3 Tips for Clear and Concise Writing: How To Improve Your Writing

Summary

このビデオスクリプトでは、読者にとって読みやすい明確で簡潔な文章を書く3つのテクニックが紹介されています。まず、誰が何かを行っているかを文の始めに置くことで、情報を早く伝え、文章の冗長性を減らすことができました。次に、視覚的に意味のある動詞を使うことです。例えば、「興味を持っている」の代わりに、「要求する」や「歓迎する」などの具体的な動詞を使うことで、文章は簡潔になります。最後に、「to be」動詞の使用を減らすことで、さらに簡潔さを追求します。これらのテクニックを実践することで、より明確で簡潔な文章を書くことができます。

Takeaways

• 📝 書き物は明確で簡潔であることが重要で、読者にとって読みやすいものであると感じられます。
• 🏆 明確で簡潔な文章を書くと、その文章に対する誇りを感じることができます。
• ❓ 冗長な表現をどのように削除し、編集時間を短縮するのかが問題となります。
• 🛠️ 3つの素早く効果的なハックを使って、文章をより明確で簡潔にすることができます。
• 👤 文章を書く際には、誰が何かを行っているかを最初に明記しましょう。
• 🔝 「誰が何かを行っているか」という情報を前にして、意味を前面に持っていくことで、文章の冗長性を自然に減らすことができます。
• 📉 「the decision was made by the committee」という例では、「the committee decided to...」のように書き換えることで、冗長な表現を削除できます。
• 🔄 動詞の選択が重要で、視覚的に意味を提供する動詞を使うことが推奨されます。
• 🚫 「to be」動詞（is, are, was, wereなど）は避けるべきで、それらは情報を提供する能力が乏しく、文章を冗長にします。
• 🔑 「Erin is a writing teacher」を「Erin teaches writing」のように書き換えることで、簡潔さを追求することができます。
• 🔄 「We are waiting on one more piece of documentation」を「We need one more document」のように簡潔にすることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
• 📈 これらのハックを実践することで、文章の明確性と簡潔さを向上させることができます。

Q & A

スクリプトで説明されている「クリアで簡潔な書き方」の利点は何ですか？

クリアで簡潔な書き方は、読者にとって読みやすく、意味を正確に伝えることができます。また、冗長な表現を省くことで、執筆者が書いたものを誇りに思えるようになります。

スクリプトで提案されている「3つのハック」とは何ですか？

スクリプトで提案されている3つのハックは、誰が何かを行っているかを文の先頭に置くこと、視覚的な意味を持つ動詞を使うこと、そして「to be」動詞の使用を減らすことです。

誰が何かを行っているかを文の先頭に置く理由は何ですか？

誰が何かを行っているかを文の先頭に置くことで、読者に情報を早く伝えることができます。また、その構造は自然と冗長な表現を減らし、編集の必要性を低くすることができます。

視覚的な意味を持つ動詞とはどのようなものですか？

視覚的な意味を持つ動詞とは、具体的なアクションや状況を示し、読者にイメージを与える動詞です。例えば、「興味を持つ」の代わりに「歓迎する」や「要求する」などの動詞を使うことがあります。

「to be」動詞の使用を減らす理由は何ですか？

「to be」動詞は情報を伝える力が弱く、文に冗長な表現を招く傾向があります。その使用を減らすことで、より簡潔で意味のある文章を書くことができます。

スクリプトで与えられた例文「The committee decided to hire the third applicant.」の改善点は何ですか？

この例文では、主語である「委員会」を文の先頭に置いて、視覚的な動詞「decide」を使用することで、冗長な表現を省き、簡潔に伝えています。

スクリプトで提案されているハックを使って、文章を簡潔にするにはどうすればよいですか？

まず誰が主役かを特定し、その人物を文の始めに置きます。次に、視覚的な意味を持つ動詞を選び、そして「to be」動詞を避けることで、簡潔な文章を作成します。

スクリプトで述べられている「冗長な表現」とは何ですか？

冗長な表現とは、同じ意味を伝えるより多くの言葉を使っている表現です。例えば、「a piece of documentation」は単純に「document」に簡略化できます。

スクリプトで提示された最後の長い文章をハックを使って改善した例は何ですか？

「This is to inform you that we are waiting on one more piece of documentation in order to complete your file.」という文章は、「We need one more document to complete your file.」のように簡潔に改善されました。

スクリプトで述べられている「編集時間」とは何ですか？

編集時間とは、文章を書いた後、冗長な表現や不適切な文法を修正するために費やす時間です。スクリプトで提案されているハックは、編集時間を短縮するのに役立ちます。

スクリプトの最後に述べられている「コメント欄でどうやってフィードバックを与えればよいか」という言及があるのはなぜですか？

スクリプトの最後にコメント欄でのフィードバックの呼びかけがあるのは、視聴者がこれらの書き方ハックを試してみた感想や、さらに学びたいトピックを共有できるようにするためです。

Outlines

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📝 明確で簡潔な文章の作り方

この段落では、読者にとって理解しやすい明確で簡潔な文章の重要性が強調されています。作者は、冗長な表現を排除し、編集時間を短縮する方法について3つの簡潔なテクニックを紹介します。まず、誰が何かを行っているかを文の先頭に置くことで、情報を前面に配置し、文章の自然な流れで冗長性を減らす方法を学びます。次に、視覚的に意味のある動詞を使うことの重要性と、その動詞によって文章のトーンをどのように変えられるかについて解説しています。最後に、'to be'動詞（is, are, was, wereなど）の使用を減らすことで、より簡潔な文章にするためのテクニックを紹介しています。

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📚 実際に文章を簡潔にする例

2つ目の段落では、実際に例文を使って3つのテクニックを適用する方法が説明されています。メールや手紙でよく使われる長い文章を例として、'we are waiting on'を'We need'に変えることで視覚的な動詞を用い、簡潔さを追求します。さらに、冗長な表現を削ぎ落とし、'one more piece of documentation'を'one more document'に簡略化することで、より簡潔な表現に仕上げています。これらのテクニックを適用することで、文章全体がより明確で簡潔になることが示されています。

Keywords

💡clear writing

「clear writing」とは、読者にとっても理解しやすい文章を書くことです。このビデオでは、明確で簡潔な文章を書く方法について語られており、読者が意図された意味を正確に捉えやすくするために、冗談や不要な言葉を省き、本質的な内容にフォーカスすることが重要だと示されています。例えば、「the committee decided to hire the third applicant」という文では、主体である「the committee」を先にしてから行動を述べることで、文章が簡潔かつ明確になります。

💡concise

「concise」とは、文章を短くまとめることを指します。ビデオでは、冗長な表現を避け、意味のある言葉のみを用いて文章を書くことが推奨されています。簡潔さを追求することで、読者の負担を軽減し、より効果的なコミュニケーションが可能になります。例えば、「Erin is a writing teacher」という表現は、「Erin teaches writing」というより簡潔で視覚的に意味のある表現に変えることができます。

💡fluff

「fluff」とは、文章における不要な部分や冗談を指します。ビデオでは、fluffをカットすることで文章を簡潔にし、読者に直接的な情報を提供することができると強調されています。例えば、「This is to inform you」というフレーズは、fluffであり、「We need one more document to complete your file」のように簡潔にすることができます。

💡editing time

「editing time」とは、文章を編集するのにかかる時間を指します。ビデオでは、編集時間を短縮するために、文章を書く際にfluffを避けることが推奨されています。このアプローチは、一から文章を書く段階で問題を解決するため、後で編集する時間を節約できると示しています。

💡visual verbs

「visual verbs」とは、視覚的にイメージしやすく、意味を強調する動詞のことを指します。ビデオでは、視覚的な動詞を使うことで文章をより明確で簡潔にすることができると説明されています。例えば、「welcomes」、「wants」、「requests」という動詞は、「is interested in」よりも視覚的で意味を提供する例として挙げられています。

💡to be verb

「to be verb」とは、英語のbe動詞を指し、「am」「is」「are」「was」「were」などの形態をとります。ビデオでは、to be動詞はfluffを招く傾向があり、情報を提供する能力が乏しいため、できるだけ使用を避けるべきだと指摘されています。その代わりに、「Erin teaches writing」のように、意味を直接伝える動詞を使うことが推奨されています。

💡front load

「front load」とは、文章の先頭に重要な情報を置くことを指します。ビデオでは、主語や主体を先にしてから行動を述べることで、読者に情報を早く提供し、文章を自然に簡潔にすることができると語られています。例えば、「the committee decided to hire the third applicant」という文では、主体の「the committee」を先にしてから決定を述べることで、文章が簡潔になります。

💡meaningful

「meaningful」とは、意味のある、重要な情報を提供するという意味です。ビデオでは、意味のある動詞を使うことによって、文章をより効果的かつ簡潔にすることができると強調されています。例えば、「welcomes」という動詞は、受動態の「is interested in」よりも意味を直接提供する視覚的な動詞です。

💡redundancies

「redundancies」とは、重複した言葉や表現を指します。ビデオでは、冗長な言葉や表現を避けることで文章を簡潔にし、読みやすさを高めることができると説明されています。例えば、「piece of documentation」を単純な「document」に簡略化することで、冗長性を排除しています。

💡writing hacks

「writing hacks」とは、文章を書く際のテクニックや方法を指します。ビデオでは、3つの簡潔なハックを紹介しており、それによって読者の負担を軽減し、効果的なコミュニケーションを促進することができると語られています。これらのハックは、「who」から始める、視覚的な動詞を使う、そしてto be動詞を避けることです。

Highlights

Clear and concise writing is easier on readers and makes the writer proud.

Three quick hacks are introduced to improve writing clarity and conciseness.

Start sentences with 'who' to front-load information and reduce fluff.

Use visual, meaningful verbs to convey information and tone.

Reduce the use of 'to be' verbs like 'is', 'are', 'was', 'were' to avoid unnecessary words.

Front-loading the 'doer' in a sentence naturally eliminates empty words.

Example given: changing 'the decision was made by the committee' to 'the committee decided'.

Verbs are the most powerful part of a sentence for information and tone.

Using verbs like 'welcomes', 'wants', 'requests' instead of 'is interested in'.

Avoid default 'to be' verbs to prevent the need for additional words to convey information.

Example provided: 'Erin is a writing teacher' can be 'Erin teaches writing'.

Rewrite 'You are interested in writing tips' to 'You want writing tips' for conciseness.

Applying the three hacks to a long, wordy sentence to make it more concise.

Transform 'This is to inform you...' to 'We need one more document to complete your file'.

Look for extra words and redundancies to further refine conciseness.

Lead with 'who', follow with a visual verb, and avoid 'to be' verbs for clear writing.

Encouragement to try out the strategies and share feedback in the comments.

Promise of more writing hacks every week on the channel.

Invitation to like, follow, and subscribe for continued learning.

Transcripts

So we know clear and concise writing is easier on  our readers. We know, concise is nice, right? And  

we feel more proud of our writing too, when it's  clear and concise. We feel like we wrote something  

easy to use, easy to read that really conveys the  meaning we intended and without the fluff. 

But the question is, how do we get there? How do we cut that fluff?

And what do we do about all that editing time?

Today, we're going to talk about  three quick hacks you can use to make your writing  

more clear and concise. And they are to start a  sentence with who. Who's doing something. Front load  

that information. Secondly, to use visual verbs,  visual meaningful verbs. And thirdly, to reduce  

using the to be verb, which is words like is  our was and were. Okay, so let's get to work.  

First of all, we want to start with who. We want  to think about who's really doing something in  

this sentence and put them at the beginning. That  accomplishes a couple things for us. First of all,  

it informs our reader sooner. We're front loading  meaning and information so that they don't have  

to wait for it. Secondly, by putting that doer  that who is really doing something in the front,  

that sentence structure naturally reduces  fluff, so you don't have to go in and edit.  

It literally makes the little empty words like is,  are, by, for, in, to, disappear. Let's try an example.  

Imagine a decision has been made. And we have  a sentence that says 'the decision to hire the  

third applicant was made by the committee'. 12 words, it's not a horrible sentence. But who's  

really doing something here? Who's our true doer?  Is it the decision that came in the beginning of  

the sentence? No, it's not. The decision didn't  do anything. Who did something? The committee,  

let's front load them, let's put them in the  front. Then we get the committee decided to  

hire the third applicant. Notice how the  little junky words have just fallen away.  

So number one was start with who? Okay, the  remaining two hacks are both about verbs. And  

that comes as no surprise because you're probably  hearing a lot about verbs in these videos.  

Verbs are the most powerful part of a sentence.  Usually that's where we can provide information  

and tone at the same time. So let's think  about how we can really leverage good verbs  

to make our writing more clear and concise.  And so hack. Number two, is to use verbs that  

provide a visual, verbs that provide meaning.  For example, maybe I have been told in an email,  

Your supervisor is interested in hearing your  feedback. Well, that's nice that she cares about  

my feedback. But the verb there was kind of that  phrase 'is interested in'. Takes up a few words,  

right. And it's not super informative, either.  How about if we change that to your supervisor  

welcomes your feedback, your supervisor wants your  feedback, your supervisor requests your feedback.  

Those all have a different tone to, right? Some  are more inviting than others, some are more  

conveying a sense of requirement than others, but  all of them are more concise than the original.  

Okay, third hacks fits with the second hack. So  just as we want to use visual meaningful verbs,  

there are also some verbs we want to avoid and  reduce using, if possible, because they tend  

to bring fluff. And those are the 'to be' verbs.  Words like is, are, was, were, will be, has been,  

and many more. Those are often our default  verb in a sentence. And that's just a habit  

we've picked up over the years, probably  from some of the requirements in school.  

But at this point, that 'to be' verb does not  really convey information. Because for example,  

can you imagine somebody issing? Not really.  And because the is does not convey information, it  

only stands to reason that we then have to bring  in more words to actually provide information.  

A couple quick examples. If we could talk about  me and you, I could say Erin is a writing teacher  

Erin is a writing teacher. And I described  myself as is. And you don't learn too much.  

But we then added the words about writing teachers so you can learn them.

But what if I did it right away?

Erin teaches writing. Instead of is I could  have gone right to the verb that conveys meaning  

and that's visual and reduce that is and  reduce that clutter. Now let's go to your  

side of things. You are interested in writing  tips. You are interested in writing tips.  

There's a verb for that you want writing tips. That's a lot more concise way to write.

So let's put it all together with one long wordy sentence and see how these three hacks would help.

Imagine a sentence where you've received perhaps an email or a letter. And it says, This is to inform  

you that we are waiting on one more piece of  documentation in order to complete your file.  

Kind of a long sentence, right? So let's see what  we can do by just using these three hacks. Okay,  

who's doing something? Well, in that sentence,  it's weak. We are waiting on. Let's put that we in  

the front. Second hack, use a visual verb instead  of 'are' right? Instead of are waiting on maybe we  

could say want, maybe we could say need, maybe we can say require.

And we can reduce the sentence in similar ways,

said that we end up with, We need one  more documents to complete your file.  

Notice I've also reduced some of those side fluff. Instead of saying piece of documentation. I said the one word  

version document. Instead of saying in order to, I  said the one word version to. So you want to look  

for these sort of extra words and redundancies  as well. But the top three ways to just prevent  

them from existing in the first place, are  lead with who, follow that with a visual verb  

and avoid using the verb to be as much as you can.  So let me know how it goes in the comments.   

Try out these strategies. See if your writing feels  more clear and concise. And let me know what else  

you want to learn too. Keep following our channel.  I'm gonna bring you more writing hacks every week.  

And if you like what you're learning, please  like, follow, and subscribe. Until next time.