Retour d'expérience Action logement - Knowmore
Summary
TLDRThe video script discusses the deployment of Canao, a digital guidance and adoption tool, within Action Logement Service. Canao is an overlay that can be integrated into any application or website, providing guidance and support to users. The speaker explains how Canao streamlines onboarding, facilitates learning, and enhances user experience. They highlight the benefits of Canao, such as improved user autonomy, reduced support calls, and better adherence to processes. The script also covers the selection criteria for Canao, the deployment process, and the organization's approach to implementation, including training and dedicated teams. Overall, the script presents Canao as an effective solution for improving digital adoption and user experience within the organization.
Takeaways
- 😃 CanaoDigitalGuidance is an overlay tool that can be integrated with any application or website to provide guided tours and adoption assistance.
- 🤖 CanaoDigitalGuidance uses pop-ups, highlights, and interactive elements to guide users through an application's features and functionality.
- 🔑 The tool is customizable and can be adapted to match an organization's branding and specific application needs.
- 👥 Different subject matter experts within the organization can implement CanaoDigitalGuidance for their respective applications.
- 🧭 The goal of CanaoDigitalGuidance is to improve user onboarding, facilitate application usage, and standardize processes across the organization.
- 📚 CanaoDigitalGuidance complements traditional training methods by providing in-app guidance and support for specific pain points or areas of difficulty.
- 🏆 CanaoDigitalGuidance was chosen for its technical quality, solid implementation support, financial advantage, and comprehensive reporting solution.
- ⚡ The deployment process involves training authors, gathering requirements, implementing guidance, and communicating the rollout to users.
- 🌐 CanaoDigitalGuidance has been implemented across various applications, including HR, finance, and project management tools.
- 😊 User feedback indicates improved onboarding, autonomy, and overall digital experience with CanaoDigitalGuidance.
Q & A
What is Canao and how does it work?
-Canao is a digital guidance and adoption tool. It acts as an overlay on top of any application or website, providing interactive walkthroughs, tooltips, and contextual information to users. It is represented by a small compass icon and can guide users through tasks, explain features, and provide help resources.
Why did Action Logement Services choose to implement Canao?
-Action Logement Services implemented Canao to accelerate the onboarding process for new and existing employees, facilitate the use of business applications, promote best practices, reduce support calls, and improve employee autonomy and adoption of digital tools.
How was Canao deployed within Action Logement Services?
-Canao was deployed through a structured process involving the formation of subject matter experts, authors, and IT referents. Authors were trained to create guidances based on operational requirements. The deployment was sponsored by the Deputy General Management for Transformation and Organization to ensure a strong, cross-functional rollout.
What were the key reasons for choosing NoMoRe as the Canao provider?
-NoMoRe was chosen as the Canao provider due to the technical quality of their solution, their solid deployment support, a financial advantage over competitors, and a comprehensive reporting solution.
How was Canao implemented for seasonal employees at Action Logement Services?
-For seasonal employees working on the Visale rental guarantee product, Canao was deployed with dedicated support from NoMoRe's teams to ensure a rapid onboarding process. This was crucial as the seasonal employees had to process a large volume of applications within a short timeframe.
What were the benefits of using Canao for managers and subject matter experts?
-Using Canao optimized the onboarding process, improved team autonomy, and enhanced the digital experience for managers and subject matter experts. It allowed them to focus on more complex issues rather than addressing recurring questions, as Canao provided in-app guidance and resources.
How did Canao improve the user experience for employees?
-For employees, Canao provided a seamless and transparent experience within the applications they were using. It was perceived as a part of the application itself, providing guidance without leaving the application. Users could also access additional resources like videos and guides through Canao.
What types of applications and tools were integrated with Canao at Action Logement Services?
-Canao was integrated with various tools, including four HR tools, two finance and accounting tools, a project management tool, and two rental platform tools. It was used for both existing and new applications, as well as in-house and third-party products.
How did the authors find the process of creating guidances within Canao?
-Initially, the authors had some apprehension about creating guidances since it was not their primary role. However, after the first day of training, they found the process to be straightforward and easy to grasp, even for those without a technical background.
What feedback mechanisms were available within Canao?
-Canao provided the ability to include a feedback mechanism at the end of each guidance. This allowed users to provide feedback and report any issues or areas for improvement, helping to optimize the Canao experience further.
Outlines
📽️ Introduction to Cana.o and Its Features
This paragraph introduces Cana.o, a digital guidance and adoption tool used by Action Logement Services. It explains that Cana.o is an overlay that can be applied to any application or website, represented by a small compass icon. The speaker describes the customization options for Cana.o, such as color schemes and branding, and how it can be used for various purposes like guidance, onboarding, mandatory information display, and demonstrations. The speaker also highlights the benefits of Cana.o, such as accelerating onboarding, facilitating application usage, homogenizing practices, and reducing support calls.
🚀 Deployment and Organization of Cana.o
This paragraph outlines the reasons for choosing Cana.o, including its technical quality, solid support, financial advantage, and comprehensive reporting solution. It then details the deployment process, which involves training authors, gathering requirements, implementing the tool, and communicating its availability. The speaker explains the organizational structure within Action Logement Services, with sponsors from top management, subject matter experts, dedicated authors, and IT referents. The paragraph lists the applications currently using Cana.o and those in the pipeline, covering various domains such as HR, finance, project management, and rental platforms. It also mentions the target audience, including existing employees, new hires, and seasonal workers, as well as the possibility of dedicated support from Cana.o teams for faster deployment.
🌟 Benefits and Satisfaction with Cana.o
This paragraph discusses the benefits and satisfaction experienced by managers, subject matter experts, and users with Cana.o. For managers and experts, the tool optimizes onboarding, promotes team autonomy, and enhances the digital experience. For users, Cana.o is transparent and seamless, integrated within the application, and provides feedback mechanisms. The speaker highlights the ease of use for authors, even those without technical backgrounds, and the ability to include links and videos within the guidance. Overall, Cana.o has been well-received, with the speaker expressing satisfaction with the solution.
Mindmap
Keywords
💡Digital Adoption
💡User Onboarding
💡User Guidance
💡In-App Guidance
💡User Autonomy
💡User Experience
💡Digital Transformation
💡Change Management
💡User Training
💡User Adoption
Highlights
Canao is a digital guidance and adoption tool that acts as an overlay on top of any application or website, providing step-by-step guidance and onboarding.
Different business areas within the organization implement Canao on their applications, following harmonized practices for a consistent user experience.
Canao offers various features such as guided walkthroughs, tool presentations, contextual information, and mandatory information display.
The primary motivation for adopting a digital adoption tool like Canao is to facilitate real-time learning in context, which enhances knowledge retention and accelerates onboarding.
Canao aids in homogenizing practices, enforcing processes, promoting best practices, reducing support calls, and improving user autonomy.
Canao complements traditional training methods by providing in-app assistance for specific pain points or facilitation needs.
The key criteria for selecting Canao included technical quality, solid deployment support, financial advantage, and comprehensive reporting capabilities.
Deploying Canao involves training authors, defining requirements, implementing guided walkthroughs, and rolling out with appropriate communication.
The project has a strong sponsor from the General Management to ensure transversal deployment across multiple applications.
Subject matter experts define requirements, while dedicated authors implement Canao walkthroughs, with IT referents anticipating future application updates.
Canao is currently implemented on various HR, finance, accounting, and project management tools, as well as new applications under development.
Canao targets diverse user groups, including permanent employees, new hires, seasonal workers, end-users, and intermediary referents.
For seasonal workers handling high volumes of work in a short period, Canao accelerates onboarding with dedicated support from the vendor.
Managers and subject matter experts report optimized onboarding, improved team autonomy, and an enhanced digital experience for users.
Canao's in-app guidance is transparent and seamless for users, with optional feedback mechanisms and integration with existing resources like videos and guides.
Transcripts
[Musique]
faire une illustration avec qui est le
chef de projet la direction générale et
qui pilote l'ensemble de ce projet
depuis presque 2 ans chez Action
Logement service bonjour à tous donc
avant de vous parler comment on la
déployer au sein d'Action Logement
service voulaz vous présenter un petit
peu à quoi ça ressemble canao donc
l'outil de guidage et d'adoption
digitale donc comme le disait Patrick
canao c'est une c'est une surcouche qui
vient par-dessus comme un calque
n'importe quelle application ou
n'importe quel site internet donc là
vous voyez que canao c'était la petite
boussole qui était en bas à droite pour
vous c'est toujours le même logo chez
nous on a différents chefs de métier qui
implémentent canao sur leur leurs
application on a fait ce choix
d'organisation après dans certaines
entreprises il y a un référent canao qui
déploie pour toutes les applis nous
c'est par par groupe métier euh et nous
notre travail c'était de leur dire ben
on va harmoniser les pratiques pour que
le collaborateur quand il voit la
boussole il sait que c'est une n donc
les codes couleur tout ça tout ce qui
est charte graphique c'est adaptable à
l'application mais également à votre
char graphique personnel et nous on a
juste donné des des des grandes lignes à
suivre c'est toujours écrit laissez-vous
guider et cetera ensuite là sur un c'est
une un SH c'est euroarts mais ancienne
version la vidé
un petit peu euh on a vous voyez dans le
menu on a les guidages donc je souhaite
être guidé je vais demander un déclarer
mon télétraavail présenter présentation
donc ça c'est présentation de la
fonction mes demandes c'est ce qu'on est
en train de de détoyer que ce qui est
derrière comme vidéo c'est un petit peu
le tour opérator de qu'est-ce que c'est
que présenter ma demande on a mis le
lien aussi je rencontre une difficultés
ce sont des liens vers des webinires ou
vers un mail automatique qui s'ouvre
automatiquement vers notre notre support
informatique et comme on a plusieurs
outils RH pour éviter de sortir de
celui-là pour aller le chercher cliquer
et cetera on a les lien directement donc
voilà vous voyez comment ça se présente
c'est les petits pop-up qui s'ouvreent
ici donc là c'est c'est pas un guidage
c'est
plutôt un onboarding de
l'application on voit qu'on a grisé ce
qui ne nous intéresse pas et on met en
en en surligné de lumière on va dire
tout le focus et quand c'est des choses
sur lesquelles il faut cliquer
évidemment la zone est beaucoup plus
circonscrite donc ça on peut faire des
informations donc là vous voyez quand il
y a une action on a décidé de mettre une
petite flèche avec un petit des petites
étoiles et le collaborateur doit cliquer
doit faire une action pour pouvoir
avancer ses slides donc clairement ça
peut être utilisé canao donc pour faire
des guidagees pour faire une
présentation d'un nouvel outil pour un
nouvel arrivant bah une présentation de
l'outil d'un outil déjà existant euh
également ça peut être utilisé pour
mettre des informations obligatoires
parce que il y a plusieurs
fonctionnalités soit des petites pop-up
soit des petits des petites pastilles
surquell il faut cliquer volontairement
et on peut rendre obligatoire un
affichage c'est-à-dire que l'affichage
ne part que si le
collaborateur ferme cet affichage donc
quand on veut vraiment toucher
l'ensemble des collaborateurs c'est un
outil qui est qui est intéressant
également pour ça pas seulement pour
faire des guidages et euh un une
démonstration donc pourquoi nous sommes
allés chercher un outil d'adoption
digitale parce que cet outil donc
aujourd'hui qui est canao hein nous
permet d'apprendre en temps réel en
situation et ce que Patrick disait tout
à l'heure c'est que quand on on apprend
en situation et on fait par soi-même on
a un ancrage mémoriel qui est bien
supérieur à une redescente d'information
ça permet donc d'accélérer l'onboarding
des collaborateurs que ça soit des
nouveaux collaborateurs des
collaborateur en évolution ou des
évolutions fonctionnelles ou de métier
et donc ça facilite l'utilisation des
application
métier ça permet et ça n fait de notre
point de l'histoire en terme de fusion
d'homogénéiser nos pratiques et de
respecter nos process euh à la lettre un
peu plus à la lettre et aussi de
favoriser les bonnes pratiques la
conséquence c'est que ça diminue le
nombre d'appels soit auprès de notre
outline soit auprès de de nos référents
et nos experts métiers donc ça dégage du
temps pour tout le monde et ce qu'on
oublie aussi souvent c'est que il y a
des collaborateurs qui vont poser la
question une fois à un référent métier
ou à la
chez nous c'est le 12 12 à la outline
mais au bout de trois fois ils vont plus
oser poser la question donc ils vont se
retrouver tout seul face à leur leur
application et un petit peu désemparés
donc le fait d'avoir une une aide en
ligne directement dans l'outil ça permet
aussi de d'avoir une meilleure autonomie
des collaborateurs et donc ça vient en
complément des formations
traditionnelles qu'ell soit hybride en
distantiel ou présentiel puisqu'on va
pas aborder la même chose on va pouvoir
aller plus au sur le fond des choses sur
des formations en présentiel ou en
hybride que via canao qui est là pour
favoriser les points de blocage ou les
points de facilitation pourquoi nos
morts donc on est soumis nous au code
des marchés publics donc on a des
critères de choix qui qui qui sont
relativement transparents no Mor a
remporté on va dire la timbal parce que
ils ont avaient une qualité technique de
la solution donc ça c'est un petit peu
le minimum le l'avantage également
c'était la séniorité la solidité de
l'accompagnement pour déployer la
solution au sein d'Action Logement un
avantage financier dans parmi face à
leurs concurrents et une solution de
reporting qui nous paraissait complète
alors je l'ai pas pas expérimenté à date
totalement donc c'est pour ça que je en
toute transparence je vous fais pas de
retour sur cette sur cette dernière mais
ça ne serait tard comment on a déployé
la solution comment se déploie la
solution c'est assez c'est quelque chose
d'assez basique donc on a formé déjà les
premiers auteurs sur de jours de jours
de jours suffisent pour pour pour avoir
une autonomie de la part des auteurs
sachant que nous comme je vous disais en
introduction les auteurs ne sont pas des
des spécialistes ou des des spécialistes
techniques ou Dessi des applications ce
sont plutôt des opérationnels qui vont
être auteurs de canao c'estàd qu'il vont
mettre créer les guidages et cetera sur
la base d'expression de besoins
d'opérationnel d'expert métier et le
retour d'expérience qu'on a c'est que
ils avaient quand même une petite
appréhension puisque c'est pas leur
route leur métier principal de créer des
des guidages des choses comme ça au bout
de la première journée nous dire bah
finalement c'est facile
donc l'appréhension technique est
balayée en une journée pour
l'implémentation donc la base hein de du
travail c'est le travail préparatoire de
l'expression de besoin de ce qu'on veut
mettre ce qu'on veut faire avec canao
donc que ça soit des petites pastilles
des pop-up ou les guidages sur quel
guidage il faut prioriser son
déploiement et ensuite il y a une mise
en production classique avec une
communication euh sur le
sujet comment s organisé au sein
d'Action Logement service donc déjà
c'est un projet qui avait comme sponsor
la direction générale adjointe en charge
de la Transpo et de l'organisation pour
avoir un appui fort et surtout un appui
transverse du déploiement sur le maximum
de d'application donc on a des référents
et des experts métiers qui vont
s'occuper de l'expression de besoin
et certaines personnes vont être dédié
pour implémenter pour être auteur et
ensuite on a quand même formé en tout
cas pour qu'il connaissent le l'outil
des référents DSI pour qu'il puissent
embarquer et anticiper que lorsqu'il y a
des évolutions de l'outil c'est bien
d'embarquer canao pour faire le
déploiement également on a un référent
DSI dédié à canao à date on a donc
quatre outils RH deux outils de gestion
deux outils plutôt finance comptabilité
qui qui embarquent canao aujourd'hui et
on a trois outils additionnels qui sont
en cours un outil sur la gestion de
projet et deux outils de plateforme
locative c'està qui met en relation des
bailleurs et des demandeurs B une
plateforme qui est en cours de
construction et qui va être déployé en
embarquant canao comme ça ce sera plus
facile en terme d'appropriation par les
collaborateurs donc ça s'adresse à des
outils qui sont existants ou nouveaux
des outils de maison ou des outils
catalogue le public cible c'est des
collaborateurs en place des NVE
collaborateurs ou des saisonniers
typologie de collaborateur ça peut être
aussi des utilisateurs finaux ou ou
alors des référents intermédiaires
notamment sur nos outils RH où les
référents
RH ont aussi des guidages qui leur sont
propres puisqu'on peut aussi avoir des
catégorisations de guidage et qui permet
à ces référents RH de moins solliciter
les expert métier et d'avoir une une
autonomie en terme de de réponse la mise
en place elle peut se faire aussi avec
un accompagnement dédié par les équipes
de nos morts quand on veut aller plus
vite sur le déploiement par exemple a
déployé sur des CDD saisonniers sur un
produit qui s'appelle visal c'est une
garantie locative et qui se déroule de
juin à septembre octobre à peu près donc
on a 60 CDD qui en 4 mois doivent
traiter 400000 demandes de dossier visal
et donc ces collaborateurs en CDD il
faut qu'il qu'il soit embarqué et qu'il
soit opérationnel le plus rapidement
possible déjà c'est un confort pour eux
ensuite c'est une efficacité pour nous
et aussi pour les managers majeur qui
qui qui les encadrent qui peuvent passer
plus de temps sur des difficultés de
fond plutôt que sur un accompagnement
itératif des questions récurrentes donc
ça ne dédoine pas d'une formation né en
moins ils sont en situation donc pour ce
pour ce cadre là pour ce CASL pardon on
a fait appel à de la sous-traitance et
auprès de nos morts qui nous a
accompagné pour déployer pour être prêt
le plus vite possible parce que là si on
livrait la solution en en juillet
c'était c'était presque trop
tard la satisfaction ben clairement
sinon je serais pas là on l'a côté
manager expert métier donc un résumé de
ce qu'on s'est dit hein c'est que on a
un notbarding qui est optimisé une
meilleure autonomie des équipes une
expérience numérique qui est améliorée
puisqu'on est en situation donc ça pour
nous c'est c'est un vrai confort et côté
utilisateur pour eux c'est transparent
personne si on leur avait pas expliqué
que c'était canao pour eux ça fait
partie de la solution et de et de
l'application c'est fluide si jamais il
y a des petits des petits
ralentissements ou des axes
d'amélioration de toute façon il y a la
possibilité à la fin du guillage de
mettre en place un feedback
et donc le gros avantage en terme de
transparence et de facilité
d'utilisation c'est qu'on ne sort pas de
l'application dans l'application on peut
mettre aussi des liens dans le guidage
même vers des vidéos ou vers des guides
des modes opératoires classiques donc là
la personne va pas aller ressortir de
l'outil chercher où est-ce qu'il est et
cetera dans mes process et côté auteur
je vous l'ai dit tout à l'heure c'était
c'était simple d'appropriation même pour
des personnes qui n'ont pas de de bagage
technique on va dire aux outils
informatiques
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