CORRESPONDENCIA

BRIAN MARIN

9 Mar 201903:08

Summary

TLDREn este video, Guy, el guía de gestión documental, nos presenta el proceso de recepción y despacho de documentos. Se destaca la importancia de verificar el contenido y la información de la comunicación, así como el uso de sistemas manuales o electrónicos para su radicación. El script ilustra cómo los mensajeros o patinadores recolectan, verifican y reparten documentos, asegurando su correcta entrega y seguimiento. El objetivo es garantizar una gestión eficiente y controlada de la correspondencia en una organización.

Takeaways

📄 A la hora de tramitar un documento, es importante verificar el contenido de la información recibida.
📝 La comunicación de los documentos puede radicarse de forma manual o electrónica.
💾 Los datos de la comunicación se ingresan en una base de datos.
📂 Las comunicaciones se clasifican por dependencias para su distribución.
📬 Los mensajeros o patinadores recogen las comunicaciones de las dependencias y las llevan a la oficina de despacho.
🔄 Se verifica la información de las comunicaciones comparando la recibida con la respuesta.
📑 Se sacan dos copias de la comunicación radicada: una para la oficina de despacho y otra para la dependencia productora.
📇 El consecutivo se utiliza como control de las comunicaciones.
📈 Se ingresa la información de las comunicaciones en la base de datos y se entrega al mensajero.
🚚 El mensajero dirige las comunicaciones a su destino final, dejando constancia y relación de las comunicaciones entregadas.

Q & A

¿Cuál es el tema principal del video?
-El tema principal del video es el recibo y despacho de documentos.
¿Qué se debe hacer una vez recibido un documento?
-Una vez recibido el documento, se debe verificar el contenido de la información.
¿Qué se hace después de revisar la comunicación de un documento?
-Después de revisar la comunicación de un documento, se procede a radicarlo, lo cual puede hacerse de forma manual o electrónica.
¿Cómo se ingresan los datos de la comunicación en el sistema?
-Se ingresan los datos de la comunicación en una base de datos, utilizando un formato específico.
¿Cuál es la función de los clasificadores en este proceso?
-Los clasificadores cumplen la función de separar las comunicaciones por dependencias para ser repartidas posteriormente por los patinadores o mensajeros.
¿Qué hace el mensajero o patinador en el proceso de despacho de correspondencia?
-El mensajero o patinador recoge la correspondencia producida en las dependencias y la lleva a la oficina de despacho de correspondencia.
¿Qué se verifica en la oficina de despacho de correspondencia?
-Se verifica la información de las comunicaciones comparando la comunicación recibida con la respuesta.
¿Cuántas copias se sacan de la comunicación radicada y qué se hace con ellas?
-Se sacan dos copias: una se deja en la oficina de despacho de correspondencia para crear el consecutivo y la otra se envía a la dependencia productora.
¿Qué se hace cuando se ingresa la información de las comunicaciones en la base de datos?
-Se entrega al mensajero o patinador las comunicaciones, diligenciando el formato de entrega de correspondencia y dejando constancia de las comunicaciones entregadas.
¿Cuál es el paso final del mensajero o patinador en este proceso?
-El paso final del mensajero o patinador es dirigir las comunicaciones a su destino.
¿Qué invita el presentador a los espectadores a hacer al final del video?
-El presentador invita a los espectadores a continuar con el recorrido virtual y los ve en el siguiente video.

Outlines

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📚 Introducción a la Gestión Documental

El guía de gestión documental, Guy, presenta el primer tema de la serie: el proceso de recepción y envío de documentos. Se menciona que después de recibir un documento, es importante verificar su contenido y luego proceder a radicarlo, ya sea de forma manual o electrónica. Se describe el proceso de ingreso de datos en una base de datos y cómo se clasifican y repartan las comunicaciones entre las dependencias y los mensajeros o patinadores.

Mindmap

Keywords

💡Gestión documental

La gestión documental se refiere a la administración y control de documentos, incluyendo su recepción, almacenamiento, clasificación, distribución y eliminación. En el video, es el tema central que se discute, y el guía, Guy, ofrece una introducción a cómo se tramita un documento desde su recepción hasta su despacho.

💡Recibo y despacho

Recibo y despacho son términos clave en la gestión documental, que indican el proceso de recibir y enviar documentos respectivamente. El guía explica cómo se verifican y radican los documentos recibidos y cómo se reparten los documentos para su despacho.

💡Radicar

Radicar es el proceso de registrar o archivar un documento en un sistema, ya sea manual o electrónico. En el script, se menciona que después de revisar el contenido de un documento, se procede a radicarlo, lo cual es un paso fundamental en la gestión documental.

💡Base de datos

Una base de datos es un sistema organizado de información que se almacena y puede ser consultado. En el video, se utiliza para ingresar los datos de la comunicación, lo que ayuda a clasificar y rastrear las comunicaciones.

💡Clasificadores

Los clasificadores son herramientas o sistemas que se utilizan para separar y organizar documentos por categorías o dependencias. En el guión, se menciona que las comunicaciones son clasificadas antes de ser repartidas a las personas encargadas.

💡Patinadores o mensajeros

Patinadores o mensajeros son los encargados de recoger y entregar documentos dentro de una organización. En el script, se describe cómo estos roles son cruciales en el proceso de recepción y despacho de documentos.

💡Oficina de despacho de correspondencia

La oficina de despacho de correspondencia es el lugar donde se gestiona el envío de documentos. En el video, se detalla cómo el mensajero o patinador lleva la correspondencia a esta oficina para su revisión y posterior distribución.

💡Consecutivo

El consecutivo es un número asignado para identificar y controlar documentos. En el guión, se menciona que se crea un consecutivo para cada comunicación radicada, lo que ayuda a mantener un registro de las comunicaciones.

💡Formato de entrega

El formato de entrega es un documento o registro que detalla la entrega de correspondencia, incluyendo la constancia y relación de las comunicaciones entregadas. En el script, se describe cómo el mensajero o patinador diligencia este formato como parte del proceso de despacho.

💡Diligenciamiento

El diligenciamiento es el acto de completar o llenar un formulario o registro con información precisa. En el contexto del video, se refiere a cómo el mensajero o patinador llena el formato de entrega para registrar la correspondencia que entrega.

💡Correspondencia

La correspondencia hace referencia a los documentos o mensajes oficiales que se intercambian entre partes. En el video, la correspondencia es el objeto principal del proceso de gestión documental que se describe, desde su recepción hasta su despacho.

Highlights

Inicio del primer tema sobre gestión documental.

Importancia de verificar el contenido del documento recibido.

Procedimiento de radicación de documentos, ya sea manual o electrónica.

Ingreso de datos de comunicación en una base de datos.

Función de los clasificadores en la organización de comunicaciones.

Rol de los patinadores o mensajeros en la distribución de documentos.

Proceso de recepción y verificación de correspondencia por parte del mensajero.

Comparación de la comunicación recibida con la respuesta antes de radicarla.

Creación de un consecutivo para control de comunicaciones.

Envío de una copia de la comunicación a la dependencia productora.

Inclusión de información de comunicaciones en la base de datos.

Entrega de comunicaciones al mensajero o patinador y diligenciamiento del formato de entrega.

Constancia y relación de comunicaciones entregadas por el mensajero.

Dirigir las comunicaciones al destino correcto.

Conclusión del tema de despacho y recepción de correspondencia.

Invitación a continuar el recorrido virtual sobre gestión documental.

Anteojos al próximo vídeo sobre la temática.