5 Memorandum

Creotec Philippines

7 Dec 202106:01

Summary

TLDRفي هذا الفيديو، يتم شرح كيفية كتابة مذكرة داخلية بشكل فعال، مع التأكيد على أهميتها في نقل المعلومات بوضوح بين الزملاء في العمل أو التدريب. يشمل الشرح الخطوات الأساسية لكتابة المذكرة مثل إضافة شعار الشركة، تحديد التاريخ والمستلمين، كتابة الموضوع، ثم تقديم الأهداف والمهام في النص الرئيسي للمذكرة. يتم أيضًا التطرق إلى كيفية إنهاء المذكرة وتنسيقها بشكل صحيح، بالإضافة إلى أهمية المراجعة والتوقيع الإلكتروني. كما يتم عرض مثال عملي للمذكرة لتوضيح كل خطوة، مع التركيز على التوقيعات والأدوار الإدارية المختلفة.

Takeaways

😀 الهدف من كتابة المذكرة هو نقل المعلومات بفعالية إلى الزملاء أو المتدربين.
😀 المذكرة يمكن أن تحتوي على توصيات أو تحديثات للسياسات أو القوانين في الشركة.
😀 يجب أن تتضمن المذكرة أيضًا تقديم ملاحظات حول موضوع معين أو اتخاذ إجراءات بشأن مشكلة.
😀 لكتابة مذكرة، يجب استخدام شعار الشركة وتحديد التاريخ والموضوع والمستلم.
😀 يتعين كتابة أهداف المذكرة بوضوح في الفقرة الأولى من النص.
😀 من المهم أن تكون صياغة المذكرة واضحة وموجزة، مع ذكر الإجراءات التي يجب اتباعها.
😀 يجب إنهاء المذكرة بخاتمة إيجابية تلخص الموضوع المطلوب.
😀 بعد كتابة المذكرة، يجب تنسيقها بشكل صحيح والتأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية.
😀 يُفضل إضافة التوقيع الإلكتروني أو الحروف الأولية لإتمام المذكرة.
😀 في حالة وجود تغييرات في التسلسل الإداري، يجب تعديل الأسماء في المذكرة وفقًا لذلك.
😀 بعد إتمام المذكرة، يمكن إرسالها إلى المعنيين وفقًا للتوجيهات المحددة من الإدارة.

Q & A

ما هو الهدف من كتابة المذكرة؟
-الهدف من كتابة المذكرة هو نقل المعلومات بكفاءة بين الزملاء في العمل أو المتدربين، وإعطاء توصيات، وتوضيح الإجراءات أو التغييرات في السياسات، بالإضافة إلى تحفيز الآخرين على اتخاذ الإجراءات بشأن مشكلات معينة.
ما هي الخطوات الأساسية لكتابة مذكرة؟
-تشمل الخطوات الأساسية كتابة الشعار أو رأس المراسلة الخاص بالشركة، ثم عنوان المذكرة، تاريخ الإصدار، والموضوع. بعد ذلك، يتم كتابة جسم المذكرة الذي يوضح الأهداف، والهدف من المذكرة، وأي إجراءات يجب اتباعها، وتختتم المذكرة بملخص إيجابي.
ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في الرأس؟
-في الرأس يجب تضمين شعار الشركة أو رأس المراسلة، كلمة 'مذكرة'، تاريخ الإصدار، إلى من توجه المذكرة، من أي قسم تأتي المذكرة، وموضوع المذكرة.
كيف يمكن تنسيق المذكرة بشكل صحيح؟
-يجب تنسيق المذكرة بشكل واضح ومرتب. ابدأ بالشعار، ثم عنوان المذكرة، بعدها التاريخ، والمتلقي، والمرسل، والموضوع. ثم يليه نص المذكرة مع أهدافها، ثم التوقيع من الشخص المعد، ومن ثم التوقيع من المشرف أو المدير حسب الحاجة.
هل يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني في المذكرة؟
-نعم، يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني في المذكرة باستخدام تطبيقات أو مواقع الويب التي توفر هذه الخدمة.
من الذي يقوم بكتابة المذكرة في الفريق؟
-الشخص الذي يقوم بكتابة المذكرة عادةً هو قائد الفريق، لكن يمكنه تفويض ذلك إلى أحد الزملاء في الفريق إذا لزم الأمر.
ما الذي يجب أن يتضمنه جسم المذكرة؟
-جسم المذكرة يجب أن يتضمن توضيح الهدف من المذكرة، الإجراءات الواجب اتباعها، وأي تفاصيل إضافية عن التغييرات أو التوصيات المطلوبة، ويجب اختتام المذكرة بملخص إيجابي.
كيف يتم تحديد الشخص المسؤول عن الموافقة على المذكرة؟
-تحديد الشخص المسؤول عن الموافقة يكون وفقاً للتسلسل الهرمي داخل المنظمة. قد يكون المشرف أو المدير هو الشخص الذي يوافق على المذكرة، ويجب تحديث الأسماء في حالة حدوث تغييرات في الهيكل الإداري.
ما هو الدور الذي يلعبه المشرف أو المدير في المذكرة؟
-المشرف أو المدير قد يكون له دور في توقيع المذكرة بعد أن يتم إعدادها من قبل قائد الفريق أو الشخص المعني. في بعض الحالات، يكون مدير المستوى الأعلى هو من يوافق على المذكرة.
ماذا يجب فعله بعد إعداد المذكرة؟
-بعد إعداد المذكرة، يجب مراجعتها بشكل دقيق للتأكد من صحتها اللغوية والتنسيقية. ثم يجب التوقيع عليها باستخدام التوقيع الإلكتروني أو كتابة التوقيع اليدوي.