Sisoft, Gestion Documental. Metadatos
Summary
TLDREl video trata sobre la gestión documental, enfocándose en la importancia de los metadatos. Estos son utilizados para agregar información que no está explícita en documentos digitalizados como contratos en PDF. Los metadatos permiten realizar búsquedas efectivas mediante campos clave, como el número de contrato o la cédula del empleado, evitando inconsistencias que podrían surgir al usar nombres. El video también aborda cómo crear y gestionar metadatos de diferentes tipos (texto, fecha, lista de selección) y la configuración de documentos para facilitar su almacenamiento, búsqueda y versiones dentro de un sistema documental.
Takeaways
- 😀 Los metadatos son datos adicionales que se asocian con un documento digitalizado para facilitar su búsqueda y gestión.
- 🔍 Se utilizan metadatos para agregar información que no se refleja directamente en el documento, como el número de contrato o la identificación del empleado.
- 📄 Al digitalizar documentos, es importante incluir metadatos que permitan la búsqueda eficiente de información específica en el futuro.
- 🔑 Los metadatos estándar, como la cédula o número de identificación, ayudan a mantener la consistencia en la búsqueda de documentos.
- 🛠️ Se pueden crear metadatos de diferentes tipos, como texto, fecha, número, etc., y se pueden configurar para requerir una longitud específica o un valor por defecto.
- 📋 Los metadatos se pueden crear de forma manual o basarse en listas de selección predefinidas, lo que reduce la ambigüedad y mejora la precisión en la gestión documental.
- 🗂️ La creación de listas de selección para metadatos avanzados, como los estados civiles, permite limitar las opciones de entrada y simplifica la selección por parte del usuario.
- 📑 El tipo de documento es un componente esencial en la gestión documental, ya que define cómo se organizan y se accede a los documentos digitalizados.
- 🔗 El control de versiones es una herramienta valiosa para rastrear cambios en los metadatos y mantener una historia de los documentos digitalizados.
- ✅ La asignación de permisos a roles específicos garantiza que solo las personas adecuadas puedan digitalizar y acceder a ciertos tipos de documentos.
Q & A
¿Qué es un metadato?
-Un metadato es un dato sobre otro dato, es decir, información adicional que describe el contenido de un documento. En la gestión documental, los metadatos se usan para agregar información que no está explícita en el documento y para facilitar la búsqueda del mismo.
¿Para qué se utilizan los metadatos en la gestión documental?
-Los metadatos se utilizan principalmente para agregar información adicional a los documentos digitalizados y para facilitar la búsqueda de estos documentos en el sistema, especialmente cuando el contenido está en un formato que no permite una búsqueda directa, como un PDF escaneado.
¿Por qué no es recomendable utilizar el nombre del empleado como metadato?
-No es recomendable usar el nombre del empleado como metadato porque se puede escribir de diferentes maneras en distintos documentos, lo que dificulta la búsqueda precisa. En cambio, se recomienda usar un identificador único como la cédula o número de identificación.
¿Qué tipo de información se puede agregar como metadatos?
-Se puede agregar información como el número de contrato, el nombre del empleado, la fecha en que se cargó el documento, el tipo de archivo, el tamaño del archivo, y cualquier otro dato relevante que no esté presente en el texto del documento.
¿Cómo se estandariza el uso de la cédula en los metadatos?
-Se estandariza asegurando que siempre se ingrese la cédula sin separarla por comas o puntos, manteniéndola como un número puro. Esto garantiza que sea consistente y fácil de buscar.
¿Qué tipos de datos pueden ser usados en los campos de metadatos?
-Los campos de metadatos pueden contener diferentes tipos de datos como texto, fecha, número, hora, lista, elección única o múltiple, entre otros.
¿Qué es una lista de selección en el contexto de los metadatos?
-Una lista de selección es un tipo de metadato avanzado que permite al usuario seleccionar entre opciones predefinidas en lugar de escribir un texto libre, lo que reduce errores y estandariza las entradas.
¿Cuál es el propósito de configurar tipos documentales?
-El propósito es definir cómo se pueden buscar los documentos, qué metadatos se les van a asignar y dónde se van a guardar en el repositorio de datos. Esto es fundamental para la gestión eficiente de los documentos.
¿Qué es el control de versiones en la gestión documental?
-El control de versiones permite manejar diferentes versiones de un mismo documento. Si se realiza un cambio en un documento ya existente, el sistema guarda tanto la versión anterior como la nueva, evitando la pérdida de información.
¿Cómo se asignan permisos en el sistema de gestión documental?
-Los permisos se asignan indicando qué roles o usuarios pueden digitalizar documentos o realizar cambios en ellos. Por ejemplo, se puede permitir que solo el personal de gestión documental y recursos humanos maneje contratos laborales.
Outlines
📄 Introducción a la gestión documental y metadatos
Este párrafo introduce el concepto de gestión documental y la importancia de los metadatos. Explica que los metadatos son 'datos sobre datos' y su función es agregar información a los documentos digitalizados, como contratos o imágenes PDF. Los metadatos permiten buscar información que no está reflejada directamente en el documento, facilitando la recuperación de datos específicos como el número de contrato o la identificación del empleado.
📝 Creación de metadatos para la identificación y fechas
Se describe el proceso de creación de metadatos, comenzando con el tipo de identificación 'cédula', y se explica cómo se pueden definir diferentes formatos para los datos (texto, fecha, número, etc.). También se menciona la posibilidad de establecer una longitud de caracteres para los campos. Finalmente, se agrega un ejemplo práctico de un campo de fecha con sus características.
📅 Creación de un metadato con lista de selección
Este párrafo aborda la creación de un metadato basado en una lista de selección, utilizando como ejemplo el estado civil. El proceso incluye la creación de una lista manual con varias opciones como soltero, casado y unión libre. Además, se explica cómo asociar este tipo de metadato a un documento específico y cómo establecer valores por defecto, como la opción 'soltero'.
📂 Configuración de tipos documentales
Se explica la importancia de configurar los tipos documentales dentro del sistema de gestión documental. Se usa como ejemplo un contrato laboral, definiendo cómo se asignan códigos abreviados, nombres, y cómo se almacenan en el repositorio de datos. También se discuten opciones como el control de versiones y la trazabilidad, que permiten gestionar los cambios en los documentos.
Mindmap
Keywords
💡Gestión documental
💡Metadatos
💡Digitalización
💡Búsqueda de documentos
💡Identificación
💡Contrato laboral
💡Control de versiones
💡Lista de selección
💡Conexión a base de datos
💡Permisos
Highlights
Inicio de la discusión sobre la gestión documental y los metadatos.
Definición de los metadatos como 'datos de un dato'.
Importancia de los metadatos en la digitalización de documentos.
Ejemplo práctico de un contrato de empleado y su información no reflejada en el PDF digitalizado.
Función de los metadatos para agregar información faltante y crear campos clave de búsqueda.
Estandarización de la información a través de metadatos para mejorar la búsqueda de documentos.
Explicación sobre la creación de metadatos y su incorporación en el sistema.
Proceso de creación de un metadato para el tipo de identificación de una persona.
Diferenciación entre los tipos de metadatos: texto, fecha, número, etc.
Uso de listas de selección para limitar la entrada de datos en metadatos.
Creación de una lista de estados civiles como ejemplo de lista de selección.
Asociación de una lista de selección previamente creada con un metadato.
Importancia de la configuración del tipo de documento en la gestión documental.
Configuración del control de versiones para la trazabilidad de los documentos.
Ejemplo de manejo de versiones en un documento de contrato laboral.
Adición de metadatos específicos al tipo de documento de contrato laboral.
Asignación de permisos de digitalización de documentos a roles específicos.
Conclusión del proceso de configuración de un documento de contrato laboral en la gestión documental.
Transcripts
buen día
vamos a empezar a hablar del tema de
gestión documental y con él vamos a
hablar primero del tema de los metadatos
es un tema un poco complejo pero vamos a
tratar de explicarlo de una forma fácil
un meta dato por definición es un dato
de un dato o los datos de los datos a
qué nos referimos en este un documental
vamos a digitalizar documentos
vamos a manejar imágenes documentos de
excel documentos en pdf pero estos
documentos tienen una información que no
está reflejada en ellos
me explico si yo tengo un documento pdf
que es un contrato de un empleado ese
contrato dice cierta información dice el
número del contrato dice la fecha de
inicio y fin dice el nombre del empleado
pero hay cosas que nos dice que cuando
queramos buscar esa información no vamos
a tener cómo hacerlo porque simplemente
ese pdf está digitalizado como una
imagen entonces en este caso los
metadatos los vamos a usar para dos
cosas número uno para adicionar
información que no tiene el documento
que estamos digitalizando número dos
para hacer unos campos clave de búsqueda
sobre ese documento por ejemplo hablando
el mismo contrato el contrato tiene su
número y tiene sus fechas y tiene de que
empleadores
pero yo no voy a poder buscar a futuro
por esa información por como lo decíamos
antes está como una imagen
lo que vamos a hacer con los metadatos
es agregarle un campo del número de
contrato donde yo voy a digitar el mismo
número que estoy viendo en el documento
escaneado
digitar en ese campo meta dato número de
contrato igual voy a hacer con el
empleado en este caso el empleado no
vamos a digitar el nombre vamos a
visitar la cédula o el número de
identificación que es un dato común y
estándar digo estándar porque si lo
hacemos con un método llamado nombre que
también se podría hacer
podríamos estar poniendo el nombre del
empleado diferente cada que carguemos un
documento de este
si hoy cargo una circular o cargo un
acta donde está el nombre desempleado
puede que lo escriba diferente a como lo
escribí cuando subí el contrato entonces
no va a ser un mecanismo de búsqueda
válido o muy seguro para encontrar la
información como la quiero mientras que
si todos los documentos de un mismo
empleado tienen el meta dato
identificación o cédula siempre ese
número va a ser igual obviamente habría
que estandarizar que en ciertos casos
nunca voy a digitar esa cédula separada
por comas o separadas por puntos sino
simplemente la parte numérica
entonces esa parte es lo que vamos a
llamar metadatos y podemos adicionar
metadatos de información que no tiene el
documento como la fecha en que se cargó
como el tamaño del archivo el tipo de
archivo y cierta información que puede
ser interesante para la empresa y que no
está plasmada en el texto del documento
entendiendo este tema de metadatos vamos
a pasar entonces a hacer un ejercicio de
creación de metadatos en este vamos a
ingresar una información general y vamos
a explicar otros conceptos del metadatos
vamos a hacer nuestro ejercicio creando
dos metadatos de forma simple para ello
damos clic en el más con esto nos va a
permitir agregar el primer metadatos
este va a ser el tipo de identificación
de la persona en este caso lo vamos a
llamar cédula que sería el título el
tipo puede contener varias formas texto
fecha número hora lista editor elección
o única o múltiple página web correo o
imagen en este caso el nuestro es tipo
texto
las listas las vamos a explicar más
adelante ya que tiene que ver con los
tipos lista esa se creando en otro
maestro que más adelante veremos las
opciones igualmente se utilizan
únicamente cuando el tipo es
elección o única o elección múltiple más
adelante veremos
por el momento le vamos a poner una
longitud para el caso de la célula puede
ser de 15 caracteres y valor base es
cuando necesitamos un valor por defecto
en este caso de la célula no aplica
vamos a adicionar nuestro metadatos
vemos que en la lista o llamada grid va
a aparecer ya los que estamos creando
con sueldo título y tipo
creamos un nuevo metadatos en este caso
vamos a hacer el ejemplo con un campo de
tipo fecha vamos a llamarlo simplemente
fecha
en el tipo como habíamos visto
inicialmente tenemos un tipo de dato
para estos que es fecha
en el caso de lista y de opción las
vamos a soltar no aplica para este caso
la longitud de las fechas en el caso
general es de 10 caracteres y el valor
base en este caso no va a aplicar
adicionamos nuevamente
y cómo vamos a ver en la lista ya
tenemos los dos metadatos que
necesitamos de forma simple
vamos a continuar con el tema de
metadatos vamos a crear uno nuevo pero
ahora con lista de selección es un tipo
de metadata un poco más avanzado que nos
permite que el usuario no tenga que
digitar un texto libre sino que lo vamos
a limitar para que no seleccione una de
las opciones que le vamos a mostrar
en este caso ya teníamos dos metadatos
para el nuevo necesitamos crear
previamente una lista de datos en este
caso ya no vamos a entrar por metadatos
sino previamente por la opción lista
ingresamos por esta opción vamos a
adicionar una nueva lista vamos a hacer
un ejemplo en este caso con una lista de
estados civiles vamos a llamarla
entonces en el nombre estado civil
y el código lo podemos simplemente
abreviar es
tiene dos opciones el tema de conexión y
de opciones el tema de conexión es un
tema más avanzado que posiblemente vamos
a ver más adelante
es un dato muy técnico en el que
podríamos hacer que la lista de
selección venga directamente desde otro
sistema de información
no vamos a mirar esto por el momento
vamos a hacer una lista manual en la
cual tenemos un código y un nombre para
digitar vamos a agregar en este caso
tres registros vamos a empezar con el
estado civil soltero entonces asignamos
un código abreviado que es la letra s y
el nombre soltero
para casado un código sé un hombre
casado y agregamos a uno de unión libre
con código un nombre unión libre
ya tenemos
listo nuestro nuevo metadato vamos a
guardar y vamos a pasar a utilizar esta
lista de selección que creamos
previamente asociada a un metadatos para
esto volvemos al menú
ingresamos ahora por metadatos
adicionamos uno nuevo
lo vamos a llamar de la misma forma que
la lista en este caso el título sería
estado civil
el tipo como habíamos visto ahora tiene
una opción para los que son de tipo
lista vamos a ver seleccionar tipo lista
ahora en lista se nos habilita y nos
aparece en la lista previamente creada
estado civil longitud se refiere a la
longitud de los códigos los hicimos de 1
vamos a hacer máximo un campo de 2 y el
valor base que es el valor por defecto
queremos que inicialmente siempre
aparezca el estado soltero
con esto vamos a adicionar y ya tenemos
nuestro nuevo metadatos creado
basado en una lista de selección
mirad la lista que nos aparece el título
estado civil pero el tipo de tipo lista
vamos a pasar ahora a la configuración
más importante del sistema
en este caso vamos a hablar de los
documentos más conocidos en gestión
documental como el tipo documental
en este maestro vamos a configurar todos
los tipos de documentos que vamos a
manejar en nuestro centro de
administración documental sea que se van
a digitalizar porque simplemente los
vamos a guardar como documentos físicos
para su posterior consulta préstamo o
transferencia
la importancia de la configuración del
documento radica en que este es el que
nos va a indicar cómo se pueden buscar
qué metadatos va a tener el documento
qué tipo de datos le vamos a adjuntar
qué tipo de documento dónde se va a
guardar
entonces de este parte toda la
configuración inicial para poder
trabajar en el sistema
para la creación de un documento
ingresamos por el menú de maestro del
sistema documentado
hacemos clic en la opción documento
e igual que los anteriores maestros en
el listado vamos a hacer click en el
botón +
vamos a hacer un ejemplo de un documento
de contrato laboral en este caso
entonces vamos a asignar un código
abreviado
en este caso vamos a poner cl
el nombre
el directorio que es donde el sistema va
a guardar en nuestro repositorio de
datos todos los documentos digitalizados
de contratos
vamos a llamar igual contrato laboral
se puede poner con espacios aunque
recomiendo hacerlo con
la palabra se llega sin espacios el tema
de conexión ya lo habíamos visto en
vídeos anteriores sabemos que es un dato
netamente técnico
el cual nos va a servir para que un
documento se pueda conectar a una base
de datos específica de otro sistema y
traer cierta información en este caso no
vamos a hacer esta configuración
pasamos al control de versiones en el
control de versiones podemos manejar
control de versión del documento
simplemente sería chulear
trazabilidad por metadatos
en este caso lo que nos puede hacer este
módulo es que si yo hago un cambio en un
meta dato cuando subo una nueva versión
del documento me vaya guardando el dato
anterior y el nuevo dato para
responsablemente la historia y la opción
de concatenar la versión el nombre del
archivo es simplemente para que si yo
cargo un nuevo archivo un nuevo
documento estamos hablando de un mismo
contrato laboral de una misma persona
pero porque su rival de un cambio
entonces el sistema me lee para
concatenar el número de versión a ese
archivo apuntó primero subir también con
el fin de evitar que se me vaya a
reemplazar el archivo anterior con el
archivo de nuevo si se llaman igual
vamos a hacer el ejemplo de manejo de
versiones vamos a digitar
con un tipo de accionamiento de dos
niveles
primer nivel
segundo nivel en este caso el primer
nivel va a ser cada aquello sobre un
documento nuevo y el segundo nivel es
cuando yo haga una adicción o una mejora
o un documento
digamos que el primer dígito de la
versión va a ser solamente de un de un
número de un dígito como tal y que van a
empezar a partir del 1
si subo ediciones o mejoras
vamos a manejar dos dígitos de longitud
pero también empezando desde el número
de uno
esto quiere decir que cuando yo subo a
mi primer archivo va a ser la versión
1.0 cero con dos dígitos después del
punto cuando yo suba una nueva adición a
mejora va a ser la 1.01 y así
sucesivamente el bebé llevando el
consecutivo
vamos a pasar a los metadatos y ya vimos
cómo se crean los metadatos y para qué
sirven aquí simplemente vamos a
adicionar los que ya se tienen creados
en el sistema obviamente que
correspondan al tipo de documento que yo
estoy subiendo en este caso vamos
adicionarle la cédula y la fecha de
inicio que nos puede servir como fecha
de inicio el contrato
vamos a darle un orden en qué orden
quiero que se le irá al usuario cuando
esté digitalizando
2
esto esta opción de campos es cuando
tenemos una conexión a una base de datos
para homologar que mi campo célula va a
traer el valor del campo x del otro
sistema de información
el tipo que ya teníamos previo tímido la
longitud
y en este caso vamos a decirle si este
metadatos se va a mostrar en las
consultas de documentos o llamadas grid
por los 2 cuál va a ser el índice de
búsqueda cuando tengo conexión a una
base de datos en este caso hubiera sido
la cédula pero como la vamos a ingresar
manualmente no es un indicio de búsqueda
y actual de estos datos le vamos a
manejar control de versiones como la
severa es un dato que no va a cambiar si
yo vuelvo a seguir un contrato de la
misma persona pues me lleva nombre
dirección pero la fecha si puede que
cambie télam armar cárcel o este
por último asignamos los permisos
indicando cuáles roles pueden
digitalizar estos documentos
en este caso vamos a buscar a gestión
documental y al líder de gestión humana
ya que son contratos laborales
seleccionamos
guardamos el documento
y tenemos nuestra versión de contrato
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