10 tips para auditar tus procesos

Procem Consultores

1 Nov 202006:41

Summary

TLDREl video ofrece 10 valiosos consejos para auditores internos y externos que buscan mejorar la eficiencia y efectividad en su trabajo. Empieza con la importancia de la planificación, destacando que no es solo una lista de tareas, sino que debe estar enlazada a objetivos y recursos. Se recomienda evitar una lista rígida de preguntas para permitir una exploración más profunda. Se enfatiza la necesidad de definir criterios de auditoría, documentar evidencias para respaldar hallazgos y compartir los mismos con los auditados para evitar sorpresas. La flexibilidad en la planificación, establecer expectativas claras en las respuestas, respetar los tiempos y seguir el progreso de las acciones correctivas son aspectos clave. Finalmente, se sugiere que los auditores soliciten retroalimentación al auditado para mejorar sus propias tácticas, y se menciona la herramienta en línea de coach para auditoría que sigue los lineamientos de la norma ISO 19011:2018.

Takeaways

📈 Planifica tu auditoría meticulosamente, vinculando objetivos, recursos y actividades para alcanzarlos.
📝 No crees una lista de preguntas rígida; permite la profundidad y flexibilidad en la auditoría.
🎯 Define un criterio de auditoría claro para enfocar tus esfuerzos y alcanzar los objetivos.
📚 Documenta las evidencias para respaldar tus hallazgos y ayudar en la mejora continua.
🗣️ Comparte los hallazgos con los auditados de manera clara y abierta para evitar sorpresas.
🔄 Mantén flexibilidad en la planificación ante eventos imprevistos para adaptarte a las circunstancias.
📋 Establece las respuestas esperadas de los auditados para una auditoría más eficiente.
⏰ Respeta los tiempos establecidos y asegura una auditoría eficiente y respetuosa.
🔄 Realiza un seguimiento de los hallazgos para asegurar la implementación de acciones correctivas.
💌 Envía una evaluación al auditado para recibir retroalimentación y mejorar la auditoría.
🚀 Convertirse en auditor con la ayuda de herramientas y entrenamientos especializados para perfeccionar las tácticas de auditoría.

Q & A

¿Qué es el primer tip para una auditoría eficiente y por qué es importante?
-El primer tip es planificar la auditoría, lo cual implica definir objetivos, recursos y actividades para alcanzarlos. Es importante porque garantiza una auditoría estructurada y enfocada en objetivos específicos, evitando la improvisación y mejorando la eficacia del proceso.
¿Por qué es recomendable no hacer una lista de preguntas preconcebidas para la auditoría?
-No se debe hacer una lista de preguntas preconcebidas porque esto puede limitar la capacidad de profundizar en observaciones inesperadas y puede llevar a una auditoría que no es flexible. El objetivo principal es apoyar la mejora de los procesos y no simplemente cumplir con una tarea.
¿Qué se entiende por definir un criterio de auditoría y cómo ayuda a la eficacia del proceso?
-Definir un criterio de auditoría significa establecer en qué se centrará la auditoría, como los resultados de objetivos, medición de riesgos, retroalimentación de clientes, etc. Esto ayuda a enfocar los recursos y esfuerzos en áreas específicas, mejorando la eficacia y permitiendo un análisis más profundo de los procesos auditados.
¿Por qué es esencial documentar las evidencias durante una auditoría y cómo deben ser utilizadas?
-Es esencial documentar las evidencias ya que respaldan los hallazgos del auditor y proporcionan confianza en la gestión de los procesos. Las evidencias deben ser utilizadas para apoyar los hallazgos y no para culpar a alguien, ayudándolo a establecer acciones correctivas y abordar no conformidades.
Explique la importancia de compartir los hallazgos con los auditados y cómo esto afecta la relación auditor-auditado.
-Compartir los hallazgos con los auditados es importante para evitar sorpresas y para fomentar una comunicación abierta y honesta. Esto ayuda a crear un ambiente de confianza y respeto, reduciendo la tensión y permitiendo un mejor trabajo en equipo para lograr los resultados esperados.
¿Qué se entiende por flexibilidad en la planificación de la auditoría y por qué es necesaria?
-La flexibilidad en la planificación de la auditoría implica adaptarse a eventos imprevistos que pueden surgir durante el proceso. Es necesaria para mantener un buen clima laboral y un equipo de trabajo eficiente, mostrando empatía con el auditado y comunicando cualquier cambio al líder del equipo de auditoría.
¿Qué se espera que el auditor defina en términos de respuestas期待收到的审计回答？
-El auditor debe definir las respuestas que espera recibir del auditado, como indicadores medidos y resultados de procesos, para asegurar una conducción efectiva de la auditoría y profundizar en los hallazgos de manera adecuada.
¿Por qué es importante respetar los tiempos establecidos durante una auditoría y cómo debe ser gestionado?
-Respetar los tiempos establecidos es crucial para no interferir con las actividades diarias del auditado y asegurar una auditoría eficiente. Los auditores deben ser eficientes en la obtención de hallazgos y documentar cualquier tiempo adicional requerido en el informe de auditoría.
¿Qué implica dar seguimiento a los hallazgos una vez concluida la auditoría y cómo se debe hacer?
-Dar seguimiento a los hallazgos implica asegurarse de que se hayan establecido y cumplido las acciones correctivas. Se debe hacer según el tiempo establecido con el auditado, con resoluciones listas para la nueva auditoría, asegurando el cierre de no conformidades.
¿Qué es la evaluación al auto y cómo puede mejorar el desempeño del auditor?
-La evaluación al auto es un proceso en el que el auditor envía una hoja de evaluación al auditado para recibir retroalimentación sobre su gestión. Esto permite al auditor mejorar continuamente sus tácticas y desempeño, adaptándose a las mejores prácticas y mejorando la calidad de las auditorías.

Outlines

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📈 Planificación de la Auditoría: La clave para un buen comienzo

Este primer párrafo aborda la importancia de la planificación en la ejecución de una auditoría. Se destaca que la planificación va más allá de una lista de tareas; está vinculada a un objetivo y define los recursos y actividades necesarios para alcanzarlo. Se enfatiza la necesidad de comunicar el plan con el equipo y con los auditados para que estén al tanto de los objetivos y resultados esperados.

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📝 Definición de Criterios y Documentación de Evidencias

El tercer párrafo se enfoca en la definición de criterios de auditoría y la documentación de evidencias. Se recomienda a los auditores establecer criterios claros para los procesos que deseen auditar, como los resultados de objetivos, medición de riesgos, entre otros. Además, se destaca la importancia de las evidencias para respaldar los hallazgos y apoyar al auditado en la implementación de acciones correctivas.

🤝 Compartir Hallazgos y Comunicación Efectiva

El cuarto párrafo habla sobre la importancia de compartir los hallazgos con los auditados al final de la auditoría. Se insiste en la comunicación abierta para evitar sorpresas y se recomienda un trato cordial y respetuoso que fomente la confianza y reduzca la tensión en el proceso de auditoría.

🔄 Flexibilidad en la Planificación y Adaptación a Imprevistos

El quinto párrafo aborda la flexibilidad en la planificación de la auditoría y cómo adaptarse a eventos imprevistos. Se mencionan posibles imprevistos y se enfatiza la importancia de ser flexible y empático en tales situaciones, y de comunicar prontamente los cambios al líder de la auditoría.

⏱ Respeto al Tiempo y Eficiencia en la Auditoría

El sexto párrafo destaca la importancia de respetar el tiempo establecido para la auditoría y ser eficientes en la obtención de los hallazgos. Se sugiere documentar cualquier evento que requiera la conclusión temprana de la auditoría y determinar si es necesario repetirla.

🔄 Seguimiento de Hallazgos y Mejora Continua

El séptimo párrafo se centra en la necesidad de seguir los hallazgos una vez concluida la auditoría. Se resalta que el trabajo del auditor no termina con la auditoría, sino que incluye asegurar que las acciones correctivas estén establecidas y seguidas según lo acordado.

📋 Envío de Evaluación y Retroalimentación Constructiva

El octavo párrafo menciona la importancia de que el auditor envíe una evaluación al auditado para recibir retroalimentación sobre su gestión. Esta práctica permite al auditor mejorar continuamente y al líder de auditoría conocer el desempeño del equipo.

📚 Formación y Perfeccionamiento en Técnicas de Auditoría

El segundo párrafo finaliza con una oferta de capacitación y perfeccionamiento en técnicas de auditoría, alineadas con la norma ISO 19011:2018. Se invita a los lectores a convertirse en auditores con la ayuda de la herramienta online de auditoría mencionada, para mejorar sus habilidades y tácticas.

Mindmap

Keywords

💡Planificación de auditoría

La planificación de auditoría es el proceso de establecer los objetivos, recursos y actividades necesarias para llevar a cabo una auditoría exitosa. En el video, se destaca que la planificación no es simplemente hacer una lista de tareas, sino que debe estar enlazada a objetivos específicos y contar con la participación de todo el equipo de auditoría y el auditado.

💡Guión de preguntas

Un guión de preguntas es una lista estructurada de inquires que se realizarán durante una auditoría. En el contexto del video, se recomienda no seguir estrictamente un guión de preguntas para no limitar la capacidad de profundizar en hallazgos significativos que puedan surgir durante la auditoría.

💡Criterio de auditoría

El criterio de auditoría son los estándares o indicadores que se utilizan para evaluar un proceso o sistema. En el video, se sugiere que los auditores deben definir un criterio para cada proceso que deseen auditar, como los resultados de objetivos, medición de riesgos, entre otros, para asegurar una auditoría más enfocada y efectiva.

💡Documentación de evidencias

La documentación de evidencias es la recopilación de información que respalda los hallazgos del auditor. En el video, se enfatiza la importancia de que las evidencias sean objetivas y no se utilicen para culpar, sino para apoyar a la gestión en la identificación de acciones correctivas.

💡Compartir hallazgos

Compartir los hallazgos es la práctica de comunicar los resultados de la auditoría con los involucrados. El video subraya la importancia de compartir los hallazgos de manera oportuna para evitar sorpresas y fomentar un ambiente de comunicación abierta y transparente.

💡Flexibilidad en la auditoría

La flexibilidad en la auditoría hace referencia a la capacidad de adaptarse a eventos imprevistos sin comprometer la calidad del trabajo auditivo. En el video, se menciona que los auditores deben ser flexibles y emprendedores ante situaciones inesperadas, como emergencias o cambios en el plan inicial.

💡Establecer respuestas esperadas

Establecer respuestas esperadas implica definir lo que se espera obtener de los auditados en respuesta a las preguntas del auditor. El video sugiere que el auditor debe tener una idea clara de lo que constituye una buena respuesta, lo que permite una mayor eficacia en la realización de la auditoría.

💡Respeto de tiempos

Respeto de tiempos es la consideración de los horarios y la programación de trabajo tanto del auditor como del auditado. El video indica que los auditores deben ser eficientes y respetar el tiempo asignado para la auditoría, asegurando que tanto ellos como los auditados puedan cumplir con sus responsabilidades.

💡Seguimiento de hallazgos

El seguimiento de hallazgos es el proceso de verificar si las acciones correctivas han sido implementadas y son efectivas después de la auditoría. El video enfatiza la necesidad de un seguimiento riguroso para asegurar la mejora continua y el cierre de las no conformidades identificadas.

💡Evaluación del auditor

La evaluación del auditor es el proceso mediante el cual el auditado proporciona retroalimentación sobre el desempeño del auditor. En el video, se destaca que esta evaluación es crucial para el mejoramiento continuo del auditor y para que el líder del equipo de auditoría conozca el rendimiento de su equipo.

💡Coach online de auditoría

El coach online de auditoría es una herramienta que ofrece sesiones de formación ilimitadas y herramientas prácticas para mejorar las tácticas de auditoría. En el video, se presenta como una opción para quienes deseen convertirse en auditores y perfeccionar sus habilidades siguiendo los lineamientos de la norma ISO 19011:2018.

Highlights

Planifica tu auditoría teniendo en cuenta objetivos, recursos y actividades.

Comunica la planificación con el auditado para evitar sorpresas.

No hagas una lista de preguntas fijas; deja espacio para la profundidad.

Define un criterio de auditoría para enfocar en aspectos específicos.

Documenta las evidencias para respaldar los hallazgos del auditor.

Las evidencias deben ayudar a establecer acciones correctivas, no a reprender.

Comparte los hallazgos con los auditados para fomentar la comunicación abierta.

Mantén flexibilidad en la planificación ante eventos imprevistos.

Establece la respuesta esperada de los auditados para mejorar la eficacia.

Respeta los tiempos establecidos y sé eficiente en la obtención de hallazgos.

Da seguimiento a los hallazgos para asegurar la implementación de acciones correctivas.

Envía una evaluación al auditado para recibir retroalimentación sobre la gestión del auditor.

Utiliza herramientas prácticas y sesiones de formación para mejorar las tácticas de auditoría.

El propósito de la auditoría es apoyar la mejora continua de los procesos de la empresa.

La auditoría debe ser planificada y comunicada con el equipo y el auditado.

La flexibilidad es clave en la planificación de la auditoría ante posibles imprevistos.

El auditor debe ser empático y comunicativo para fomentar un buen clima laboral.

Es fundamental respetar el tiempo y ser eficiente durante la auditoría.

La retroalimentación es esencial para mejorar la gestión y el desempeño del equipo de auditoría.

La auditoría debe seguir los lineamientos de la norma ISO 19011:2018.