EL ABC DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Summary

El proceso de eliminación documental en las instituciones públicas es esencial para garantizar la conservación de documentos actuales y mejorar la organización y control de la información. A través de una serie de procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN) y los archivos regionales, las entidades públicas pueden eliminar documentos tras una evaluación técnica rigurosa. Este proceso no solo permite optimizar los espacios físicos, sino también mejorar la atención a los ciudadanos y asegurar el patrimonio documental institucional.

Takeaways

• 😀 El proceso de eliminación de documentos es un procedimiento archivístico que implica la destrucción física de series documentales autorizadas por los archivos nacionales o regionales.
• 😀 Las entidades públicas deben cumplir con las normativas vigentes para eliminar documentos de acuerdo con los lineamientos establecidos por el archivo general de la nación.
• 😀 Todas las entidades del sector público están obligadas a seguir las regulaciones actuales para la eliminación de documentos.
• 😀 Un comité de evaluación de documentos, designado por la máxima autoridad institucional, evalúa y verifica el archivo de eliminación, brindando asesoría técnica durante el proceso.
• 😀 El objetivo principal del proceso de eliminación de documentos es garantizar la conservación de los documentos actuales y desocupar periódicamente los espacios físicos.
• 😀 Solo el archivo general de la nación (AGN) y los archivos regionales tienen la autorización para eliminar documentos archivísticos de manera efectiva.
• 😀 El proceso comienza con la preparación del archivo de eliminación de documentos, cumpliendo con los requisitos de la normativa, con o sin un programa de control de documentos archivísticos.
• 😀 Una vez preparado el archivo de eliminación, este debe ser presentado al AGN o al archivo regional correspondiente para su verificación y evaluación.
• 😀 Si no se presentan observaciones, se realiza una visita a la entidad solicitante para corroborar los datos y se envía el archivo a la Comisión Técnica de Archivos para emitir su opinión y autorización.
• 😀 Una vez autorizada la eliminación, el AGN o el archivo regional notifica a la entidad solicitante y recoge los documentos para su eliminación en un plazo de hasta 45 días hábiles.
• 😀 El proceso de eliminación de documentos contribuye a garantizar el patrimonio documental de la entidad, optimizar espacios físicos, mejorar la organización, el control y el acceso a la información, y reducir los tiempos de atención a los ciudadanos.

Q & A

¿Cuál es el propósito principal del proceso de eliminación de documentos en las instituciones públicas?

El propósito principal es garantizar la conservación de documentos actuales, al mismo tiempo que se descongestionan los espacios físicos y se mejora la organización y el acceso a la información.

¿Qué requisitos deben cumplir las entidades públicas para eliminar documentos?

Las entidades públicas deben cumplir con la directiva vigente para la eliminación de documentos del sector público, y seguir los procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación o los archivos regionales correspondientes.

¿Quiénes están autorizados para eliminar documentos archivísticos en las instituciones públicas?

Solo el Archivo General de la Nación (AGN) y los archivos regionales están autorizados para eliminar documentos archivísticos de las entidades públicas.

¿Cómo se realiza el proceso de verificación para eliminar documentos?

El Comité de Evaluación Documental, designado por la máxima autoridad institucional y el AGN o el archivo regional correspondiente, verifica y evalúa el expediente de eliminación, proporcionando asesoría técnica al personal durante el proceso.

¿Qué pasa si no se presentan observaciones en el expediente de eliminación?

Si no hay observaciones, se realiza una visita a la entidad solicitante para corroborar lo indicado en el expediente, y luego se remite a la Comisión Técnica de Archivos para emitir la opinión y la resolución de autorización.

¿Cuál es el plazo para la recolección de documentos a eliminar?

El AGN o el archivo regional correspondiente tiene hasta 45 días hábiles para recolectar los documentos a eliminar después de haber emitido la resolución de autorización.

¿Qué objetivos busca cumplir el proceso de eliminación de documentos?

Los objetivos son garantizar la conservación de documentos actuales, descongestionar los espacios físicos, mejorar la organización y control de la información, y reducir los tiempos de atención al público.

¿Qué beneficios tiene la eliminación de documentos para las entidades públicas?

Los beneficios incluyen la mejora en la organización, el control y el acceso a la información, así como la optimización de los espacios físicos y la reducción de tiempos para proporcionar atención de calidad a los ciudadanos.

¿Qué hace el AGN o el archivo regional cuando recibe el expediente de eliminación?

El AGN o el archivo regional verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en el expediente, evalúa su contenido y, si todo está en orden, autoriza la eliminación de los documentos.

¿Qué rol tiene la Comisión Técnica de Archivos en el proceso de eliminación?

La Comisión Técnica de Archivos emite la opinión sobre el expediente de eliminación y otorga la resolución de autorización para llevar a cabo la destrucción de los documentos.