Deteccion de Necesidades de capacitacion DNC
Summary
TLDREn este video, se discute el diagnóstico de necesidades de capacitación (DMC), una fase crucial del proceso de formación en empresas. El DMC es un método sistemático para recopilar información y priorizar objetivos organizacionales a través de acciones de capacitación específicas. Se enfatiza la importancia de diferenciar entre demandas y necesidades, y de priorizar las necesidades de capacitación. La metodología del DMC consta de cinco pasos: revisar documentos de gestión, enviar una matriz de requerimientos a los departamentos, consolidar las respuestas, hacer un presupuesto y crear una segunda versión del DMC priorizando las necesidades. Se sugiere el uso de herramientas como encuestas, entrevistas y talleres para recopilar información. Además, se explica cómo llenar eficientemente una matriz de requerimientos de capacitación, destacando las columnas clave y cómo calcular la pertinencia y objetivos de aprendizaje y desempeño.
Takeaways
- 📝 El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es un proceso sistemático para recopilar información y priorizar las necesidades organizacionales a través de acciones de capacitación específicas.
- 🔍 Es importante diferenciar entre demandas y necesidades; las demandas pueden ser deseos sin una justificación objetiva, mientras que las necesidades están vinculadas a objetivos organizacionales.
- 🎯 La priorización de las necesidades de capacitación es fundamental en el proceso de planificación para que el DNC sea efectivo.
- 📚 La metodología del DNC consta de cinco pasos fundamentales: revisar documentos de gestión, enviar la matriz de requerimientos, consolidar las matrices, hacer un presupuesto y completar la segunda versión del DNC.
- 📋 Se envía una matriz de requerimientos a todos los departamentos para recopilar información sobre las necesidades de capacitación, brindando asesoría técnica para su llenado.
- 🗣️ Las entrevistas son una herramienta comúnmente utilizada para interactuar cara a cara con claves del departamento y recopilar información exhaustiva sobre las necesidades de capacitación.
- 📝 La matriz de requerimientos de capacitación se compone de 12 columnas que detallan aspectos como el área, el cargo, el nombre del beneficiario, la función objetivo, el nombre de la capacitación, el tipo de acción, la prioridad, etc.
- 🔢 El rango de pertinencia se calcula a través de una sumatoria que considera el beneficio de la acción de capacitación, los objetivos estratégicos y otros criterios, para determinar la importancia de la capacitación.
- 🎯 Los objetivos de la capacitación se enfocan en los objetivos de aprendizaje y de desempeño, analizando qué conocimientos y habilidades se adquieren y cómo contribuirán a la necesidad institucional.
- 📅 Se debe completar la matriz con información sobre la modalidad de capacitación, la oportunidad (trimestre de realización) y el monto individual de cada capacitación.
- 🛠️ Es fundamental brindar asesoría técnica a los colaboradores sobre el manejo de la matriz de requerimientos de capacitación para garantizar una planificación efectiva.
Q & A
¿Qué es el diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC)?
-El DNC es un proceso sistemático de recolección de información que permite priorizar todas las necesidades y objetivos organizacionales que se pretenden cumplir a través de acciones específicas de capacitación.
¿Cuál es la diferencia entre demandas y necesidades según el DNC?
-Las demandas son cosas que a veces queremos pero no tienen una justificación con algún objetivo organizacional, mientras que las necesidades tienen una razón de peso y se corresponden con un objetivo del cargo, del departamento o de la organización.
¿Por qué es importante priorizar las necesidades de capacitación en el proceso del DNC?
-Porque un DNC que no prioriza no sirve. Priorizar permite enfocarse en las necesidades de capacitación más importantes que deben llevarse a cabo para cumplir con los objetivos organizacionales.
¿Cuáles son los cinco pasos fundamentales en la metodología del DNC?
-1. Revisar todos los documentos de gestión de la empresa. 2. Enviar la matriz de requerimientos a todos los departamentos con asesoría técnica. 3. Consolidar todas las matrices de requerimientos en una sola versión inicial del DNC. 4. Hacer un presupuesto con ayuda del departamento financiero y la gerencia general. 5. Completar y priorizar la segunda versión del DNC, presentarla y obtener la aprobación del gerente general.
¿Qué herramientas se utilizan en la asesoría técnica para rellenar la matriz de requerimientos de capacitación?
-Las herramientas utilizadas incluyen encuestas, entrevistas, grupos focales y talleres, siendo la entrevista la más comúnmente utilizada.
¿Cómo se clasifica la función objetivo en la matriz de requerimientos de capacitación?
-Se clasifica con las letras A, B y C. La letra A indica que está directamente ligada a los objetivos clave, las brechas y las normas, siendo la más importante por su relación directa con los objetivos estratégicos institucionales.
¿Qué información se incluye en la primera columna de la matriz de requerimientos de capacitación?
-La primera columna se refiere al área o departamento de la persona que será beneficiaria de la capacitación, como por ejemplo, área financiera, área de talento humano o área de negocios.
¿Qué es el rango de pertinencia y cómo se calcula?
-El rango de pertinencia se obtiene sumando el beneficio de la capacitación, el tipo de funciones y el objetivo de la capacitación. Se basa en criterios de pertinencia que incluyen los objetivos estratégicos, funciones de área y funciones del cargo.
¿Qué diferencia hay entre un curso y un taller según el DNC?
-Un taller se enfoca en actividades prácticas que se van a realizar, como el levantamiento de perfiles, mientras que un curso es netamente teórico.
¿Qué se debe hacer una vez que se ha completado la segunda versión de la matriz de requerimientos de capacitación?
-La matriz debe presentarse al gerente general para su aprobación. Solo cuando esté aprobada se puede considerar que se tiene un plan de capacitación.
Outlines
📈 Proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DMC)
El primer párrafo aborda el diagnóstico de necesidades de capacitación (DMC), una fase crucial en la planificación de capacitación empresarial. Se describe el DMC como un proceso sistemático de recolección de información que permite priorizar las necesidades y objetivos organizacionales a través de acciones específicas de capacitación. Se enfatizan dos aspectos clave: diferenciar entre demandas y necesidades, siendo estas últimas justificadas por objetivos organizacionales, y la importancia de la priorización en el proceso de capacitación. Se presenta una metodología de cinco pasos para llevar a cabo el DMC, que incluye revisar documentos de gestión, enviar una matriz de requerimientos a los departamentos, consolidar la información, hacer un presupuesto y crear una segunda versión del DMC priorizando las necesidades de capacitación más importantes. Se sugiere la utilización de herramientas como encuestas, entrevistas, grupos focales y talleres para interactuar con los departamentos y recopilar información.
📝 Guía para Completar una Matriz de Requerimientos de Capacitación
El segundo párrafo proporciona una guía detallada para llenar una matriz de requerimientos de capacitación, compuesta por 12 columnas. Se describen cada una de las columnas, que incluyen el área o departamento, el cargo, el nombre del beneficiario, la función objetivo relacionada con los objetivos estratégicos, el nombre de la capacitación, el tipo de acción de capacitación, la prioridad de la necesidad de capacitación, el rango de pertinencia calculado mediante una tabla de criterios, y el objetivo de la capacitación. Se explica la importancia de cada columna y cómo se relaciona con los objetivos de la empresa, así como cómo se clasifican las prioridades de capacitación en función de su relevancia estratégica y legal. Se mencionan ejemplos de capacitación y cómo se relacionan con los objetivos de aprendizaje y desempeño.
🎯 Objetivos y Detalles de la Capacitación Propuesta
El tercer párrafo se enfoca en los objetivos de aprendizaje y desempeño de la capacitación, detallando cómo estos se relacionan con las necesidades institucionales. Se presentan ejemplos de cursos y sus objetivos, como 'Gestionar proyectos con MS Project' y 'Entrevistar candidatos con la técnica de entrevista por competencias', para ilustrar cómo la capacitación puede contribuir a la organización. Además, se completa la guía para llenar la matriz de requerimientos, incluyendo detalles como la modalidad de capacitación (presencial, semi-presencial o virtual), la oportunidad o trimestre en que se realizará la capacitación y el monto individual de cada capacitación. Se enfatiza la importancia de brindar asesoría técnica a los colaboradores para el manejo eficiente de esta herramienta y se recuerda la distinción entre necesidades y demandas para una planificación efectiva de la capacitación.
Mindmap
Keywords
💡Diagnóstico de necesidades
💡Planificación
💡Demandas vs. Necesidades
💡Prioridad
💡Metodología de DMC
💡Matriz de requerimientos
💡Presupuesto
💡Gerente General
💡Herramientas de recolección de información
💡Objetivos de aprendizaje y desempeño
Highlights
El diagnóstico de necesidades de capacitación (DMC) es un proceso sistemático de recolección de información.
El DMC permite priorizar las necesidades y objetivos organizacionales a través de capacitación específica.
Es importante diferenciar entre demandas y necesidades; demandas no necesariamente justificadas, mientras que las necesidades están vinculadas a objetivos organizacionales.
La priorización de necesidades de capacitación es crucial para un DMC efectivo.
La metodología del DMC consta de cinco pasos fundamentales.
El primer paso es revisar documentos de gestión para entender los objetivos organizacionales.
El segundo paso implica enviar una matriz de requerimientos a los departamentos y proporcionar asesoría técnica.
El tercer paso es consolidar las matrices de requerimientos en una sola para formar la primera versión del DMC.
El cuarto paso es hacer un presupuesto con la ayuda del departamento financiero y la gerencia general.
El quinto paso es completar la segunda versión del DMC, teniendo en cuenta el presupuesto y priorizando las necesidades más importantes.
La matriz de requerimientos de capacitación debe ser presentada al gerente general para su aprobación.
Las herramientas de asesoría técnica incluyen encuestas, entrevistas, grupos focales y talleres.
La entrevista es la herramienta más comúnmente utilizada para recopilar información detallada sobre las necesidades de capacitación.
La matriz de requerimientos de capacitación está compuesta por 12 columnas que detallan aspectos clave del proceso.
Se debe establecer la función objetivo a la que aporta la capacitación, relacionándola con los objetivos estratégicos de la organización.
La prioridad de la capacitación se clasifica de acuerdo con su importancia y vinculación con los objetivos estratégicos.
El rango de pertinencia se calcula a partir de la sumatoria del beneficio, tipo de funciones y objetivos de la capacitación.
El objetivo de la capacitación se enfoca en objetivos de aprendizaje y desempeño, detallando conocimientos y habilidades a adquirir.
Se deben completar detalles como modalidad, oportunidad y monto individual de cada capacitación en la matriz.
Es fundamental brindar asesoría técnica a colaboradores sobre el uso de la matriz de requerimientos de capacitación.
Transcripts
en esta oportunidad vamos a hablar sobre
el diagnóstico de necesidades de
capacitación que a partir de estos
momentos llamaré cnc dentro del proceso
de capacitación en todas nuestras
empresas existe una etapa muy importante
que se llama la planificación y la
planificación no es otra cosa que
nuestro dmc es de bs es un proceso
sistemático de recolección de
información que nos permite priorizar
todas las necesidades y los objetivos
organizacionales que pretendemos cumplir
a través de acciones específicas de
capacitación pero antes de continuar
conversando sobre el dmc y cómo se hace
yo quiero enfatizar en dos aspectos
fundamentales la primera de ellas es
diferenciar las demandas de las
necesidades
las demandas son aquellas cosas que a
veces queremos pero que realmente no
tienen una razón de peso no se
justifican con algún objetivo
organizacional que vayamos a cumplir en
cambio las necesidades si tiene una
razón de peso se corresponden con un
objetivo del cargo con un objetivo que
debemos cumplir en algún departamento o
con algún objetivo organizacional que
pretendamos cumplir otra palabra que
quisiera enfatizar en la palabra
prioridad dentro del proceso del tren
ese es muy importante tomar en cuenta
priorizar la necesidad de capacitación
ya que uno de mc que no prioriza no
sirve
la metodología de cms se trata de hacer
cinco pasos fundamentales el primer paso
es realizar todos los documentos de
gestión que tenemos en la empresa
revisar nuestro plan de gestión nuestro
plan operativo y todos aquellos
documentos que nos puedan dar la
información suficiente para saber qué es
lo que realmente quiere lograr la
empresa cuáles son sus objetivos
organizacionales luego de nosotros
pueden revisar todos estos documentos
nosotros vamos a enviar la matriz de
requerimientos a todas las a todos los
departamentos de la empresa y brindando
asesoría técnica a todos ellos porque
las personas no saben realmente cómo
rellenar una matriz de requerimientos de
capacitación el tercer paso va a ser
consolidar todas estas matrices de
requerimientos en una sola que va a ser
nuestra primera versión del dnc como
cuarto paso tenemos hacer un presupuesto
que lo vamos a hacer con ayuda de
nuestro departamento financiero y la
gerencia general quienes nos van a guiar
y nos van a aprobar el monto exacto que
nosotros podemos
para toda nuestra proceso de
capacitación como quinto paso y no menos
importante vamos a tener la segunda
versión desde nc en donde vamos a ir
completando aquellas casillas que
todavía no teníamos en la primera
versión y tomando en cuenta el
presupuesto que ya tenemos para ir
priorizando e ir sabiendo cuáles son las
necesidades de capacitación más
importantes que debemos llevar a cabo
cuando finalmente tengamos lista esta
matriz de dns de segunda versión
nosotros vamos a presentar esta matriz
al gerente general y le vamos a pedir su
aprobación solo en este momento cuando
la matriz esté aprobada por nuestro
gerente podemos decir que tenemos
nuestro plan de capacitación
como les estaba comentando en el segundo
paso de la metodología desde nc nosotros
debemos enviar la matriz de
requerimientos a todas las áreas de
nuestra empresa y esto lo debemos hacer
a través de unas herramientas que
podemos utilizar en la asesoría técnica
que le podemos dar a estos líderes o
jefes de departamentos algunas de las
herramientas utilizadas son las
encuestas las entrevistas los grupos
focales y los talleres la herramienta
más comúnmente utilizada es la
entrevista en donde tenemos una
interacción cara a cara con las personas
que son claves dentro de los
departamentos en donde no nos pueden
comentar y nos pueden decir cuáles son
las necesidades específicas las más
importantes y las que pueden
justificarse con los objetivos
organizacionales de la empresa
aquí en la entrevista podemos hacer una
recolección de información un poco más
exhaustiva y podemos hablar con la
persona sobre como realmente debe llenar
la matriz de requerimientos de
capacitación
ahora les vamos a enseñar cómo llenar de
manera eficiente y efectiva una matriz
de requerimientos de capacitación de
esta forma podemos hacer un dncd
completamente efectivo y eficiente que
pueda dar una en un futuro con retorno
de inversiones al inverso
hola a todos el día de hoy les voy a
indicar como llenar la matriz de
requerimientos de capacitación
básicamente esta matriz está compuesta
por 12 columnas estas 12 columnas les
vamos a ir analizando una a una con el
fin de que toda la información quede
clara y se despejen cualquier duda o
inconveniente que ustedes tenga la
primera columna se refiere al área
departamento esta columna vamos a
detallar el área departamento que está
ocupando totalmente la persona que va a
ser beneficiaria de la capacitación un
ejemplo podría ser área financiera área
de talento humano o área de negocios la
segunda columna se refiere al cargo es
decir al cargo que ocupa la persona un
ejemplo puede ser asistente de talento
humano o coordinadora de talento más
vamos a pasar a la tercera columna que
se refiere al nombre del beneficiario de
la capacitación aquí básicamente debemos
de detallar nombres y apellidos
completos de la persona que va a ser
beneficiario de la capacidad
la cuarta columna vamos a establecer la
función objetivo al que aporta la
capacitación esto qué quiere decir que
voy a finalizar yo sin mi necesidad está
directamente relacionada con la función
del cargo la función del área o
directamente con los objetivos
estratégicos institucionales cabe
mencionar que no puedo tomar más de dos
puntos únicamente uno y aquí es
sumamente importante porque aquí vamos a
analizar si está directamente
relacionada o se vincula con la acción
de capacitación entonces es un punto
sumamente fundamental como ustedes
pueden ver en la lámina está clasificada
por las letras a b y c la letra i quiere
decir que está ligada directamente en
los objetivos clave a las brechas y laxe
a las normas podemos identificar aquí
la letra es la más importante ya que
está directamente ligada a los objetivos
de estratégicos institucionales la
columna número 5 se refiere al nombre de
la capacitación es decir que un ejemplo
que podemos tomar aquí es un curso de
atención al cliente
tenemos que detallar cuál es la
capacitación que nosotros queremos tomar
en la columna número 6 se refiere al
tipo de acción de capacitación es decir
que puede ser un taller un curso un
seminario un diplomado etcétera aquí es
importante que yo les mencione cuál es
la diferencia en pregunta de iu un curso
un taller básicamente se enfoca en
actividades que nosotros vamos a
realizar un ejemplo que yo les voy a
poner es levantamiento de perfiles
décadas
y un curso es netamente teórico
la columna número 7 se refiere a la
prioridad de requerimiento de
capacitación la cual la vamos a analizar
aquí tenemos la siguiente clasificación
como ustedes pueden ver en la lámina
desde la letra a la en la letra
cabe mencionar que la letra es la más
importante ya que ésta está directamente
relacionada y vinculada a los objetivos
estratégicos de la organización
la siguiente prioridad es la letra de
capacitación vinculada a normas legales
prioritarias
a continuación tenemos la letra ser se
refiere a brechas nuevas funciones
herramientas y otros cambios
le sigue la letra d con los objetivos
institucionales de mediano o largo plazo
y por último tenemos la letra en
capacitación vinculada de evaluación de
desempeño
continuamos con la segunda octava
columna que se refiere al rango de
pertinencia
para nosotros obtener el rango de
pertinencia tenemos que realizar la
sumatoria del beneficio más tipo de
funciones más el objetivo de la
capacitación que nos da el rango de
pertinencia
tenemos que basarnos en la siguiente
tabla donde nosotros podemos analizar
los criterios de pertinencia es decir
tenemos tres tipos el beneficio de la
acción de capacitación
se encuentran los objetivos estratégicos
como un valor de criterio 3 los
objetivos o funciones de área con un
valor de criterio 2 los dos funciones
del cargo que es un valor de criterio 1
tenemos otro criterio de pertinencia
como es el tipo de funciones del
colaborador que pueden ser sustantivas
directivas de soporte o complemento
y por último tenemos otro criterio de
pertinencia que sería el objetivo de
capacitación que se medirá aquí podemos
analizar el impacto rol desempeño y
aprendizaje
todo esto tenemos que realizar la
sumatoria y obtenemos un puntaje total
el cual debe de ir a la matriz de de
requerimientos de capacitación en la
columna número
a continuación vamos a realizar la
columna 9 que se refiere al objetivo de
la capacitación que está enfocada en los
objetivos de aprendizaje y de desempeño
es decir vamos a analizar el objetivo de
aprendizaje se refiere básicamente a los
conocimientos y habilidades que las
personas deben aprender en la
capacitación
y el objetivo de desempeño
se refiere a lo que elemento o
capacitación podrá contribuir en el
logro de la necesidad de instituciones
es decir que un objetivo de aprendizaje
es lo que yo voy a adquirir en cuanto a
conocimientos y el desempeño es lo que
yo voy a poner en práctica con el fin de
contribuir a la necesidad institucional
vamos a analizar los siguientes ejemplos
tenemos los siguientes cursos propuestos
como ustedes pueden visualizar el
alambre m este brote
en este caso el objetivo de desempeño
sería gestionar todos los proyectos con
ms crochet
el objetivo de aprendizaje es crear el
plan del proyecto configurar las tareas
otro curso es entrevista por
competencias
el objetivo de desempeño es entrevistar
a los candidatos del nivel x con la
entrevista por competencias y por último
tenemos el objetivo de aprendizaje
identificar las competencias plantear
las preguntas usar las técnicas
para terminar de llenar esta matriz de
requerimientos hace falta que terminemos
de completar tres columnas la primera de
ellas en la modalidad la modalidad puede
ser presencial semi-presencial o víctor
otra columna que debemos completar se
refiere a la oportunidad la oportunidad
se refiere al trimestre en el cual se va
a realizar la capacitación puede ser del
primero al cuarto trimestre
y por último y no menos importante
debemos llenar la columna que se refiere
al monto individual de cada capacitación
el monto individual se refiere al costo
de la capacitación es decir se requiere
el monto aproximado de cuánto nosotros
vamos a gastar por cada funcionario en
la capacitación quisiéramos terminar
este vídeo diciéndole que es muy
importante siempre brindar asesoría
técnica a todos nuestros colaboradores
sobre el manejo de esta herramienta tan
importante como los ejes de mesa
también enfatizar el tema de las
diferencias entre necesidades y demandas
porque donde empecé siempre se basa en
necesidades uno de la sede que no
prioriza no sirve
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