Nuevo Curso de Excel - Capítulo 9, Validación de Datos 🎓 Dostin Hurtado
Summary
TLDREl script de este video se enfoca en la validación de datos en Excel, una herramienta esencial para restringir los datos ingresados y evitar errores. Se muestra cómo limitar el rango de números, trabajar con listas de datos predefinidas y validar fechas y correos electrónicos. Se resalta la importancia de esta función para mantener la integridad de los datos y se ofrecen ejemplos prácticos, como la creación de un formulario de solicitud de citas con validación de correo electrónico. Además, se menciona la necesidad de usar funciones personalizadas para tareas avanzadas.
Takeaways
- 📊 El tema del video es la validación de datos en Excel.
- 📝 La validación de datos sirve para limitar o restringir los datos que se pueden ingresar en Excel.
- 📉 Un ejemplo es que un profesor solo puede ingresar notas entre 0 y 10.
- 📱 Las validaciones de datos no se pueden crear en el celular, solo en Excel de escritorio o en la versión en línea.
- 📈 Para aplicar validaciones, se seleccionan las celdas, se va a la pestaña de datos y se elige la opción de validación de datos.
- 🔢 Se pueden limitar los datos a números enteros, decimales, fechas, horas, y longitudes de texto.
- 🔍 También se pueden crear listas de datos predefinidos para evitar errores de digitación.
- ⚠️ Los mensajes de error pueden ser configurados para ser estrictos o permitir advertencias.
- 📅 Las fechas se pueden validar para que sean mayores o iguales a la fecha actual usando funciones como 'ahora()'.
- ✉️ Las validaciones personalizadas pueden incluir verificaciones de formato, como asegurarse de que un correo electrónico tenga una '@' y un '.' en su estructura.
Q & A
¿Qué es la validación de datos y por qué es importante?
-La validación de datos es el proceso de restringir los datos que pueden ingresar a un programa o hoja de cálculo, como Excel, para asegurar que la información ingresada cumpla con ciertos criterios. Es importante para evitar errores y mantener la integridad y calidad de los datos.
¿En qué plataformas puedo crear validaciones de datos según el script?
-Según el script, las validaciones de datos no se pueden crear en el celular, solo en Excel de escritorio o en la versión en línea.
¿Cómo se seleccionan las celdas para la validación de datos en Excel?
-Para seleccionar las celdas para la validación de datos, primero se deben seleccionar las celdas deseadas y luego ir a la pestaña 'Datos' y hacer clic en el botón 'Validación de datos'.
¿Qué tipo de datos puedo limitar con la validación de datos en Excel?
-Puedes limitar datos numéricos, decimales, enteros, fechas, horas, longitudes de texto y hasta crear listas específicas de valores permitidos.
¿Cómo se establece un rango de números enteros entre 0 y 10 en la validación de datos de Excel?
-Para establecer un rango de números enteros entre 0 y 10, en la ventana de 'Validación de datos', se selecciona 'Entero', luego 'Es mayor que o igual a' y se introduce 0, y después 'Es menor que o igual a' y se introduce 10.
¿Qué es 'Omitir celdillas vacías' y cuándo se usa en la validación de datos?
-La opción 'Omitir celdillas vacías' permite que una celda se mantenga vacía sin aplicar la regla de validación. Se usa cuando se desea permitir que algunas celdas se queden sin información sin generar un error de validación.
¿Cuáles son las tres opciones de mensajes de error en la validación de datos de Excel?
-Las tres opciones de mensajes de error son: 'Stop', que es la más restrictiva y no permite ingresar datos incorrectos; 'Warning', que permite ingresar datos incorrectos pero con una advertencia; y 'Information', que simplemente informa sin restringir la entrada de datos.
¿Cómo se puede hacer una validación de datos para aceptar solo géneros específicos como 'masculino' y 'femenino'?
-Para aceptar solo géneros específicos, en la ventana de 'Validación de datos', se selecciona 'Lista de elementos' y se introduce cada género separado por punto y coma, como 'masculino;femenino'.
¿Cómo se establece una validación de datos para fechas de vencimiento que no puedan ser anteriores a la fecha actual?
-Para establecer una validación para fechas de vencimiento, se selecciona 'Fecha', luego 'Mayor o igual a' y se utiliza la función 'HOY()' para referirse a la fecha actual, asegurando que las fechas ingresadas no sean anteriores.
¿Cómo se puede limitar la longitud de texto en una celda a un rango específico de caracteres?
-Para limitar la longitud de texto, en la ventana de 'Validación de datos', se selecciona 'Longitud de texto' y se establecen los límites de caracteres deseados, como 'Es mayor que o igual a 0' y 'Es menor que o igual a 90'.
¿Cómo se puede validar un correo electrónico en Excel para asegurarse de que tenga un formato correcto?
-Para validar un correo electrónico, se puede utilizar una función personalizada que busque la presencia de un '@' y un '.' en la cadena de texto, asegurando que cumpla con el formato básico de un correo electrónico.
¿Por qué es útil la validación de datos en un formulario de solicitud de citas?
-La validación de datos en un formulario de solicitud de citas es útil para garantizar que se ingresen datos correctos y completos, como un correo electrónico válido, lo que mejora la eficiencia y evita errores en el procesamiento de las solicitudes.
Outlines
🎓 Introducción a la Validación de Datos
El video comienza saludando a los espectadores y presentando el tema del día: la validación de datos en Excel. Explica que esta herramienta es útil para limitar o restringir los datos que pueden ingresarse en Excel, como en el caso de un profesor que solo puede ingresar notas entre 0 y 10. Menciona que esta funcionalidad no está disponible en dispositivos móviles, solo en la versión de escritorio o en línea de Excel.
📊 Cómo Configurar la Validación de Datos
Se detalla el proceso de configurar la validación de datos en Excel. Primero, se seleccionan las celdas a limitar, luego se va a la pestaña de 'Datos' y se selecciona 'Validación de datos'. Se explican las diferentes opciones disponibles como limitar a números enteros entre un rango específico, y la opción de permitir celdas vacías. También se habla sobre los mensajes de entrada y error que pueden configurarse para guiar a los usuarios y prevenir errores de ingreso de datos.
⚠️ Tipos de Mensajes de Error en la Validación de Datos
Se describen los diferentes tipos de mensajes de error en la validación de datos: mensaje estricto que no permite datos incorrectos, advertencia que permite datos incorrectos tras una confirmación, y el mensaje de información que solo alerta al usuario. Se enfatiza cómo estos mensajes ayudan a mantener la integridad de los datos ingresados.
📋 Creación de Listas Desplegables
Se explica cómo crear listas desplegables para facilitar la entrada de datos consistentes. Este método es especialmente útil para campos como el género, donde hay múltiples formas de ingresar la misma información. Se describe el proceso de limitar las opciones de entrada a una lista predefinida y cómo esto puede mejorar la precisión de los datos y facilitar el análisis posterior.
📅 Validación de Fechas
Se muestra cómo validar fechas en Excel para asegurarse de que las fechas ingresadas sean posteriores a la fecha actual. Se detalla el uso de funciones como 'HOY()' para establecer dinámicamente la fecha límite y garantizar que los datos sean lógicos y relevantes. También se menciona cómo personalizar esta validación para necesidades específicas.
✉️ Validación de Correos Electrónicos
Se introduce la validación de correos electrónicos mediante una función personalizada. Se sugiere el uso de la función 'ENCONTRAR' para verificar que las direcciones de correo electrónico contengan una arroba y un punto, asegurando que los formatos sean correctos. Se menciona que habrá un video adicional explicando más detalladamente cómo implementar esta validación.
🎥 Conclusión y Próximos Pasos
El video concluye animando a los espectadores a suscribirse para recibir notificaciones sobre nuevos videos y cursos. Se reitera que el conocimiento debe ser accesible para todos y se agradece a los espectadores por su atención. Se menciona la disponibilidad de más de 24 cursos gratuitos en el canal.
Mindmap
Keywords
💡Validación de datos
💡Excel de escritorio
💡Celdas
💡Mensaje de error
💡Lista de datos
💡Fecha de vencimiento
💡Número entero
💡Decimales
💡Función personalizada
💡Mensaje de entrada
Highlights
Introducción sobre la importancia de la validación de datos en Excel.
Explicación sobre cómo un profesor solo puede ingresar notas entre 0 y 10.
Demostración de cómo seleccionar celdas y acceder a la opción de validación de datos en Excel.
Descripción de la configuración para limitar números enteros entre 0 y 10.
Explicación de la opción 'Omitir blancos' en la validación de datos.
Ejemplo de cómo Excel muestra un error si se intenta ingresar un número fuera del rango permitido.
Opciones para mensajes de entrada y mensajes de error en la validación de datos.
Discusión sobre los tres tipos de mensajes de error: estrictos, advertencia y notificación.
Cómo manejar decimales en la validación de datos.
Uso de listas para validar datos, como géneros y cargos.
Beneficios de usar listas para evitar errores ortográficos y asegurar la coherencia de los datos.
Validación de fechas para asegurar que las fechas de vencimiento sean posteriores a la fecha actual.
Configuración de validaciones personalizadas utilizando funciones como 'AHORA'.
Restricción de la longitud de texto en las celdas para nombres y otros campos.
Introducción a la validación de correos electrónicos usando funciones personalizadas como 'ENCONTRAR'.
Transcripts
hola muchachos espero que tengan un
excelente día les habla de dos tentado
muchachos el tema de hoy va a ser la
validación de datos es un tema muy
interesante y nos sirve para limitar o
restringir los datos que puedan ingresar
a excel por ejemplo un profesor solo
puede colocar en otras notas entre 0 y
10 pares de contar él no puede colocar
aquí una nota de 11 porque eso será un
error o mucho menos 100 o ser un error
garrafal o sea completo no me sirve esa
tabla cierto en estas entidades como
hacemos con docentes solo puede digitar
notas entre 0 y 10 bueno ahí está la
validación de datos
lastimosamente no podemos crear
validaciones de datos en el celular sólo
podemos hacerlo en excel de escritorio o
en la versión en línea es el mismo
principio y funciona exactamente igual
que lo que explicaré en este vídeo listo
bien muchachos cómo funcionan vean es
muy sencillo usted básicamente
seleccionar las celdas que quieren
limitar cierto vamos a la pestaña datos
y vamos al botoncito que dice validación
de datos
ahora el botón no a la flecha sin el
botoncito pare de contar en esta ventana
que me aparece que es exactamente la
misma que estaríamos viendo en la
versión en línea usando la misma estilo
pero sí los mismos datos que me va a
pedir listo exactamente lo mismo bien en
esta ventanita vamos a limitar los datos
por ejemplo tiene decimales listas fecha
hora longitud de texto no yo quiero un
número entero mira que son enteros no
tienen comas por ningún lado números
enteros y puedo manejar no está entre
igual mayor bueno entre por ejemplo 0 y
10 por ejemplo o números positivos
serían mayores que 0 números positivos
pero pues me podría escribir 100
entonces mejor entre 0 y 10 listo para
de contar la opción omitir blancos es
que si me deja la celda vacía pues no
aplique esta regla pero en este caso
dejémoslo así y debo aceptar por ejemplo
si el profesor quiere escribir 100 no me
lo va a permitir miren hay un error un
error número permite por más que lo
intenta no va a poder ver
a poder no va a poder digitar la lista
pero si me coloca un 8 claro que sí
porque está entre 0 y 10 si me coloca 10
también es posible porque está dentro
del rango excelente acabamos de hacer
una limitación de datos o una validación
de datos es fundamental ahora que más
opciones tenemos bueno seleccionemos los
datos validación de datos podemos elegir
el tipo de entrada el mensaje entrada
que aparece y el mensaje de error que es
el mensaje de entrada pues simplemente
como una sugerencia por ejemplo cuidado
solo números enteros entre 0 y 10 por
ejemplo si vamos a aceptar cuando el sub
y que una celda me aparece el mensaje de
entrada cuando se ubica en nada lección
de atur no aparece el mensaje entra
cierto a mí no me gusta siento que me
estorba este cartel pero bueno se puede
usar un mensaje de entrada como un tipo
digamos de mensaje diciendo que
limitación hay listo yo puedo
desactivarlo y no pasa nada mensaje de
error hay tres tipos de mensajes el
primero es el más el más estricto de
todos no me va a permitir ingresar datos
distintos
figuración que hicimos no lo va a
permitir mientras que los otros dos sí
me lo van a permitir por ejemplo
advertencia cuidado ingreso un número
incorrecto aceptar entonces él escribió
100 enter mil cuidado ingreso un número
incorrecto si le doy desea continuar si
él me lo permite si mientras que el
mensaje de advertencia no lo permite
luego usar automáticamente lo restringe
100 enter no reintentar 100 no lo deja
por lo cual excelente listo bien estos
son los tipos de mensajes ahora qué más
podemos hacer bueno en esta tabla hay un
error por ejemplo si un profesor coloca
68 no me lo va a permitir si osea no es
un error como tal la validación está
bien hecha pero sólo de números enteros
así que podemos hacer una validación de
datos pero que me permita números
decimales los decimales si aceptan comas
ahora si yo puedo colocar por ejemplo en
vez de 5 6,8
y ya lo permite vale aquí ya trabajamos
una validación correcta ahora las listas
que son las listas es lo más bonito
porque la mayoría ya llega con la
validación de datos por ejemplo tenemos
una base de datos de empleados y tenemos
unos géneros y unos cargos a ver en la
parte de género es uno de los mayores
problemas la digitación de datos porque
algunos escriben masculino otro de
escribir una m simplemente otros
escriben hombre cierto otros tienen
errores ortográficos o un hombre
pero o sea hay muchas formas de
escribirlo algunas incorrectas pero
muchas formas de escribir un mismo tipo
de género esto hace que cuando a guste
una estadística o un consolidado de
datos o una tabla dinámica pues me
arrojen varios resultados de un mismo
digamos en este caso género por lo cual
hagamos una validación de datos miren
seleccionó los datos validación de datos
para limitar con una lista de datos
masculino punto y coma femenino y si
quiere otro no nunca saben en la
actualidad cierto pero aquí ya están
sólo 3 tipos de datos a aceptar y
entonces él por ejemplo antonio
masculino maría es femenino francisco
digamos que es otro no pasa nada sí pero
entonces yo digo ah no es que juana es
otra pues porque le dio la secretaria o
secretario escribir esto otra no lo
permite mi hermano sólo ingrese los
datos de la tabla sólo los de la tabla o
sea otro y pare de contar listo así que
cuando hagamos una tabla dinámica en
género sólo habrán máximo tres tipos y
pare de contar ahora cabe resaltar yo
acá digite 1 2 y 3 en la ventana de
validación de datos sin embargo qué pasa
y son digamos 246 cargos o muchísimos
más qué pasa pues lo mismo vea
seleccionado yo quiero la validación de
datos validación de datos una lista y el
origen ya no voy a pensar a escribir uno
por uno sino simplemente voy a
seleccionar donde están los cargos y doy
a aceptar
ahora antonio qué es lo que un ingeniero
no tomaría que es una mecánica francisco
el secretario sino a contender y solo
van a poder elegir los datos que están
en la lista vale que se creó un nuevo
nuevo cargo a bueno entonces no coloque
una validación de datos que sea tan
restringida con alto sino con una
advertencia
listo entonces por ejemplo acá llegó el
gerente enter no está en la lista pero
es correcto lo escribió desea continuar
si el stock validación de datos correcta
vale muchachos bien continuemos fechas
como podemos validar las fechas las
fechas son interesantes en este caso
tenemos fechas de vencimiento aquí por
ejemplo para este caso fechas de
vencimiento sabemos o damos por hecho
que usted no va a escribir una fecha
anterior a hoy porque si no el producto
pues ya está vencido si es algo un
poquito lógico no bueno vamos a hacer
esa validación selecciono mis fechas
validación de datos y yo le digo por
ejemplo fecha que me deben escribir pues
una fecha mayor o igual mayor o igual es
permitido claro pueden escribir la fecha
de hoy que un producto que está en
promoción porque vence hoy claro que si
mayor o igual que pero como colocó aquí
la fecha de hoy así es que si yo veo a
colocar digamos que hoy estamos a 2 de
junio del 2023 no importa o sea mañana
ya no va a ser todo va a ser 3 entonces
cómo hago acá pues colocó una función la
función por ejemplo igual ahora ella me
va a arrojar la fecha de hoy o si quiero
hoy específicamente puedo hacer mayor
igual a hoy perdón indicando que la
fecha inicial va a ser la de hoy o sea
que todo lo que sea mayor o igual que
hoy y pare de contar esto debe funcionar
pero es más universal la función ahora
creo que todo mundo la conoce y si no
bien pueda devuelve aceptar y si yo
coloco por ejemplo una fecha anterior
por ejemplo el primero del primero del
2020 enter el medio votar un error
porque es una fecha anterior a hoy
cancelar si yo coloco una fecha por
ejemplo 0 1 0 1 del 2030 es una fecha
superior a hoy por lo cual me la va a
aceptar listo muchachos eso es una
validación de datos de fechas podemos
manejar básicamente lo mismo que los
números o sea entre no están entre igual
todo esto o también como usamos una
función no necesario que coloquemos
fecha podemos usar personalizada por
ejemplo una función personalizada de que
en mi celda cierto en este caso esta
celda sea mayor o igual
ahora si es exactamente lo mismo que
hicimos es exactamente lo mismo solo que
en modo personalizado con una función
algo más elaborado no es necesario para
eso está la función fecha sí indicando
que sea mayor ahora y ya es lo mismo
pero usted puede decidir cómo quiere
hacerla vale bien en este caso ya hemos
visto estas validaciones que son las más
básicas usted puede indicar por ejemplo
que el nombre validación de datos sólo
pueda tener una longitud de texto entre
0 y 30 caracteres por ejemplo usa un
nombre no puede superar los 30
caracteres que es muy pequeño puede ser
los 90 caracteres no creo que una
persona tenga un nombre mayor a 90 pero
si alguien no sé de la secretaria
secretario se queda dormido en el
teclado que no me acepte es a ese número
de texto tan grande que acaba de digitar
tengo una limitación entre 0 y 90 de
longitud de texto ahora funciona igual
fecha lista decimal todo esto lo hemos
explicado sólo faltaría personalizada
que sería lo que veríamos en la tarea
mire acá tengo pues básicamente lo mismo
que hemos visto para que ustedes lo
hagan es un formulario de solicitud de
citas obviamente sus improvisados esto
solo es un ejemplo pero aquí vamos a
tener una validación de tipo correo
electrónico que va a ser muy interesante
sí porque tenemos que usar la función
personalizada si les voy a dar una pista
tienen que usar la función encontrar
listo de esta forma con esta función
recuerde que funciona con igual y ahora
cierro paréntesis para que nos parece si
tiene que ir algo tienen que hallar la
manera de que me valí de que tenga una
arroba y un punto que todo correo
electrónico debe tener estos dos
parámetros y por eso lo coloco acá si no
saben cómo se resuelve no se preocupe yo
voy a hacer un vídeo que dejó en la
descripción del vídeo mostrando cómo se
soluciona esta tarea listo muchachos así
que bueno anímese enviar el vídeo todo
esto y nadie tiene porqué cobrarles por
esto y bueno recuerden que ante todo el
conocimiento es para todos si le gustó
el vídeo muchachos suscríbase recuerde
es gratis yo no cobro por suscribirse y
si van a recibir todas las
notificaciones de nuevos capítulos o
nuevos cursos son más de 24 cursos
muchachos recuerde que les hablan dos
tratados pero que tenga un excelente día
hasta luego muchachos
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