Cómo elaborar la Matriz de Roles y Responsabilidades en Excel

Summary

Este video, presentado por Luisa María Chávez, explica cómo construir una matriz de roles y responsabilidades en Excel, clave para la implementación de la ISO 9001. La matriz es una herramienta vital para definir las funciones, responsabilidades y autoridades de cada miembro en una empresa, promoviendo claridad, eficiencia y comunicación fluida. A través de un proceso claro, se asegura que cada área de la empresa esté alineada y se optimice la colaboración. Además, resalta los beneficios de usar esta matriz, como la mejora en la gestión de calidad, la reducción de errores y el fortalecimiento del trabajo en equipo.

Takeaways

• 😀 La matriz de roles y responsabilidades es una herramienta clave para definir quién hace qué en la empresa, cuándo y cómo lo hace.
• 😀 Esta matriz ayuda a identificar las funciones de cada miembro del equipo, eliminando duplicidades y omisiones en las actividades.
• 😀 La matriz de roles y responsabilidades está directamente relacionada con la norma ISO 9001, ya que es una exigencia para determinar roles, responsabilidades y autoridades.
• 😀 Es importante involucrar a todos los miembros de la empresa en la creación de la matriz, desde la gerencia hasta los departamentos operativos.
• 😀 Los pilares de la matriz son los roles, las responsabilidades y las autoridades, que se asignan a cada persona según sus funciones dentro de la empresa.
• 😀 La matriz promueve una mayor claridad y comprensión dentro del equipo, optimizando la comunicación y la colaboración entre compañeros.
• 😀 Una vez creada, la matriz debe ser visualmente clara y atractiva, utilizando colores, comentarios y ajustes en las celdas para facilitar su uso.
• 😀 La matriz debe ser revisada y actualizada regularmente para mantener una comunicación fluida y corregir cualquier falencia en la organización.
• 😀 Los beneficios de la matriz incluyen una mejor gestión de calidad, reducción de riesgos y errores, así como mayor compromiso y satisfacción laboral de los empleados.
• 😀 La matriz debe contener, por cada proceso, el rol de la persona responsable, sus responsabilidades, su autoridad y los medios de contacto para facilitar la comunicación entre áreas.
• 😀 La implementación de la matriz, junto con la mejora continua, contribuye a la excelencia en la gestión de calidad y al éxito sostenido de la empresa.

Q & A

¿Qué es la matriz de roles y responsabilidades?

La matriz de roles y responsabilidades es una herramienta que ayuda a analizar y definir quién hace qué en la empresa, cuándo lo hace y cómo lo hace. Permite ubicar a cada persona en su puesto y clarificar las funciones dentro de la organización.

¿Por qué es importante la matriz de roles y responsabilidades para la ISO 9001?

La matriz es importante para la ISO 9001 porque esta norma exige que se definan claramente los roles, responsabilidades y autoridades dentro de la empresa para garantizar un sistema de gestión de calidad eficaz.

¿Cuáles son los pilares fundamentales de la matriz de roles y responsabilidades?

Los pilares fundamentales de la matriz son los roles, las responsabilidades y las autoridades. Estos tres aspectos aseguran que cada miembro de la empresa tenga claro su papel y las decisiones que puede tomar en su área.

¿Cómo se puede comparar la empresa con una orquesta en el contexto de la matriz?

Se puede comparar con una orquesta porque, así como el director de la orquesta decide las notas a tocar, cada persona en la empresa tiene un rol específico que debe cumplir, y las responsabilidades y autoridades permiten que el trabajo se realice de manera armoniosa.

¿Cuáles son los beneficios de tener una matriz de roles y responsabilidades en la empresa?

Los beneficios incluyen mayor claridad y precisión en las tareas, mejora en la comunicación, optimización del trabajo en equipo, eficiencia en la gestión de calidad, y reducción de errores y riesgos. Además, ayuda a los empleados a comprender mejor su trabajo y aumenta su satisfacción laboral.

¿Cómo se desarrolla la matriz de roles y responsabilidades en Excel?

Para desarrollar la matriz en Excel, se deben crear columnas con los títulos 'Proceso', 'Rol', 'Responsabilidades', 'Autoridad' e 'Información de contacto'. Luego, se completan con los datos obtenidos de entrevistas con los empleados sobre sus roles y tareas. Se recomienda usar colores y comentarios para mejorar la visibilidad y comprensión.

¿Qué se debe incluir en la columna de 'Proceso' en la matriz?

La columna de 'Proceso' debe incluir los departamentos o áreas dentro de la empresa, como por ejemplo la gestión de documentos o recursos humanos, identificando qué áreas o procesos específicos están siendo cubiertos por cada miembro de la organización.

¿Por qué es importante involucrar a todos los compañeros en la elaboración de la matriz?

Es importante involucrar a todos porque cada persona debe ser consciente de sus propias responsabilidades y cómo su trabajo se interrelaciona con los demás. Esto asegura que cada miembro conozca bien su rol y la manera en que contribuye al éxito general de la empresa.

¿Con qué frecuencia debe actualizarse la matriz de roles y responsabilidades?

La matriz debe actualizarse regularmente para reflejar cambios en las funciones, procesos o personal. Si se detectan falencias en la comunicación o falta de claridad en las actividades, es necesario revisarla y ajustarla.

¿Qué ejemplos de roles y responsabilidades se pueden incluir en la matriz?

Un ejemplo sería el rol de 'Control de Documentos', donde la responsabilidad sería revisar, aprobar y distribuir documentos correctamente. La autoridad de esta persona podría ser evaluar y aprobar la elaboración de documentos, y la información de contacto incluiría su correo electrónico o teléfono para facilitar la comunicación.