How to be Organized at Work: 8 Tips to Increase Productivity

Summary

Ce script vidéo présente des conseils pour améliorer l'organisation au travail, essentielle pour la productivité. Il suggère l'utilisation de listes de tâches, de carnets de bord, la gestion du temps, la délégation, l'arrivée tôt au travail, la limitation des distractions, le maintien d'un environnement propre et les pauses régulières. Visitez CareerAddict.com pour plus de conseils et des modèles de CV.

Takeaways

• 📝 Utilisez des listes de tâches pour rester concentré et productif tout au long de la journée.
• 📅 Utilisez un planificateur ou un journal pour suivre vos progrès et vos objectifs.
• ⏰ Gérez votre temps efficacement pour augmenter votre productivité pendant la journée de travail.
• 👥 Apprenez à déléguer des tâches pour gérer efficacement les projets à faible délai.
• 🌞 Soyez un précurseur en vous réveillant tôt et en créant une routine matinale motivante.
• 🚫 Limitez les distractions pour vous concentrer sur une tâche à la fois et éviter de sauter d'une chose à une autre.
• 🧹 Gardez un environnement de travail propre et ordonné pour une efficacité accrue.
• 🔄 Prenez des pauses régulières pour rester concentré et productif, et pour éviter la fatigue.
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Q & A

Quelle est la clé du travail productif selon le script ?

La clé du travail productif est l'organisation dans le lieu de travail.

Pourquoi les listes de tâches sont-elles importantes ?

Les listes de tâches aident à rester sur la bonne voie et productif tout au long de la journée, en organisant les tâches selon la priorité.

Comment peut-on améliorer l'organisation des tâches sur une liste de tâches ?

On peut améliorer l'organisation des tâches en coordonnant les couleurs selon l'urgence des tâches.

Quel est le rôle d'un journal ou d'un planificateur dans la gestion de la productivité ?

Un journal ou un planificateur permet de suivre sa progression au fil du temps, de noter les prochaines réunions et de fixer des objectifs.

Pourquoi la gestion du temps est-elle essentielle dans le lieu de travail ?

La gestion du temps est essentielle car elle permet de connaître la durée nécessaire pour compléter une tâche et d'optimiser ainsi son temps de travail.

Quels sont les avantages de déléguer des tâches au travail ?

Déléguer des tâches permet de répartir le travail de manière efficace, en匹配ant les tâches aux compétences des collègues, ce qui conduit à une meilleure qualité de travail et une réalisation plus rapide.

Pourquoi les oiseaux de tête blanche sont-ils mentionnés dans le script ?

L'expression 'l'oiseau de tête blanche' est utilisée pour illustrer l'importance de se lever tôt et de créer une routine matinale efficace pour la productivité.

Comment limiter les distractions peut-elle aider à rester organisé et productif ?

En limitant les distractions, on peut se concentrer sur une tâche à la fois, évitant ainsi de perdre du temps à changer constamment d'activité.

Pourquoi est-il important de maintenir un environnement de travail propre ?

Un environnement de travail propre permet de travailler de manière plus efficace, en évitant les distractions et en réduisant le temps passé à chercher des objets nécessaires.

Quels sont les bénéfices des pauses régulières dans le cadre d'une journée de travail ?

Les pauses régulières aident à rester concentré et productif, en permettant de se recharger et de se recentrer après une période de travail intense.

Quel est le site web mentionné dans le script pour obtenir plus de conseils professionnels ?

Le site web mentionné est CareerAddict.com, qui offre des conseils et des modèles de CV pour tous les niveaux de carrière.

Outlines

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📋 Liste des tâches pour la productivité au travail

Cette partie du script met l'accent sur l'importance de l'organisation au travail pour augmenter la productivité. Les conseils incluent l'utilisation de listes de tâches, la planification en fonction de la priorité, la coloration des tâches selon l'urgence, et l'utilisation d'un planificateur ou d'un journal pour suivre les progrès et les objectifs. Ces outils aident à rester concentré sur les tâches importantes et à gérer efficacement le temps de travail.

🕒 Gestion du temps et délégation efficace

Le paragraphe souligne la compétence clé de la gestion du temps dans le milieu professionnel. Il suggère de déterminer le temps nécessaire pour compléter chaque tâche et d'allouer des périodes spécifiques pour chaque travail. En outre, le déléguer des tâches est recommandé pour gérer efficacement les charges de travail importantes, en particulier lorsqu'un projet est soumis à un délai serré. Il est essentiel de déléguer aux collègues qui possèdent les compétences appropriées pour assurer une qualité de travail élevée dans un délai raisonnable.

🌞 Leçons de l'oiseau matinal pour l'organisation

Ce passage cite le proverbe 'L'oiseau matinal attrape la vers avant' pour illustrer l'importance de se lever tôt et de suivre une routine matinale efficace. Les entrepreneurs réussis ont tendance à se lever tôt, à allouer du temps à une activité physique ou au soin de soi avant de commencer le travail. Pour améliorer son organisation, il est suggéré de créer une routine du matin qui motive à travailler dur.

🚫 Réduire les distractions pour une meilleure concentration

La réduction des distractions est présentée comme un moyen d'améliorer l'organisation et la productivité. En gardant les distractions courantes, comme le téléphone, hors de vue et en considérant le mute des notifications de Slack ou de courrier électronique pendant les périodes de travail intenses, on peut se concentrer sur une tâche à la fois sans changer constamment d'activité.

🧹 Entretien d'un environnement de travail propre

Un espace de travail propre et ordonné est essentiel pour l'efficacité du travail. Ce paragraphe insiste sur l'importance de ne pas être distrait par le désordre et de ne pas gaspiller du temps à chercher des objets nécessaires. Il est donc recommandé de procéder à un nettoyage de printemps si nécessaire, pour maintenir un environnement de travail propice à la concentration et à la productivité.

♨️ Prise de pauses régulières pour la concentration

Ce passage met en évidence l'importance des pauses régulières pour rester concentré et productif. Il suggère de se donner une période de travail intense (environ 40 minutes) avant de prendre une courte pause de 5 à 10 minutes pour se recharger et se recentrer. Pour les emplois sédentaires, il est conseillé d'utiliser ce temps pour se lever et se déplacer, ou faire de l'étirement pour stimuler la circulation sanguine.

Keywords

💡Organisation

L'organisation est la capacité de mettre en ordre et de structurer les tâches et les informations de manière efficace. Dans le contexte de la vidéo, elle est présentée comme la clé de la productivité au travail. Par exemple, l'utilisation de listes de tâches et de planificateurs illustre comment l'organisation peut aider à rester concentré et productif tout au long de la journée.

💡Listes de tâches

Les listes de tâches sont des outils permettant de noter les activités importantes à accomplir et de les organiser par ordre de priorité. Elles sont mentionnées dans le script comme un moyen de rester sur la bonne voie et de maximiser la productivité. Par exemple, le script suggère de répertorier les trois tâches principales au début de la liste et de celles qui peuvent attendre à la fin.

💡Planificateur

Un planificateur est un outil de journalisation qui permet de suivre la progression et de planifier les activités à venir. Dans le script, il est utilisé pour garder une trace des réalisations, des réunions à venir et des objectifs, ce qui les place constamment à l'esprit. L'exemple donné est de choisir un journal écrit ou numérique avec ou sans dates selon les préférences personnelles.

💡Gestion du temps

La gestion du temps est la capacité de répartir efficacement le temps entre différentes tâches pour augmenter la productivité. Le script souligne l'importance de savoir combien de temps il faut pour compléter une tâche spécifique et d'allouer un temps spécifique à chaque tâche pour maximiser les réalisations pendant la journée de travail.

💡Délégation

La délégation est le processus de répartition des tâches à d'autres membres de l'équipe en fonction de leurs compétences. Le script mentionne que si un projet a une échéance serrée, il est essentiel d'apprendre à déléguer des tâches à des collègues qui sont les mieux qualifiés pour les gérer, ce qui permet d'obtenir un travail de haute qualité dans un délai raisonnable.

💡Matinal

Être un 'early bird' fait référence à la pratique de se lever tôt pour avoir plus de temps pour s'occuper de soi et de se préparer avant de commencer le travail. Le script indique que cela est un élément commun aux routines quotidiennes des entrepreneurs réussis et suggère que créer une bonne routine du matin peut motiver à travailler dur.

💡Dstractions

Les distractions sont les éléments externes qui perturbent la concentration et la productivité. Le script conseille de limiter les distractions pour rester concentré sur une tâche à la fois, en gardant les téléphones éloignés de la vue et en considérant le fait de désactiver les notifications de Slack ou de courrier électronique pendant les périodes de travail intenses.

💡Environnement ordonné

Un environnement de travail propre et ordonné est essentiel pour une efficacité accrue. Le script explique que cela permet d'éviter les distractions causées par le désordre et d'économiser du temps dans la recherche de documents ou d'objets nécessaires. Il est suggéré de faire du rangement si l'on a tendance à être désorganisé.

💡Pauses régulières

Les pauses régulières sont nécessaires pour rester concentré et productif. Le script recommande de se donner une période de travail (par exemple, 40 minutes) avant de prendre une courte pause de 5 à 10 minutes pour se recharger et se recentrer. Pour les emplois sédentaires, il est suggéré d'utiliser ce temps pour se lever et se déplacer ou faire de l'étirement pour stimuler la circulation sanguine.

💡CareerAddict

CareerAddict est mentionné dans le script comme une source de conseils professionnels et de modèles de CV conçus pour tous les niveaux de carrière. Le '7in1 Resume Bundle' fourni par CareerAddict est un ensemble de ressources qui comprend également une liste de vérification des demandes d'emploi gratuite, conçue pour aider à obtenir un entretien et une offre d'emploi.

Highlights

Organization in the workplace is key to productivity.

Use to-do lists to stay on track and prioritize tasks.

Color coordinate tasks in your to-do list for better urgency management.

Journaling helps in tracking progress and setting goals.

Choose between written or digital journals based on preference.

Effective time management is crucial for workplace productivity.

Allocate specific time to tasks to maximize workday efficiency.

Learn to delegate tasks to match work with people's skills for quality results.

Successful entrepreneurs often follow a routine that includes waking up early.

Create a morning routine to enhance motivation and organization.

Limit distractions to maintain focus and productivity.

Keep your phone and notifications out of sight to avoid interruptions.

A tidy working environment increases efficiency and reduces distractions.

Conduct spring cleaning to tidy up a messy workspace.

Regular breaks are essential for maintaining focus and productivity.

Take 5–10-minute breaks to recharge and refocus during work.

Use breaks for physical activity to improve blood circulation.

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Transcripts

Being organized comes naturally to some, but to others, it’s a task in itself to others.

That said, organization in the workplace is the key to productivity.

So, if you want to learn how to be more organized at work – stick around!

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1. Use To-Do Lists

To-do lists help you stay on track and productive throughout the day.

Use a to-do list to write down important things you want to accomplish, and organize your list based on priority.

For example, list the top three tasks that you must get done at the top of the list and things that can wait until tomorrow at the bottom of the list.

You can take your organization a step further by color coordinating tasks in order of urgency.

2. Use a Planner

Journaling is a great way to keep on top of your progress throughout the days, weeks and years.

Besides achievements, you can also keep note of upcoming meetings and set goals, so it’s always at the forefront of your mind.

Depending on your preference, you can purchase a written or digital journal with dates or without.

3. Manage Your Time

Managing your time effectively is a key skill to have in the workplace.

You should know how long it takes you to complete a certain task, which allows you to then trim off unnecessary hours off your day.

By allocating a specific time to tasks, you can also achieve more during your working day.

4. Learn to Delegate

If you have a mountain of work to get through, it’s impossible for you to do it all on your own.

So, if a project has a tight deadline, learn to delegate tasks to colleagues who are best equipped with handling it.

If you can match the work to people’s skills, you will be able to get the highest quality of work completed in a reasonable amount of time.

5. Be an Early Bird

As the age-old saying goes, “The early bird catches the worm first”, and if you look at all successful entrepreneurs,

they all follow a similar daily routine that involves waking up early, allocating time for a workout or self-care before starting work for the day.

So, if you want to be more organized, follow suit and create a great morning routine that makes you motivated to work hard.

6. Limit Distractions

It’s easier to stay organized and productive when you limit distractions.

By doing so, it allows you to stay focused on one task instead of jumping back and forth.

Keep common distractions like your phone out of sight, and even consider muting Slack or Email notifications while you’re working towards a deadline.

7. Keep a Tidy Environment

Keeping a clean and tidy working area makes your work more efficient.

When you have a clean working environment, you don’t get distracted by the mess around you and don’t waste time looking for something that you need.

So, if you ease towards the messy side, it’s time to do a bit of spring cleaning and tidy your workspace.

8. Take Regular Breaks

Regular breaks are needed to stay focused and productive.

So, give yourself a period of time (say 40 minutes) to crack down on some work before you take a short 5–10-minute break to recharge your batteries and refocus.

If you have a sedentary job, use this time to get up and walk around or do some stretching to get your blood flowing.

Now that you’re well-equipped with the best ways to be organized, you’ll be much more prepared in a working environment.

But if you’re looking for more tips and tricks, visit CareerAddict.com for more advice.

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