Ordenación documental

Summary

Este script de video ofrece una visión detallada del proceso de organización y transferencia de archivos en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Se enfoca en la segunda parte del proceso, que es la ordenación documental, una tarea crucial para la eficiencia en la consulta de documentos. El video explica los diferentes sistemas de ordenación, como los alfabéticos, numéricos y mixtos, y cómo cada entidad debe elegir el que mejor se adapte a sus necesidades y tipos de archivos. Se destaca la importancia de la cronología y la aplicación de principios archivísticos como el de procedencia y el de orden original. Además, se abordan conceptos como unidades documentales simples y complejas, y cómo deben ser manejadas en la ordenación para mantener la integridad del expediente. El video es una guía práctica para aquellos encargados de la gestión de archivos, subrayando la importancia de la precisión y la coherencia en la organización de documentos.

Takeaways

• 📂 La ordenación documental es el proceso de organizar internamente cada expediente para facilitar la consulta de documentos.
• 📄 Los sistemas de ordenación básicos son alfabéticos, numéricos y mixtos, y cada entidad decide según sus necesidades y tipos de archivos.
• 🔍 Para documentos como contratos, se puede utilizar una ordenación numérica cronológica, mientras que para historiales laborales, un sistema numérico o alfanumérico puede ser más adecuado.
• ✋ Es fundamental respetar el principio de procedencia y el orden original de los documentos para mantener la coherencia en la organización de los archivos.
• 🗓️ La fecha de producción de los documentos es la referencia principal para la ordenación cronológica, pero si falta, se puede usar la fecha de recibido.
• 📆 En caso de expedientes largos, se pueden agrupar los documentos por meses o períodos de vigencia para facilitar la ordenación.
• 🔢 Se ordenan los documentos dentro de cada mes de forma ascendente, comenzando por el más antiguo.
• 📑 Las unidades documentales simples y complejas deben ser consideradas a la hora de ordenar; las complejas no deben desintegrarse y se archivan con la fecha del documento principal.
• 📝 Es importante conocer y aplicar los principios archivísticos en todas las etapas, incluida la ordenación, para reflejar correctamente las actuaciones administrativas.
• 🔄 La ordenación documental sigue a la clasificación y precede la descripción documental, formando parte integral del proceso de organización de archivos.
• 💡 Para cualquier duda o comentario, se puede intercambiar información y resolver dudas en la sección de comentarios del video.

Q & A

¿Quién es el presentador del vídeo sobre la organización y transferencia de archivos?

El presentador del vídeo es Servando Ni Garros.

¿Cuál es el tema principal del segundo vídeo de la serie?

El tema principal del segundo vídeo es la ordenación documental como parte del proceso de organización de archivos.

¿Qué es la ordenación documental y qué implica?

La ordenación documental es el proceso de organizar internamente cada expediente para encontrar un sistema de ordenación más adecuado para la consulta de cada documento.

¿Cuáles son los sistemas de ordenación básicos que se mencionan en el vídeo?

Los sistemas de ordenación básicos mencionados son alfabéticos, numéricos y mixtos, cada uno con sus subdivisiones.

¿Cómo decide una entidad cuál es el sistema de ordenación que más se adecúa a sus documentos?

Cada entidad decide según sus tipos de archivos y necesidades de consulta, y la decisión recae en el responsable del archivo o el archivista.

¿Por qué no se recomienda aplicar el mismo sistema de ordenación a todas las series y subseries documentales?

No se recomienda porque cada tipo de documento, como contratos o historiales laborales, puede requerir un enfoque de ordenación diferente para facilitar la consulta y la comprensión de la información.

¿Cómo se organiza internamente un expediente cuando se aplica un sistema de ordenación numérico cronológico?

Se organiza de manera que los documentos se agrupan por meses y dentro de cada mes se ordenan cronológicamente, de más antiguo a más reciente.

¿Qué principios archivísticos son importantes durante la ordenación documental?

Algunos principios importantes son el principio de procedencia, el principio de orden original y el principio de orden natural de los documentos.

¿Cómo se abordan los documentos que no tienen una fecha de producción en la ordenación documental?

Si un documento no tiene una fecha de producción, se toma como referencia la fecha de recibido del documento para ubicarlo cronológicamente dentro del expediente.

¿Qué es una unidad documental compleja y cómo se ordena?

Una unidad documental compleja es una que contiene diferentes tipos de documentos pero que forman parte del mismo trámite. Se debe conservar toda la unidad y archivarla con la fecha de producción del documento inicial.

¿Cuál es el siguiente paso después de la ordenación documental en el proceso de organización de archivos?

El siguiente paso después de la ordenación documental es la fase de descripción documental.