8 Tips for Running More Effective Meetings | The Distilled Man

Summary

Les réunions peuvent être une perte de temps si elles ne sont pas bien gérées. Dans cette vidéo, Kyle Ingham partage huit conseils pour organiser des réunions efficaces et productives. Il recommande de se poser la question de la nécessité de la réunion, d'inviter uniquement les personnes essentielles, d'établir des objectifs clairs et un ordre du jour, de gérer activement la réunion pour rester concentré, et d'assurer des suivis clairs sur les prochaines étapes. En outre, il conseille d'engager les participants avant la réunion et de rendre l'expérience agréable, même avec des petits gestes comme apporter des donuts.

Takeaways

• 😀 Déterminez d'abord si la réunion est réellement nécessaire. Certaines discussions peuvent être traitées en dehors des réunions.
• 😀 Invitez uniquement les personnes clés pour éviter de gaspiller du temps. Moins de participants signifie plus d'efficacité.
• 😀 Établissez des attentes claires avec les participants, incluant un objectif précis et un ordre du jour.
• 😀 Ne soyez pas contraint par la durée standard des réunions. Un petit point de 15 minutes peut suffire au lieu d'une heure.
• 😀 La réunion commence dès que l'invitation est envoyée. Utilisez le temps avant la réunion pour préparer les participants.
• 😀 Envisagez de préparer les réunions importantes ou sensibles à l'avance en obtenant un alignement pré-réunion.
• 😀 Gérez activement la réunion pour la garder sur le bon sujet. Utilisez la méthode du 'parking lot' pour les idées hors sujet.
• 😀 Assurez-vous que des prochaines étapes claires sont définies pendant la réunion et envoyez un résumé après.
• 😀 Amenez des donuts pour détendre l'atmosphère et démarrer la réunion sur une note positive.
• 😀 Rappelez-vous que les réunions ne sont pas toujours nécessaires, mais si elles le sont, suivez ces conseils pour maximiser leur efficacité.

Q & A

Pourquoi les réunions sont-elles souvent perçues comme une perte de temps ?

Les réunions sont souvent perçues comme une perte de temps car elles sont parfois inutiles ou mal gérées. Beaucoup de réunions ne sont pas nécessaires ou ne sont pas bien organisées, ce qui les rend inefficaces.

Comment savoir si une réunion est vraiment nécessaire ?

Avant de planifier une réunion, il est essentiel de se demander si le sujet nécessite une discussion de groupe. Si l'objectif peut être atteint de manière plus efficace par d'autres moyens, comme des retours écrits, il est préférable d'éviter la réunion.

Pourquoi est-il important d'inviter seulement les personnes clés à une réunion ?

Il est important d'inviter uniquement les personnes clés pour éviter de gaspiller le temps des autres participants. Une réunion implique un coût en termes d'heures de travail, et plus il y a de personnes présentes, plus ce coût augmente.

Comment déterminer les personnes à inviter à une réunion ?

Il est conseillé de n'inviter que les personnes dont la présence est essentielle à l'objectif de la réunion. Si plusieurs départements ou équipes sont concernés, il est possible de déléguer un représentant pour chaque groupe.

Que doit-on inclure dans l'agenda d'une réunion ?

L'agenda d'une réunion doit inclure un objectif clair et précis, ainsi que les points à discuter. Il est essentiel de partager cet agenda à l'avance pour permettre aux participants de se préparer.

Pourquoi est-il important d'envoyer les documents avant la réunion ?

Envoyer les documents avant la réunion permet aux participants de se préparer, ce qui rend la réunion plus productive. Cela peut également permettre d'éviter la réunion si tout le monde est déjà d'accord sur les points à discuter.

Qu'est-ce que le terme 'pré-câblage' (pre-wiring) signifie dans le contexte des réunions ?

'Pré-câblage' fait référence à l'action de discuter avec les parties prenantes avant la réunion pour obtenir leur alignement sur des sujets sensibles ou importants, afin d'éviter les surprises et de garantir une réunion plus fluide.

Comment un facilitateur de réunion peut-il gérer les discussions qui s'écartent du sujet ?

Un facilitateur peut utiliser la méthode du 'parking lot' pour noter les idées hors sujet et les traiter plus tard, tout en réorientant la discussion vers les points importants de l'agenda.

Pourquoi est-il crucial de définir les étapes suivantes à la fin d'une réunion ?

Définir les étapes suivantes permet de s'assurer que les actions décidées pendant la réunion sont claires pour tous les participants et qu'il n'y a pas de confusion sur les responsabilités.

Comment l'ajout de donuts peut-il améliorer une réunion ?

L'ajout de donuts ou d'autres petites attentions peut rendre les réunions plus agréables, améliorer l'atmosphère et favoriser une meilleure collaboration entre les participants.