Sisoft, Gestion Documental. Metadatos

Summary

El video trata sobre la gestión documental, enfocándose en la importancia de los metadatos. Estos son utilizados para agregar información que no está explícita en documentos digitalizados como contratos en PDF. Los metadatos permiten realizar búsquedas efectivas mediante campos clave, como el número de contrato o la cédula del empleado, evitando inconsistencias que podrían surgir al usar nombres. El video también aborda cómo crear y gestionar metadatos de diferentes tipos (texto, fecha, lista de selección) y la configuración de documentos para facilitar su almacenamiento, búsqueda y versiones dentro de un sistema documental.

Takeaways

• 😀 Los metadatos son datos adicionales que se asocian con un documento digitalizado para facilitar su búsqueda y gestión.
• 🔍 Se utilizan metadatos para agregar información que no se refleja directamente en el documento, como el número de contrato o la identificación del empleado.
• 📄 Al digitalizar documentos, es importante incluir metadatos que permitan la búsqueda eficiente de información específica en el futuro.
• 🔑 Los metadatos estándar, como la cédula o número de identificación, ayudan a mantener la consistencia en la búsqueda de documentos.
• 🛠️ Se pueden crear metadatos de diferentes tipos, como texto, fecha, número, etc., y se pueden configurar para requerir una longitud específica o un valor por defecto.
• 📋 Los metadatos se pueden crear de forma manual o basarse en listas de selección predefinidas, lo que reduce la ambigüedad y mejora la precisión en la gestión documental.
• 🗂️ La creación de listas de selección para metadatos avanzados, como los estados civiles, permite limitar las opciones de entrada y simplifica la selección por parte del usuario.
• 📑 El tipo de documento es un componente esencial en la gestión documental, ya que define cómo se organizan y se accede a los documentos digitalizados.
• 🔗 El control de versiones es una herramienta valiosa para rastrear cambios en los metadatos y mantener una historia de los documentos digitalizados.
• ✅ La asignación de permisos a roles específicos garantiza que solo las personas adecuadas puedan digitalizar y acceder a ciertos tipos de documentos.

Q & A

¿Qué es un metadato?

Un metadato es un dato sobre otro dato, es decir, información adicional que describe el contenido de un documento. En la gestión documental, los metadatos se usan para agregar información que no está explícita en el documento y para facilitar la búsqueda del mismo.

¿Para qué se utilizan los metadatos en la gestión documental?

Los metadatos se utilizan principalmente para agregar información adicional a los documentos digitalizados y para facilitar la búsqueda de estos documentos en el sistema, especialmente cuando el contenido está en un formato que no permite una búsqueda directa, como un PDF escaneado.

¿Por qué no es recomendable utilizar el nombre del empleado como metadato?

No es recomendable usar el nombre del empleado como metadato porque se puede escribir de diferentes maneras en distintos documentos, lo que dificulta la búsqueda precisa. En cambio, se recomienda usar un identificador único como la cédula o número de identificación.

¿Qué tipo de información se puede agregar como metadatos?

Se puede agregar información como el número de contrato, el nombre del empleado, la fecha en que se cargó el documento, el tipo de archivo, el tamaño del archivo, y cualquier otro dato relevante que no esté presente en el texto del documento.

¿Cómo se estandariza el uso de la cédula en los metadatos?

Se estandariza asegurando que siempre se ingrese la cédula sin separarla por comas o puntos, manteniéndola como un número puro. Esto garantiza que sea consistente y fácil de buscar.

¿Qué tipos de datos pueden ser usados en los campos de metadatos?

Los campos de metadatos pueden contener diferentes tipos de datos como texto, fecha, número, hora, lista, elección única o múltiple, entre otros.

¿Qué es una lista de selección en el contexto de los metadatos?

Una lista de selección es un tipo de metadato avanzado que permite al usuario seleccionar entre opciones predefinidas en lugar de escribir un texto libre, lo que reduce errores y estandariza las entradas.

¿Cuál es el propósito de configurar tipos documentales?

El propósito es definir cómo se pueden buscar los documentos, qué metadatos se les van a asignar y dónde se van a guardar en el repositorio de datos. Esto es fundamental para la gestión eficiente de los documentos.

¿Qué es el control de versiones en la gestión documental?

El control de versiones permite manejar diferentes versiones de un mismo documento. Si se realiza un cambio en un documento ya existente, el sistema guarda tanto la versión anterior como la nueva, evitando la pérdida de información.

¿Cómo se asignan permisos en el sistema de gestión documental?

Los permisos se asignan indicando qué roles o usuarios pueden digitalizar documentos o realizar cambios en ellos. Por ejemplo, se puede permitir que solo el personal de gestión documental y recursos humanos maneje contratos laborales.