donc de se déconnecter de
son compte donc là moi je me remets côté
admin ici je vais réinitialiser le mot
de passe hop je vais cliquer dessus je
vais créer un nouveau mot de passe je le
fais pas parce que je vais encore devoir
garder son compte quelques instants
d'ailleurs si ça vous intéresse de voir
le reste n'hésitez pas au prochain
boarding je ferai un live complet sur
tous les outils mais je trouve
intéressant de se concentrer sur un
outil et bien je réinitialise son mot de
passe et au moment où je vais
réinitialiser son mot de passe je vais
mettre son adresse perso pour qu'il
recevoir qui reçoivent une notification
pourquoi parce que lorsqu'il arrive il a
pas accès en fait à au compte BLC donc
j'ai envie qu'il ait accès en fait à
ses accès avec son adresse perso ce
qu'on va lui dire de faire c'est de se
connecter à son email perso et c'est sur
son email perso qui va recevoir toutes
ces informations normalement on le fait
quelques jours avant puisque chez lui il
a accès à ses mails perso ce qui lui
permet de se préparer et de récupérer
tous ses accès mais en gros ça va lui
demander de réinitialiser ses accès à
Google workspace pour qu'il puisse s'y
connecter donc là je le fais pas parce
que je vais devoir garder accès à son
compte voilà pour les accès avec Google
workspace n'hésitez pas à me poser vos
questions dans les commentaires si vous
en avez n'hésitez pas à mettre un petit
like si vous avez aimé cette vidéo et
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entreprise
[Musique]
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