Archivística y gestión documental

Didáctica Empresarial

31 Jul 202323:29

Summary

TLDRLa archivística es una ciencia en formación que se ocupa de la gestión y preservación de documentos en organizaciones. Se basa en principios como el de procedencia y el respeto al orden original, enfatizando la importancia de clasificar y organizar la información. Desde su evolución histórica con figuras como Nicolas W. de Wailly, ha integrado enfoques modernos que consideran los documentos como evidencia y memoria. La gestión documental, surgida en EE.UU. en el siglo XX, busca mejorar la eficiencia administrativa a través de normas ISO, garantizando la autenticidad y conservación de documentos vitales para las instituciones.

Takeaways

📜 La archivística es considerada una ciencia que se ocupa de la gestión y preservación de documentos en organizaciones.
🔍 El objetivo principal de la archivística es garantizar la recuperación de información contenida en documentos cuando sea necesario.
⚖️ Los principios fundamentales de la archivística incluyen el principio de procedencia y el respeto al orden original de los documentos.
🕰️ La ciencia archivística tiene su origen en el trabajo de Nataly de Wailly en 1841, quien formuló el principio de procedencia.
📚 La archivística moderna integra técnicas desde la creación de documentos hasta su conservación definitiva, considerando los archivos como depósitos de memoria histórica.
💼 La gestión documental o récords management surgió en los años 30 en EE.UU., enfocándose en la eficiencia en el manejo de documentos a lo largo de su ciclo de vida.
🔒 Las normas ISO, como la ISO 15489, establecen estándares para la creación, uso y conservación de documentos en organizaciones.
📊 Un sistema de gestión documental incluye subsistemas de clasificación, descripción y conservación de documentos.
🏛️ La archivística se relaciona con diversas disciplinas, incluyendo historia, derecho y tecnologías de la información, reflejando su carácter interdisciplinario.
📅 Las tablas de retención documental ayudan a regular el ciclo de vida de los documentos, definiendo su período de conservación y disposición final.

Q & A

¿Qué es la archivística?
-La archivística es considerada una ciencia en formación que se ocupa del estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas relacionados con las funciones de los archivos.
¿Cuál es el objetivo principal de la archivística?
-El objetivo principal de la archivística es gestionar el conjunto de documentos de una institución para preservar la información contenida en ellos y poder recuperarla cuando se necesite.
¿Cuáles son los principios fundamentales de la archivística?
-Los principios fundamentales de la archivística son el principio de procedencia y el principio del respeto al orden original de los documentos.
¿Qué rol juegan los documentos en el ámbito jurídico?
-En el ámbito jurídico, los documentos son utilizados por los abogados para demostrar actuaciones y defender a la organización en casos de demandas y otros procesos legales.
¿Cómo se define la gestión documental según el Consejo Internacional de Archivos?
-La gestión documental se define como el área de la gestión administrativa encargada de lograr economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y selección de los documentos durante su ciclo de vida completo.
¿Qué evento marcó un punto de inflexión para la archivística en Europa?
-La Segunda Guerra Mundial marcó un punto de inflexión para la archivística, destacando la importancia de los documentos como garantes de derechos y base para la transparencia de los gobiernos.
¿Qué es la archivística integrada?
-La archivística integrada, introducida en 1992, busca sumar las técnicas aplicadas en todas las fases de los documentos, desde su creación hasta su conservación definitiva, tratando los archivos como depósitos de memoria histórica y herramientas de gestión.
¿Qué diferencia hay entre el documento como evidencia y como memoria?
-El documento como evidencia se refiere a su función probatoria en procesos legales, mientras que como memoria se refiere a su papel en la formación de la identidad y la memoria histórica.
¿Cuál es la importancia de la norma ISO 15489 en la gestión documental?
-La norma ISO 15489 establece principios para la creación, conservación y custodia de documentos, asegurando que sean auténticos, fidedignos y utilizables, y promueve técnicas de clasificación, descripción y valoración.
¿Qué componentes incluye un sistema de gestión documental (SGD)?
-Un sistema de gestión documental incluye entradas (documentos producidos o recibidos), procesos de transformación (identificación, clasificación, descripción), y salidas (documentos organizados y accesibles), así como un entorno de trabajo adecuado.