EL TIP DE CINTHYA [P3 - Codificación de los documentos y cuadro de clasificación documental]

Summary

En este video, Cintia aborda la importancia de la codificación de documentos dentro del sistema de gestión de calidad de una organización. Explica cómo el cuadro de clasificación documental permite identificar y organizar los documentos según la estructura orgánico-funcional y las series documentales. A través de ejemplos prácticos, como las actas y circulares, se detalla el proceso de codificación, enfatizando la necesidad de verificar que los documentos estén actualizados y cumplan con los requisitos establecidos. Cintia concluye animando a todos a aplicar estos procedimientos para mejorar la gestión documental y de calidad.

Takeaways

• 😀 La codificación de documentos es fundamental para la gestión de calidad en las organizaciones.
• 📂 El cuadro de clasificación documental permite organizar y recuperar eficientemente los documentos producidos.
• 🏢 La estructura orgánico-funcional de la organización define cómo se codifican los documentos según las dependencias.
• 🔢 Cada unidad administrativa tiene un código específico que refleja su jerarquía en la organización.
• 📄 Existen varias series documentales, como actas, comunicaciones, contratos, y más, que ayudan a clasificar los documentos.
• 🔍 El primer paso para la codificación es identificar el código de la dependencia correspondiente.
• 📝 Los tipos de documentos, como actas de reuniones o consejos, deben clasificarse según el cuadro de clasificación documental.
• 🔄 Es crucial que los documentos estén actualizados y cumplan con las normas de calidad establecidas.
• 👥 Se fomenta la práctica constante de los procesos de codificación para asegurar la efectividad en la gestión documental.
• 🎯 La información compartida busca contribuir al desarrollo correcto del proceso de gestión documental y de calidad en la organización.

Q & A

¿Qué es la codificación de documentos?

La codificación de documentos es un proceso integrado al sistema de gestión de calidad que facilita la búsqueda de documentos producidos por las dependencias y los servicios de la organización.

¿Cuál es la importancia del cuadro de clasificación documental?

El cuadro de clasificación documental es un instrumento fundamental que agrupa y clasifica los documentos según la estructura orgánico-funcional de la organización, permitiendo su identificación efectiva.

¿Cuántas estructuras orgánicas funcionales tiene la organización mencionada?

La organización tiene definidas dos estructuras orgánicas funcionales: una por Coredi y otra por Kurt Ed.

¿Qué pasos deben seguirse para la codificación de documentos?

Los pasos son: identificar el número de la dependencia, conocer el cuadro de clasificación documental y determinar la clase o tipo de documento.

¿Cómo se determina el código de una dependencia?

El código de una dependencia se determina a partir de su posición en la estructura orgánica funcional, comenzando con el número de la unidad administrativa correspondiente.

¿Qué ejemplos se dan para la codificación de documentos?

Se dan ejemplos de codificación para actas y circulares, que son los documentos de mayor producción en la institución.

¿Cuál es la primera serie documental mencionada en el cuadro de clasificación?

La primera serie documental mencionada es 'actas'.

¿Por qué es importante la actualización de documentos codificados?

Es importante verificar que los documentos estén actualizados y que tengan la codificación correcta para asegurar la eficacia del sistema de gestión documental y de calidad.

¿Qué tipo de actas se identifican en la codificación de documentos?

Se identifican diferentes tipos de actas, como actas de comité, actas de consejo, actas de graduación y actas de reunión.

¿Qué se espera de los trabajadores en relación con la codificación de documentos?

Se espera que los trabajadores pongan en práctica los procesos y procedimientos para contribuir al correcto desarrollo del sistema de gestión documental y de calidad.