Información Documentada

Virtual Training Lteam
27 Apr 201604:53

Summary

TLDREl curso virtual de Lteam Gestión de la Información Documentada se enfoca en la creación, control y integridad de la información para mejorar la eficiencia y la gestión de riesgos en una organización. Se explica el ciclo documental, la importancia de la documentación y los principios de homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio. Se destaca que los documentos deben responder a preguntas clave sobre actividades y procesos, y se menciona la norma ISO 9001, que establece criterios para el control de la información y la evidencia de conformidad en auditorías.

Takeaways

  • 📚 La gestión de la información es fundamental para la creación, control e integridad de la información de una organización.
  • 🔍 El ciclo documental es el punto de partida para la gestión de información, definiendo criterios de creación y control de documentos.
  • 📈 Identificar la información y tipos de documentos necesarios es esencial para planificar la estructura documental.
  • 🖥 Es importante considerar el soporte de los documentos, ya sea físico o digital.
  • 📝 La documentación debe ser homogénea, extensa, consensuada y equilibrada.
  • 🔑 La creación de documentos sigue un proceso que incluye identificación, creación, aprobación, uso y control.
  • 📋 Los documentos deben responder a preguntas clave sobre actividades para garantizar claridad y comprensión.
  • 📊 La documentación puede utilizar diferentes metodologías, como cursogramas, flujogramas o pictogramas.
  • 🔗 La ISO 9001 establece requisitos para el control de la información, incluyendo identificación, almacenamiento, preservación y acceso.
  • 🛡️ La organización debe mantener y proteger la información documentada para demostrar conformidad y mejorar el sistema de gestión.

Q & A

  • ¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de la información documentada?

    -El objetivo principal es la creación, control e integridad de la información de una organización, lo que permite la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de riesgos y la continuidad del mismo.

  • ¿Qué es el ciclo documental y cómo inicia la gestión de la información?

    -El ciclo documental es el proceso por el cual un equipo de trabajo define los criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización. La gestión de la información inicia con este ciclo.

  • ¿Qué se debe identificar para planificar la estructura documental?

    -Se debe identificar la información, los tipos de documentos requeridos y el medio de soporte que los contiene, ya sea físico o digital.

  • ¿Cuáles son los principios a tener en cuenta al elaborar la documentación?

    -Los principios a tener en cuenta son Homogeneidad, Extensión, Consenso y Equilibrio.

  • ¿Cómo se inicia la elaboración de un documento según el guion?

    -La elaboración de un documento inicia con la identificación de la necesidad, sigue con su creación, aprobación, uso y termina en la definición de los criterios de disponibilidad y control del mismo.

  • ¿Qué métodos se pueden utilizar para elaborar documentos?

    -Los documentos pueden elaborarse utilizando métodos como cursogramas, flujogramas, pictogramas, entre otros.

  • ¿Cuáles son las preguntas clave que deben responder los documentos que describen el desarrollo de actividades?

    -Los documentos deben responder a las preguntas de qué se hace, por qué lo hace, quién lo hace, cuándo lo hace, dónde lo hace y cómo se hace.

  • ¿Qué es lo que la documentación no debería ser según el curso?

    -La documentación no debería ser un fin en sí misma, sino que debería ser una actividad que aporte valor al sistema de gestión de calidad.

  • ¿Cuáles son las nueve condiciones que el control de la información debe garantizar según la ISO 9001?

    -Las nueve condiciones son: identificación, almacenamiento, preservación, acceso, recuperación, distribución, retención, disposición y control de cambios.

  • ¿Qué información documentada debe mantener una organización según la ISO 9001?

    -La información documentada que debe mantener una organización incluye el alcance del sistema, la operación de los procesos, la política y objetivos de calidad, y la información requerida para la eficacia del sistema, el control de la producción y provisión del servicio.

  • ¿Cómo la ISO 9001 trata la información documentada de origen externo?

    -La ISO 9001 establece que la información documentada de origen externo que la organización determine como necesaria debe ser identificada y controlada según sea apropiado.

  • ¿Qué papel juega la documentación en las auditorías según el guion?

    -La documentación juega un papel básico en las auditorías, proporcionando los criterios para llevar a cabo su ejecución y las evidencias para la demostración de la conformidad y mejora del sistema de gestión.

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