Googleドライブをとことん解説。明日からデスクトップが汚れない。Gooogle Workspace 徹底解説【2024年新シリーズ第5弾】

Summary

この動画スクリプトでは、Google Workspaceを最大限に活用する方法について解説されています。特にGoogleドライブの使い方について、ファイルの管理と共有を効率化する方法が紹介されています。マイドライブと共有ドライブの違いや、どのように共有ドライブを使い分けるか、またメールでの資料共有を避ける方法についても説明されています。これにより、生産性向上を目指す企業にとって非常に有益な情報を提供しています。

Takeaways

• 📂 Googleドライブはファイルの保管とフォルダー管理に使われる一般的なツールです。
• 🔍 効果的なGoogleドライブの使い方に基づいて生産性が変わります。
• 🛠️ Google Workspace（ビジネススタンダードプラン）を活用して共有ドライブを設定しましょう。
• 🏠 ホーム画面はよくアクセスする文件が一覧表示され、生産性を向上させるために工夫が重要です。
• 🔗 ワークスペース機能を活用してよく使われる資料へのクイックアクセスを設定できます。
• 📌 共有ドライブは事前に共有する人を選択し、共有された資料を一元管理できる特性があります。
• 📄 マイドライブに保存された資料は他者と共有されず、個人のプライバシーが守られます。
• 🔓 共有されたマイドライブ内の資料は、共有順に積み重なるため、整理が必要です。
• 📈 資料管理において、マイドライブに依存するのではなく共有ドライブを活用しましょう。
• 🗂️ 共有ドライブ内は1〜2階層のフォルダーで整理し、検索を利用して効率的に資料を管理しましょう。
• 📧 メールでの資料共有を減らし、クラウド上のGoogleドライブに資料を保管することで生産性が向上します。

Q & A

Google Workspaceを100倍活用するGoogleドライブ編のテーマは何ですか？

Google Workspaceを100倍活用する方法について、特にGoogleドライブの機能を効率的に活用する方法を解説するものです。

Googleドライブの基本的な考え方は何ですか？

Googleドライブはファイルの保管とフォルダー管理をイメージするツールであり、その機能を活用することで生産性を変えることができます。

Google Workspaceのプランの中でどのようなプランをベースに話しているのですか？

Google Workspaceのビジネススタンダードプランをベースに話をしています。

共有ドライブとは何ですか？

共有ドライブは、複数のユーザーが管理・編集できるドライブで、事前に共有する人たちを決めることができます。

マイドライブに入っているファイルを共有する方法は何ですか？

マイドライブに入っているファイルを共有する場合は、右上の鍵マークをクリックして共有相手と共有の範囲（編集可或閲覧のみ）を選択します。

共有されたファイルがどのように見えるか説明してください。

共有されたファイルは、最初にメール通知を受け取ります。その後、Googleドライブのホーム画面の一番上に表示されることが多いです。

共有ドライブの使い方について、どのようなアドバイスをしていますか？

共有ドライブはできる限り少なく、事業部単位やプロジェクト単位で作成することが推奨されています。また、ドライブ内のフォルダーは1〜2階層までで、基本的には検索を利用することが重要です。

Googleドライブの検索機能はどのように活用するべきですか？

検索機能は、フォルダーを整理しなくても必要なファイルを迅速に見つけることができるため、基本的な活用方法の一つです。キーワードで絞り込んだり、特定のファイルタイプを指定するなどの検索方法が有効です。

メールでの添付ファイルをどうやってGoogleドライブに移動させるか教えてください。

メールで添付されたファイルをダウンロードする代わりに、「ドライブに追加」ボタンをクリックして、必要な共有ドライブに移動させることができます。

Googleドライブの活用によって何が変わりますか？

Googleドライブを効率的に活用することで、データ管理が容易になり、ローカルストレージの依存を減らし、生産性が向上します。また、チーム間の情報共有がスムーズになり、作業の効率化や整理整頓が実現できます。