Guida a Microsoft Planner: COMPLETA e gratis!
Summary
TLDRThe video script provides an in-depth walkthrough of Microsoft Planner, a collaborative task management tool within the Microsoft 365 suite. It emphasizes Planner's flexibility in categorizing tasks into 'Buckets' and its real-time collaboration features, allowing users to assign, complete, and manage tasks efficiently. The interface is highlighted for its graphical representation of tasks, with options to filter, group, and view activities in various ways, including a calendar view for scheduling. Integration with other Microsoft 365 services such as Teams and SharePoint is discussed, showcasing how Planner can be seamlessly used within Teams for project management and within SharePoint sites to manage documents and project updates. The script also mentions the 'Tasks by Planner' app for a unified view of assigned and personal tasks. Finally, it references a specific course for comprehensive training on Planner's functionalities, ideal for businesses looking to enhance their project management capabilities.
Takeaways
- 📈 Microsoft Planner is a tool within Microsoft 365 used for collaborative task management across teams, projects, initiatives, or departments.
- 🔍 Planner doesn't require a specific license and is accessible through common Microsoft 365 licenses such as Business Basic, Business Standard, Business Premium, and Enterprise licenses.
- 📑 The user interface of Planner is designed with a main board displaying tasks categorized into 'Buckets', which are customizable categories for tasks.
- 🎯 Tasks within Planner can be assigned, have deadlines, and can be moved between different Buckets, offering flexibility in task management.
- 👥 Collaboration is central to Planner, allowing team members to assign tasks to each other, track progress, and manage work collectively.
- 📆 Tasks in Planner can be organized by due date, priority, and can include sub-tasks or checklists for detailed planning.
- 🖍 Users can add notes, attachments, and comments to tasks, enhancing collaboration and communication within the team.
- 📊 Planner integrates with other Microsoft 365 tools, allowing for task management alongside document storage in SharePoint and communication in Teams.
- 📅 The 'Schedule' view in Planner provides a calendar interface to visualize tasks with due dates, aligning with traditional project management views.
- 📝 Tasks by Planner and To Do is a personal app within Teams that consolidates all assigned tasks and personal to-dos in one dashboard for individual users.
- 📚 SharePoint integration allows for a Planner web part to be added to a SharePoint site, displaying tasks or charts from a plan for project management purposes.
- 📈 There is a specific training course available for in-depth use of Planner within Teams, aimed at businesses looking to roll out Planner for project management company-wide.
Q & A
What is Microsoft Planner and how does it integrate with Microsoft 365?
-Microsoft Planner is a task management tool within the Microsoft 365 suite that is used for collaborative activity management. It allows for the organization and planning of project activities, specific initiatives, or departmental tasks. It integrates with Microsoft 365 through common licenses such as Business Basic, Business Standard, Business Premium, and Enterprise licenses.
How can users access Microsoft Planner?
-Users can access Microsoft Planner by going to tasks.office.com for a direct access or through office.com, which is a hub for all Microsoft 365 applications.
What is a 'Bucket' in Microsoft Planner and how is it used?
-A 'Bucket' in Microsoft Planner is a category for tasks. It allows users to categorize their tasks and provides great flexibility in managing one's work plan. Users can create, name, and organize tasks within these Buckets, and even move tasks between different Buckets.
How does Microsoft Planner facilitate collaboration?
-Microsoft Planner facilitates collaboration by allowing a group of people to work together on tasks. Users can assign tasks to each other, track progress, and manage tasks collectively. It also provides real-time updates so all team members are informed about the latest changes.
What are 'Labels' in Microsoft Planner and how can they be used?
-Labels in Microsoft Planner are a way to categorize tasks with user-defined tags. They can be color-coded and used to filter and organize tasks. Labels can represent various attributes such as priority levels or specific subcategories of tasks within a project.
How can users create a new task in Microsoft Planner?
-To create a new task in Microsoft Planner, users can click on 'Add Task', specify the task title, and optionally set a due date and assignee. Once these operations are completed, they can click on 'Add' to include the task in the plan.
What is the purpose of the 'Checklist' feature in Microsoft Planner?
-The 'Checklist' feature in Microsoft Planner allows users to add a list of subtasks within a main task. This helps in breaking down larger tasks into smaller, manageable steps that can be tracked individually.
How does Microsoft Planner handle task assignments and notifications?
-When a task is assigned in Microsoft Planner, the assignee receives an email notification. Additionally, if there are upcoming due dates, the assignee also receives reminder emails from Planner, ensuring they are aware of impending deadlines.
What are the different views available in Microsoft Planner to organize tasks?
-Microsoft Planner offers various views to organize tasks, including a board view that can be grouped and filtered in different ways, a chart view that provides a graphical representation of task statuses, a list view for a tabular presentation of tasks, and a schedule view that presents tasks in a calendar layout.
How is Microsoft Planner integrated with Microsoft Teams?
-Microsoft Planner integrates with Microsoft Teams by creating a Microsoft 365 group when a new plan is created. This group can be used within Teams for collaboration, and Planner tasks can be accessed directly within the Teams interface. It also allows for notifications and updates within the Teams platform.
What is the role of SharePoint in the context of Microsoft Planner?
-SharePoint is integrated with Microsoft Planner by allowing a specific web part called 'Planner' to be added to SharePoint sites. This enables the visualization of tasks from a specific plan in a board view or the publication of data summaries from Planner's charts on the SharePoint site.
How can companies train their employees to use Microsoft Planner?
-Companies can provide training to their employees on using Microsoft Planner through specific courses available on platforms like Office 365 Italia. These courses offer detailed training on using Planner within Teams, including real-use cases and scenarios for project management and collaboration.
Outlines
😀 Introduction to Microsoft Planner
This paragraph introduces Microsoft Planner as a collaborative task management tool within Microsoft 365. It is used for managing activities in a group setting, suitable for project tasks, specific initiatives, or departmental planning. The tool is part of the Microsoft 365 suite and does not require a separate license, being accessible through common licenses like Business Basic, Business Standard, and Enterprise licenses. The interface is explored, highlighting how tasks are categorized into 'Buckets' which are customizable categories, emphasizing Planner's flexibility in work management. The graphical interface includes a main board for tasks and categories, a high-level view for people involved, a detailed member view, a filter panel for task management, and a menu for creating new plans and accessing the home page which consolidates all assigned tasks.
📅 Task Creation and Details in Microsoft Planner
The paragraph explains how to create a new task in Microsoft Planner. Users can add a task by specifying a title, optionally setting a due date and assignee. Once created, users can access additional information to enrich the task, such as modifying the title, adding notes, setting the progress status, defining priority, and specifying recurring tasks. Users can also set a start date and due date, categorize tasks with customizable 'Labels' which are color-coded for easy identification, and add attachments. The paragraph also discusses the integration of Planner with other Microsoft 365 tools, such as the ability to upload files from the computer, link external resources, or retrieve files from Teams.
📝 Collaboration and Task Management Features
This section delves into the collaborative features of Planner, including the ability to add comments for active, real-time collaboration on project tasks. It also covers the option to add a checklist of subtasks within a task, visually representing the completion status of each subtask. Users can manage the order of subtasks and choose what details to display on the task card, such as notes or the checklist. The paragraph also mentions the assignment feature, where task assignees receive email notifications, and the reminder emails sent by Planner for upcoming deadlines. Different views for task presentation, such as the board view with various groupings and filters, are also discussed.
📊 Visual Representations and Agile Management
The paragraph describes various ways to visually represent tasks in Planner. It mentions the board view that can be grouped and filtered in multiple ways, such as by progress, assignment, due dates, and labels. This includes a Kanban board view for agile project management, a list view for detailed task inspection, and a calendar view called 'Schedule' for tasks with deadlines. The Charts view is also highlighted, allowing users to see tasks divided by status and other categorizations, providing a graphical overview of progress and assignments.
🔄 Integration with Microsoft Teams
This section discusses the integration of Planner with Microsoft Teams. When a new Planner is created, it also generates a Microsoft 365 group, which can be used to collaborate within Teams. Planner tasks can be accessed within Teams, and users receive notifications for task assignments and deadlines. The paragraph also explains that Planner can be added as a tab within any Microsoft 365 group, allowing for the management of multiple plans within a group. Additionally, the Tasks by Planner app is introduced as a personal dashboard for managing all assigned tasks and personal to-dos within Teams.
📚 SharePoint Integration and Training Resources
The final paragraph covers the integration of Planner with SharePoint, a document management and intranet portal creation tool within Microsoft 365. When a new Planner is created, a SharePoint site is also made available for group members to use. The integration allows users to add a Planner web part to SharePoint pages, displaying tasks in a board view or publishing data summaries from Planner charts. The paragraph concludes with information about a specific training course for Planner available at Office 365 Italia, aimed at companies wanting to roll out Planner for project management and collaboration among employees.
Mindmap
Keywords
💡Microsoft Planner
💡Bucket
💡Collaborative
💡Task
💡Microsoft 365 Licenses
💡Activity Management
💡Integration with Teams
💡Labels
💡Task Assignment
💡Real-time Updates
💡Task Reminders
Highlights
Microsoft Planner is a collaborative task management tool within the Microsoft 365 suite.
Planner is accessible through various Microsoft 365 licenses, including Business and Enterprise editions.
Users can categorize tasks into 'Buckets', which are customizable categories for task management.
The interface of Planner presents a main board where tasks and categories (Buckets) are visually organized.
Tasks can be assigned, moved between Buckets, and collaborated on by team members in real-time.
Planner includes a detailed filter panel to manage and view tasks effectively, especially in busy boards.
Users can create new plans and tasks, set due dates, and assign responsibilities within a project.
Tasks can be enriched with additional information such as notes, progress status, priority, and recurrence.
Planner allows for the creation of custom Labels for further categorization and visual representation of tasks.
Integration with other Microsoft 365 tools like Teams and SharePoint is seamless, enhancing collaboration and resource sharing.
Files and resources can be attached to tasks, including links to external resources or files from Teams.
Comments can be added to tasks for active collaboration and communication between team members.
Subtasks can be listed and managed within the main task, providing a clear overview of all required steps.
Planner supports real-time updates, ensuring all team members have access to the latest information on task progress.
Email notifications are sent for task assignments and reminders, keeping team members informed and engaged.
Visual representations such as charts and calendars are available for a comprehensive view of task statuses and deadlines.
The 'Schedule' view in Planner provides a calendar layout to visualize tasks with due dates, aligning with traditional project management views.
Microsoft Planner can be integrated with a Microsoft 365 group, allowing for a unified platform for communication, file sharing, and task management.
The 'Tasks by Planner' app offers a personal dashboard for managing all assigned tasks and plans in one place.
SharePoint integration allows for adding a Planner web part to SharePoint sites, enhancing project site functionality with task management capabilities.
Transcripts
oggi vediamo Microsoft planner lo
strumento di Microsoft 365 che viene
utilizzato per la gestione delle
attività in un gruppo di persone quindi
una gestione delle attività
collaborativa per le attività di
progetto e le attività su una specifica
iniziativa o anche per un planning e
delle attività di uno specifico
dipartimento magari perché no anche più
ad alto livello di tutta l'azienda
Runner fa parte della suite di Microsoft
365 da diversi anni ormai non ha una
licenza specifica Ma viene utilizzato
tramite le licenze più classiche che ci
sono all'interno di Microsoft 365 per
cui è presente nelle licenze business le
business Basic le business standard
delle business Premium è presente anche
all'interno delle licenze Enterprise
quindi le varie 1 e 3 e 5 e così via Ok
partiamo subito e vediamo nel primo
punto che riguarda interfaccia grafica
quindi vediamo effettivamente Come si
presenta planner ha gli utenti finali Ok
spostiamoci all'interno del mio schermo
planner lo possiamo raggiungere
dall’indirizzo tasks punto office.com
quindi per un accesso diretto oppure
chiaramente tramite office.com che è un
po' Lab di tutte le applicazioni di
Microsoft 365 Ok
planner si presenta in questo modo di
fatto le attività e questa è la sua
caratteristica principale vengono divise
in quelli che lui chiama dei Bucket un
Bucket non è nient'altro che una
categoria dell'attività ok
la singola attività poi può avere tutta
una serie di informazioni a chi ha
segnato lo Stato e la sottocategoria la
data di scadenza e così via Però diciamo
che appunto il concetto principale di
questa interfaccia è che queste attività
vengono divise appunto per categoria le
categorie le trovate qua su in alto sono
quelli che appunto planner Chiama Bucket
un Bucket Io lo posso creare da zero lo
posso nominare come voglio e questo è
diciamo il punto forte di planner perché
ci dà estrema elasticità Per quanto
riguarda la gestione del mio piano di
lavoro Ok una volta che
ho creato un Bucket o posso creare
un'attività all'interno di un singolo
Bucket e posso poi spostare diciamo le
attività tra un Bucket e l'altro Ok in
questo modo io riesco influenzare la mia
gestione collaborativa delle attività
all'interno del prodotto Ok quindi
l'interfaccia grafica che cosa presenta
presenta la board principale Ok Dove
appunto Ci sono attività e categoria
Bucket presenta poi un un'area in alto
che mi permette di cambiare tra una
visualizzazione e l'altra ci sono delle
aree di riepilogo delle attività in
maniera grafica c'è un'area di
schedulazione con un calendario e così
via ma adesso vedremo tutto quanto qua
su in alto ho la visualizzazione Di chi
sono le persone che insieme a me
collaborano in queste attività perché
come vi dicevo planner uno strumento di
gestione delle attività in maniera
collaborativa quindi Di fatto si tratta
di una sorta di piccolo gruppo di
persone che lavorano insieme e si
gestiscono le attività fra di loro se le
assegnano se le completano e così via
sempre qua su in alto a destra poi
vediamo una visualizzazione dei membri
diciamo più dettagliata e perché qua se
ne vedono solo un tot siano solo 4 però
in quei gruppi in cui ci sono tanti
utenti se ne vedono mi pare 5 o 6 e poi
ci sono i puntini puntini c'è la
possibilità poi di utilizzare un
pannello di filtri molto dettagliato che
mi permette di filtrare poi le attività
che vedo nell'area principale nell'area
di lavoro questo è super utile quando
avete tante attività da gestire
all'interno del vostro planner infine ho
la possibilità di vedere le attività con
questo menu di raggruppamento appunto
raggruppate per alcune delle proprietà
della singola attività sulla sinistra ho
un po' quello che è il menù il menù mi
permette innanzitutto di creare un nuovo
piano un piano in planner si tratta
semplicemente di questo gruppetto di
persone con le relative attività
posso poi accedere all'home page di
tutto planner Dove vedo tutti i piani a
cui Io partecipo e poi ho una
visualizzazione in cui planner mi
raggruppa in un punto unico tutte le
attività che sono assegnate a me qui
sulla sinistra ho Invece tutti i piani
principali che che uso di più sia quelli
che ho messo in evidenza adesso io non
ne ho nessuno Sia a tutti gli altri che
adesso ho nascosto perché qui c'erano
tutti i nostri piani e non volevo
condividerli con tutti bene Andiamo
avanti e vediamo quindi come possiamo
creare una nuova attività all'interno di
Microsoft planner per le mie attività di
progetto ok
benissimo creare una nuova attività è
veramente semplice si fa clic su Add
Task si specifica il titolo della
attività
Ok
opzionalmente Posso settare la data di
scadenza la new date e anche
l'assegnatario quindi chi è che si deve
occupare di questa attività in questo
caso metto me stesso Una volta che ho
completato queste operazioni
semplicemente faccio clic su addasc per
aggiungere la mia attività all'interno
del Piano Ok
l'attività Però in realtà non è fatta
solo di questi tre campi ma anzi
cliccando sopra il titolo dell'attività
ho la possibilità di accedere a tutta
una serie di informazioni che vanno ad
arricchire No la mia attività prima di
tutto posso Vabbè Ovviamente sempre è
modificare il titolo posso aggiungere
delle note posso decidere diciamo qual è
lo stato di avanzamento di questa
attività Cioè se non è ancora iniziata
Se in progress Se invece è completata
posso definire una priorità posso
definire anche delle attività che si
ripetono nel tempo questa è una
funzionalità molto carina e poi a fini
diciamo anagrafici posso anche decidere
di specificare la data in cui deve
iniziare questa
attività come la data di scadenza la
dudate di cui parlavamo prima oltre a
questa molto carino ho la possibilità di
specificare una ulteriore categoria
abbiamo detto che
il Bucket di fatto è una prima
categorizzazione della categoria della
dell'attività che voi potete decidere di
creare a vostro piacimento vedrete
nell'utilizzo di planner nella vostra
quotidianità che è molto utile andare a
settare queste Label queste Label sono
una sorta di sottocategoria che su cui
anche potete fare una un inserimento
multipla e che vengono rappresentate da
queste iconcine colorate in queste Sì
playsolder colorati e che è molto
importante potete modificare Quando
volete lui all'inizio vi da tutta una
serie di Label con il nome del colore Ma
come vedete
non avete diciamo limiti a modificarle e
mettere la Label che preferite in questo
caso io ho messo il colore rosso per
un'attività che decido che è importante
oppure ho messo altri esempi per
specificare il tipo di attività
all'interno del mio progetto ok E qui
nel senso potete veramente sbizzarrirvi
non c'è non c'è veramente limite se non
il numero massimo di questi colori
quindi per esempio state attenti quando
Scegliete il tipo di informazione che
volete assegnare a queste Label colorate
perché per esempio se decidete di non so
assegnare il nome del cliente No per
fare una gestione delle attività su più
clienti no magari di un dipartimento di
di marketing di sviluppo quello che
volete e sappiate che man mano che vi
aggiungono Vi si aggiungono clienti qui
dovete diciamo continuare a modificare
no Le Label di tutte di tutte queste
legate a tutti questi colori e dopo un
po' finiscono non si possono aggiungere
quindi Queste sono fisse
altro altra opzione invece quella di
legare queste queste Label a
informazioni come appunto non so la
priorità che va beh c'è qui però in
questo modo possiamo mettere no più
attenzione sul sull'attività oppure
Appunto su specifiche sottocategorie di
attività del mio progetto Ok in questo
caso io la segno come importante e
l'assegno Anche su su branding vedete
che la selezione della sottocategoria
può essere anche multipla la cosa bella
è che ogni aggiornamento che io faccio
alla mia attività viene reso Vedete qui
sotto disponibile in tempo reale anche
per tutti i miei colleghi
oltre a queste informazioni ho la
possibilità ovviamente di aggiungere
degli allegati e qui ci sono alcune
prime integrazioni che planner ha con
gli altri strumenti di Microsoft 365 per
cui è vero che da una parte posso fare
l'uplode di allegati dal mio computer o
magari linkando una risorsa esterna una
risorsa pubblica un sito quello che
volete oppure posso prendere dei file
che sono presenti all'interno di teams e
voi qui Mi direte quale teams no quale
gruppo teams io posso utilizzare per
recuperare i file Ecco qui diciamo
anticipiamo un argomento che poi
tratteremo anche tra un po' che è il
legame che planner era con teams di
fatto quando create un nuovo piano
all'interno di planner State creando
anche un gruppo Microsoft 365 Dove
andrete poi a mettere i membri che
dovranno collaborare con voi all'interno
di planner ecco di questo gruppo può
essere utilizzato anche come un gruppo
teams e come sapete ogni gruppo Tim sta
sotto un sito sharepoint dove poi andate
a mettere i vostri file Questo è un po'
il giro
poi ho la possibilità di aggiungere
commenti alle mie attività e questo è
perfetto per fare una collaborazione no
attiva in tempo reale sulle attività di
progetto con con tutti i miei colleghi e
far sì che tutti siano a conoscenza di
quello che ci sia scambiato Magari con
uno specifico collega che sta seguendo
una specifica attività e infine ho la
possibilità di aggiungere una sorta di
lista di sotto attività
e quindi
lui la chiama checklist e qui posso
andare a mettere tutte le scritte che
voglio devo fare quella questa altro
e così via ok
È molto carino la possibilità di come
vedete aggiungere o meno questa lista di
sotto attività direttamente nella
preview della mia della mia attività
all'interno della board questo perché è
carino perché Innanzitutto tutti vedono
il dettaglio completo della mia attività
quindi il titolo e poi le sotto attività
e soprattutto posso andare a smarcarle
direttamente all'interno della board
senza aprire il dettaglio dell'attività
e questo è molto molto utile Ok
ritorniamo all'interno della della mia
del mio dettaglio dell'attività e
vediamo che questa checklist è carina
perché Innanzitutto vedo visivamente
quelle sono le attività completate e
quelle No ho una una barra che poi mi fa
vedere anche in maniera grafica
l'avanzamento di questa checklist quindi
di questo è sotto attività che
solitamente è molto utile e infine posso
gestire anche una sorta di ordinamento
vedete E se metto la manina in queste in
questi puntini è possibile spostare le
attività in alto o in basso
all'interno della Card io posso anche
decidere di vedere altre tipologie di
contenuti perché per esempio
se metto delle note
ho la possibilità di
far visualizzare queste note all'interno
della card al posto che la mia checklist
E questa non esclude l'altra vedete
Quindi o ho le note Oppure ho la card o
le checklist ok
sempre questa preview viene anche
diciamo arricchita potenzialmente da gli
allegati che andrete a mettere c'è la
possibilità di dire di mettere nella
preview della card magari l'immagine che
viene allegata oppure la preview del
documento che viene allegato alla vostra
attività qui a vostra scelta serve
Queste sono tutte diciamo impostazioni
che servono per facilitare la lettura
della board è da persone che a cui non
sono state assegnate queste attività ok
l'assegnazione dell'attività come ho
fatto prima porta poi l'invio di email
quindi la persona che riceve quindi
l'assegnatario riceve l'attività a suo
carico riceve anche un messaggio email e
molto importante nel caso in cui ci
siano delle due date Quindi mettiamo una
dodate a domani Io ricevo anche una mail
di reminder da planner che mi dice
Guarda che in questa settimana c'è hai
un'attività in scadenza Ok e questo è
molto molto utile
bene Andiamo avanti e vediamo un altro
argomento che riguarda sempre il nostro
prodotto di gestione delle attività che
riguarda le visualizzazioni Eh sì perché
come vi dicevo la board principale con
le attività non è l'unico modo in cui
voi potete presentare le attività
all'interno di planner ma ce ne sono
diversi altri vediamole nel dettaglio
allora punto numero 1 la board può
essere raggruppata e filtrata in diverse
maniere il raggruppamenti come dicevo
All'inizio li trovate quassù in alto a
destra e hanno una valenza veramente
molto molto importante perché
innanzitutto se faccio un
raggruppamento per progresso
Accedo a quella che nel nella
metodologia agile si chiama canban board
cioè
una board dove io vedo a Colpo d'occhio
chi sta facendo cosa e soprattutto Quali
sono le attività in corso e quelle
completate vedete ho Tre Colonne una con
le attività non completate una con le
attività in corso e una con le attività
completate e qui il concetto è che
quando magari ci sono attività che non
sono iniziate la persona la può prendere
in carico l'attività e poi spostarla in
in progress Ok e questo è proprio quello
che fa la camm board un altro
raggruppamento molto utile è ovviamente
l'assegnazione Quindi io vedo anche in
questo caso a Colpo d'occhio è il carico
di attività che è stato messo nelle
varie persone che lavorano con me a
questo piano di attività ok
altro raggruppamento molto utile è la
dudate vedete a Colpo d'occhio Quali
sono le attività che sono in ritardo e
quali sono le attività che devono essere
completate
a breve lui qui ti fa vedere tomorrow ma
appare anche la prossima settimana nel
caso in cui ci siano delle attività che
che
scadono nella settimana prossima un
altro raggruppamento molto importante è
per Label Ok come vi dicevo potete
taggare le vostre attività con le Label
che preferite E con questo
raggruppamento vedete al Colpo d'occhio
è questa categorizzazione quindi riesco
a vedere per esempio nel mio caso tutte
le attività che sono molto importanti
oppure tutte le attività che devono
essere seguite da il gruppo di persone
che nel mio progetto si occuperà del
branding del sito Questo è un esempio di
un planner che serve a gestire no un
progetto di rifacimento di un sito nuovo
ovviamente è solo un esempio ok
poi abbiamo altri due visualizzazioni
molto utili che sono qua su in alto e
sono un po' le visualizzazioni
principali perché finora abbiamo
semplicemente raggruppato quelle che
sono le attività presenti nella board se
facciamo clic su charts Accedo a questa
area Dove vedo un grafico con tutte le
attività divise per stato così riesco a
capire Insomma se ci sono attività in
corso e oppure no E soprattutto riesco a
capire quante sono le attività
completate rispetto al totale poi vedo
questa stessa diciamo categorizzazione
però per Bucket e per priorità e
soprattutto veda in maniera grafica chi
sta facendo cosa E qual è il suo
Progress quindi in questo caso Questo è
il mio utente e qui vedo che lui ha
un'attività in corso e poi ne ha
completate tante perché ne ha completate
sei qui sulla destra ho sempre abbiamo a
disposizione La Lisca la lista di Task
in questo caso raggruppata per Label ok
un'ultima visualizzazione utile che vi
volevo poi far vedere È la
visualizzazione schedule schedule ci
permette di visualizzare tutte quelle
attività che hanno una data di scadenza
all'interno di un'interfaccia con con un
layout a calendario ok E il calendario
lo posso vedere per
settimana o per mese e questo diciamo
riporta un po'
l'utilità per tutte quelle persone che
vengono magari dalla gestione
progettuale in modalità waterfall cioè
Avete visto Now planner ci permette di
gestire attività
in modalità Jail questa modalità diciamo
è vabbè non è nuova però
ha sostituito invece un'altra
metodologia che era quella no del gantt
quindi è un'attività che inizia a una
certa data e che finisce ad un'altra
data e un'attività che può avere più o
meno per gli accessori Ecco in questo
caso invece come vedete qui le attività
non vengono gestite per
per lo più per perdate no data di inizio
data di fine ma c'è una gestione agile
No per categorie e così via Ecco e la
visualizzazione schedule invece ci
riporta un po' a appunto a una
schedulazione no quindi ci copre quella
necessità di avere
delle attività segnate per delle
specifiche Date ok Molto molto semplice
vediamo quindi andiamo avanti e vediamo
come il nostro caro planner Si integra
con gli altri strumenti di Microsoft 365
e vediamo la sua prima integrazione che
è quella con teams Ok vi dicevo che
appunto ogni volta che create un
un nuovo planner all'interno del vostro
Microsoft 365 di fatto lui crea un
gruppo Microsoft 365 ok Questo non è del
tutto vero però adesso lo andiamo nel
dettaglio anche di questo
Questo è il gruppo che sta dietro al
planner che abbiamo visto prima e come
vedete è la prima integrazione che
planner mi mette a disposizione con
teams è quella di avere l'accesso a
queste stesse attività direttamente
all'interno dei teams e questo è il
classico caso d'uso di planner
all'interno dell'azienda Cioè faccio un
progetto da gestire creo il gruppo di
progetto su teams così che le persone
possono
mandarsi le le chat al posto di mandarsi
le solite 100.000 email durante il
progetto avere un punto unico dove
salvare i file di progetto salvare le
note di riunioni o con la Wiki o con
OneNote e poi usare planner per gestire
le attività di progetto ok E qui Sfrutta
appieno il concetto di teams a platform
quindi
all'interno di un'unica piattaforma che
appunto è teams io riesco sia a chattare
con i miei colleghi sia Non lo so
accedere alla in specifico su in alto
nell'iconcina Sia ad accedere al gruppo
di lavoro al mio gruppo di progetto e
tramite planner gestire le attività ok
e questo è molto molto utile se uso poi
planner all'interno di teams planner mi
aiuta e mi invia anche delle specifiche
notifiche quando qualcuno mi assegna un
Task o quando ho la la
un'attività in scadenza e questo
ovviamente è molto utile è sempre per lo
stesso concetto non mi muovo mai da
teams e ricevo la notifica quassù
nell'aria Activity ok E qui di fatto ho
esattamente le stesse funzionalità che
abbiamo visto in un'interfaccia un po'
più
semplificata che però comunque mi
permette di raggruppare i Task con gli
stessi raggruppamenti che abbiamo visto
prima fare filtri con la stessa modalità
che abbiamo visto prima e accedere poi a
le nostre visualizzazioni Ecco l'unica
differenza
principale è che la visualizzazione di
planner all'interno di teams ha una
visualizzazione in più che è la
visualizzazione a lista quindi questa è
molto molto carina e molto utile per
vedere insomma una sorta di
visualizzazione tabellare no Excel like
tutte le attività Quali sono in scadenza
chi le deve fare levare le ebel e così
via ok E questa diciamo è l'integrazione
principe mi dicevo poi prima che quando
creo un planner no si crea un gruppo
Microsoft 365 questo è vero Ma in realtà
è vero al 90 per cento perché comunque
su ogni gruppo Microsoft 365 Io ho la
possibilità di aggiungere Tab questi Tab
all'interno di questi Tab io posso
mettere un nuovo piano e di fatto in
quei gruppi in cui io ho già aggiunto
come Tab il mio piano originale del
gruppo teams vado semplicemente a
aggiungere un nuovo piano quindi di
fatto ogni gruppo Microsoft 365 può
può avere uno o più piani al suo interno
Ok questa è quello che che vi sto
dicendo adesso c'è la possibilità o di
creare un nuovo piano oppure di
utilizzare il piano già esistente
all'interno del gruppo che viene creato
in automatico quando viene creato il
gruppo Microsoft 365 Ok
l'ultima integrazione che poi planner ha
con con teams è la possibilità di
accedere a una persona l'app che si
chiama tasks by planner and to do in cui
io Accedo fondamentalmente in un punto
unico a tutti le attività e a tutti i
piani a cui Io partecipo Ok è
fondamentalmente una sorta di Dashboard
per gestire in un punto unico le
attività assegnate a me quindi è una
parte personale e per quello che si
chiama tasks by planner into do Perché
di fatto è un'applicazione personale in
teams che ci permette di vedere le
attività che sono assegnate a me nei
piani a cui Io partecipo Ma anche le mie
attività personali che io mi gestisco
all'interno di to do ok
bene Andiamo avanti e vediamo un'altra
integrazione che è quella che Microsoft
planner ha con sharepoint sharepoint
sapete è lo strumento di Microsoft 365
che ci permette da una parte di fare il
la gestione documentale e
l'archiviazione di file dall'altra di
creare portali Intranet e soprattutto
anche di gestire magari aree per
specifici dipartimenti specifici
progetti e così via E questo è proprio
quello che fa il team site sharepoint Ok
quando si crea un nuovo gruppo Microsoft
365 Quindi quando ci crea un nuovo
planner e così via E come vi dicevo
viene creato anche un sito sharepoint da
poter utilizzare per le persone che
partecipano a questo gruppo e qui
l'integrazione che abbiamo possibile tra
sharepoint scanner è quella di
aggiungere una specifica webpart che si
chiama appunto planner Eccola qua che mi
permette di visualizzare tutte le
attività che ci sono all'interno di uno
specifico piano in modalità board oppure
per pubblicare all'interno del sito uno
dei recap dati dai nostri grafici quindi
posso avere tutti i grafici che nella
che sono gli stessi che sono presenti
nella visualizzazione charts che abbiamo
visto prima oppure anche grafici
specifici e questo è utile perché se io
voglio fare un sito di progetto in cui
magari ho anche un'attività di
comunicazione quindi uso le pagine di
sharepoint per pubblicare aggiornamenti
posso utilizzare queste questo
componente per aggiungere al mio
aggiornamento magari testuale anche le
attività che sono presenti in planner ok
benissimo per chi di voi vuole
approfondire
planner in tutte le sue funzionalità ma
soprattutto
per Quelle aziende che vogliono fare una
formazione a tappeto di planner per la
gestione delle attività di progetto ai
propri colleghi Ok Noi abbiamo un corso
specifico che potete accedere
dall'indirizzo Office 365 Italia.com lo
trovate qua su in alto su formazione
video corso Office 365 è un videocorso
quindi una formazione in Learning che vi
diciamo permette di formare tutti i
colleghi in azienda nell'utilizzo
dettagliato di planner all'interno di
teams con anche casi di uso reali e i
casi d'uso appunto sono un po' i
classici quindi usare planner per la
gestione progetto usare planner come per
esempio scadenziario o magari un po' più
avanzati batteria appunto per
collaborare con persone esterne alla
nostra azienda Quindi con il fornitore
di turno il cliente di turno oppure un
esempio molto carina e utilizzare
planner per valutare no le idee che
magari vengono condivise da colleghi in
azienda a un gruppo che di solito le
risorse umane ma perché no la cosa vale
anche per tanti altri tipologie di
dipartimenti all'interno dell'azienda
benissimo grazie per essere rimasti qui
con me fino adesso Spero che sia stato
utile e ci vediamo alla prossima
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