Notionでタスク管理する方法!プロジェクトと一緒に管理!
Summary
TLDRこの動画スクリプトは、タスク管理の重要性とノーションを使用したプロジェクト管理の方法について解説しています。タスクを効果的に管理するためには、チームで明確なルールを設けることが不可欠です。スクリプトでは、タスク名、担当者、締め切り、完了チェックボックスなどのプロパティを追加し、プロジェクトとタスクを紐付ける方法を紹介しています。また、プロジェクトページからタスクを追加し、フィルタリングして表示する方法も説明されています。さらに、個人ページを作成してタスクを管理し、ノーションの柔軟性を活かしたカスタマイズ方法も提案されています。最後に、タスク管理ツールの選択と使い方、そしてタスク管理の習慣化の難しさについても触れ、ノーションを使ったプロジェクト管理の深い理解を提供します。
Takeaways
- 📝 ノーションを使ってのタスク管理方法の詳細な解説が提供されています。
- 🔗 プロジェクト管理とタスク管理をノーションで統合する方法について説明されています。
- 🛠️ タスクデータベースの作成からカスタマイズ方法まで、具体的な手順が示されています。
- 👥 チームや個人ごとのタスク管理のフィルタリングとビューの設定方法が解説されています。
- ⏰ タスクの期限設定や完了チェックの利用が説明され、効率的な管理を促しています。
- 📊 プロジェクトページ内でのタスクの可視化と整理方法が紹介されています。
- 👀 新規プロジェクトとタスクの紐付けの重要性が強調されています。
- 📑 テンプレートの利用とカスタマイズ方法が説明され、再利用可能な構造を提案しています。
- 🔍 チームでのタスク管理の課題とその解決策について議論されています。
- 🔄 タスクの状態変更とプロジェクトの進行状況の同期方法が説明されています。
Q & A
タスク管理の基本的なルールとは何ですか?
-タスク管理の基本的なルールは、チームや会社の中でのタスクを明確に定義し、ルールを決めることです。これにより、タスクの割り振り、締め切りの設定、完了の確認などがスムーズに行えます。
ノーションでプロジェクト管理ページを作成する際には、どのようなプロパティを追加する必要がありますか?
-ノーションでプロジェクト管理ページを作成する際には、タスク名、担当者、タスク日付、完了チェックボックスなどのプロパティを追加する必要があります。また、プロジェクト名というプロパティも重要なポイントで、プロジェクトと紐づけることができます。
タスク管理でプロジェクトに紐づけを行うとどのような利点がありますか?
-タスク管理でプロジェクトに紐づけを行うことで、タスクが属するプロジェクトが明確になり、プロジェクト全体の進捗状況を一目で把握することができます。また、特定のプロジェクトに関連するタスクをフィルタリングして表示することもできるため、管理がしやすくなります。
タスク管理のテンプレートを設定する際には、どのようなポイントがありますか?
-タスク管理のテンプレートを設定する際には、プロジェクトに紐づけられるタスクを追加できるように設定することがポイントです。また、完了したタスクを別のビューに移動させることで、見通しやすく管理することができます。
タスク管理で個人ページを作成することの利点は何ですか?
-タスク管理で個人ページを作成することで、自分に関連するタスクを整理しやすくなり、タスクの進捗状況を個別に確認できます。また、プロジェクトページで行われるタスク管理とは別に、自分のタスクだけを見ることができるため、集中して作業を進めることができます。
ノーションを使ったタスク管理の際には、どのような落とし穴に注意する必要がありますか?
-ノーションを使ったタスク管理の際には、タスクを無限に追加しすぎてしまい、完了することがなくなってしまう落とし穴に注意する必要があります。また、タスクの完了をチェックすることで責任が発生し、タスクが完了しないまま放置される可能性があることも注意が必要です。
タスク管理ツールを導入する際には、どのようなルールを決める必要がありますか?
-タスク管理ツールを導入する際には、何をタスクとして管理するかという明確なルールを決める必要があります。例えば、プロジェクトにユニークなアクションが必要なものだけをタスクとして登録し、繰り返し発生する作業はステータスで管理するなど、具体的な基準を設けることが大切です。
ノーションでタスク管理を行う際に、ステータスとタスクをどのように使い分けますか?
-ノーションでタスク管理を行う際には、ステータスはプロジェクト全体の進行状況を把握するのに使い、タスクは具体的な作業内容を管理するのに使います。ステータスはプロジェクトの看板上で確認できるため、プロジェクト全体の進行状況を一目で把握できます。一方、タスクは具体的な作業内容を記録し、完了したかどうかを確認するのに使います。
タスク管理でフィルター機能を使うと何ができますか?
-タスク管理でフィルター機能を使うと、自分に関係のあるタスクだけを表示することができます。また、完了したタスクや未完了のタスク、特定のプロジェクトに関連するタスクなど、様々な条件でフィルタリングしてタスクを表示することが可能です。
ノーションでタスク管理を行う際に、データの整合性を保つために重要なポイントは何ですか?
-ノーションでタスク管理を行う際に、データの整合性を保つために重要なポイントは、複数のページで同じデータが更新されるようにすることです。これにより、プロジェクトページ、マイページ、オリジナルページなど、複数のページを管理する必要がなくなり、データの整合性が保たれます。
ノーションを使ったプロジェクト管理のシリーズで、次に解説される予定のトピックは何ですか?
-ノーションを使ったプロジェクト管理のシリーズで、次に予定されているトピックはCSVのデータをノーションに取り込む方法についてです。既存のExcelやスプレッドシートで管理されているデータをノーションに取り込むことで、プロジェクト管理をさらに効率化することができるでしょう。
Outlines
😀 タスク管理の基本とノーションでのプロジェクト構築
第1段落では、タスク管理の重要性とノーションを使用したプロジェクト管理の方法が説明されています。タスク名、担当者、締め切りの日付、完了のチェックボックスなどのタスクのプロパティを追加し、プロジェクトに紐づけることがポイントです。また、タスク管理データベースをプロジェクトページから追加する方法や、フィルター機能を使ってタスクを整理する方法も紹介されています。
😌 タスク管理の見た目とコールアウトの活用
第2段落では、タスク管理の見た目を整理するためにコールアウト機能の活用方法が説明されています。タスクとプロジェクトを視覚的に整理し、タスクの追加や完了タスクの管理方法が紹介されています。また、個人ページでのタスク管理の利点や、タスク管理ツールの使い方とその注意点についても触れられています。
🤔 タスクの管理範囲とステータスの管理
第3段落では、タスクの管理範囲を決める重要性が強調されています。ステータスで管理するべきタスクと、タスクとして管理すべきタスクを分け、プロジェクトの進捗を効果的に管理することができると説明されています。さらに、ノーションでのタスク管理の難しさや、個人でのタスク管理とチームでのタスク管理の違いについても議論されています。
📚 タスクデータベースの整理と個人ページの活用
第4段落では、タスクデータベースを整理し、自分専用のフィルターを作成することでタスクを管理する方法が紹介されています。また、マイページの活用方法や、プロジェクトページでのタスク管理の方法についても説明されています。最後に、ノーションでのプロジェクト管理のデザインについても触れ、今後の動画で詳しく解説する旨が伝えられています。
Mindmap
Keywords
💡タスク管理
💡ノーション
💡データベース
💡プロジェクト
💡プロパティ
💡フィルター
💡テンプレート
💡ルール
💡コールアウト
💡マイページ
💡CSVデータの取り込み
Highlights
毎日の仕事に余白を作るためには、タスク管理が重要です。
チームや会社のタスク管理には、ルールを決めて徹底することが求められます。
ノーションを使用してプロジェクト管理を作成し、タスク管理を構築します。
タスク管理の基本は、タスク名、担当者、締め切り、完了状況の管理です。
タスクをプロジェクトに紐づけ、リレーションプロパティを使って整理します。
プロジェクトページからタスクを追加し、管理するためのテンプレートを作成します。
完了したタスクは、チェックボックスを使用して管理します。
タスク管理データベースは、プロジェクトと紐づけられ、整理されています。
タスク管理の設定をプロジェクトページから行い、タスクを追加・管理します。
タスクの確認方法や管理方法は、プロジェクトページの中で行われます。
タスク管理ツールは、個人単位での管理も可能です。
タスク管理の際には、ステータスとタスクを明確に分けることが肝要です。
ノーションでのタスク管理は、楽しい反面、タスク完了の責任も伴います。
タスク管理は、個人で行う場合は問題ないですが、チームで行う場合はルールを設けることが重要です。
タスクをステータスで管理するか、タスクとして管理するかを明確に分けることが必要です。
タスク管理のデータベースは、プロジェクトに関連するユニークなアクションを入力することが推奨されます。
タスク管理をチームで行う際には、自分に関係ないタスクが表示されないようにフィルターをかけることが有効です。
ノーションのリンクドビューを使用することで、同じデータが更新されながら、複数のページを管理する必要がなくなります。
タスク管理のページデザインは、個人のワークフローに合わせてカスタマイズすることが推奨されます。
ノーションを使用したプロジェクト管理の構築方法について、今後さらに使いやすくなる工夫や他のツールとの連携について解説します。
CSVデータをノーションに取り込む方法について解説し、既存のデータを活用する方法を紹介します。
Transcripts
毎日の仕事に余白を樋口
です何をタスクとするのかチームやま会社
でタスク管理をする場合はそこを徹底して
ルール決めをする必要があります
ノーションでプロジェクト管理を作成する
シリーズ第3弾やってきましたタスク管理
というわけですが前回の動画の最後に
ノーションでタスク管理って難しいんで
すって言ってるんですけどその辺り含めて
今回一緒にタスク管理をえノーションで
構築していきながらえ解説していきたいと
思い
ますそれでは早速タスク管理行ってみ
ましょう前回前々回の動画で作成したのが
この顧客管理プロジェクト管理まそして
この疑似録の管理のなっていますでもう
これ3つ作れてると思いますのでそこが
できればタスク管理楽勝で作れると思い
ますなのでえ動画を止めて少しあの自分で
作成してみてくださいタスク管理ですねえ
基本的にはタスク名が
入るこちらがノートで開く方のえ
プロパティあとは担当者ですねタスクを
割り振りたいのでユーザーのプロパティを
追加していただくあとはえタスク日付の
プロパティを追加してもらってまタスクの
締め切りを入力するプロパティあとは完了
ですねタスクがえ完了しましたよと言っ
たらチェックを入れたいのでえこちらが
ですねチェックボックスのプロパティを
追加してみてくださいはいそしてえ顧客
管理とプロジェクトをついだとえ同様に
タスク管理もプロジェクトと紐付けたいの
でこのプロジェクト名というプロパティは
リレーションのプロパティを使ってえ
プロジェクトとえ紐付けてみてください
するとえここえタスク
1で担当者ユーザーが割りふれるように
なって締め切りが入力できてプロジェクト
が紐づいているという状態になっていたら
ばっちりですそれでは次の設定に行きます
今タスク管理のデータベースがはい完成し
たと思いますがここタスク管理はですね
プロジェクトのページの中でえ
プロジェクトに紐づいたタスクを追加
できるような設定を行っていきたいと思い
ます完成形こんな感じでプロジェクトのえ
ページの中にこんな感じでですねタスクを
追加
できるようにしたいですこれをもう
そもそもテンプレートで設定していきたい
と思いますはいそれではテンプレートの
設定をしていくのでプロジェクトの
データベース新規の横にある下向きの
マークを押してテンプレートをですね押し
てくださいこれ私もすでに作ってるものが
あるのでそこを編集する形でいきますはい
今ない人は新規テンプレートを作成して
作ってみてくださいはい編集をします今
ですねこんな感じで使える資料とか
いっぱい入っていてえ前回作成したこの
疑似録のデータベースも一緒に入れてい
ますこれも疑似録とえこのプロジェクトが
ですね紐づくような設定になってます今回
もうすでにここにタスクのデータベース
入れてるんですけどタスクのデータベース
とこの新しいプロジェクトが紐づくって
いう設定を行っていきますはいそれでは
タスクのデータベース一旦削除しましたの
でえ初めからやっていきますはいまずは
データベースですねで新規ではなくってえ
タスクですね作成したタスクの
データベースを入れるように設定して
くださいはいこれでもうタスクの
データベースの追加が終わりましたで私は
よくこのデータベースの名前が見えるのが
嫌なのでここ非表示にいつもしてますはい
この新規のプロジェクト新しく入った
プロジェクトに紐づいたのデータベースを
初めから設定しておきたいのでこ
フィルターをですねクリックして
プロジェクト名ですねプロジェクト名は
新規プロジェクトクリックしてください
はいでこのフィルター保存にしますでこの
今作ったタスクですねをもう1回これ
コピーしてもう1個下に全く同じものを
作ってみてくださいはいそれでいきますで
上のタスクを新規で新しくしたもので下の
ものはえチェック完了したタスクを見える
ようにしたいので上のですねタスク管理を
フィルターもう1つ追加しますフィルター
追加でこの完了のチェックボックスがなし
のものにしてみてくださいで下のタスクの
データベースですねはフィルターをはい今
全く同じでえプロジェクトが新規
プロジェクトってなってるんですけど
フィルター追加で
完了チェックありにしてフィルターを保存
してみてくださいでこれだとちょっと疑似
録とタスクとて言ってなんかツラツラ並ん
であんまり綺麗じゃないかなと思うので私
がよくやるの
がこのコールアウトの中にですね入れて
しまうっていうことをよくやりますはい
えっと疑似録はこの下に持ってきてで
タスクはですね2つとも2つとも
データベースを選択してこのコールアウト
の中にパチって入れてみてくださいはい
これでキュッと求めることができますはい
タスク追加みたいな感じで入れていただい
てこれはもうどんな感じに設定してもらっ
ても大丈夫です完了
タスクみたいな感じでこの完了のタスクの
ですねデータベースの上にこれを持ってき
てはいこれで完了ですはいそれではえ今の
設定確認するために1回プロジェクト
ダミーで追加してみますはい新規で作成
はいすると今設定したテンプレートが出て
きますよねはいでここ
にセミナー登壇みたいなま新しく
プロジェクト入れていただいてでタスクを
追加する時ですねはいここ追加で例えば
セミナー資料
作成で入れてもらってでまた担当者選んで
締め切りはじゃあ1週間後にしますみたい
な感じで設定をしてもらうでこのセミナー
プロジェクト名が今セミナー登壇って入れ
ましたよねこれと紐づいているかっていう
のを確認してもらうのとはいあとは
じゃあこのタスク完了しましたよって言っ
てチェックを入れた時にここからは消えて
上からは消えて完了タスクの下の方に移動
しましたねはいこれができていれば設定
ちりですはいこれでプロジェクトのページ
からこのプロジェクトに紐づくタスクをえ
入力してタスクを管理するっていう設定が
できましたこれでですね今自分に振って
ますけど担当者別の人にえ割り振ることも
できますしプロジェクト別でタスクを見る
ことだったりあとはこんな感じで個人
ページみたいなものを作成してリンクド
ビューでこのタスクのデータベース
を持ってきてで担当私ですね私で絞り込む
みたいなことをすると個人単位でタスクを
管理することもできますこれめちゃくちゃ
すごいんです結局タスクの管理ツールって
いっぱいあると思うんですけど案件と紐
づくていうことはなかったんですなので
案件の進捗とタスクの進捗をですね同時に
貸し化してま管理できるっていうのが
めちゃくちゃ良くないですかなんですけど
ここで落とし穴だと私が思っていることが
あり
[音楽]
ますノーションってめちゃくちゃ楽しいん
です見た目も自分好みに可愛くできたり
かっこいくできたりえしますしあとはこう
触れるようになってくるとなんか楽しく
なってきてなんか初めはすごいるんるんで
入力しちゃうんです入力するとか入力
できるようになるみたいなことはすごく
いいことではあるんですけどタスクを入力
するということはタスクを完了させると
いう責任も同時に発生しますタスク管理
ツールまtodolistみたいなツール
を使ったことある人は分かると思うんです
けどタスクのツールてタスクを無限に書い
ていけるんですちょっとした事例の話
みたいなのがあるんですけどま社員さんの
タスク管理っていうのをまtodo
listみたいなツールを使って管理し
ようって言って導入した企業が1つあって
私はその時期に言わせなかったのでま後
から聞いた話なんですけどま結局こうなん
でこのタスクはまだ終わってないんだ
みたいなまタスクの完了にチェックを入れ
るっていうことが最終目的化してしまって
もうあの時はもう悲惨すぎて戻りたくない
ですみたいなあの企業さんがありました
個人単位もう自分だけのタスク管理って
いう場合はもう正直自分が積むだけなので
問題はないかなと思うんですけどま私も
結構タスク管理系ツールいっぱい試したり
したのですごいわかりますもういっぱい
タスク追加しちゃうっていう気持ちも
すごい分かるんですけどチームでまそして
会社でタスク管理を行うていう時はこの
管理したいタスクっていうのを何にすべき
なのかっていうのを徹底してルールぎめ
する必要があり
ます例えば今えタスク管理のデータベース
が見えてると思うんですけどちょっと単純
な例えになって申し訳ないですが請求書を
作成するってタスクにもなり得るんです
けどほぼ全ての案件に発生する作業ですよ
ね他には私お菓子屋さんの製造会社であの
営業ちょっとしてたことがあったんです
けどお問い合わせが来てまOEMやってる
会社だったんでお問い合わせが来てでお客
さんに商品のサンプルを送るみたいな
こんなのが作れますよパンフレットと一緒
に送るみたいな作業だったりとかこれを超
個人単位に落とし込むとま朝起きて左右
飲むみたいなまこういうのやってる人は
記録を残すためだったりとかま自分の中で
よしできたっていうのを思うためだったり
するのでいいと思うんですけどまこういっ
たどっからどこまでをタスクとして管理
するのかみたいな課題が出てきます案件を
何十件も抱えてるのに毎回こですね請求書
はいできましたできましたみたいな感じで
管理するのって結構辛い人も多いはずです
常にパソコンの前に行ってタスクを管理
できるっていう体制が整っているならいい
と思うんですけどそもそも外出が多かっ
たりだとかまタスク管理の習慣がそもそも
できてない人たちそもそもタスク管理習慣
がない人達ていう人にとってはこういった
作業って結構辛かったりするんですなので
ノーションの場合にはま他の管理でも共通
するとは思うんですけどそれらを
ステータスで管理できるものなのか
もしくはタスクとして落とすのかっていう
のをしっかり切り分けるっていうことが
めちゃくちゃ大切です先ほど言っていた
この請求所作成っていうタスクですがこれ
をステータスで管理するとプロジェクトの
データベースでこの看板上で見れたりする
で例えばこれだと案件が完了すればもう
請求し発行していいよっていうことなので
これを請求書発行してこういぺにじゃ請求
所発行しましたじゃあ入金待ちですに一気
に持っていけたりだとかあとはこういった
テーブルビューですねまフィルターの書き
方にもよることはよるんですけどこんな
感じで一気にこう入金待ちにするていう
ことができますこうやって2つを同時に見
てみると請求書を作成するというこう同じ
項目を管理してるんですけどこうステーで
管理するのかっていうのと自分のタスクと
してえ落とし込まれるのとでは感覚的に
管理のしやすさが全然違うと思いませんか
もちろんこうタスクのデータベースですね
これももちろんプロジェクトの中で管理
できるのでこれも便利なんですけどこの目
の前のタスクに追われるだけにならずに
こうしっかり管理できるっていう人は個人
管理がかなりしっかりできている系の人で
はないかなとえまそんな人じゃないと
ハードルが結構高いんじゃないかなと私
個人的にえはい思いますこれを言うのは
自分がそうだったからっていのがあるん
ですけどノーション始めた時やっぱり
楽しくてこういっぱい入力していく中でな
んですけどこうノーションでタスク管理の
ページを見るっていう習慣がそもそもつい
てなかったのでなのでこうタスクに
チェックを入れることができなくって
でやらなかったタスクっていうのがこう
ずらって並ぶわけですよねもうそれ見る
だけでやる気なくすみたいなまそれは
チームではなくって個人で管理していた
ものだったのでまものだったんですけどま
そういった経験があるのでまそういう風に
なりがちでチームで管理すすればやっぱり
みんなで管理できるのでこう見られて
るっていう意識からあのできる人は多いの
かなとは思うんですけどそれをちょっと
あの共有しておきたかったですなので私が
基本的にタスクを入力する場合はその
プロジェクトに対してユニークな
アクションが必要なものていうのをタスク
として入力してますなので先ほど入力した
みたいにこの金トを始めとするノーコード
ローコードツールってこれセミナー登壇
だったんですけどこれに対するえ
資料
のセミナー資料のえ
作成みたいな感じですね他のプロジェクト
には発生しえない作業なのではいこんな
感じで追加してますタスクはチームで管理
すると自分に関係ないタスクもですね
こんな感じでバーって出てきて溢れ返って
しまうのでタスクの確認の仕方管理の仕方
に関してはこんな感じでプロジェクトの
ページの中でプロジェクトにこの
プロジェクトに関するタスクっていうのを
ページの中で管理するてっていう方法あと
はやっぱりプロジェクトって複数抱えて
タスクもたくさんあると思うのでこのよう
な感じでタスクのですねデータベースには
どこのプロジェクトでタスクを追加しても
全てのタスクが出てくるようになってるの
でこんな感じでですねタスクの
データベースのまんまでえ確認する方法が
ありますなんですけどやっぱりタスクを
チームで管理するっていう場合は自分に
関係ないタスクで溢れ返ってしまうことが
あるのでこのような感じでですね自分専用
にフィルターをかけてでビューを作ったり
だとかあとはやはりえ自分のページマイ
ページみたいなものを作って自分だけの
オリジナルのタスクのビューみたいなのを
え作るっていうのが1番管理しやすい方法
かなと思いますちなみにマイページを作っ
てここで自分のタスクを管理しても
プロジェクトのページでもえホームの
ページオリジナルのページでもしっかり
同じデータが更新されていくので複数の
ページを管理するっていう作業は発生し
ませんこれがノーションのめちゃくちゃ
いいこのリンクドビューですね繋がって
るっていう最高なポイントですはいこの
プロジェクトをどうやって見て自分はどう
やってタスクを完了にしていきたいか
みたいな部分についてはま普段の自分の
ワークフローだったりとかまそういった
部分を考慮してノーションのページのデ
ザインっていうのを自分用に作成するま
自分用だったりチーム用に作成する必要が
ありますこの辺りについてはまた別の動画
でノーションの最終的なデザインをですね
一緒に作っていこうと思うのでそこで
しっかり解説していき
ますはいノーションでプロジェクト管理
ページを構築しよう第3弾タスク
データベースの作成が完了しましたここ
までできていればノーションの大きなえ
機能についての理解はばっちりです
プロジェクト管理もっとこうしたいなとか
タスク管理にもう少しこのプロパティ追加
したいななどなど是非自分なりにアレンジ
を加えてみてくだくださいまだまだ続き
ますプロジェクトシリーズこれからは
さらに使いやすくなるような工夫だったり
他のツールとの連携なども解説していき
ます次回はCSVのデータをノーションに
取り込む方法について解説します
ノーションでプロジェクト管理するのは
いいもののほとんどの人はExelとか
スプレッドシートで既に顧客リストがあっ
たりプロジェクトを管理している人が多い
んではないでしょうかそれらのデータ
ノーションにちゃんと取り込めますやり方
はすごいなんですけど押えとくべき
ポイントがいくつかあるので是非一緒に
やっていきましょう最後宣伝です私は今
みたいなノーションとかンみたいなノー
コードのツールを使って業務システムを
構築してます現状の業務を洗い出す
ヒアリングから構築運用支援までを一括し
てサポートしてます毎日の仕事どこ改善
すればいいかなとか今やってることって
実際にノーションとか均等で実現可能なの
とかそしたら費用どうなるのみたいなま
業務効率化に関するモヤモヤがあれば必ず
力になれると思いますので是非オンライン
の無料相談に申し込んでみてくださいはい
それでは今回も動画見てくれてありがとう
ございまし
[音楽]
た
5.0 / 5 (0 votes)