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Didáctica Empresarial
4 Apr 202207:20

Summary

TLDREl capítulo 8 trata sobre los instrumentos de gestión de documentos, que ayudan a cumplir con los requisitos de gestión documental. Se mencionan esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas de acceso y calendarios de conservación. Estos instrumentos deben diseñarse considerando el entorno tecnológico y se deben revisar periódicamente. Los esquemas de metadatos permiten identificar y gestionar documentos, asociarlos con agentes, actividades y regulaciones, así como rastrear procesos realizados sobre ellos. Existen seis clases de metadatos que facilitan su uso, identificación y preservación, y permiten la interoperabilidad entre aplicaciones.

Takeaways

  • 📄 Los instrumentos de gestión de documentos ayudan a cumplir los requisitos de la gestión documental.
  • 📋 Los instrumentos incluyen esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas de acceso y calendarios de conservación (o tablas de retención documental).
  • 🛠️ El diseño e implementación de estos instrumentos depende del entorno tecnológico y de negocio de la organización.
  • 🔄 Los instrumentos de gestión deben revisarse regularmente y las versiones suprimidas deben guardarse como documentos.
  • 📊 Los esquemas de metadatos definen los metadatos necesarios para identificar, describir y gestionar documentos.
  • 🏢 Los esquemas de metadatos pueden asociarse a documentos, agentes, actividades de la organización, regulaciones y relaciones entre entidades.
  • 📝 Los metadatos permiten identificar y recuperar documentos, asociarlos a reglas cambiantes de negocio, agentes y actividades, y registrar los procesos realizados sobre ellos.
  • 🔗 Existen seis clases de metadatos: identidad, descripción, uso, plan de eventos, historial de eventos y relaciones.
  • ⚙️ Los esquemas de metadatos deben garantizar la interoperabilidad entre aplicaciones y facilitar la migración y transferencia de documentos.
  • ✅ Los esquemas de metadatos deben referirse a otros instrumentos válidos de gestión documental como los calendarios de conservación y las reglas de acceso.

Q & A

  • ¿Qué son los instrumentos de gestión de documentos?

    -Son herramientas diseñadas para ayudar a cumplir los requisitos de gestión de documentos y pueden incluir esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas de acceso, y calendarios de conservación.

  • ¿Cuáles son algunos ejemplos de instrumentos de gestión de documentos mencionados en el texto?

    -Algunos ejemplos incluyen esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas y permisos de acceso, y calendarios de conservación o tablas de retención documental.

  • ¿Qué son los calendarios de conservación y cómo se les conoce en algunos países?

    -Los calendarios de conservación son instrumentos que determinan el tiempo durante el cual los documentos deben ser retenidos. En países como Colombia, se les conoce como tablas de retención documental.

  • ¿Qué aspectos se deben considerar al diseñar e implementar instrumentos de gestión de documentos?

    -Se deben tener en cuenta el entorno tecnológico, el negocio, las características de las aplicaciones de gestión documental, y los resultados de la identificación y valoración de los documentos.

  • ¿Por qué es importante revisar regularmente los instrumentos de gestión de documentos?

    -Porque los procesos para crear, capturar y gestionar documentos dependen de instrumentos actualizados, y las versiones suprimidas deben gestionarse como documentos de acuerdo con los requisitos identificados.

  • ¿Qué es un esquema de metadatos para la gestión de documentos?

    -Es un conjunto estructurado de metadatos que se utiliza para identificar, describir y gestionar los procesos relacionados con los documentos, asegurando su autenticidad y confiabilidad.

  • ¿Qué tipos de entidades se pueden gestionar con los esquemas de metadatos?

    -Las entidades clave incluyen documentos, agentes (personas, unidades de negocio, tecnologías), actividades de la organización, regulaciones, y relaciones entre entidades.

  • ¿Qué se debe tener en cuenta al implementar un esquema de metadatos para la gestión de documentos?

    -El grado de complejidad debe reflejar los requisitos de gestión de documentos y el contexto de la actividad de la organización, incluyendo los riesgos asociados.

  • ¿Cuáles son las seis clases genéricas de metadatos en la gestión de documentos?

    -Las seis clases genéricas son: identidad, descripción, uso, plan de eventos, historial de eventos, y relación.

  • ¿Cómo deben expresarse los esquemas de metadatos para la gestión de documentos?

    -Deben expresarse en formatos que permitan la interoperabilidad entre aplicaciones, el intercambio de información y la migración de datos.

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